導語：嚴把質量關規范化管理人事檔案論文一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

編者按；本文主要從內容要做到真實、完整、精煉；材料格式的規范化進行論述。其中，主要包括：人事檔案的內容是由若干份材料組成的、真實性是人事檔案的生命、人事檔案材料要完整、手續要完備、一個人的人事檔案不是孤立的，相互之間有著歷史的內在聯系、一份材料的內容和外形是否完整、材料手續的完備，是確保人事檔案內容質量的一個重要方面、人事檔案的內容應精煉、實用、表頭要清晰明確地表達所記錄的內容，避免含糊不清、文不對題、材料用紙和印刷書寫材料的質量直接關系到人事檔案的保存問題、人事檔案材料的大小尺寸也應有一定的規范等，具體請詳見。

人事檔案的內容是由若干份材料組成的。它的來源十分廣泛，內容和形式多種多樣，這些材料的不規范現象嚴重影響到人事檔案的質量，甚至人事檔案的利用價值。為提高檔案質量更好地為組織、人事工作服務，我個人認為應從材料內容和格式兩個方面入手：

一、內容要做到真實、完整、精煉

1、真實性是人事檔案的生命。內容要實事求是地反映職工的本來面目，對于不符合職工客觀面貌的材料、偽造的假材料應剔除出去。如某位職工在1988年的干部履歷表中的年齡為1952年9月，1998年再填寫時為1954年9月，這種現象比較普遍，如果不及時糾正，必將影響到今后的組織、人事工作。

2、人事檔案材料要完整、手續要完備

（1）材料系列是否完整。一個人的人事檔案不是孤立的，相互之間有著歷史的內在聯系，相互依存，互為補充，構成一個完整的有機體系。比如，一個人的入黨材料，一般有入黨申請書、轉證申請書、入黨志愿書等；處分材料，一般應包括處分決定或批復、調查報告、本人檢討以及必要的證明材料。有關部門向人事檔案部門送交材料之時，應注意將系列材料收齊，以實現材料系列的完整性。

（2）一份材料的內容和外形是否完整。人事檔案的每份材料都有一定的獨立性，內容有幾個部分、幾個要素組成。如：一份鑒定材料，一般都應有自我鑒定、小組鑒定、組織鑒定；審查結論和處分決定，一般都與本人見面，本人在結論或處分決定上的意見和簽字是其不可缺少的內容。因此，檔案材料必須有頭有尾，落款、署名、時間等特征具備，外形上沒有缺頁、破損、霉爛變質、字跡模糊不清現象，才是完整的檔案材料。

（3）材料手續的完備，是確保人事檔案內容質量的一個重要方面。1990年中央組織部頒布的《干部檔案整理辦法》指出：“今后凡需歸入檔案但手續不完備的材料，均應先將手續補辦完備，才能歸檔。”

3、人事檔案的內容應精煉、實用。人事檔案從建立之日起就是動態的而不是靜止的。因而決定了人事檔案必須根據當事人情況的變化而不斷增加新的內容，補充新材料。在此過程中我們要遵循“取之有據，舍之有理”的原則。對收集起來的材料進行審查、甄別其真偽，判定有無保存價值。如，有人在入黨過程中多次寫了申請書，有人被審查時對同一問題多次寫了交待材料，有人對同一問題在不同時期寫了內容相同的證明材料，鑒別時，只需選取1-2份內容全、手續完備、字跡清楚的歸入本人檔案，其余的剔除。這就避免了人事檔案的臃腫龐雜，使其精煉簡明，更好地發揮作用。

二、材料格式的規范化

很多人事檔案材料是以表格的形式記載信息情況的，材料表格設計是否合理，尺寸大小是否規范，印刷和書寫的質量是否有保證都將影響到人事檔案的質量。

（1）首先，表頭要清晰明確地表達所記錄的內容，避免含糊不清、文不對題。人事檔案的每一份材料都具有相對的獨立性：履歷表記錄人員個人簡況簡歷；鑒定表記錄對人員某一時期學習或工作的鑒定；工資表記錄人員工資變動情況等等。有些單位在制表時將兩種不同性質的材料印刷在同一份表格上，極易造成混亂。在日常的管理工作中，我們發現很多部隊人員的工資表、任免表和技術等級調整表通用“干部任免審批表”一種表頭，不仔細鑒別很容易搞混。這種情況給人事檔案的整理和查閱帶來很大不便，更會影響有關部門對人員的了解和任用。其次，項目的排列要合理。表格材料常常包括很多項目，項目的排列必須清楚有序，每一項后面要留足夠空白以供填寫。

（2）目前，人事檔案材料仍以紙質材料為主，材料用紙和印刷書寫材料的質量直接關系到人事檔案的保存問題。目前機關多用新聞紙、二號和三號印刷紙制作文件材料，一旦遇光和高溫后，容易發黃變脆，縮短檔案壽命；鐵道部門的職工工資單使用極薄的蠟光紙印刷，在收集、轉遞的過程中極易損毀。因此，人事檔案材料要用質量較好的紙張書寫或印刷。另外，用純藍墨水、鉛筆、圓珠筆、復寫紙印刷或書寫的檔案材料，不耐光、不耐熱、受潮或長期磨擦或字跡容易浸化消退。應提倡使用墨汁、藍黑墨水或碳素墨水書寫材料。

（3）人事檔案材料的大小尺寸也應有一定的規范。一般說來，最好采用16K紙印刷或書寫，需要歸檔的材料長度應為26厘米左右，寬度19厘米左右。在印刷或書寫時應注意留出天地的邊白，以便編寫材料號碼和頁碼。左側邊白要稍寬，便于打孔裝訂。

人事檔案材料規范化的實現是我們檔案管理工作邁向現代化的第一步。它不僅提高了我們的工作效率，而且也實現了檔案的利用價值。身為蘭臺人我們應在日常的管理工作中嚴把質量關，這是我們的工作，也是我們的責任。