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廣播電視檔案的電子信息化管理方法分析

工程信息是廣播電視系統檔案當中的一個重要內容,因此要重視管理工程信息檔案。當建成系統發射臺時,會累積下大量文件,在文件當中記載著建設工程時的經驗以及成就等,因此此類文件具有較高的參考價值以及保存價值,要重視存檔管理。具體方法如下:人工完成收集資料的工作,同時保證收集好的資料具備完整性與真實性的特征;收集好之后,將電視廣播系統的特征作為依據,對工程資料進行規范的、科學的整理;隨后將檔案目錄,包括主題、分類以及案卷目錄編制到計算機內部的數據庫當中,利用數據庫的管理功能實現電子信息化管理[2」。對檔案原件進行相應的轉化,使之成為二次信息;同時按照數據庫當中的特定格式輸入原始信息;根據人工指令將信息的索引以及目錄等輸入到數據庫中,從而高效管理接收檔案、檢索檔案、借閱檔案以及歸還檔案等工作。存儲音像檔案的載體通常為磁性材料,但磁性材料容易受到多種環境因素,如熱源、光源等的影響,材料自身也存在著缺陷;因此,在保存音像檔案時,需要嚴格控制溫度以及濕度。此外,新式播放設備也有可能無法讀取一些老式的存儲載體,這將會給嚴重干擾正常管理工作。為了克服以上缺陷,提高管理質量,則應采用數字化的方式存儲音像檔案。在計算機當中,應建立起專門管理音像檔案的數據庫,以方便于大量存儲音像數據;還應保證數據庫具有一定的安全防御機制,以免數據信息被外部人員竊取作非法用途;在數據庫當中存儲音像數據時,要做到格式統一,并將便于用戶查詢作為管理的基本原則。另一方面應在管理系統當中設計出檢索程序以及下載程序,以便使用戶能夠快速獲取所需的片段資料以及鏡頭資料,進而使管理音像資料的效率得到大幅度的提高。還要注意對音像檔案進行規范管理,根據電視廣播行業的特點,對收集音像檔案、整理音像檔案以及借閱音像檔案的方法進行完善,并建立起使用電子管理系統的相關規章與制度;從而保證合理使用檔案、科學規范管理檔案,以免音像資源被浪費或無端流失。檢索以及借閱檔案是檔案管理當中的一個重要內容,為了便于檢索與借閱,采用計算機當中的數據庫系統進行管理勢在必行。可以根據文件外形特征以及文件內容設計出相應的檢索系統。在檢索系統當中應包括文件的卷號、目錄號、縮微號、全宗號以及分類號等,將以上文件信息連同保管的期限、附注以及密級等管理項目輸入到計算機的既定卡片當中;隨后采用計算機對以上資料進行整理,使之成為能夠存儲于移動數據庫的格式,從而方便于高效檢索。總而言之,采用計算機對檔案進行檢索,能夠實現多途徑利用檔案以及高效利用檔案。在借閱檔案方面,應確保管理系統能夠有效控制借閱工作,只允許借閱人員在計算機當中閱讀所需的文件,而不允許將文件帶走閱讀,以便完善檔案的保密工作。

完善廣播電視檔案的電子信息化管理策略

在制作以及處理電子文件時,都需要用到計算機;因此計算機的軟件以及硬件設備性能將會對檔案管理造成影響。對此,要保證硬件設備實現正常運行;并安排專人對管理軟件進行監控,在設置管理系統的密碼時,應確保專人操作。此外,還要將殺毒軟件安裝于計算機當中,并定期對計算機以及數據庫進行殺毒,從而預防病毒入侵,避免數據信息泄露,對檔案安全造成威脅。因為采用電子信息化的方式對文件進行管理,需要將文件變為電子檔案;而計算機當中的電子檔案容易遭到人為因素或其他因素的破壞。所以在管理檔案時,應制定出科學的備份方案,以便在部分文件遭到破壞時,能夠迅速啟用備份,盡快恢復數據信息。在制定備份方案時,應根據電視廣播系統的實際情況,從而保證備份的有效性以及實用性。在存儲備份文件時,應按照保密類型文件保存的方式進行處理。因為電子檔案存在著特殊性,當計算機的軟件環境以及硬件設施出現故障時,則會危害到檔案的完整性;再加上病毒入侵以及操作失誤等問題的出現,將可能會給檔案資料帶來嚴重損失。而紙質檔案可以實現長期保存,且真實性較強;對此,可以通過管理紙質檔案來避免以上問題可能導致的危害。將紙質管理與電子管理兩種方法結合起來即為理想的檔案管理手段。筆者通過查閱相關資料發現,目前對紙質文件以及電子文件進行歸檔與管理時,多采用了兩種方式。具體內容如下:同時對磁介質以及紙介質進行歸檔,且保證兩套檔案具有相同的內容;一旦電子檔案出現異常,即可以采用紙質檔案使其恢復正常。筆者建議,在管理好電子文件的同時,也應管理好紙質文件,從而保證檔案可以得到永久的以及安全的使用。

目前,網絡技術以及計算機通信技術已經得到了高速發展,這不僅為檔案管理效率的提高提供了較好的條件,同時也帶來了許多數據安全隱患,因此要深入研究電子信息化條件下的管理方式,認真總結在實踐當中所獲得的管理經驗,以便完善廣播電視系統當中的檔案服務。

本文作者：王群工作單位：煙臺廣播電視臺