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【摘要】會計檔案是記錄經濟活動的重要憑據，隨著數據時代的到來和信息化的推進，傳統的紙質檔案已無法適應全新的管理環境和管理節奏，向電子化轉變是大勢所趨。本文聚焦煙草專業性公司，從其會計電子檔案管理的現狀入手，分析該項工作在推進過程中可能存在的問題，探討解決路徑。

【關鍵詞】煙草專業性公司；會計電子檔案；建設路徑

煙草專業性公司是指中國煙草總公司直屬的幾家專業性公司，他們規模較小，但承擔著行業銷售、物流、投資等領域的重要管理職能。隨著信息化和智能化的推進，幾家煙草專業性公司的財務工作信息化水平不斷提升，而會計檔案管理仍處于手工管理階段。會計檔案管理是會計活動的末端環節，是企業內部控制的重要一環，對日后審計、巡察等工作的開展至關重要，加強煙草專業性公司的會計電子檔案建設，對提升財務工作水平和效率具有重要意義。

一、煙草專業性公司會計電子檔案管理的必要性

1.節約管理成本，提升管理效率。隨著煙草行業的發展壯大，經濟業務的多樣化和復雜化不斷提升，涉及的會計資料也越來越多，推動會計電子檔案建設，把會計憑證、財務報表、合同等眾多會計資料通過電子化形式歸檔保管，一方面可以精簡傳統紙質會計檔案的數量，解放勞動力，降低管理成本；另一方面順應了信息化時代經濟大環境，方便日后的查找和使用，提升了管理效率。2.提高會計檔案的安全性和持久性。與傳統的紙質檔案相比，會計電子檔案的存儲和管理十分便捷，查找和使用過程中也不會產生損耗，能夠永久保存，而且電子檔案管理可以跟隨信息化的推進不斷升級。此外，電子檔案可以通過編碼等方式統一管理，不會像紙質檔案那樣，因為工作失誤等原因造成丟失或遺漏，提高了會計檔案的安全性。

二、煙草專業性公司會計電子檔案管理的現狀

隨著電子發票的應用，煙草專業性公司財務人員已經意識到會計電子檔案管理的必要性和重要性，但在實施過程中還存在很多不足。1.與會計電子檔案管理相關的配套制度不完善。目前，煙草專業性公司尚未形成一套完整的會計電子檔案管理制度，對檔案的內容、管理方式方法、管理流程、責任劃分沒有明確的規定，會計電子檔案管理還處在無據可依的狀態。隨著煙草行業的業務邊界不斷拓寬，會計檔案的形式和種類也在持續創新，檔案管理工作的難度不斷增加，如何制定一套一以貫之、行之有效的穩定制度，是一項不小的挑戰。2.信息技術在會計電子檔案管理中的應用不足。煙草專業性公司財務管理工作信息化水平不斷提升，目前管控平臺中會計核算、資產管理、報表管理等模塊得到廣泛應用，但尚未將會計電子檔案管理納入其中，各專業性公司也沒有建立單獨的會計電子檔案管理系統，報銷過程中電子發票仍是以打印件為準。3.相關人員對會計電子檔案管理認識不到位。因煙草專業性公司一直以來都是以紙質檔案為主，所以財務人員形成了重紙質、輕電子的慣性思維，公司領導和財務人員的觀念也是把業務做好視為重點，經常忽略了事中和事后的檔案管理。很多財務人員對會計檔案管理的認識也僅僅停留在資料保存的完整性上，檔案管理工作完全是為了應對各類檢查、審計、巡視而做，并未將會計檔案的價值充分發掘出來。檔案之間的關聯性、對日后工作的指導性也是會計檔案管理要實現的重要目標之一，財務人員尚未意識到這一點，很難帶動其他部門人員配合開展會計電子檔案管理工作。4.財務人員實施會計電子檔案管理的技能不足。會計檔案從紙質向電子化過渡有一個緩慢的過程，財務人員也有一個適應的過程。目前，煙草專業性公司大部分財務人員對會計電子檔案管理尚不熟悉，難以針對性地提出建設性的意見，在具體的實施過程中，也難以發現具體問題，甚至工作推進過程中可能還存在漏洞。

三、煙草專業性公司會計電子檔案建設路徑探析

1.建立健全配套制度，使工作開展有據可依。2015年12月，財政部聯合國家檔案局了新的《會計檔案管理辦法》，充分肯定了電子檔案的法律效力，該辦法明確了會計檔案的獲得和保管均可以電子化形式完成。作為推進會計電子檔案建設的第一步，煙草專業性公司應制定符合本行業特點的會計檔案管理辦法。首先，要對現有的會計檔案進行梳理，根據檔案的類型和特點制定一套管理標準。其次，要明確會計電子檔案管理流程以及不同崗位的管理職責，優化管理路徑。最后，要加強權責落實，制定會計檔案管理工作考核機制，定期對工作的開展情況進行核查。在制度建設過程中，要對新增管理工作進行科學合理的分配，明確業務人員和財務人員的職責分工，避免在業務部門和財務部門之間產生分歧、扯皮，影響工作的開展。2.完善硬件與軟件條件，為工作開展提供良好的運營環境。煙草專業性公司的職能是對行業的某個領域進行管理，隨著信息化和大數據時代的到來，計算機、掃描儀、打印機等硬件設備和ERP、管控平臺等辦公軟件條件在職能發揮過程中起到了重要作用，決定著其能否融入信息時代的生態圈。相應地，會計檔案管理也要順勢而為，步入電子化的軌道。首先，要構建穩定高效的會計電子檔案管理系統，可以在現有的財務管控平臺中增加檔案管理模塊，實現會計檔案的電子化和一體化管理，并且建立電子檔案和紙質檔案之間的有效索引，便于查找某些重要文件的原件，畢竟電子化管理不是完全摒棄紙質檔案。此外，有效索引可以幫助實現從紙質檔案向電子檔案的平穩過渡，避免交叉階段的管理混亂。其次，會計電子檔案管理系統要與其他模塊實現互聯互通，自動記錄經濟活動各個環節產生的會計信息以及相關的背景資料和原始數據來源，實現電子檔案的自動生成。3.加強會計人才培訓，為工作開展提供智力支撐。除了完備的硬件設備和準確高效的管理系統，還需要財務人員提高專業素養和崗位技能，既能在電子化全面推廣后熟練管理和使用電子檔案，也能在會計檔案從紙質向電子化過渡的過程中提出具有針對性和實用性的建議，排查和控制可能出現的風險點，防止人為破壞和篡改電子檔案。各煙草專業性公司應充分利用總公司以及國家會計學院等機構的師資力量，定期對財務人員進行檔案管理培訓，使其認識到檔案管理工作的重要性和嚴肅性。檔案管理培訓要包含網絡安全培訓和操作技能培訓，通過開展網絡安全培訓，提高財務人員的網絡安全意識，使其適應全新的檔案管理環境；通過操作技能培訓，使其學習先進單位的電子檔案管理經驗，熟悉軟件操作和操作流程，充分落實好崗位責任。隨著科技進步，大數據、云存儲不斷普及，任何信息都可以以數據的形式存儲和傳輸，會計檔案管理也應順應時展要求，逐漸向電子化過渡。會計電子檔案建設能夠推動煙草專業性公司的管理升級，提高財務信息查詢和使用的效率，為公司戰略規劃和頂層設計提供更加高效的數據支撐，助力行業完成稅利目標，實現高質量發展。各公司務必將會計電子檔案建設提上日程，發揮應有的作用，促進財務工作有序、健康發展。

【參考文獻】

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［2］李琴.煙草企業會計檔案電子化管理探討［J］.經營者，2020

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［4］余景宇.王靜.會計電子檔案的管理［J］.環球市場，2017

作者：孫萍 單位：中煙商務物流有限責任公司