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摘要：文章通過對企業幾類案件的敗訴原因分析，從訴訟證據的角度，闡述企業檔案的重要性。

關鍵詞：訴訟；舉證；企業檔案

在當今經濟社會，隨著法律法規的不斷健全和全民法律意識的不斷提高，寄希望于通過法律訴訟途徑來維護自己的合法權益、或討一個公正的說法，已經是一種司空見慣的大眾化行為。作為社會經濟運行的活躍主體一企業，不論是否情愿，同樣也不可避免地或主動地、或被動地參與到訴訟中來。而我們都知道，進行訴訟的一個基本法律要求是“誰主張。誰舉證”。實際上，訴訟中所謂的舉證概念，通俗地講就是或用證據為自己維權或抗辯。對于企業來說，最主要的證據通常又來源于企業發展過程中形成的檔案，尤其在涉及勞動爭議的訴訟案件，“舉證責任倒置”的分配原則又幾乎將企業的舉證責任推向了極限。因此，說企業檔案的使命關乎企業的生死存亡，絕不是危言聳聽。

所謂企業檔案是指企業多年在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是企業一份完整的、寶貴的無形資產。從證據的角度說，它具有真實性、客觀性、歷史性的特點。企業檔案主要包括：行政管理檔案、經營管理檔案、生產技術管理檔案、產品檔案、設備儀器檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等方面的內容。企業能否在日常工作中注意各種文件材料的形成、積累，并按一定的要求進行科學分類整理，統一管理本企業各門類、各種載體的檔案，直接決定著處于訴訟中企業的敗訴與否。下面筆者僅從企業常見的幾類訴訟案件作一粗淺歸類分析，以期喚起有關各方能從法律的角度意識到企業檔案的重要性。并供同仁商榷。

1勞動爭議案件

由于企業勞動人事檔案的缺失或不規范，使得企業在勞動爭議案件的仲裁或訴訟中，常常因舉證不能而處于每案必敗的尷尬境地。

隨著2008年《勞動合同法》、《勞動爭議調解仲裁法》兩大傾向于保護勞動者的法律實施，企業疲于被動應訴的勞動爭議案件數也隨之呈現出大跨度、井噴式的增加。這里固然有勞動爭議案件在仲裁階段不收費、法院訴訟階段僅收10元的低廉案件授理費的法律規定，降低了勞動者狀告企業的門檻，但企業勞動人事檔案的缺失或不規范，使得企業在“舉證責任倒置”訴訟證據規則的約束下，因舉證不能，紛紛導致敗訴。例如：在確認某勞動者在企業工作年限的訴訟中，由于企業將勞動者當年自己填寫的參加工作時間等個人信息的原始檔案遺失，盡管企業明知該勞動者夸大了其在企業的工作年限，但法院最終還是按照勞動者提出的在企業的工作年限予以判決，并判決向勞動者支付巨額的經濟補償金。再如因辭退、除名、解除勞動合同及工資報酬、保險、福利待遇給付等過程中檔案資料的缺失或不完善，也常常使企業難逃敗訴的命運。并且更為嚴重的是，一旦有一件案件敗訴，類似的群體性案件會急劇上升，少則幾人到幾十人。多則成百上千，將這種勞動爭議案件演變為影響社會穩定的政治事件，可能會將一個企業置于死地。

2合同爭議案件

企業與外界進行經濟交往中簽署的各類合同，尤其是隨后根據實際情況增加的補充、變更協議的遺失，使得企業在合同的履行過程中一旦發生爭議，如協商不成而被推向被告席位時，敗訴的結局則在所難免，甚至于承受巨額的經濟損失。例如：某施工企業在與發包方簽訂一座長達13km的跨海大橋的施工合同后，由于將調整決算價格的重要補充協議遺失，因而在后期討要工程欠款的訴訟中，本應因價格因素的調差而應得的8000萬元工程款付之東流。

3知識產權案件

企業自主創新核心技術原始檔案的泄密或遺失，對企業來說，可能是災難性的打擊。

近年來，掌握了企業技術的高級技術人員發生跳槽、泄密事件在我國已十分普遍。這無疑是企業發展的一個重大隱患。而且時時威脅著企業的發展。更為嚴重的是多數企業的自主創新核心技術原始檔案往往散落在企業的技術人員手里，一旦這些原始的檔案遺失，或隨著技術人員的流動而被轉移到競爭對手企業手里，企業不僅無法繼續保證其對該核心技術的獨自占有，更有甚者，由于原始檔案的遺失，反被作為侵犯知識產權的被告，遭到競爭對手的起訴，企業要么花費巨額代價以換取該項技術的使用。要么從此無緣該項技術。

4土地、資源界定案件

企業土地、礦藏資源等所有權的檔案，尤其是距今年已久遠的原始界定檔案，對于企業來說，它既是企業無形資產的一部分，又是有形資產的可靠證明，對企業的產權交易、土地礦藏糾紛起著憑證和證據作用，在維護企業合法權益方面的原始性、準確性、權威性是其他任何東西所無法替代的。

一個企業的誕生，首先要有經營場所，而作為具有長遠規劃的企業，必然涉及到征用地的問題。自然會產生征用地檔案。在當今寸土成金、資源稀缺的年代。征用地檔案是企業在土地征購、租賃等行為活動中形成的具有保存價值的最重要的文件材料。其中包括土地調查、土地登記、確認土地所有權和使用權等文件材料。以及核發的土地證書、買賣契約、協議等，是準確記載企業所征土地位置、界址、數量、權限等基本情況的原始文件材料。而對于開采礦藏等資源性企業來說，與周邊鄉鎮村民之間頻繁發生的土地、礦藏糾紛案例，大部分都是因為早期基礎檔案管理不規范，沒有相應的目錄，或者干脆是遺失，最終企業苦于有理無據，只能接受敗訴的現實。

綜上所述，應當說，企業面臨的越來越多的糾紛案例的敗訴，已經引起了企業領導對檔案管理工作的高度重視，同時企業過去一些遺留的問題現在也被擺上了桌面，檔案也開始凸現出了它的重要性，而以往檔案管理中存在的諸多問題，也促使企業本身加快了對檔案管理工作的規范，從而對檔案管理提出了更高的管理標準。試想，作為一個企業。如果連最基礎的歷史資料都不加以重視，進行規范化地管理，那企業的損失豈能用數字來計算。針對檔案管理中存在的問題和不足，引用某企業領導的一句話：早知檔案如此值錢，何不當初管好理順。

古人云：“亡羊補牢，未為晚矣”。作為企業的領導，如果能從現在開始，建章立制，營造良好的建檔環境。充分認識開展企業建檔工作的重要性和必要性。讓企業的每一位員工真正明白：檔案不是包袱，是財富。企業檔案的原始性，不可替代的證據作用，對企業的發展具有不可估量的經濟和社會效益。做好建檔工作不僅是權利，也是義務，是企業自身發展的客觀需要，是長期受益之事而非權宜之計，是企業強化基礎管理、應對訴訟風險、維護自身權益的客觀要求。