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摘要:財務共享模式是一種致力于融合各方面優質資源的全新財務管理模式，其實質是在信息化的大背景下，將單位分散式、重復性業務整合到共享服務中心進行處理，促使單位將有限的資源和精力專注于自身的核心業務，并達到整合優質資源、提高工作效率、降低非必要成本、保證客戶滿意度的效果。國內各大醫院每天的業務量繁多，但同質化程度高，若通過財務共享中心進行集中處理，既能節約時間減少重復勞動又能提高服務質量。而經財務共享中心集中處理并存儲的會計電子檔案專業化程度高，有利于后期的數據檢索、分析，是醫院邁向精細化管理的又一大里程碑。

關鍵詞:財務共享;醫院;會計電子檔案

隨著醫療事業發展的突飛猛進，醫院財務管理的目標應該是在保障醫院能夠正常運轉的前提下，通過不斷創造新技術、新手段，合理、有效地利用資源，目標是以較低的醫療成本提供患者較好的醫療服務，使醫院社會價值和經濟價值最大化。而財務共享是對單一、重復業務的整合利用，檔案又是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。文章認為，構建基于財務共享模式下的醫院會計電子檔案系統是醫院實現戰略化發展目標的基礎。與傳統會計電子檔案相比，它具有新的特點和亟待解決的問題。

一、財務共享的作用和價值

(一)財務共享可以推動醫院管理轉型和可持續發展

醫院實施財務共享之前，財務部門連同各職能部門、業務部門將大量時間花費在日常結算以及重復各項業務工作中。這與社會對醫院要求的精細化管理相違背，也不利于管理職能的轉型。建立財務共享服務后，財務部門和各業務處室也將從傳統的財務事務中脫離出來，把更多的時間專注在提升財務管理服務質量上和為醫院創造更多價值上，全力做好預決算、成本管控、績效測算、財務分析等價值管理工作，從而有效提升醫院可持續發展。

(二)財務共享可以降低醫院運行成本

財務共享的核心是以低成本提供高服務，據美國《財富》雜志統計，全球500強85%以上的企業都在實行或正在實行財務共享。從以往的管理經驗來看，財務共享通過整合資源，對業務流程和具體規則進行了標準化管理，減少重復消耗、非增值服務，提高運營效率從而間接降低運營成本。

(三)財務共享提高會計電子檔案標準化

財務共享建立前，內外部原始資料分散且多為紙質管理，不方便統計查找;建立財務共享模式后，內外部業務按統一口徑集中到財務共享平臺，相當于分散的業務集中到了“會計工廠”，經過“會計工廠”的標準化產出，所有電子會計檔案均能快速、歸檔、查閱，真正提高了財務工作的效率和價值。

(四)財務共享有利于醫院決策發展

財務共享將財務人員從繁忙的工作中解放出來，電子會計檔案在共享中心自動歸檔歸類，降低了人工歸檔的錯誤率，也減少了業務部門調取檔案、查找檔案的時間，一方面減少了人員開支;另一方面財務人員有更多的時間去進行數據分析，去挖掘數據背后潛在的問題，為決策者提供更多好的意見和建議。

二、財務共享模式下醫院會計電子檔案系統的特點

一是便捷性。財務共享模式下醫院會計電子檔案是利用接口將會計報銷系統、銀聯系統、用友系統、醫院HIS管理系統、影像管理系統等各大系統實現串聯，并能夠對會計電子檔案進行整理、分類、匯總、分析、利用。財務部門對各個渠道收集來的原始憑證可通過影像管理系統掃描上傳至財務共享平臺，云平臺對原始憑證進行處理，自動生成電子會計憑證，進而生成現金日報表、總賬、明細賬，最后生成資產負債表、利潤表等，財務人員只對生成的憑證進行稽核。此外，財務共享模式下的會計電子檔案與銀行的連接也更加緊密了，可實時通過共享平臺獲得完整的銀行電子回單，并根據回單在用友系統生成相應憑證，財務制單人員只負責審核生成憑證的問題。二是高效性。基于財務共享模式下會計電子檔案管理，能夠實現檔案信息一體化管理。檔案可以在具體業務部門(如后勤保障科、醫學工程部、信息部、財務部)之間傳遞。例如，醫學工程根據業務處室要求采購醫療設備，會在采購系統生成訂單、到貨單、發票等原始憑證，并上傳至財務共享系統，實現單據的快速實時傳遞，節約了人力成本和時間成本。三是專業性。通過財務貢獻模式傳遞的會計電子檔案基本是重復性、標準化的業務，系統上線之前需要設定統一的編號、標題、業務內容、金額、歸口管理科室等必填項。上傳的單據也能按統一的格式導出，方便科室按關鍵詞查找歷年數據，為預算管理、成本管理、資產管理、績效核算、財務分析等打下堅實的基礎。四是實時性。傳統的會計檔案數據因為人為、地域因素的限制不能做到實時更新，而財務貢獻模式下原始憑證可通過掃描上傳，即時生成各類報表，為決策提供服務。以員工報銷差旅費為例，員工在買機票、到店住宿刷公務卡時，相關信息會自動傳遞到財務共享平臺上，財務部人員通過姓名、工號等可以實時查詢到相關信息，員工再通過特定的模塊填寫差旅費報銷單，財務人員根據共享平臺收到的內容與員工報銷單進行核對，如信息一致，可通過銀聯系統傳遞支付指令，由銀行完成付費，整套流程完成后，系統自動生成憑證并存檔為會計電子檔案。

三、構建財務共享模式下醫院會計電子檔案系統

(一)基于財務共享模式下會計電子檔案系統的層次分類

財務共享模式下會計電子檔案的功能定位可以分為三個層次:第一個層面一般事務性處理功能，包括ERP集成處理、業務核算、數據維護、資金收付管理;第二層面是決策支持性功能，包括數據整理、數據支持、數據分析等內容;第三個層面是專家咨詢性功能，包括稅務支持、業務流程改進等。每上升一個層級，意味著對業務需要有更進一步的了解，如第二層面是決策支持性功能，這要求對數據有很強的挖掘和分析能力。現階段醫院會計電子檔案的財務共享模式主要是滿足第一二層次，核心仍在第一層級，詳見圖1。圖1基于財務共享模式下會計電子檔案系統的功能定位。

(二)基于財務共享模式下醫院會計電子檔案系統的基本框架

基于財務共享模式下會計電子檔案系統的基本架構是指基本的運營模式，一般有兩種運營模式:第一種是作為財務部門子系統進行運營，這樣雖與財務部門關系密切，但僅限于醫院內部使用，受制于其管理模式。第二種是完全獨立于財務部門的財務共享模式，其優勢在于可以為流程化運作提供保障，到一定的成熟期，具有很好的擴展性，內外部可以很好地融合。醫院會計電子檔案系統建設應著力于覆蓋內外部業務。

(三)基于財務共享模式下醫院會計電子檔案系統的業務流程規劃

基于財務共享模式下會計電子檔案系統實際上是要解決財務共享服務范圍內的業務流程的可行性問題，包括原始單據如何在各個部門之間流轉、如何實現資源的共享等，內部涉及原始憑證的流轉，外部還囊括資金支付等，這就需要對其業務單元內部的資金審核審批流程、報銷流程進行流程再造。對于其他需要與共享服務中心對接的環節，要重點考慮相關單據憑證和指令的傳遞、發送方式、推送節點及權限、結果的提交及審核等問題，這主要來源于外部會計電子檔案(見圖2、圖3)。

四、財務共享模式下醫院會計電子檔案系統發展現狀

(一)會計電子檔案的存儲安全隱患較多

由于財務共享模式對信息化要求較高，傳統的會計電子檔案一般要求內部聯網，而建立在財務共享系統下的會計電子檔案則要求內外網相連接，且內部網絡接口也不再是單一通路的接口，需與預算系統、科研系統等多種系統。系統連接越多，出問題的風險越高，連接外網還存在被竊取、篡改或刪除的風險。

(二)基于共享模式下的會計電子檔案管理制度缺乏

醫院建立財務共享模式下會計電子檔案系統需要人、財、物三方面的支持，且在系統上線之前，要制定嚴格的《醫院電子檔案分類規則、歸檔規范、保管期限規范》《醫院電子檔案管理系統使用、操作規范》所有上傳至財務共享系統的原始憑據都要按統一格式編號歸類方便日后查找，完善會計電子檔案管理相關制度非常必要。

(三)會計電子檔案管理人員缺乏專業性

基于財務共享模式的會計電子檔案管理，對傳統檔案管理人員的業務素養要求高。首先，檔案管理人員的專業意識要加強，而不能僅僅將思維停留在傳統的會計檔案保管上，缺乏對會計檔案的全流程管理思維，傳統的檔案管理思維導致檔案歸類不規范，歸檔不及時。其次，會計檔案電子管理還涉及軟件應用、軟件維護、網絡安全、檔案存儲等方面的專業知識，需要會計檔案管理人員及時更新知識庫，學習最新的檔案管理知識。

五、財務共享模式下會計電子檔案系統對醫院發展的促進作用

(一)真正實現醫院辦公無紙化、自動化

醫院業務范圍廣泛，各類原始單據眾多，面對繁雜的工作任務和精細化管理的要求，會計檔案電子化是必然要求也是未來發展的趨勢。經過多年的建設發展，醫院財務信息化發展有了一定程度的提高，而會計電子檔案是醫院精細化管理的必然要求。財務共享模式下的會計電子檔案系統能夠彌補醫院當前在會計電子檔案方面的缺陷，真正實現辦公自動化、無紙化。

(二)優化內部控制流程

目前醫院內部控制的發展已卓有成效，內部控制措施已廣泛運用到了醫院各項業務中，但部分業務仍在走手工簽批的流程，既浪費資源又降低工作效率，而且人工簽字也存在被冒簽的風險。財務共享模式下會計電子檔案系統是內部控制有效實施的基礎，電子檔案的查閱也做好了充分的留痕管理，提高了工作效率，使內部流程更加順暢。

(三)會計檔案利用更加便捷

財務共享模式下的會計電子檔案系統因為便捷、高效而使得被利用的范圍和頻率大大增加，以電子形勢的信息傳輸和再利用，既可減少會計檔案的抽取、復印、整理的繁重工作，又可以使信息使用者快速獲取有用信息，進而深度挖掘數據潛在價值，拓寬財務共享的廣度和深度，打通財務壁壘，最大化利用數據價值。

六、構建財務共享模式下會計電子檔案系統需解決的若干問題

(一)加強信息化基礎設施建設

會計電子檔案系統需要與多個系統進行聯結，安全性、穩定性非常重要，需要配備專門的機房，并做好防火、防潮、防爆等基礎工作。首先要配備專門的計等算機硬件，其次是保障各類系統的聯通，并及時進行維護升級。加強網絡安全管理，定期開展全系統的病毒消殺防范，如及時更新防火墻，做好各類數據的備份，保證會計電子檔案的存儲安全。

(二)制定符合醫院實際的會計電子檔案管理制度

2015年財政部、國家檔案局聯合發布了新的《會計檔案管理辦法》，醫院可根據新《會計檔案管理辦法》要求，制定《數字檔案館檔案分類規則、歸檔范圍及保管期限規范》《會計電子檔案歸檔范圍》等規則;建立嚴格的檔案安全權限控制系統，嚴格控制會計電子檔案的查閱權限，重要級別高的會計電子檔案需走特定審批流程方可查閱;每一類業務均按年份、類別進行歸類、歸檔，將會計電子檔案保存為只讀格式，確保文件只能瀏覽不能修改。

(三)提高會計電子檔案管理人員的專業素質

財務共享模式下的會計電子檔案系統建設必然要求一部分檔案管理人員實行轉型。財務部門在系統上線前要組織專門的培訓，首先要樹立電子檔案管理的責任觀，充分意識到上新的電子檔案管理系統將對現在、未來醫院發展起到至關重要的作用，要求認真研讀檔案管理相關制度和操作規范，熟悉各類軟件操作及系統維護、網絡安全等專業知識，并組織全院范圍內的培訓，在全院范圍內樹立正確的檔案管理觀，只要做好這些充分的準備才能勝任新形勢下財務共享模式下的電子檔案管理工作。

七、總結與展望

財務共享是一種典型的集中化管理模式，在此基礎上建立的會計電子檔案系統也具備了集約化管理特點。建立基于財務共享模式下的會計電子檔案系統，一方面使得能夠實現會計電子檔案的全流程管理，提高檔案的采集和使用效率;另一方面促使更多財務人員向管理會計方向轉型，把更多的精力投入到數據分析、歸納、總結上，為醫院發展決策提供依據，這也是醫院向精細化管理邁進的必由之路。

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作者：姚書韻 單位：杭州市第七人民醫院