導(dǎo)語：檔案局與相關(guān)部門關(guān)系共建論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：檔案館擁有了自身的合作圈以后，還應(yīng)該確保自己合作圈內(nèi)相關(guān)成員信息的實(shí)時(shí)更新和可用性。針對(duì)各自所具有的責(zé)任和應(yīng)該履行的義務(wù)，經(jīng)常性的開展有利于加強(qiáng)合作雙方之間共建關(guān)系的活動(dòng)。定期的舉辦和組織各種活動(dòng)，保持經(jīng)常性的業(yè)務(wù)來往。并做好對(duì)各種活動(dòng)和業(yè)務(wù)來往的宣傳報(bào)道，營造一個(gè)良好的共建氛圍。

一、檔案館與相關(guān)機(jī)構(gòu)建立共建關(guān)系的意義

1、檔案館加強(qiáng)與相關(guān)機(jī)構(gòu)的共建關(guān)系是社會(huì)發(fā)展的必然要求和趨勢

任何一項(xiàng)事業(yè)，離開了密切合作的群體以及托起這個(gè)群體的機(jī)構(gòu)、組織與領(lǐng)導(dǎo)人，都將舉步維艱。檔案館業(yè)務(wù)內(nèi)容廣泛，利用者層次跨度較大，工作人員的知識(shí)背景也不盡相同，涉及關(guān)系較為復(fù)雜。因此，檔案館良好的運(yùn)行狀態(tài)的實(shí)現(xiàn)是需要多方面的協(xié)助與支持的，一旦離開了來自這些部門的協(xié)助，勢必會(huì)對(duì)檔案館又快又好的發(fā)展產(chǎn)生影響。另外隨著社會(huì)的發(fā)展，公共關(guān)系已經(jīng)滲透到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)之間的互相滲透、互相交叉、互相影響的趨勢日益加劇。建立檔案館自己的各種社會(huì)關(guān)系，努力拓展職能，有助于檔案館提高自己的社會(huì)地位，克服日益邊緣化的頹勢，大大提高檔案館的開放程度，為地方發(fā)展服務(wù)，為檔案館事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的社會(huì)環(huán)境。

檔案館有效地構(gòu)建起自身的共建“合作圈”，是為了構(gòu)建良性的公關(guān)狀態(tài)，在公眾心目中樹立起良好的形象，有利于檔案館形象的提升。只有將檔案事業(yè)充分的融入各種社會(huì)關(guān)系中去，并充分的利用社會(huì)的各種關(guān)系服務(wù)于檔案事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，才能夠更好的促進(jìn)檔案事業(yè)長足的進(jìn)步與發(fā)展。

2、有利于檔案館等文化機(jī)構(gòu)之間的資源共享

檔案館自身所擁有的各種資源總是有一定的限度，不可能做到面面俱到。而檔案館利用自身優(yōu)勢，理順與其他單位之間的關(guān)系，通過加強(qiáng)與其他相關(guān)機(jī)構(gòu)之間的共建關(guān)系，可以使檔案館做到資源上的互通有無，避免重復(fù)建設(shè)，使檔案館的資源得到最大限度的利用。另外加強(qiáng)共建關(guān)系，在一些資源上可以達(dá)到“不為我所有，但為我所用”的效果，合理配置有關(guān)資源，并提高資源的有效利用率，形成一種優(yōu)勢互補(bǔ)的協(xié)作觀念，使檔案館建設(shè)步入一種良性發(fā)展。

3、有利于緊急情況的應(yīng)對(duì)

在災(zāi)害等緊急情況發(fā)生時(shí)，對(duì)災(zāi)害的響應(yīng)速度以及處理力度往往會(huì)對(duì)處理效果產(chǎn)生重大的影響。某一個(gè)檔案館勢單力薄，僅僅憑借其自身的力量，由于人力、物力等方面的不足，難以進(jìn)行有效的應(yīng)對(duì)，往往會(huì)導(dǎo)致其對(duì)災(zāi)害的處理有一定的滯后性，對(duì)檔案館中的檔案產(chǎn)生更大的影響。

加強(qiáng)檔案館與相關(guān)機(jī)構(gòu)的共建關(guān)系，在緊急情況下，可以從相關(guān)共建單位獲得更多的人力、物力上的支持，從而有效地提升檔案館對(duì)各種緊急情況下的反應(yīng)速度和應(yīng)對(duì)能力，降低各種災(zāi)害事件對(duì)檔案館產(chǎn)生的不良影響。

二、檔案館構(gòu)建共建關(guān)系應(yīng)把握的幾點(diǎn)原則

1、服務(wù)于檔案館建設(shè)，利于檔案工作原則

檔案館在構(gòu)建自身的共建關(guān)系時(shí)應(yīng)該把有利于檔案館建設(shè)，開展好檔案工作作為首要原則。對(duì)于檔案部門來說，“合作圈”的數(shù)量自然是越多越好，合作單位的職能范圍也當(dāng)然是越廣越好。但是這并不意味著檔案部門不對(duì)自己的合作對(duì)象及職能拓展方向有所界定和挑選。只有選準(zhǔn)選對(duì)合作單位和職能拓展方向，拓展之路才能越走越寬。

檔案館是非盈利性機(jī)構(gòu)，檔案館的共建協(xié)作關(guān)系應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，選擇好合作對(duì)象，以取得良好的社會(huì)效益和自身美譽(yù)度為目標(biāo)，構(gòu)建有利于自身發(fā)展的“合作圈”，減輕檔案館發(fā)展過程中的阻力，做到服務(wù)于人，有利于我，實(shí)現(xiàn)雙贏。

2、平等互惠互利的原則

所謂的“平等互惠互利”原則是指要兼顧檔案館與其他機(jī)構(gòu)的雙方利益，在平等的地位上使雙方互惠互利。這種共建協(xié)作關(guān)系不能單純追求檔案館單方面的利益，應(yīng)該強(qiáng)調(diào)主體與客體之間雙方面的權(quán)利和義務(wù)。在一般情況下，構(gòu)建檔案館自身的“合作圈”，應(yīng)該是立足于檔案館自身的實(shí)際情況，以及自身工作的需要，使合作雙方產(chǎn)生利益上的共鳴。這樣更能激發(fā)合作雙方之間的合作誠意。若僅對(duì)一方有利，則另一方必然在工作過程中有著很大的被動(dòng)性或承受一定的損失，最終導(dǎo)致合作的破裂。

3、經(jīng)常性維護(hù)與經(jīng)常性宣傳原則

檔案館擁有了自身的合作圈以后，還應(yīng)該確保自己合作圈內(nèi)相關(guān)成員信息的實(shí)時(shí)更新和可用性。針對(duì)各自所具有的責(zé)任和應(yīng)該履行的義務(wù)，經(jīng)常性的開展有利于加強(qiáng)合作雙方之間共建關(guān)系的活動(dòng)。定期的舉辦和組織各種活動(dòng)，保持經(jīng)常性的業(yè)務(wù)來往。并做好對(duì)各種活動(dòng)和業(yè)務(wù)來往的宣傳報(bào)道，營造一個(gè)良好的共建氛圍。

三、檔案館應(yīng)該注重的幾種共建關(guān)系

檔案館可以擁有的共建關(guān)系是多種多樣的，檔案館應(yīng)該根據(jù)自己的實(shí)際需要擇情開展。

1、檔案館與保險(xiǎn)公司之間的協(xié)作關(guān)系

災(zāi)害事故的預(yù)防及災(zāi)后的搶救，經(jīng)費(fèi)安排是一個(gè)重要的問題，是其獲得成功的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。投保可以作為提供緊急情況下獲得資金的一種方式，但必須在保險(xiǎn)項(xiàng)目中明確這一點(diǎn)。保險(xiǎn)界絕大多數(shù)情況下一般看重?fù)p失，而檔案材料所具有的“獨(dú)一份”特性，完全有必要把應(yīng)急反應(yīng)和災(zāi)后搶救的費(fèi)用考慮進(jìn)去。檔案館應(yīng)該與保險(xiǎn)公司保持經(jīng)常的業(yè)務(wù)關(guān)系，協(xié)助他們了解館內(nèi)建筑的改裝及館藏情況的改變。協(xié)商在檔案館自身所能負(fù)擔(dān)且在當(dāng)?shù)乇ｋU(xiǎn)公司承保范圍內(nèi)的保險(xiǎn)項(xiàng)目，例如：珍貴檔案的賠償標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)生事故后所產(chǎn)生的人工及設(shè)備費(fèi)用、恢復(fù)及保存所需雇請(qǐng)專家的費(fèi)用、外租冷凍和干燥設(shè)備、建筑物修理、架子、電氣設(shè)備及家具等設(shè)備的更換等。加強(qiáng)與保險(xiǎn)公司的合作，為受損檔案爭取更多的修復(fù)經(jīng)費(fèi)來源，這無疑是擴(kuò)展了檔案的安全空間，給檔案多了一層保護(hù)。

2、檔案館與自身業(yè)務(wù)單位之間的協(xié)作關(guān)系

檔案館與自身業(yè)務(wù)單位之間的協(xié)作關(guān)系主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門之間的關(guān)系、與業(yè)務(wù)歸檔單位之間的關(guān)系以及與利用者和捐贈(zèng)者的關(guān)系。

協(xié)調(diào)好檔案館與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的關(guān)系，可以給檔案館的各項(xiàng)工作帶來極大的便利，特別是在資金上的保證與支持，保證在緊急情況下救災(zāi)資金的到位；與歸檔單位的共建關(guān)系融洽了檔案館與歸檔單位的關(guān)系，有利于檔案收集工作的開展，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)；與利用者和捐贈(zèng)者的關(guān)系，給利用者提供讓他們滿意的服務(wù)，則當(dāng)災(zāi)害發(fā)生后，他們就是一支潛在的志愿營救隊(duì)伍，而捐贈(zèng)者所捐贈(zèng)的檔案也是檔案館檔案的一個(gè)重要來源，減少珍貴檔案資源的流失。

3、檔案館與災(zāi)害預(yù)測監(jiān)控部門的共建關(guān)系

各個(gè)地區(qū)都有一定級(jí)別的災(zāi)害預(yù)測監(jiān)控部門，如地震局、氣象臺(tái)等。檔案館加強(qiáng)與這些單位的合作可以使檔案館了解各種發(fā)生災(zāi)害的概率情況，從而確定防治重點(diǎn)。這些災(zāi)情預(yù)測監(jiān)控系統(tǒng)是檔案館工作轉(zhuǎn)入非常時(shí)期的“觸發(fā)端”，可以為檔案館的工作贏取寶貴的時(shí)間，在一定程度上掌握救災(zāi)工作的主動(dòng)權(quán)，并為檔案部門防災(zāi)治災(zāi)工作提供指導(dǎo)。

4、檔案館與消防部門等緊急服務(wù)部門的共建關(guān)系

消防部門具有專業(yè)的消防知識(shí)，加強(qiáng)消防部門與檔案館的共建關(guān)系，可以使檔案館得到專業(yè)的消防指導(dǎo)，使本單位的消防工作達(dá)到專業(yè)水平，并可以請(qǐng)消防部門定期對(duì)檔案館的消防設(shè)備進(jìn)行檢測和維護(hù)。檔案館要緊密依靠所在地的消防部門，和他們保持經(jīng)常性的聯(lián)系、接受他們的檢查和指導(dǎo)，并成立業(yè)余消防組織，并對(duì)其隊(duì)員進(jìn)行必要的技術(shù)訓(xùn)練，掌握滅火設(shè)備操作知識(shí)和滅火的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，以應(yīng)付火災(zāi)或其他各種緊急情況。

5、檔案館與設(shè)備生產(chǎn)廠家以及相關(guān)設(shè)備擁有機(jī)構(gòu)的共建關(guān)系

檔案館與有關(guān)設(shè)備生產(chǎn)廠家之間建立良好的共建關(guān)系，便于了解最新技術(shù)的進(jìn)展。還可以經(jīng)常性的咨詢專家的意見，來確定檔案館現(xiàn)在所使用或?qū)⒁M(jìn)的設(shè)備是否適當(dāng)。對(duì)檔案館現(xiàn)在使用的設(shè)備進(jìn)行維護(hù)或進(jìn)行升級(jí)更新，確保檔案館中各種設(shè)備維持在一個(gè)良好的性能狀態(tài)上。同時(shí)也便于設(shè)備的維護(hù)以及在設(shè)備出現(xiàn)故障的情況下能夠及時(shí)地修復(fù)，保證業(yè)務(wù)的連續(xù)性。

另外，檔案館由于自身?xiàng)l件的限制，不可能擁有所有的相關(guān)設(shè)備。因此，在一些突發(fā)事件出現(xiàn)以后，可能需要租用一些較為昂貴的設(shè)備，如商用/工業(yè)用冷凍設(shè)備，這些設(shè)備用于接收、冷凍和儲(chǔ)藏濕的資料。如果檔案館沒有專門的冷凍設(shè)備，可以考慮試用食品提供機(jī)構(gòu)、肉店以及超市所用的冷凍設(shè)備，考慮與這類機(jī)構(gòu)簽署協(xié)議，以確保在急需情況下冷凍空間的可利用性。

6、檔案館與運(yùn)輸公司的共建關(guān)系

檔案館等文化機(jī)構(gòu)，一般不會(huì)有較大的運(yùn)輸能力。但是在一些緊急情況下，如將濕的資料運(yùn)至冷凍設(shè)備處或者將處于危險(xiǎn)狀態(tài)下的資料進(jìn)行大規(guī)模的轉(zhuǎn)移，以檔案館自身的運(yùn)輸能力顯然是不能滿足實(shí)際的需求。這就需要檔案館以外的運(yùn)力的支持。我們可以與運(yùn)輸公司建立良好的業(yè)務(wù)關(guān)系，一旦有緊急情況出現(xiàn)，可以在短時(shí)間內(nèi)獲得大量的運(yùn)輸能力，為檔案的搶救爭取更多的時(shí)間。并同運(yùn)輸公司協(xié)商多功能的服務(wù)，例如對(duì)于遭受水災(zāi)的資料如果距離較遠(yuǎn)，可以考慮租用運(yùn)輸公司的冷凍設(shè)備。公務(wù)員之家

7、檔案館與一些技術(shù)公司的共建關(guān)系

計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入到社會(huì)生活的各個(gè)方面，檔案事業(yè)的快速發(fā)展也得益于這種新技術(shù)的引入。但是，在得到計(jì)算機(jī)技術(shù)所帶來的便利條件的同時(shí)，檔案館也承受著由這一技術(shù)所帶來的風(fēng)險(xiǎn)，如由于病毒、軟件以及硬件因素所導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失等。這就需要加強(qiáng)檔案館與一些專業(yè)的數(shù)據(jù)恢復(fù)公司的協(xié)作。與檔案館以外的一些專業(yè)修裱公司的合作，加強(qiáng)技術(shù)交流，可以在緊急情況下，得到有效的人力、物力以及技術(shù)的支持。

8、檔案館與院校教學(xué)單位以及科研單位的共建關(guān)系

通過不同的形勢加強(qiáng)檔案館與院校等教學(xué)單位以及科研單位的共建，特別是高校檔案專業(yè)的本科生及研究生，構(gòu)建起“產(chǎn)學(xué)研一體化”的合作體系。此舉是一舉多得，一是加強(qiáng)了高校教學(xué)質(zhì)量，學(xué)生得到了工作實(shí)踐的鍛煉，提高了大學(xué)生的動(dòng)手能力和綜合素質(zhì)；二是科研成果有了實(shí)踐場所，使檔案科研工作更能夠貼近檔案館的需求，適合檔案工作的需要；三是充分利用地方大學(xué)的人力資源優(yōu)勢，彌補(bǔ)檔案館人手不夠、工作量大的矛盾，促進(jìn)檔案館工作得到較大的發(fā)展，同時(shí)也是檔案館發(fā)現(xiàn)人才，補(bǔ)充必要的專業(yè)人才的好機(jī)會(huì)。

9、檔案館與志愿者團(tuán)隊(duì)的共建關(guān)系

組織一支可以服務(wù)于檔案館的志愿者隊(duì)伍，用于緊急情況的處置，是檔案館應(yīng)對(duì)緊急情況的可靠的應(yīng)對(duì)力量保證和來源。構(gòu)建志愿者團(tuán)隊(duì)時(shí)應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：一是人員來源的多元化，如：員工的母校、大學(xué)里的學(xué)生，檔案館周邊單位的人員及群眾等；二是人員性質(zhì)的多元化，檔案館的志愿者團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該包含各種專業(yè)技術(shù)特長的人員，如：能對(duì)營救和修復(fù)提出建設(shè)性意見的專家、結(jié)構(gòu)工程師和建筑師等；三是加強(qiáng)與志愿者團(tuán)隊(duì)的聯(lián)系與互動(dòng)，及時(shí)的更新志愿者團(tuán)隊(duì)人員的聯(lián)系方式，并及時(shí)的補(bǔ)充相關(guān)人員，如果需要的話，讓他們參與培訓(xùn)和演習(xí)，保證志愿者人員的可使用率。

10、檔案館與新聞媒體等宣傳機(jī)構(gòu)之間良好的共建關(guān)系

新聞媒體等宣傳機(jī)構(gòu)是檔案館面向社會(huì)的一個(gè)重要窗口，檔案館應(yīng)該要充分利用媒體的作用來宣傳自己，提高知名度，擴(kuò)大社會(huì)影響。在檔案館的工作人員中間設(shè)立“新聞聯(lián)絡(luò)官”，保持與媒體的聯(lián)系，確保信息的暢通。并定期向媒體消息，使群眾了解檔案館的工作動(dòng)態(tài)，激起人們對(duì)檔案的關(guān)注以及檔案意識(shí)的提升。另外，在緊急情況下，可以通過媒體適當(dāng)引導(dǎo)大眾，以獲得廣泛的支持和同情，尋得潛在的捐贈(zèng)者，獲得款項(xiàng)用于修復(fù)重建等。

11、檔案館與其他檔案館以及圖書館、博物館等文化機(jī)構(gòu)的共建關(guān)系

檔案館與這些機(jī)構(gòu)之間可以實(shí)現(xiàn)多方面、多層次上的協(xié)作。這樣做的話，可以獲得如下益處：一是加強(qiáng)資源的互通有無，合理配置資源，分享“危機(jī)應(yīng)對(duì)計(jì)劃”中的信息，分享各館的人才資源，分享設(shè)備的成本（比如多家單位共同出資購買風(fēng)扇、冷凍設(shè)備，共同使用），避免由于有關(guān)資源的重復(fù)建設(shè)而帶來的浪費(fèi)。二是構(gòu)建災(zāi)害情況下的聯(lián)合應(yīng)對(duì)體系。災(zāi)害降臨時(shí)，多家單位可以互相提供幫助。這樣可以集中人力、專家、設(shè)備以及館舍面積，從而有利于修復(fù)工作的開展。三是建立跨區(qū)域的檔案館聯(lián)盟，增強(qiáng)檔案館館際交流與協(xié)作，促進(jìn)落后地區(qū)檔案館建設(shè)的發(fā)展，增強(qiáng)災(zāi)害以及危機(jī)事件的應(yīng)對(duì)能力，提升檔案館的整體形象和影響力。

參考文獻(xiàn)：

1、王振耀、田小紅：《中國自然災(zāi)害應(yīng)急救助管理的基本體系》，《新華文摘》2006年第23期。

2、鄭宏遠(yuǎn)等：《檔案部門如何經(jīng)營好自身的社會(huì)關(guān)系》，《檔案學(xué)通訊》2006年第4期。

3、霍漢平：《校企合作共建實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)基地的實(shí)踐與探索》，《教育與職業(yè)》2005年第29期。

4、王保國：《從邊際關(guān)系談綜合檔案館的自身建設(shè)》，《山西檔案》2002年第4期。

5、宋建玲、馬學(xué)強(qiáng)：《檔案員應(yīng)該協(xié)調(diào)好三種關(guān)系》，《中國檔案》2002年第9期。

6、國家檔案局外事辦公室，《檔案館災(zāi)害預(yù)防指南（之二）》，《中國檔案》1999年第2期。