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一、電子政務環境下檔案管理綜合運用的作用

電子政務是現代信息技術與政府機構建立信息資源共享的重要平臺，既包括信息化資源、信息網絡、信息化人才，也包括政府信息化建設中的各類法規標準體系等。在今天，信息資源已經成為現代社會發展的重要戰略資源，檔案信息資源尤為關鍵。就當前的檔案信息管理而言，主要有檔案原件以及基于檔案的可利用的信息成果。電子政務環境下檔案管理綜合運用，主要體現在兩個方面：一是從檔案管理的內涵及外延上，其包含的信息不斷增多，并呈現社會化趨勢；二是電子政務對檔案管理的綜合運用涉及面更廣、更深。作為現代檔案信息資源開發的有效平臺，電子政務環境是利用網絡技術來整合各個信息孤島，以實現對各個孤立的檔案資源進行跨庫連接、信息共享。對于該平臺的運行及發展，需要從保障信息資源暢通互動中，促進各檔案管理機構間的互補、吸收。同時，借助于檔案信息平臺，利用現代信息技術對檔案信息進行檢索、整理、閱讀、輸入、輸出以及綜合加工，從其開發及應用上來滿足社會對檔案信息的多種應用。如利用4G網絡技術來完成隨時隨地的接入，實現快速檢索及應用。傳統的紙質檔案及以手工為主的檔案管理方式，局限于區域性、部門內的使用，且在互聯互通管理上需要花費更多的時間和物質成本。電子政務環境下突破了時空局限，并從信息資源、技術資源和人力資源的協同開發上提高了檔案信息管理綜合效益。

二、電子政務環境下我國檔案信息綜合運用現狀

檔案信息是人類智慧的結晶，匯聚著認識世界和改造世界的豐富歷史記錄。在電子政務環境下，我國檔案管理綜合運用工作也取得了一定成就。一是對于數字化檔案管理框架基本形成，自1999年開展“政府上網工程”以來，經過多年的發展，對于電子政務環境下的信息資源整合已經初具規模，特別是隨著政府機關職能轉變和深化機構改革中，各級政府在信息化資源綜合運用中提高了管理的透明度，提升了辦公綜合效率。當前，98%的政府機關建成了網絡辦公平臺，并在政務內網與外網的協同發展中，最大化地整合了各類業務資源系統。如在宏觀管理上，金稅、金卡、金財、金盾、金審、金農等12個業務系統建立了關聯，以統一化信息平臺規范了我國電子政務各業務系統的有效對接。二是在政府與公眾之間的溝通與互動基本實現，以檔案管理信息化服務為主體的電子政務環境，將網絡信息、政府信息公開等檔案資源進行了分層開發，特別是對政府網站，從對公眾的開放上，逐步形成了機構政策條文、公告等窗口，這些窗口不僅為公眾提供了檔案信息咨詢機會，也從檔案信息服務中加強了政府與公眾間的互動。可見，電子政務環境下檔案信息綜合管理，應該從構建良性的、滿足政府與公眾雙向互動的有效平臺，并借助于現代網絡技術和信息化平臺，最大化地滿足公眾對檔案信息資源的需求。如在個人交稅、護照辦理、車牌辦理等檔案信息查詢中，提升了檔案資源管理的便捷性和效益性。

三、電子政務環境下檔案信息綜合運用中的問題及改進方向

電子政務環境為實現檔案信息數字化資源整合創造了基礎條件，但在檔案信息整合與電子政務信息資源互聯互通上，還存在一些問題。一方面從信息資源的內容上來看具有重合性，特別是傳統政府機構在政務活動中對各類文件的存儲與記錄，既有法律法規等政策性文件，還有涉及各項具體業務的統計類信息，這些信息在數字化過程中又產生了更多信息衍生資料，在鑒定其政務信息價值上增加了難度；另一方面在信息互通中面臨共同的數字化難題，隨著政府信息化建設及各類檔案館信息化建設的加快，其信息資源都面臨著數字化的共同難題，如數據庫技術、數字化掃描技術、數據壓縮技術，以及紙質文件與聲像圖文文件的歸檔問題等等，這些系統化資源在重組及編制上因數據源的差異性，還存在較多的標準化難題；再者，對于政務信息與檔案信息在信息化分層管理上，依據全宗理論，對于隸屬不同信息部門的檔案信息資源需要結合時間、價值、內容等不同標準進行歸類，從而實現信息資源共享的智能化管理。另外，電子政務環境下數字化檔案信息網絡建設中，由于經費等因素的影響，整個建設進度較為緩慢，對于已經建成的檔案類網站，其互通能力受到影響，特別是一體化建設規劃缺乏明確性，多數檔案信息網絡采用相關站點的簡單鏈接，以致于分散性、孤立性較強。對于檔案信息數字化規范及轉換標準的制定相對混亂，其因素源自社會各檔案信息所有者，未能從建設伊始就加強數據結構的統一化管理，以致于檔案信息結構模式較多，格式不統一，如異構數據庫現象嚴重、對于各檔案信息網絡體系建設缺乏有效的規范，也加劇了檔案信息資源重組整合的難度。隨著網絡化、開放性互聯環境的形成，對于電子政務環境下的檔案信息資源管理中的安全問題尤為突出。開放的網絡環境使得檔案信息收到更多的網絡安全威脅，如病毒、黑客入侵、各類間諜行為等，對于檔案信息資源的破壞及竊取行為的打擊是確保檔案資源安全穩定的關鍵。從我國檔案信息管理綜合運用實踐來看，需要從三個方面加以應對。一是做好數字化檔案信息資源的有效整合，特別是從法律、制度、規范等方面進行整合，優化電子政務環境下檔案資源管理需求配置不均衡問題。如對于數字化檔案信息特點及作用的明確，從數字化檔案信息管理中構建統一的信息資源交換平臺，切實從分散異構的檔案信息資源庫中進行技術優化，實現有效組合和銜接，增強檔案信息資源的可控性、動態性和可持續性；針對檔案信息資源與社會其他信息的集成問題，要從信息資源配置體系上，積極協調各檔案信息管理部門間的融合，利用統一用戶界面及檢索方法，實現各類用戶隨時隨地獲取有效信息，發揮數字檔案信息的服務效益。二是注重對檔案信息部門與圖書、情報信息的融合，對于數字檔案信息資源在統一建設中，不僅要從自身進行整合，還要兼顧電子政務環境下，圖書、情報信息的資源整合，以構建政府行政與檔案信息一站式服務格局。同時，針對信息資源整合中，政府檔案信息與檔案館、各級檔案管理機構、檔案信息服務機構以及圖書、情報機構間數字化信息的非統一現狀，要強化各部門間的互通與交流，著力從信息收集、整理、分工、協同、統一中，強化信息交換，構建暢通的信息資源共享機制，以便于各類檔案信息數據庫的有效融合與集成。三是要強化對數字檔案網站與政府網站的銜接與整合，隨著各級檔案機構自身網站建設的推廣，在對外進行檔案信息服務的同時，應該多與政府網站建立信息共享，特別是在提供政府信息服務及網絡辦公方面，要從現階段政府網站與數字檔案網站的有效對接中，提升民眾對檔案信息資源的便捷、快速、有效檢索的水平。

四、以某高校為例來探討檔案信息管理的綜合運用對策

在進行檔案信息資源開發及綜合運用上，高校憑借其自身信息技術優勢及電子政務信息化發展契機，通過多方調研和利弊分析，逐步形成了多層次、多任務、高效率的檔案信息管理模式。其主要舉措表現在五個方面。

（一）注重專業隊伍建設，深化校企合作

2008年江蘇鹽城師范學院檔案館通過參觀考察等活動，立足自身檔案信息化管理實際，從構建高效數字化檔案資源建設中，積極組建專業隊伍，并成立了由館長為首的數字檔案管理開發與建設小組。一方面組織人員參加專業培訓，強化對信息化檔案業務知識及技能的學習，提升團隊的業務水平；另一方面注重與軟件公司及政府檔案管理部門建立協作，通過技術服務來優化工作重心，促進整個檔案數字化建設工作的有序進行。

（二）積極組建軟硬件平臺，創造檔案信息化管理綜合運用環境

檔案信息資源綜合管理工作離不開先進的軟硬件平臺環境的支撐，在硬件平臺建設上，該院檔案館全面分析當前檔案管理業務需求，配置了2臺HP服務器，1臺Juniper防火墻，3臺Cisco路由器，高性能計算機8臺，多功能一體機3臺，A3、A4掃描儀各2臺，復印機2臺，為全校檔案信息化建設提供了硬件保障。在軟件建設上，結合當前高校檔案管理實際，從軟件的先進性、靈活性、可移植性等方面開發了新系統，使其體系結構更加開放，系統維護更加安全、可靠，特別是在功能模塊設置上，以現代數字化信息管理綜合運用為指導，涵蓋檔案的采集、處理、歸檔、存儲、利用和管理，并支持文件批量處理，PDF格式轉換與利用，以多字段為檢索條件的模塊化結構設計，既兼顧了傳統用戶的使用習慣，又可以滿足未來用戶的自定義需求。

（三）檔案信息數據庫建設與實施

依據全宗管理理念，對于檔案信息資源的數字化建設流程進行全面優化，特別是針對全宗館藏檔案信息進行清理與統計，借鑒各兄弟院校的檔案管理成效和對策，結合自身實際來進行靈活運用。如針對歷屆新生錄取名錄進行逐年掃描與統計，對歷屆畢業生的學習成績、登記表進行掃描與統計，對相關文件的索引目錄進行掃描與統計，完成數據的銜接與管理。在信息檢索上，借助于檔案信息數據庫技術，可以實現模糊查詢。如輸入學生信息上的某一關鍵詞，將會顯示與之相關的錄取名冊、畢業登記表及成績等信息。對院校相關的各類重要文件、項目文檔等資料進行掃描并統一管理，便于各部門管理人員進行快捷檢索與應用。需要強調的是，在新數據庫建設上，針對舊數據庫中的信息與館藏紙質文件的對照與核實，依據《高等院校檔案實體分類法》要求，分別對相關數據庫資料進行數據遷移和轉換，特別是對于原館藏資料中未錄入的紙質案卷，重新進行整理與核實，以實現館藏信息資源的全面數字化。

（四）實現檔案信息管理應用與學校OA系統的在線對接

檔案管理系統軟件平臺建設，在與院校OA系統的拓展與對接上，更好地實現了檔案信息資源的共享與開發。利用網絡技術來實現與OA接口的開發，并通過構建中間庫來滿足校園內外其他系統對檔案信息資源的檢索與訪問。特別是中間庫技術的應用，便于檔案管理員從定期采集的檔案信息臨時庫中進行篩選，直接存儲到檔案管理信息庫中。新軟件系統平臺在提升檔案資源利用效率上，更好地將各類信息資源進行了全面整合，突破了傳統采編人員低效、重復的工作強度限制，利用計算機輔助技術可以實現對檔案信息的選題、材料加工、利用，為整個編研工作節省了時間，降低了勞動量，提升了工作效率。

（五）構筑安全、可靠的網絡數據庫平臺

檔案信息綜合運用對數字化網絡平臺的安全性提出更高要求，為了確保檔案信息資源的真實性、可靠性和完整性，需要從檔案管理業務部門的實際需求分析上，進一步梳理檔案信息管理流程，構建全面的檔案信息應用過程監控體系，實現對數字化文件的全面管理。如利用權限分配技術，針對檔案信息管理系統中的用戶進行分配不同的權限，所有用戶的使用都在軟件的監控下進行，為檔案信息服務平臺提供了安全保障。五、結語檔案信息資源綜合運用的關鍵在于數據庫建設，而數據庫技術需要從軟硬件平臺的合力中保障檔案信息的采集、存儲、管理、應用服務的滿足。作為回溯性資源，對于檔案信息資源的原始性、記錄性，應該從信息管理的及時性、靈活性上來開發，增強檔案信息資源的服務能力，并在保障檔案信息資源安全、穩定、可靠基礎上，最大化地降低管理成本，發揮最大的管理效益，更好地促進檔案信息資源的社會化服務功能的實現。

作者:章鄴 單位:鹽城師范學院