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“檔案是人類活動的記錄,是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案,能夠更好地了解過去,把握現在,預見未來。檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面,是一項崇高的事業”。基本建設數字化檔案是在工程的規劃、設計、施工和使用、維護過程中形成的，是指在建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程的設計和施工活動中形成的科技檔案。建設單位的建筑規劃、建設、管理；舊房改造、功能變化；新區開發、基礎設施的改建都與基本建設檔案緊密相連。1987年國家頒布了《中華人民共和國檔案法》，1988年國家檔案局和計委聯合頒發了《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》,1989年國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》，1997年建設部頒發了《城建檔案管理規定》,這一系列的法規對基本建設檔案的管理、歸檔范圍都作了明確的規定,是指導基本建設項目檔案管理的重要依據。

在以“信息時代”和“知識經濟”為特征的21世紀到來之際,人們越來越多地依靠INTERNET來獲取知識、信息,可以預見,人們到檔案館的次數和時間會越來越少,總有一天,人們再也不用親自跑到檔案館去了。面臨著如此巨大的挑戰,人們提出了數字化檔案館的設想,數字化檔案館是一個標準的電子信息基礎設施,是在標準化、規范化基礎上現代高新技術所支持的數字檔案信息系統,是一種檔案信息組織模式,是超大規模的、便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心。它采用分布數據存儲,用戶可以通過各種鏈接和操作在一個較大的地域范圍內搜索和檢索出自己所需的信息。也就是說,計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態,它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲,以網絡化的方式互相連接,從而實現資源共享。數字化檔案館是傳統檔案館在信息時代的發展,它不但包含了傳統檔案館的功能,還提供綜合的信息訪問服務,它的出現給現有的檔案工作帶來新的挑戰和機遇,人們希望數字化檔案館將成為未來的信息中心和樞紐。因此建設數字化檔案館,是檔案工作發展的必由之路,也是今后發展的目標。在當今建設數字化檔案需要從以下三個方面入手:首先,要大力宣傳建設數字化檔案的必要性,做好檔案員的業務培訓工作,提高認識,形成共識,激發熱情,萬眾一心,協調發展,形成良好氛圍,為建設數字化檔案工作提高堅強的組織保證。其次,加速現存檔案的數字化建設。主要是將館藏檔案進行全面的數字化處理,即將檔案館的所有檔案數據通過掃描等形式,將檔案信息由各種物理載體形式,全部以數字記錄方式存儲到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器中,完成現有檔案館的館藏檔案信息向數字化轉化的過程,這是數字化資源建設的重要基礎工作,是傳統檔案館向數字化檔案館過渡較為穩妥的辦法之一。再次,從現有的檔案工作體系逐步向數字化工作體系轉化,逐步建立健全一套完善的數字化檔案工作體系。主要內容包括:數字化檔案的收集、保管、利用等檔案工作的基本環節以及各項新規章制度的制定。

一、數字化檔案的收集它不同于以往的紙質檔案收集,對于數字化文件,如果簡單照般以往的管理方式,出現了問題可能是無法挽回的。數字化檔案的收集工作體系,要求采用文檔一體化管理方式,只有這樣,才能保證數字化文件的內容、背景等信息的完整性,使它不至于時過境遷后將文件形成的背景、運行環境等信息被丟失或破壞掉。數字化文件和檔案的一體化管理是數字化檔案歸檔管理的根本方式。數字化檔案的收集手段主要通過計算機網絡管理來完成。只需各單位文書處理人員在完成本單位形成的電子文件后,通過網絡再轉發一份到檔案館即可。

二、數字化檔案的保管由于數字檔案載體的特殊性,檔案存放方式由檔案柜架變為用數字存儲器以及光、磁盤存儲,極小空間可存放大量的數字文件。它主要包括數字檔案設備安全和信息安全兩方面。設備安全應當在設備制造、系統安裝和應用軟件配置時考慮,主要是抵御自然災害、突發事件等。信息安全則需要有一系列措施給予保證。保證數字檔案的可讀性和可利用性,對設備更新情況進行跟蹤,在出現不兼容或不可讀取等問題之前就應將舊載體上的數字文件轉換到新載體上。同時,防止信息丟失、被非法更改等,尤其是在網絡環境中,更應注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲管理等問題。降低數字檔案對設備的依賴性。由于技術發展太快及設備的依賴性過強,所以應以一種超脫于各種設備的方式存儲數字檔案,以統一而且簡單的格式存儲,使數字檔案不再依賴于原來的數據庫,降低設備和軟件頻繁更新帶來的不利影響,這樣才能有利于長久保管。

三、數字化檔案的利用檔案資源數據格式的統一是資源網絡化的保障條件。統一的數據格式和標準是檔案信息網上歸檔和用戶調閱的基礎,也是實現網上檔案資源高度共享的基礎。檔案信息利用必須規范化、標準化,搞好標準化,才有現代化,這是經過實踐取得的重要經驗。要統一著錄的原則、項目的格式,規范檔案信息各站點的管理模式、工作程序、數據格式和網絡規則,實現檔案信息網絡的標準化運行。在標準化的基礎上大力推進計算機應用的社會服務,這是檔案部門獲得高質量技術支持和減少人力、物力投入的最有效途徑。檔案信息網絡化必須有一個完善的軟硬件技術環境,在硬件方面:計算機、傳真機、電話、終端服務器、交換器、調制解調器、縮微機和光盤、光纖傳輸系統、微波網、衛星線路等上網運行的各種設備,這些硬件設備需要較大的資金投入保證,才能得以建成使用。在軟件方面:信息數據庫、數據保密體系和組織管理體系以及應用軟件等,這需要有一支技術過硬,具備軟件開發、程序操作和檔案管理專業人員的有機結合,才有可能實現。網絡安全是影響計算機檔案管理的主要問題。網絡的不安全性已成為限制其發展的最大障礙。構成對計算機網絡系統的安全威脅主要有:黑客入侵、計算機病毒的侵入、保密信息泄露和修改網絡的關鍵數據等。針對以上問題,我們必須運用科技手段,提高檔案信息網絡的安全性，主要措施如下：

（一）、建立有紙化和無紙化結合的信息庫。解決受病毒感染或網絡本身問題可能造成的信息毀滅。開發網絡電子文件的歸檔管理程序,使上網信息及時、完整、安全地保存下來,防止相關信息丟失。

（二）、訪問控制,保證計算機網絡系統運行安全。對利用者權限的充分限制是檔案信息入網的先決條件,對網上能查閱的檔案首先要分公開的、內部的。這樣,讓查詢者在任何地點、任何一臺聯網的計算機上,都能查到權限范圍內的檔案信息。

（三）、做好數據庫備份工作,保證信息安全。應對系統數據做到定期進行備份。對比較大的數據庫采用雙機備份,多介質多份備份。重要的備份要有備忘記錄。

（四）、預防病毒,防止網絡系統遭受侵害。采取一定的防計算機病毒措施是非常必要的。我們要在計算機系統上安裝防毒軟件并經常升級,另外,不允許隨便使用外來磁盤、光盤等,必須使用時應嚴格進行病毒檢測,在確認無病毒后方可使用。

（五）、制定計算機系統安全保護制度,確保網絡系統安全運行。除嚴格遵守《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》和有關的法規外,還可根據實際工作需要,制定《計算機房安全規定》等相關規章制度。要建立檔案信息系統,實現檔案信息與社會信息的聯結。這個系統包括六個基本模塊:登記——編目——檢索——利用——統計——輔助。其中:登記環節解決對上網信息的分類登記和修改補充問題;編目環節解決上網信息的目錄表格和卡片的打印制作問題;檢索環節解決按不同需要和要求對上網信息進行顯示和調用方面的問題;在利用模塊中,對上網信息的利用進行登記、歸還和利用情況的匯總;統計模塊則用于上網信息按時間、分類和載體進行統計;輔助模塊用于上網信息的數據備份、維護、修改和充實。陸續將建成的系統在檔案信息網上設立站點或網頁,實現檔案信息網絡的互聯。公務員之家

最后,要全面提高檔案工作者的素質,這是數字化檔案館建設中關鍵的一個環節。由于檔案信息數字化的發展,檔案信息呈爆炸式地增長,檔案利用的驟增,使檔案信息分析成為一項非常重要的工作。檔案分析一方面要對文件進行準確分類,尤其對一些專業性強的檔案要做到精確把握;另一方面根據利用者要求,提供大量的數據庫內所需的檔案信息。沒有高素質、高技能的現代化信息管理人才,就不可能實現檔案信息網絡化管理和服務。檔案工作者不僅要掌握傳統檔案管理知識,更要努力學習掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理等基本技能。

今后,隨著計算機網絡進一步的發展,信息高速公路進一步拓寬,到那時實體的檔案館也許不復存在,激光光盤技術已可以把一個檔案館幾十年、甚至幾百年的全部館藏信息,通過數字化的存儲技術,儲存在幾張小小的光盤里,任何個人和機構只要通過計算機網絡均可以擁有和使用,數字化檔案館、虛擬檔案館將會隨之而產生。在未來的數字檔案館中,檔案員如何充分發揮其信息專家的作用,是我們每個檔案館員應考慮的重要問題。為此,檔案管理員應該不斷地學習新技術、新方法,搞好信息服務工作,爭取成為真正的信息專家。