導(dǎo)語(yǔ)：電子檔案管理與利用措施一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著我國(guó)科技的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描錄入技術(shù)也在不斷發(fā)展和升級(jí)。近幾年，電子檔案逐漸成為檔案檢索利用的主要載體，進(jìn)入人們的生活，為人們的工作提供極大便利。電子檔案的普及，也給電子檔案管理工作帶來(lái)挑戰(zhàn)。為加強(qiáng)電子檔案的管理，完善電子檔案利用方法，本文分析目前電子檔案利用的主要途徑，提出增強(qiáng)電子檔案管理的具體措施。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；利用；具體措施

電子檔案是時(shí)代的產(chǎn)物。在云計(jì)算時(shí)代，電子檔案大部分采用云存儲(chǔ)方式，這樣，電子檔案文件既可以存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)中，也可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。從本質(zhì)上講，電子檔案就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案中的內(nèi)容通過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理電子化趨勢(shì)越來(lái)越顯著，雖然電子檔案已經(jīng)運(yùn)用在我國(guó)的各行各業(yè)之中，但是由于管理方式、制度的滯后，導(dǎo)致電子檔案管理和利用方面依然存在一些問(wèn)題，因此，如何提高電子檔案的利用率，加強(qiáng)電子檔案的管理是目前急需解決的一個(gè)問(wèn)題。

1實(shí)施電子檔案管理的重要意義

1.1節(jié)省人力物力，保證資源利用最大化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，會(huì)出現(xiàn)檔案混雜、梳理不清、紙質(zhì)檔案損壞等情況。因此，需要聘用大量的人力來(lái)整理和保管檔案，這在一定程度上浪費(fèi)了人力、財(cái)力和時(shí)間。隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，電子檔案逐漸進(jìn)入人們的視野。這種新型的檔案管理手段，為人們提供更加快捷的檔案儲(chǔ)存和查找方式，免除傳統(tǒng)的立卷歸檔、檢索查找的困難，大大減輕工作人員的難度，提高檔案檢索的效率，減少人力財(cái)力的投入。

1.2提高服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)管理效率

檔案管理最終目標(biāo)就是提高服務(wù)效率，實(shí)施電子檔案的管理能夠有效地提升服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)服務(wù)效率。電子檔案能夠?qū)⒓堎|(zhì)版的信息電子化，將大量的信息資料儲(chǔ)存于電腦之中，經(jīng)過(guò)互聯(lián)網(wǎng)廣泛傳播，這就在很大程度上幫助了人們對(duì)大量的信息進(jìn)行快速篩選。因此，為了提升讀者的閱讀質(zhì)量，檔案管理人員必須加強(qiáng)自身素質(zhì)，廣泛應(yīng)用新技術(shù)，讓檔案管理發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益。

1.3滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的多樣化需求

隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)于檔案的使用提出更加多樣化的要求。利用者不僅僅要閱讀原始的檔案材料，還要看原始圖像、視頻等，而傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的需求。電子檔案能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行多樣化存儲(chǔ)，無(wú)論是圖片還是視頻，都能夠通過(guò)電子文檔的形式保存在電腦中，因此能夠很好地滿足人們的需求。檔案利用的多樣性和社會(huì)發(fā)展情況息息相關(guān)，隨著科技的進(jìn)步，檔案管理人員對(duì)于檔案的要求時(shí)刻都發(fā)生著變化，加強(qiáng)電子檔案管理能夠很好地滿足人們的需求。

2電子檔案的利用途徑

2.1向利用者提供檔案信息拷貝

電子檔案使用的主要途徑就是提供拷貝，因?yàn)榭截惸軌驅(qū)n案最原始的狀態(tài)原封不動(dòng)地提供給借閱者，以此來(lái)保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。檔案部門(mén)在向借閱者拷貝檔案時(shí)，應(yīng)該注意將電子文件轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)的儲(chǔ)存格式，以方便借閱者的利用。如果借閱者沒(méi)有可以讀檔的設(shè)備，檔案管理部門(mén)還可以將電子檔案的復(fù)印件或縮微品提供給他們。

2.2方便檔案信息的通信傳輸

電子檔案的一大優(yōu)勢(shì)就是可以將檔案的內(nèi)容遠(yuǎn)程傳輸給需要者，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案?jìng)鬏旊y的問(wèn)題，節(jié)省了大量的時(shí)間和財(cái)力，這是電子檔案使用的巨大優(yōu)勢(shì)。顧名思義，通信傳輸就是以網(wǎng)絡(luò)為載體，將電子檔案中的信息在短時(shí)間內(nèi)傳輸?shù)讲煌牡胤?，以方便檔案資源的分享和利用，對(duì)于一些比較偏僻的企業(yè)和單位來(lái)說(shuō)，電子檔案無(wú)疑為他們解決了檔案借閱時(shí)間長(zhǎng)的問(wèn)題。

2.3檔案的直接利用更加便捷

人們?cè)诶眉堎|(zhì)檔案時(shí)，需要逐步查找自己需要的資源。電子檔案卻可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行關(guān)鍵字檢索，方便個(gè)人或單位的直接利用。不僅如此，電子檔案的直接利用還可以實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)查閱同一份檔案的功能，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案檢索困難、資源單一的情況，提升了檔案檢索效率。

3實(shí)施電子檔案管理和利用具體措施

電子檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的工作。電子檔案管理需要利用到很多科技手段，這就對(duì)電子檔案管理人員提出更高的要求。因此實(shí)施電子檔案管理是十分重要且急迫的，需要從多角度開(kāi)展工作。

3.1建立健全檔案利用制度，加強(qiáng)檔案整合體系

根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，采用流程化方式對(duì)電子檔案實(shí)施統(tǒng)一、規(guī)范管理，包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷(xiāo)毀、查詢(xún)借閱、備份恢復(fù)等覆蓋案卷整個(gè)生命周期的各環(huán)節(jié)管理，建立健全相關(guān)的檔案利用制度。比如，相關(guān)人員在借閱檔案時(shí)，需要先向管理部門(mén)提交申請(qǐng)，隨后要通過(guò)嚴(yán)格的審批制度，才能獲得閱讀權(quán)限。還要建立電子檔案管理制度，檔案管理部門(mén)要根據(jù)自身情況，運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)豐富檔案內(nèi)容，保證檔案內(nèi)容的及時(shí)更新，這樣才能更好地滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的需求，提升服務(wù)效率。

3.2規(guī)范利用檔案信息，做好備份與保存工作

在無(wú)紙化辦公的大背景下，電子檔案逐漸變成檔案管理的主流。但是電子檔案的利用一定要遵循一定的原則，對(duì)電子檔案的不同內(nèi)容要根據(jù)密級(jí)進(jìn)行有效管理。為防止電子檔案丟失，還要做好備份與保存工作。眾所周知，電子檔案存在很明顯的缺點(diǎn)就是如果機(jī)器和設(shè)備受到外力的沖擊，很容易出現(xiàn)故障，而且目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境瞬息萬(wàn)變，病毒活動(dòng)猖獗，極容易對(duì)電子檔案的管理產(chǎn)生侵?jǐn)_。因此在電子檔案的管理中，要重點(diǎn)做好以下工作：第一，做好電子檔案的備份工作，這樣能夠應(yīng)對(duì)由于突發(fā)事件導(dǎo)致的檔案丟失，減少損失；第二，開(kāi)發(fā)電子檔案的“云”系統(tǒng)儲(chǔ)存空間，在對(duì)檔案進(jìn)行錄入時(shí)，將數(shù)據(jù)同步錄入到“云”空間中進(jìn)行保存，這樣能有效保證電子檔案信息的安全性。

3.3建立“雙套制”模式，保證檔案信息完整性

“雙套制”從本質(zhì)上講就是將電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)保存起來(lái)，不過(guò)這種新的管理模式也使得檔案管理人員的工作難度增加了。檔案管理人員要掌握新技術(shù)，廣泛運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)資源，否則就無(wú)法對(duì)電子檔案進(jìn)行有效管理。除此之外，“雙套制”管理體系也存在一些問(wèn)題，比如有些檔案不適合運(yùn)用“雙套制”，所以在檔案管理方面要有所選擇，不能一概而論，這樣才能避免人力財(cái)力的浪費(fèi)，保證檔案信息的完整性。

3.4提高檔案管理人員安全意識(shí)

電子檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，因此，必須加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，提升安全意識(shí)，保證電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。提升電子檔案管理人員安全意識(shí)的有效方法有以下兩點(diǎn)：第一，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)課程來(lái)提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，通過(guò)實(shí)際操作讓他們了解殺毒軟件的使用，有效防止黑客、病毒等不利因素入侵計(jì)算機(jī)，造成檔案丟失。第二，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)隱藏危險(xiǎn)的預(yù)警能力。可以通過(guò)邀請(qǐng)專(zhuān)家開(kāi)展講座的方式，提升檔案管理人員的安全防范意識(shí)，防患于未然，有效做好電子檔案安全管理工作。電子檔案由于利用方式的多樣化，導(dǎo)致利用的復(fù)雜化，正因如此，檔案管理人員必須加強(qiáng)管理，從思想上意識(shí)到檔案管理的重要性，提升自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，運(yùn)用新技術(shù)保證電子檔案的安全性，使電子檔案在最大程度上被利用。總而言之，電子檔案管理人員需要肩負(fù)自己責(zé)任，忠于職守，端正工作態(tài)度，保證電子檔案的真實(shí)性和完整性。

結(jié)語(yǔ)

我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)正在向信息時(shí)代轉(zhuǎn)變，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸應(yīng)用在電子檔案的管理中。電子檔案的管理與利用是一個(gè)復(fù)雜而重要的工作。為了緊跟時(shí)代步伐，提高為人民服務(wù)的效率，檔案管理人員要結(jié)合自身實(shí)際，加強(qiáng)電子檔案的科學(xué)管理，使電子檔案在社會(huì)的發(fā)展中發(fā)揮作用。

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作者：劉水 王海波