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[摘要]隨著教育部關于高等教育學籍學歷電子注冊管理制度的出臺，成人高等教育學籍檔案管理從手工操作轉變為以計算機網絡為工具的電子檔案管理。與傳統學籍檔案管理相比，這種新型的管理模式具有數據共享度高，冗余度小等優點，極大地提高了工作效率。

[關鍵詞]學籍電子檔案管理

2001年，教育部了《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》，推行了高等教育學歷電子注冊制度；2006年，學籍學歷信息管理平臺正式開通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統的手工操作逐步過渡到以計算機網絡為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學形式、培養層次、學制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學籍檔案管理。新的形勢下，如何做好成教學籍電子檔案管理工作是一個值得思考的問題。

(一)目前成人高等教育學籍電子檔案管理工作中存在的主要問題

1對學籍管理工作不夠重視，認識模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當成普教的附屬品，甚至還有少數分管成教工作的校領導和工作人員將它看成創收的渠道，由于思想上不夠重視和認識上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現在硬件設施不完善，沒有按崗配備專門人才，檔案管理混亂等。

2管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學籍電子檔案管理仍然采用傳統手工操作或者沒有取消手工操作方式，沒有上升到“電子”的高度。學籍管理的常規性工作如新生名冊打印、教學計劃管理、畢業名冊打印等各類有關學籍檔案的管理，雖一部分使用了計算機，但僅采用單機操作，計算機的價值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢，跟不上時展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業的發展。

3忽視學籍檔案管理隊伍建設和人員培訓。成教學籍檔案管理工作是一項復雜的系統工程，要求管理人員有極強的計劃性、準確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學籍管理隊伍的建設，學籍管理人員綜合素質偏低，專業結構、年齡結構不合理，并且隨著學分制的實施，加強和完善學籍管理隊伍建設顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當前時展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學、先進、高效的管理理念引進到學籍電子檔案管理領域。

4信息技術領域內的難題制約著學籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過程和特點看，電子檔案仍像傳統檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在某種介質上，并且必須通過計算機或其他“懂”得其組成規則的工具才能看得到它，沒有傳統檔案的直觀性。可以說，保證電子文件的真實性和原始性的技術難題很多。

將手工管理的紙質檔案轉換為數字信息進入網絡，即從檔案的實態轉換到虛擬態，檔案信息與載體分離，網絡傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復制品，而非檔案原件。網上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據自己利益對信息的取舍，可能使檔案信息內容更改。這些人為因素會影響電子檔案的真實性。

將紙質檔案轉化為電子檔案時所用的載體相對于紙質檔案對環境要求更高，壽命較短。載體的不穩定性必然影響信息的真實性。網絡更新一段時間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。(二)完善成人高等教育學籍電子檔案管理的措施

1明確管理目標，強化管理意識。成人高等教育要以培養“復合應用型人才”、“能力創新型人才”和“社會急需和廣泛就業型人才”為目標，以成人高等教育質量為中心來開展工作。而學籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項重要的基礎性工作，它的管理水平和質量直接影響到成人高等教育的質量。為了達到成人高等教育培養目標來做好學籍電子檔案管理，必須高標準、嚴要求地做好學籍電子檔案管理過程的每一項工作。在明確管理目標的同時，需要強化管理意識。高校成人高等教育學籍管理者的業務水平、政策水平和自身素質直接影響學籍檔案管理工作的質量。因此，必須加強對學籍管理隊伍的培訓和教育，使他們充分認識和理解學籍電子檔案管理工作的性質和重要性，自覺地認真鉆研業務，學習新知識，提高工作能力。要使他們通過不斷的學習，熟悉和掌握計算機技術，增強統計分析問題的技能；結合學籍電子檔案管理工作實際，善于總結摸索出學籍電子檔案管理的基本規律并不斷創新；樹立“以學生為本”的服務意識，全面提高學籍電子檔案管理水平和能力。

2完善管理制度，實行規范管理。現今所用的檔案管理制度是按紙質文件檔案來制定的，已經不能適用于現代化的學籍電子檔案管理技術。高校應本著“與時俱進”的精神和堅持“以人為本”的原則并結合自身實際情況，在廣泛聽取學生意見的基礎上，將“電子檔案”充實到學籍檔案管理制度中去，并對原有的學籍檔案管理制度進行適當合理的修訂，并對與之配套的一系列相關管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設日趨完善。

規范和加強學籍電子檔案管理，對成人高等教育工作顯得尤為重要，根據學籍檔案管理具有長期性、復雜性的特點，我們必須實行管理規范化、制度化、科學化。從招生到畢業，在這一過程的不同階段、環節，學籍電子檔案管理人員一定要本著高度負責的態度認真對待，嚴格按照制度辦事，堅持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認真做好學籍電子檔案管理工作。

3充分利用計算機網絡，將電子檔案的優勢最大化。隨著計算機技術和網絡技術的發展，各高校都有自己的校園網。校園網是學校信息化建設的重要基礎設施，這為實現學籍電子檔案管理網絡化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎還遠遠不夠，還必須開發出與之配套的應用軟件系統。

為此，成教學籍管理部門應當爭取學校的大力支持，應盡可能地組織技術力量開發出適用于本校的學籍電子檔案管理系統。該管理系統應包括新生報到注冊管理、在校生管理、成績管理、教材管理、紙介質檔案管理、畢業生管理、數據接口等模塊，涉及到學籍管理的方方面面。此管理系統應運行在因特網上，學生能在千里之外能夠查到自己的學籍狀態；教師能在家里能夠查到自己什么時候該去哪個教室上課。

在設計系統的時候，很重要的一點是要考慮到信息安全的問題。隨著網絡的發展，檔案信息的上網管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。網絡的不安全性已成為限制其發展的最大障礙。一般規律是當網絡用戶數量按算術級數增加時，網絡的效益和網絡的危險性均以幾何級數增加。從安全方面看，據計算機安全專家的調查，約有lO％的局域網在新建而接入互聯網時所遇到的非法訪問難以計數。現有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防。如果黑客有能力突破防火墻的封鎖，而讀取畢業生學歷信息，那給高校帶來的損失將會是巨大的，同時也會對學校聲譽帶來不好的影響。

總之，成人高等教育學籍電子檔案管理是一件重要的事情，盡管目前還不能完全實現“無紙化管理”，我們應積極尋求新的管理思路，早日實現這一目標。