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一、電子政務環境下檔案管理的意義

電子政務是政府機構部門運用現代化的信息、通信技術通過網絡來實現服務與管理，并通過網絡技術使政府機構的工作流程再造和組織機構的重組得以實現，超越時間、空間和各個部門之間的人為限制，使服務和管理都更規范、更優質、更全方位。檔案管理的最終目的是使檔案管理工作的質量和效益獲得提高，因此需要采用先進的管理模式和信息管理技術，以便檔案信息資源能為社會提供更好的服務。科學的管理模式對電子政務的發展具有積極意義，而電子政務下的檔案管理可使檔案信息獲得長期儲存，有利于查詢和利用，可有效提高檔案管理工作的效率。

二、電子政務環境下檔案管理所存在的問題

（一）檔案的原始性、真實性不夠完整。原始性和真實性是電子文件檔案的固有屬性。紙質檔案在實際工作中非常容易就可對其原始性和真實性進行確認，而電子文件檔案在其形成和處理過程中，信息的可變性是非常大的，如果在處理過程中刪除或者修改了原始文件，是不易被識破的。同時，在電子檔案的處理過程中還具有與信息載體相互分離的屬性，因此，電子檔案很容易在形成的過程中被人修改，對檔案的原始性、真實性和可靠性都造成了影響。

（二）檔案難以長久儲存。硬件、軟件以及環境等因素都會在電子檔案的生成、傳輸、應用等階段產生影響。在儲存過程中，電子檔案對載體的性能以及環境的要求非常嚴格，加上其使用壽命并不長，儲存載體無法對自然災害或者病毒的侵蝕進行有效抵御，操作失誤或者電壓不穩都會嚴重損壞或者丟失信息內容。因此，檔案信息難以進行長時間的儲存。

（三）檔案的安全性、穩定性不高。隨著信息全球化的發展，世界各個角落的人們都能享受到網絡技術所帶來的便捷，由于因特網的開放性較強，覆蓋于世界的各個地區，因此每個人都可自由進入因特網實現資源共享。在電子政務環境下，重要文件的傳輸大部分是通過因特網來實施的，在傳輸過程中，電子文件極易遭遇黑客攻擊，導致文件內容被偽造或者泄露出來。電子檔案在保存、管理和接收過程中極易受到病毒的影響，目前熟悉計算機技術的黑客較多，就算電腦中安裝了防火墻，簡易防火墻系統也易被其攻破。所以，電子檔案在管理方面還存在較大的安全隱患，安全性和穩定性均不高。

三、電子政務環境下的檔案管理策略分析

（一）建立健全的檔案資源數據庫。健全的檔案資源數據可為政府提供更可靠、更全面的信息，有利于其查詢與利用。確保檔案信息的全面性、真實性和完整性是建立健全檔案資源數據庫的前提與基礎，因為這樣才能使檔案資源數據系統與電子政務的需求相符。健全的檔案資源數據庫不僅能深度挖掘信息數據，還能提供更好的服務為政府決策。

（二）實施“前端控制”。檔案管理在電子政務環境下的特點是整體性、連續性和現實性，要想使其作用得到良好發揮，就不能長時間地停留于“后端控制”的服務階段，必須將這種傳統落后的策略進行轉換，實施“前端控制”策略。檔案管理部門主動地提前接入對信息資源的整理、收集和利用工作中的方法就是“前端控制”，這種方法可實現自身管理工作和電子政務系統的同步發展。“前端控制”不僅是電子政務環境下的檔案系統管理原理、檔案即時歸檔和長期利用的要求，也是保障檔案信息安全性的需要。

（三）加強信息安全與標準規范。檔案信息的多樣性和復雜性使其管理在電子政務環境下產生了很多問題，檔案信息的安全和標準規范問題可保障檔案管理順利進行。由于電子政務系統的安全管理體制尚未完善，導致檔案信息要面臨的問題較多，為了加強在電子政務環境下的檔案管理工作，必須對電子政務中內部網絡的建設進行加強，這也是管理部門對檔案進行有效管理的重要手段。網絡安全的保證對電子政務下的檔案管理工作具有非常重要的作用。另外，從根本上說，政府部門對檔案信息的安全管理也體現出國家對檔案信息的建設。所以，政府中的檔案管理部門應嚴格按照國家所制定的信息安全規范以及框架實施對檔案信息的安全建設工作，從更深層次上解決信息安全中存在的問題。

（四）建立信用檔案模式。在電子政務環境下對信用檔案模式的建立可將某對象的信用情況進行及時記錄、反映以及證明。在電子政務環境下的信用檔案建設可為政府機構的聯合監管提供更好的服務，不管是對政府檔案信息所實施的公開決策，還是對檔案資源數據庫的建設以使其服務能力擴展于社會中，都是以信用檔案為基礎的。檔案信息管理中的信用檔案建設使科學、合理地管理信息資源的目的得以實現。因此，在電子政務環境下，信用檔案的建立對我國電子政務的快速發展具有促進作用。

（五）政務檔案信息實施公開服務。對國家機關的相關信息進行公開就是政務檔案信息公開服務，公開國家所運行的行政權利，因為在電子政務環境下的檔案信息是政務信息的主要組成部分，對其進行公開是非常有必要的。另外，政務機關應根據自身特點并結合社會群眾的利益來公開、公示政務檔案信息是實施政務公開的前提，這樣可有效改善政務檔案信息的質量。

四、結語

隨著信息技術的發展，電子檔案的數量也會越來越多，在實際的檔案管理工作中也會遇到越來越多的問題，不利于檔案管理工作的實施。在電子政務環境下的檔案管理會涉及到各個社會發展領域，檔案管理部門應充分利用電子政務的優勢，為了保障管理工作的質量和水平，盡可能地使檔案管理的效率和利用服務效果得到提高。

作者:唐貴紅 單位:瀘西縣電子政務管理中心