導(dǎo)語：企業(yè)檔案管理體制與模式研究3篇一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一篇

1數(shù)字檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

數(shù)字檔案管理是隨著信息化技術(shù)的變革而逐步發(fā)展起來的，國(guó)內(nèi)外均是在20世紀(jì)80年代進(jìn)入了系統(tǒng)化研發(fā)快速發(fā)展階段。到了90年代，數(shù)字檔案應(yīng)用日趨增多，需求也呈現(xiàn)多樣化。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、中間件技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、海量存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，形成了數(shù)字檔案管理平臺(tái)的概念，極大提高系統(tǒng)的可靠性。

1.1國(guó)外發(fā)展現(xiàn)狀

美、英等發(fā)達(dá)國(guó)家在20世紀(jì)90年代中期已經(jīng)開展了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的研究和實(shí)踐。通過NARA（美國(guó)檔案文件署）網(wǎng)站，可以檢索到包括10個(gè)總統(tǒng)圖書館在內(nèi)的200多個(gè)檔案館的數(shù)字化檔案。國(guó)外，有包括IBM、HP在內(nèi)的眾多廠家和研究機(jī)構(gòu)在研究和開發(fā)基于OAIS標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

1.1.1基于服務(wù)信息化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

20世紀(jì)90年代,英國(guó)國(guó)家檔案館為了履行安全保管和提供利用電子文件的義務(wù)，實(shí)施了兩項(xiàng)計(jì)劃，一項(xiàng)是針對(duì)政府機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的電子文件的EROS(E1ectronicRecordsOelceSystem)；另一項(xiàng)就是NDAD。NDAD是為了保存和利用結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)集(DATASET)而提供的整套系統(tǒng)和服務(wù)，由倫敦大學(xué)計(jì)算機(jī)中心和倫敦大學(xué)圖書館建設(shè)和維護(hù)。NDAD的主要功能包括：接受、存儲(chǔ)、保管政府部門產(chǎn)生的需要永久保存的數(shù)據(jù)集(比如每年的農(nóng)業(yè)人口普查、犯罪統(tǒng)計(jì)、污染土地面積的報(bào)告等)，并且提供利用。1998年3月，NDAD作為一項(xiàng)服務(wù)向社會(huì)推薦。公眾可以通過網(wǎng)站訪問某些政府部門的一手?jǐn)?shù)據(jù)和背景材料。為了提高服務(wù)質(zhì)量，NDAD還提供了隨時(shí)報(bào)道數(shù)據(jù)變化和發(fā)展的在線新聞服務(wù)。NDAD項(xiàng)目主要側(cè)重于數(shù)字部藏的信息服務(wù)，雖然它也在網(wǎng)站和系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)上兼顧了數(shù)字檔案的保管問題。但該項(xiàng)目對(duì)電子文件真實(shí)性、完整性、長(zhǎng)期可讀等問題的研究并不深入，而且該項(xiàng)目中的數(shù)據(jù)種類相對(duì)單一(主要是結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù))。這兩個(gè)因素都在一定程度上降低了該項(xiàng)目的示范作用。

1.1.2基于整體職能信息化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

其中最具代表性的就是美國(guó)國(guó)家文件和檔案管理局(NARA)組建的電子文件檔案管理系統(tǒng)(ERA，E1ectronicRecordArchives)。與NDAD相比，ERA更側(cè)重于電子文件和數(shù)字文獻(xiàn)的各項(xiàng)管理技術(shù)研究。20世紀(jì)90年代末以來，美國(guó)國(guó)家檔案和文件管理局發(fā)現(xiàn)其收集的電子文件種類日益豐富，除了數(shù)據(jù)文件、數(shù)據(jù)庫(kù)之外，還有電子郵件、地理空間數(shù)據(jù)、數(shù)字影像等等結(jié)構(gòu)復(fù)雜的數(shù)據(jù)，電子檔案管理的難度和復(fù)雜程度今非昔比。此外公眾迫切希望能夠通過在線的方式獲取國(guó)家檔案館中保存的電子文件。這些壓力和挑戰(zhàn)促使美國(guó)國(guó)家檔案和文件管理局決定自2000年起建立一個(gè)自動(dòng)化程度很高的集成系統(tǒng)，在實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源提供利用的同時(shí)，管理、維護(hù)各種類型電子文件，保證其真實(shí)、完整和長(zhǎng)期可讀。該項(xiàng)目就是電子文件檔案館。美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理局希望能夠設(shè)計(jì)一個(gè)接收、保管和提供利用的系統(tǒng)，它不只是軟件系統(tǒng)，還包括政策、工作流程、標(biāo)準(zhǔn)和必需的技術(shù)等。與NDAD不同，電子文件檔案管理系統(tǒng)立足于解決任何類型的電子文件（而不僅限于結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)）對(duì)特定硬件和軟件的依賴問題，其職責(zé)就是不管多長(zhǎng)時(shí)間，只要社會(huì)需要，就能夠提供可讀和有效的電子文件。

1.1.3基于物理實(shí)體場(chǎng)所的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)ERA的設(shè)計(jì)過程中，專家們已經(jīng)考慮到場(chǎng)所的問題。但就目前來看，ERA項(xiàng)目目前看來還是屬于一個(gè)集成系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)于新場(chǎng)所建筑可能會(huì)在項(xiàng)目成熟之后開始籌劃。英國(guó)的NDAD也是一個(gè)系統(tǒng)，是一個(gè)沒有考慮實(shí)體建筑的數(shù)字檔案場(chǎng)所項(xiàng)目。但國(guó)際檔案界對(duì)電子文件、數(shù)字信息保管的研究中開始出現(xiàn)一種新的呼聲—基于新型的現(xiàn)代化建筑的檔案保管策略。這樣的建筑可能會(huì)更多地考慮合理的網(wǎng)絡(luò)布線，嚴(yán)格的保管環(huán)境和技術(shù)環(huán)境等要素。這類數(shù)字檔案場(chǎng)所將立足于解決各類電子文件的管理問題，包括電子郵件、網(wǎng)站文件和政府的數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。

1.2國(guó)內(nèi)發(fā)展現(xiàn)狀

我國(guó)的檔案信息化建設(shè)從20世紀(jì)80年代末，國(guó)內(nèi)使用小型計(jì)算機(jī)管理檔案機(jī)讀目錄開始起步，之后發(fā)展到使用微機(jī)利用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)開展信息檢索，再到利用多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展現(xiàn)代意義的信息服務(wù)利用，檔案信息化建設(shè)經(jīng)歷了摸索實(shí)踐、建立理論、逐步深入的復(fù)雜過程，國(guó)家檔案局從1996年對(duì)電子檔案管理進(jìn)行了一系列的研究。1999年，國(guó)家檔案局和深圳市檔案館提出了建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)想。2000年又把“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)工程研究與開發(fā)”作為全國(guó)重點(diǎn)檔案科技攻關(guān)計(jì)劃下達(dá)給深圳市檔案局與國(guó)家檔案局科研所共同承擔(dān)，并將其列入國(guó)家檔案局的“十五”規(guī)劃。國(guó)內(nèi)的研究機(jī)構(gòu)主要掛靠大中院所，僅僅停留在理論層面的分析，部分也在做一些測(cè)試和研究，軟件廠商的理論整體實(shí)力偏弱但技術(shù)實(shí)力相對(duì)比較強(qiáng)。國(guó)內(nèi)的大多數(shù)軟件廠商由于投入較少，而且缺乏理論研究的實(shí)力，在高端產(chǎn)品方面推出的產(chǎn)品很難適應(yīng)客戶的需求，而在低端產(chǎn)品方面卻過度競(jìng)爭(zhēng)。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)將立檔單位檔案室與其他部門結(jié)合起來，以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件平臺(tái)和安全控制手段為基礎(chǔ)，為各級(jí)各類工作人員提供綜合信息服務(wù)的虛擬的檔案館（室）集群。所以數(shù)字檔案系統(tǒng)主要面對(duì)的客戶群體是國(guó)家機(jī)關(guān)、大型企事業(yè)單位，從這種意義上的數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)是國(guó)家數(shù)字檔案的信息基礎(chǔ)，具有時(shí)效性和現(xiàn)實(shí)性。中國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，給信息化建設(shè)帶來了巨大的發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)管理的需求非常旺盛，當(dāng)前的矛盾不是需求不足，而是開發(fā)出來的產(chǎn)品是否達(dá)到了技術(shù)先進(jìn)、功能滿足客戶的實(shí)際需求，是否能更好為客戶服務(wù)。

2集團(tuán)化企業(yè)數(shù)字檔案管理的相關(guān)概念

2.1集團(tuán)化企業(yè)概念與特點(diǎn)

集團(tuán)化企業(yè)是指由一定數(shù)量企業(yè)以互相之間在經(jīng)營(yíng)方面形成穩(wěn)定協(xié)作關(guān)系為基礎(chǔ)，在一個(gè)統(tǒng)一機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)下，依據(jù)一定原則組成的企業(yè)群體。它以一個(gè)或若干企業(yè)為核心，通過控股、企業(yè)合同或其他方式，使核心企業(yè)控制一系列從屬企業(yè)，從而形成眾多企業(yè)的結(jié)合體。在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部，核心企業(yè)也被稱為控制企業(yè)，從屬企業(yè)被稱為被控制企業(yè)。集團(tuán)化企業(yè)是指企業(yè)以產(chǎn)權(quán)為紐帶，優(yōu)勢(shì)產(chǎn)品為龍頭，骨干企業(yè)為核心，將產(chǎn)品關(guān)聯(lián)度強(qiáng)的眾多企業(yè)，通過資產(chǎn)的合并、兼并、劃轉(zhuǎn)等途徑，組成新的更大的企業(yè)群體，對(duì)現(xiàn)有存量資產(chǎn)進(jìn)行重新配置，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化生產(chǎn)，規(guī)模化經(jīng)營(yíng)，形成新的規(guī)模優(yōu)勢(shì)。

2.2數(shù)字檔案管理的定義及其內(nèi)容

數(shù)字檔案管理，即利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)通過計(jì)算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)檔案管理的過程，通過數(shù)字檔案管理方式能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)的管理方式無法完成的更多的功能，有時(shí)甚至改變傳統(tǒng)的管理方式，如文檔一體化的管理、歸檔文件整理方法改革、模糊檢索、館室銜接、網(wǎng)絡(luò)管理等，以前大量的手工操作和重復(fù)勞動(dòng)有計(jì)算機(jī)一次完成，并使看似無關(guān)的工作通過計(jì)算機(jī)有機(jī)地聯(lián)系在一起，因此需要檔案管理人員沖破傳統(tǒng)的條條框框，培養(yǎng)邏輯思維的能力，才能從根本上提供工作效率，減輕一線檔案專兼職管理人員的工作量。

3集團(tuán)化企業(yè)加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的必要性

3.1貫徹落實(shí)國(guó)家相關(guān)文件和通知要求的必然舉措

隨著信息化的不斷推進(jìn)，國(guó)家越來越重視檔案管理部門的信息化建設(shè)，有關(guān)部門多次發(fā)文要求加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。國(guó)家檔案局于2002年頒布的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》就提出：在“十五”期間，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息、服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊(duì)伍建設(shè)。《中共中央辦公廳國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》中辦發(fā)（2004)34號(hào)）明確要求“要加快以傳統(tǒng)載體保存的公文、檔案、資料等信息資源的數(shù)字化進(jìn)程”。2005年，《國(guó)家檔案局中央檔案館關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》要求“有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程。優(yōu)先完成文件級(jí)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)采集任務(wù)。逐步推進(jìn)全文信息采集。加強(qiáng)檔案部門內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，開發(fā)和應(yīng)用統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)，建立館藏檔案的規(guī)范化管理和利用平臺(tái)”，并“充分利用網(wǎng)絡(luò)提供利用服務(wù)”以及“構(gòu)建政府內(nèi)部檔案信息共享平臺(tái)”。2007年《國(guó)家檔案局、中央檔案館關(guān)于開展檔案事業(yè)發(fā)展綜合評(píng)估工作的通知》中對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了很高的要求，將檔案信息化作為檔案工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

3.2依法管理檔案事業(yè)的需要

依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定，各級(jí)檔案館應(yīng)當(dāng)依法保管包括電子文件在內(nèi)的所有載體的信息，成立數(shù)字檔案館，并以檔案館為依托，能夠使信息真正成為各類應(yīng)長(zhǎng)期和永久保存的電子政務(wù)信息的最終集結(jié)地。

3.3有效保存企業(yè)發(fā)展進(jìn)程，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供支撐

隨著信息化建設(shè)的大力推進(jìn)，集團(tuán)化企業(yè)將逐步實(shí)現(xiàn)辦公和生產(chǎn)的網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化，這將產(chǎn)生大量的電子文件，如果不能及時(shí)收集、歸檔這些電子文件，容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)遺失、毀損，影響利用，造成事實(shí)上的“失憶企業(yè)”。保存歷史、維護(hù)歷史的真實(shí)面貌是企業(yè)的責(zé)任，企業(yè)有必要采取包括技術(shù)手段在內(nèi)的一切措施來保存歷史、延續(xù)企業(yè)發(fā)展的記憶，保管企業(yè)發(fā)展發(fā)展過程中的具有保存價(jià)值的檔案。建設(shè)數(shù)字檔案管理，規(guī)范電子文件歸檔、管理和利用，正是眾多技術(shù)手段中最行之有效的措施。

3.4降低企業(yè)管理成本，提供檔案管理工作效率

電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案，其保管條件、運(yùn)作成本要求較低，成立數(shù)字檔案館及時(shí)對(duì)各單位形成的電子檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，將比各單位的分散保管要節(jié)約大量成本，減少重復(fù)勞動(dòng)，且易于專業(yè)化管理。

4集團(tuán)化企業(yè)走出數(shù)字檔案管理困境的對(duì)策

建設(shè)一個(gè)統(tǒng)一的覆蓋集團(tuán)公司總部、區(qū)域公司及基層電廠的企業(yè)級(jí)數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)納入歸檔范圍的各種電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用等全檔案業(yè)務(wù)流程的管理全新的企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團(tuán)化企業(yè)走出數(shù)字檔案管理困境的良方。

4.1全面的企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容

企業(yè)數(shù)字檔案館=基礎(chǔ)設(shè)施+基礎(chǔ)資源+應(yīng)用系統(tǒng)+規(guī)章制度和相關(guān)人才。其中：規(guī)章制度=標(biāo)準(zhǔn)化＋科學(xué)管理模式+配套制度規(guī)范。基礎(chǔ)設(shè)施=企業(yè)網(wǎng)絡(luò)+服務(wù)器系統(tǒng)+存儲(chǔ)系統(tǒng)＋微機(jī)＋數(shù)字化設(shè)備；基礎(chǔ)資源=現(xiàn)行歸檔文件＋館藏檔案+文件+資料等等，數(shù)字信息表現(xiàn)形式可以有圖形圖像文件、字處理文件+視頻數(shù)據(jù)文件等等；應(yīng)用系統(tǒng)=系統(tǒng)平臺(tái)軟件＋檔案信息管理應(yīng)用軟件＋其它應(yīng)用系統(tǒng)接口＋其它產(chǎn)品和技術(shù)的集成；相關(guān)人才=檔案專業(yè)人才+信息技術(shù)人才。

4.1.1制度規(guī)范建設(shè)

通過規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和流程實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，這是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)和依據(jù)，同時(shí)通過應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)使標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范得以落實(shí)，而各項(xiàng)制度則是系統(tǒng)成功應(yīng)用的保障，它們是相輔相成的關(guān)系。將電子文件命名規(guī)則、各角色職責(zé)的分工、數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、備份和安全管理規(guī)范、網(wǎng)上利用的規(guī)范、電子檔案的移交和接收規(guī)范等一系列規(guī)范嵌入檔案管理系統(tǒng)中，逐步提高檔案管理的規(guī)范化水平。例如：2010年前中電國(guó)際一系列檔案規(guī)章制度僅檔案人員熟知，其它管理人員基本不清楚。通過建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，全體人員都要熟知這些，否則文件移交歸檔工作、檔案查閱工作，你就完成不了。只有完善檔案規(guī)范化管理體系，數(shù)字檔案館的建設(shè)才有了基礎(chǔ)和目標(biāo)。

4.1.2基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是整個(gè)企業(yè)數(shù)字檔案館的物質(zhì)基礎(chǔ)，包含了網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)中心的建設(shè)、數(shù)字化加工中心的建設(shè)和檔案業(yè)務(wù)管理工作站的建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)中心是檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理的核心，不管是建立在檔案館還是由公司信息部門統(tǒng)一管理，都需要購(gòu)買和配置服務(wù)器組、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和備份設(shè)備、UPS電源、管理工作站等設(shè)備；數(shù)字化加工中心則是專門為館藏資源數(shù)字化提供服務(wù)的場(chǎng)所，需要有獨(dú)立的工作間配備各種輸入設(shè)備（文檔高速掃描儀、工程掃描儀、數(shù)碼照相、攝像設(shè)備等）、微機(jī)和多媒體轉(zhuǎn)換設(shè)備；檔案業(yè)務(wù)管理工作站的建設(shè)則提供了檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)和工作站，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的自動(dòng)化管理和實(shí)體的輔助管理（例如檔案的收集整理、目錄打印、借閱管理、庫(kù)房管理、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用等工作），需要購(gòu)買微機(jī)、打印和輸出設(shè)備。

4.1.3基礎(chǔ)資源建設(shè)

基礎(chǔ)資源是企業(yè)數(shù)字檔案館的主要管理內(nèi)容，是企業(yè)最寶貴的數(shù)據(jù)，基礎(chǔ)資源建設(shè)主要包括：館藏資源的數(shù)字化工作和現(xiàn)行文件的歸檔整理工作。其中，對(duì)現(xiàn)存大量歷史檔案，館藏資源的數(shù)字化工作可以通過數(shù)字化加工中心逐步實(shí)現(xiàn)這些歷史檔案的數(shù)字化加工，形成電子檔案數(shù)據(jù)，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)多媒體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，只是這項(xiàng)工作的工作量巨大，需要按照“由近到遠(yuǎn)”的原則分期分批實(shí)現(xiàn)。在明確歸檔的流程和要求，實(shí)現(xiàn)歸檔文件的前端控制，同時(shí)制定好相關(guān)系統(tǒng)的接口和數(shù)據(jù)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)與檔案系統(tǒng)的接口，這樣就可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件自動(dòng)歸檔的一體化管理。隨著信息系統(tǒng)的深入使用，將來會(huì)逐步積累形成檔案信息化平臺(tái)的基礎(chǔ)資源數(shù)據(jù)，而不再需要進(jìn)行數(shù)字化加工。上述基礎(chǔ)資源的建設(shè)也可以根據(jù)情況分步實(shí)施，根據(jù)實(shí)際情況逐步實(shí)現(xiàn)文書檔案、科技檔案、聲像檔案、多媒體檔案、實(shí)物檔案等類型的目錄建立和原文的數(shù)字化工作，同時(shí)形成全文檢索索引。

4.1.4應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心和關(guān)鍵部份，也是技術(shù)含量最高、最難實(shí)現(xiàn)的部份。應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)是在檔案管理規(guī)范和制度的指導(dǎo)和保障下、在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集、整理、管理、開發(fā)利用、信息服務(wù)等一系列工作的軟件系統(tǒng)。數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)主要包括平臺(tái)系統(tǒng)軟件建設(shè)、檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)、與其它應(yīng)用系統(tǒng)的接口開發(fā)和與其它產(chǎn)品和技術(shù)的集成等部份。其中，平臺(tái)系統(tǒng)軟件的建設(shè)需要與全公司信息化建設(shè)的技術(shù)路線保持一致，這樣易于管理和維護(hù)，主要應(yīng)該包括服務(wù)器的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和應(yīng)用服務(wù)器系統(tǒng)的選擇、購(gòu)買和部署，是數(shù)字檔案館系統(tǒng)的運(yùn)行支撐平臺(tái)。中電國(guó)際整個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用架構(gòu)，采用了集中/分布存儲(chǔ)架構(gòu)，以適應(yīng)不同單位不同的軟硬件應(yīng)用環(huán)境集中。如上圖所示，檔案管理系統(tǒng)分別部署在各個(gè)基層電廠，通過數(shù)據(jù)同步機(jī)制實(shí)現(xiàn)向區(qū)域公司的集中，區(qū)域公司再向總部上傳數(shù)據(jù)。這種方式適應(yīng)公司管理架構(gòu)的變化，即可以橫向及縱向的擴(kuò)展，即這樣就可以最大限度的保留現(xiàn)有投資，同時(shí)可以很容易的通過系統(tǒng)升級(jí)完成舊檔案管理系統(tǒng)向新一代數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的過渡，最大限度的實(shí)現(xiàn)了資源共享。另外還需要關(guān)注數(shù)字檔案館檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)模型。從檔案系統(tǒng)角度，存儲(chǔ)系統(tǒng)主要包括系統(tǒng)數(shù)據(jù)和檔案數(shù)據(jù)。從技術(shù)結(jié)構(gòu)上數(shù)據(jù)分為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，從內(nèi)容上數(shù)據(jù)分為系統(tǒng)元數(shù)據(jù)、檔案元數(shù)據(jù)、電子文件、全文索引等數(shù)據(jù)。

4.1.5人才隊(duì)伍建設(shè)

數(shù)字檔案館的建立和管理過程，緊緊伴隨著新知識(shí)和新技術(shù)的普及，所以各類相關(guān)人才的培養(yǎng)是該項(xiàng)目的開發(fā)、推廣應(yīng)用能否獲得成功的關(guān)鍵。因此，人才的培養(yǎng)一般應(yīng)遵循如下原則：1）做到有關(guān)人員對(duì)新技術(shù)新設(shè)備提前了解；2）針對(duì)不同對(duì)象分層次培養(yǎng)，做到崗位與知識(shí)技能相匹配。在建設(shè)過程中考慮培養(yǎng)的人員有：數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)字檔案館運(yùn)行管理等，同時(shí)要按崗位制定人員工作技術(shù)要求。數(shù)字檔案管理作為一種全新的檔案管理方式，體現(xiàn)了先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、先進(jìn)的思想文化和先進(jìn)生產(chǎn)力，是檔案管理人員向往的一種境界和目標(biāo)，是企業(yè)管理自身的需要，是檔案管理和企業(yè)管理的發(fā)展必然趨勢(shì)。我們要以“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”為指導(dǎo)思想，適應(yīng)信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求，以檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)為支撐，以檔案信息化規(guī)范建設(shè)為手段，以企業(yè)綜合檔案信息資源庫(kù)建設(shè)和文檔一體化管理系統(tǒng)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)和檔案信息安全措施建設(shè)為保障，以整合全公司檔案信息資源，一定可以實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與公司信息化整體建設(shè)同步協(xié)調(diào)、持續(xù)、快速發(fā)展。

作者：柳黎華俊張夢(mèng)湘工作單位：中國(guó)電力投資集團(tuán)公司中國(guó)電力國(guó)際有限公司中電投江西分公司景德鎮(zhèn)電廠

第二篇

一、現(xiàn)狀：目前企業(yè)人事檔案管理工作問題頻現(xiàn)

目前，我國(guó)企業(yè)人事檔案管理工作問題頻現(xiàn)，這些問題直接制約了企業(yè)人事檔案管理工作的發(fā)展，間接也影響了整個(gè)企業(yè)的生存與發(fā)展，尤其是為整個(gè)企業(yè)的人力資源管理工作帶來極大的障礙與困擾。

1、分類不科學(xué)，內(nèi)容很片面

首先，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的企業(yè)人事檔案分類很不科學(xué)，主要把檔案分為工人、干部和學(xué)生。但是，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，這種分類已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展和管理的需要。尤其是國(guó)有企業(yè)改革后，企業(yè)重組與人員分流，現(xiàn)代企業(yè)的人生檔案呈現(xiàn)了專業(yè)化、多元化、多樣化的趨勢(shì)給企業(yè)人事檔案的管理帶來了新的困難與挑戰(zhàn)。實(shí)際上，目前的科學(xué)分類可以分以下幾大類目：即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類等十大類目。其次，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的企業(yè)人事檔案的內(nèi)容既不夠充實(shí)也非常片面。主要表現(xiàn)為很多企業(yè)人事檔案中的表格化、公式化、空洞化的內(nèi)容材料比較多，而體現(xiàn)本人工作成績(jī)和品德才能的材料非常少，很難根據(jù)檔案去全面了解一個(gè)人的真正特點(diǎn)與特長(zhǎng)，起不到為企業(yè)人力資源管理服務(wù)的作用。

2、合作不積極，協(xié)同不配合

主要表現(xiàn)在企業(yè)的人事部門與檔案管理部門工作協(xié)調(diào)相脫節(jié)，聯(lián)系不緊密、配合不得力、合作不積極。因?yàn)橐话闫髽I(yè)的人事檔案管理部門不是一個(gè)獨(dú)立的實(shí)體部門，人事檔案的工作開展離不開本單位的人事部門的配合與協(xié)調(diào)。而原來的企業(yè)管理體制沒有理順兩者之間的關(guān)系與工作開展，因此，在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)發(fā)生許多人事檔案管理與人力資源管理相脫節(jié)、相沖突的情況。人事部門往往沒有把員工的最近信息交給檔案部門去保管，導(dǎo)致企業(yè)的人事檔案管理滯后的現(xiàn)象，不能提供企業(yè)所需要的員工的相關(guān)信息。

3、觀念不先進(jìn)，效率不明顯

計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的人事檔案管理思想對(duì)現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理部門的影響還非常大。人事檔案管理部門沒有及時(shí)學(xué)習(xí)和更新先進(jìn)的人事檔案管理思想與經(jīng)驗(yàn)，缺乏人事檔案部門的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，缺少檔案管理的時(shí)效性的觀念，因此，企業(yè)的人事檔案管理部門的工作效率普遍較低，對(duì)企業(yè)的可能會(huì)產(chǎn)生不可估量的影響。

4、定位不明確，服務(wù)不到位

現(xiàn)代企業(yè)的人事檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)于社會(huì)與企業(yè)的工作，現(xiàn)在不少企業(yè)的人事檔案管理部門，還根本具備沒有相關(guān)的管理服務(wù)意識(shí)，還停留在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的檔案“保管員”的角色的意識(shí)層面。因此，企業(yè)人事檔案管理工作人員的工作態(tài)度與工作方法都沒有及時(shí)轉(zhuǎn)變與更新，在很大程度上影響了企業(yè)人事檔案管理的工作質(zhì)量。“然而現(xiàn)今企業(yè)人事檔案管理工作者仍只是扮演保管員的角色，只是被動(dòng)的接、收檔案，更有甚者將自身視為上帝，對(duì)前來利用檔案的人態(tài)度惡劣。長(zhǎng)此以往，檔案利用者會(huì)越來越少，有的部門甚至不會(huì)將檔案交與檔案部門保管，檔案部門存在的意義會(huì)越來越被懷疑，檔案部門的地位也就岌岌可危了。”[1]

5、制度不完善，收集不齊全

在制度設(shè)計(jì)上，現(xiàn)代企業(yè)的人事檔案管理的環(huán)節(jié)非常落后，不能按照人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、查閱、更新等環(huán)節(jié)去加強(qiáng)管理。人事檔案管理制度設(shè)計(jì)的不完善產(chǎn)生的后果將會(huì)是“致使應(yīng)該歸檔的沒有歸檔，該整理裝訂的沒有整理裝訂，流動(dòng)檔案沒有及時(shí)清理，造成檔案混淆，需查的檔案查不到，不能真實(shí)、完整地反映一個(gè)人的歷史全貌。”[2]另外，人事檔案管理的設(shè)備和方式還十分落后，很多企業(yè)的人事檔案管理還處于經(jīng)驗(yàn)管理和手工管理階段，很多企業(yè)的檔案部門沒有電腦等現(xiàn)代管理設(shè)備，根本就不能把檔案管理工作納入到現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案管理體系。

6、結(jié)構(gòu)不合理，素質(zhì)跟不上

在檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)方面，企業(yè)的人事檔案管理也十分滯后。現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理人才的素質(zhì)越來越不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作的需要，而且管理人才的結(jié)構(gòu)也不合理。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理需要的知識(shí)全面、觀念超前、技術(shù)成熟的檔案人才還十分缺乏。現(xiàn)有的企業(yè)人事檔案人才的素質(zhì)已經(jīng)深深制約著企業(yè)人事檔案管理工作的進(jìn)行和發(fā)展。

二、分析：建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理體制與模式勢(shì)在必行

針對(duì)以上現(xiàn)代企業(yè)檔案管理體制所暴露出的問題，因此加強(qiáng)改革當(dāng)前的企業(yè)人事檔案管理體制的形勢(shì)迫在眉睫，建立現(xiàn)代新型的企業(yè)檔案管理體制與模式的工作勢(shì)在必行，是企業(yè)人事檔案工作保持持續(xù)、健康發(fā)展的必然階段，是推動(dòng)企業(yè)向前發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

1、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀要求

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立與深入發(fā)展對(duì)企業(yè)人事檔案管理工作提出更多、更新、更高的要求，同時(shí)也為企業(yè)人事檔案工作事業(yè)的發(fā)展提供了難得的機(jī)遇。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革，使得我國(guó)從傳統(tǒng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代過渡到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)已經(jīng)成為市場(chǎng)的主體與獨(dú)立法人。轉(zhuǎn)變企業(yè)的經(jīng)營(yíng)方式與經(jīng)營(yíng)體制，建立現(xiàn)代企業(yè)管理體制已經(jīng)成為企業(yè)改革的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要因素，這便預(yù)示著企業(yè)人力資源管理包括企業(yè)人事檔案管理工作必然在人事檔案的管理體制和工作模式等方面進(jìn)行一場(chǎng)深刻的變革。

2、與企業(yè)同步發(fā)展的迫切需要

當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已經(jīng)成為一種非常重要的五行資產(chǎn)與戰(zhàn)略資源，對(duì)于企業(yè)來說尤為重要。企業(yè)的人力資源已經(jīng)成為企業(yè)興衰成敗的重要因素。企業(yè)的人事檔案工作作為企業(yè)人力資源管理工作的組成部分，應(yīng)當(dāng)說也是企業(yè)的一種人力信息資源。“在企業(yè)改革過程中，無論是轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)機(jī)制，還是建立現(xiàn)代企業(yè)制度，檔案為企業(yè)調(diào)整組織和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、對(duì)外經(jīng)濟(jì)合作、清產(chǎn)核資、進(jìn)入市場(chǎng)成為具有獨(dú)立法人權(quán)力競(jìng)爭(zhēng)者提供重要的信息和依據(jù)。”[3]因此，標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、制度化的企業(yè)人事檔案管理工作是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、重要性、戰(zhàn)略性的工作。企業(yè)的檔案工作不能還停留在目前發(fā)展滯后的狀態(tài)，必須實(shí)現(xiàn)與企業(yè)的同步發(fā)展，必須要積極探索企業(yè)人事檔案工作的新型體制與模式，調(diào)必須要整檔案管理工作的思路，必須要加大企業(yè)檔案管理工作的力度，著手改革實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理工作突破性發(fā)展。

3、企業(yè)人事檔案管理自身發(fā)展的需求

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理體制與模式已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展新的形勢(shì)。脫離企業(yè)實(shí)際需要的檔案管理需要進(jìn)行改革和發(fā)展，以適應(yīng)企業(yè)新的發(fā)展。現(xiàn)代企業(yè)的人事檔案管理工作只有與企業(yè)發(fā)展和管理實(shí)際相適應(yīng)，才能符合當(dāng)今迅速發(fā)展的時(shí)代要求。什么樣的企業(yè)檔案管理體制與模式才適合企業(yè)發(fā)展的需要?什么樣的企業(yè)檔案管理體制與模式才更有利于企業(yè)的發(fā)展?什么樣的企業(yè)檔案管理體制與模式才更適合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)需要?這些新型的企業(yè)人事檔案管理的體制與模式的建立都是需要研究和探討的。同時(shí)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入，有關(guān)企業(yè)檔案管理體制與模式的探討問題也逐漸成為熱點(diǎn)。

三、對(duì)策:建立現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理體制與模式路徑初探

當(dāng)前的企業(yè)人事檔案管理工作的改革必須知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代為背景、積極拓展管理職能、更新人事檔案管理的觀念，本文著重從企業(yè)事檔案管理工作的自身定位、依法治檔和多方協(xié)調(diào)分別闡述企業(yè)檔案人事管理的新型的體制與模式問題。

1、準(zhǔn)確定位

首先，簡(jiǎn)政放權(quán)。政府應(yīng)該簡(jiǎn)政放權(quán)，不能過得過多，統(tǒng)得過死，減少政府的行政干預(yù)，給企業(yè)的發(fā)展注入活力。如國(guó)家檔案行政管理部門何地方檔案行政管理部門作為政府機(jī)構(gòu)，這些專職管理企業(yè)人事檔案管理工作的職能部門,也應(yīng)該打破以前在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期沿襲下來的政企不分的現(xiàn)象，不能對(duì)企業(yè)的人事檔案管理工作直接管理和直接干預(yù)。其次，定位明確。檔案行政管理部門應(yīng)該明確自己和企業(yè)的職能定位。“對(duì)企業(yè)檔案管理的職能應(yīng)轉(zhuǎn)向以宏觀調(diào)控為主,突出依法治檔的職能,側(cè)重從制定法規(guī)、政策上統(tǒng)一調(diào)控全國(guó)的企業(yè)檔案工作,集中精力抓好檔案立法與執(zhí)法監(jiān)督、計(jì)劃協(xié)調(diào)、制訂規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等幾個(gè)方面的工作。”[4]同時(shí),檔案行政管理部門還要依據(jù)檔案有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定,從企業(yè)的實(shí)際情況和特點(diǎn)出發(fā)，因地制宜、分門別類地、有層次、有條理、有重點(diǎn)地抓好企業(yè)人事檔案管理工作。

2、“依法治檔”

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì),企業(yè)的人事檔案管理工作同樣也要納入法制的軌道。“新的管理體制要求檔案行政管理部門轉(zhuǎn)向宏觀依法監(jiān)督為主,把企業(yè)檔案工作納入企業(yè)法人的自律行為范圍之內(nèi)。檔案行政管理部門進(jìn)行宏觀管理,主要通過制定法規(guī)和執(zhí)法監(jiān)督來體現(xiàn)。”[5]由于國(guó)有企業(yè)改革等各種因素，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的企業(yè)人事檔案管理的法律法規(guī)已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的形勢(shì)發(fā)展需要。現(xiàn)階段應(yīng)該加大企業(yè)人事檔案管理的法律條文，根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)制度的特點(diǎn)，制度處與現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)的法律制度，加大檔案法律的執(zhí)法力度以規(guī)劃現(xiàn)代企業(yè)人事檔案的管理，使現(xiàn)代企業(yè)人事檔案行政管理能夠做到有法可依、有法可查、有法可督、有法可管。“要通過宣傳貫徹落實(shí)國(guó)家有關(guān)企業(yè)檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章,并檢查其在企業(yè)的實(shí)施情況,來規(guī)范企業(yè)檔案工作的內(nèi)部管理體制及管理行為,為企業(yè)提供適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度,維護(hù)企業(yè)自身合法權(quán)益的法律保障。”[6]

3、多方協(xié)調(diào)

首先，建立企業(yè)檔案管理中介。這些中介機(jī)構(gòu)或者組織能夠在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下開展一些企業(yè)人事檔案管理方面的帶方向性的工作,能夠在一定程度行駛檔案行政管理部門的一些微觀方面的可操作性的管理職能，能夠在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下成為檔案行政管理部門依法指導(dǎo)企業(yè)人事檔案管理工作的一種中介形式。這種中介組織避免了行政管理部門直接管理或者干預(yù)企業(yè)人事檔案管理工作的不利方面，又能夠在一定程度上為檔案行政管理部門分憂解難。其次，建立企業(yè)檔案協(xié)會(huì)。建立企業(yè)人事檔案協(xié)會(huì)可以發(fā)揮較大的作用：其一,能及時(shí)傳達(dá)檔案行政管理部門的檔案管理工作的精神;其二,能加強(qiáng)各企業(yè)人事檔案管理部門之間的經(jīng)驗(yàn)交流、及時(shí)有效地企業(yè)檔案工作中的新問題、難問題;其三,能匯集檔案管理方面專家加強(qiáng)指導(dǎo)，提高企業(yè)人事檔案管理部門人員的理論素養(yǎng)和管理水平，從而推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的開展。（本文來自于《文史博覽》雜志。《文史博覽》雜志簡(jiǎn)介詳見.）

作者：張彬工作單位：湖南廣播電視大學(xué)

第三篇

1人事檔案管理與人力資源管理

1.1人事檔案管理的概念

人事檔案是指在人事活動(dòng)中形成的，記述員工個(gè)人、家庭情況以及工作情況等信息和內(nèi)容，能反映人員經(jīng)歷、才能、品德、工作表現(xiàn)，并以個(gè)人為單位集中保存以備查閱的文件資料。[1]人事檔案管理是對(duì)人事檔案的實(shí)體管理以及對(duì)其中的信息和內(nèi)容進(jìn)行的開發(fā)和利用。人事檔案的實(shí)體管理包括檔案的收集、鑒定、整理保管、登記和統(tǒng)計(jì)等部分，人事檔案內(nèi)容、信息的開發(fā)和利用包括檢索、提供利用、編研、登記與統(tǒng)計(jì)等工作。[2]

1.2人力資源管理的概念

人力資源管理是指運(yùn)用科學(xué)的方法，在企業(yè)戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，以人力資源戰(zhàn)略、規(guī)劃和職位分析為基礎(chǔ)，對(duì)人力資源進(jìn)行獲取與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、考核與激勵(lì)、規(guī)范與約束、安全與保障、凝聚與整合等工作，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)和員工價(jià)值的過程。[3]人力資源管理活動(dòng)包括人力資源規(guī)劃，招聘與配置，培訓(xùn)與開發(fā)，績(jī)效管理，薪酬與福利管理，勞動(dòng)關(guān)系管理等。

1.3人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

①人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分和工作內(nèi)容，能促進(jìn)人力資源管理活動(dòng)的進(jìn)行。企業(yè)通過人事檔案查看員工的資料，能了解、分析員工情況，它是企業(yè)員工的績(jī)效考核，選用人才的重要依據(jù)。②人事檔案記錄了員工的各種資料，是員工發(fā)展情況和信息的載體。同時(shí)，人力資源管理的其他活動(dòng)，如員工的內(nèi)部招聘、晉升、調(diào)動(dòng)以及薪酬水平的變化等又是人事檔案內(nèi)容的重要來源。二者相互依賴，相互促進(jìn)。

2人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

2.1確定企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀，為企業(yè)人力資源規(guī)劃提供幫助

企業(yè)的人力資源規(guī)劃需要確認(rèn)企業(yè)的人才供給與需求。人事檔案中有當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)、人才水平和人才數(shù)量等方面的信息資料。通過人事檔案的歸類和整理，可以提供企業(yè)所需人才的情況和種類，以及企業(yè)員工的人力資源存量和具體信息。比如，企業(yè)里的一些員工再過幾年就退休了，檔案管理人員就可以把這一情況反饋給專門的人力資源管理人員，為人力資源未來幾年的人力資源管理規(guī)劃提供重要的信息。

2.2保證企業(yè)外部員工招聘的質(zhì)量，為企業(yè)內(nèi)部招聘員工提供依據(jù)

人力資源招聘工作分為內(nèi)部招聘和外部招聘。內(nèi)部招聘是從企業(yè)內(nèi)部員工中招聘和甄選出所需要的人才，外部招聘則是在社會(huì)、高校等企業(yè)外部進(jìn)行招聘工作。首先，在員工招聘過程中，一些企業(yè)的招聘人員會(huì)特意地招聘自己的老鄉(xiāng)、校友，即使他們并不完全符合企業(yè)的要求，這樣一來，企業(yè)招聘的質(zhì)量就大大降低了，同時(shí)為企業(yè)內(nèi)部非正式組織的形成提供了方便，給企業(yè)日后管理非正式組織帶來了一定的難度。企業(yè)通過對(duì)檔案資料的統(tǒng)計(jì)和分析，在安排招聘人員時(shí)，避免任用那些與招聘地區(qū)、高校相關(guān)的員工，從而保證所招聘員工的質(zhì)量。其次，在內(nèi)部招聘上，通過查看、分析員工檔案中的經(jīng)歷，可以為員工的選拔和錄用提供重要的依據(jù)。

2.3幫助企業(yè)有針對(duì)性地設(shè)定員工培訓(xùn)項(xiàng)目

企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)之前，可以根據(jù)員工的信息資料，如教育背景、經(jīng)歷、年齡等，設(shè)置相應(yīng)的培訓(xùn)項(xiàng)目，有針對(duì)性的對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。比如企業(yè)通過檔案資料了解到企業(yè)中有一些年齡大的員工，年齡較大的員工，可能不太喜歡那些有關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，不如對(duì)他們進(jìn)行健康保健培訓(xùn)，讓他們的身體更加健康，一方面，可以調(diào)動(dòng)他們培訓(xùn)的積極性，另一方面，也能促進(jìn)員工更好的工作。

2.4了解、分析員工地域文化信息，促進(jìn)企業(yè)的跨地域文化管理

中國(guó)地大物博，不同地方的人有不同的文化、習(xí)慣、觀念，不同文化的員工在工作中會(huì)存在沖突、溝通不暢等情況。企業(yè)員工的檔案中會(huì)有籍貫、經(jīng)歷的說明，檔案管理人員就可以通過分析他們的文化特質(zhì)，從而對(duì)他們未來工作中可能會(huì)發(fā)生的沖突進(jìn)行預(yù)測(cè)，并設(shè)定一定的機(jī)制和處理方法。而且，企業(yè)在安排一些有不同文化背景的員工進(jìn)行團(tuán)隊(duì)合作之前，可以通過檔案了解他們的信息，提前對(duì)他們進(jìn)行有效的溝通以及文化和心理方面的交流。

2.5有利于更好的對(duì)員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃

員工的檔案中反映了員工的調(diào)動(dòng)等情況，員工離職、受教育等的情況，專業(yè)特長(zhǎng)，職務(wù)職稱，工資薪酬，工作表現(xiàn)。企業(yè)的管理者可以根據(jù)員工的這些信息，為員工設(shè)定職業(yè)生涯的發(fā)展路徑。如一名員工的專業(yè)是市場(chǎng)營(yíng)銷，在企業(yè)里做了三年的銷售人員，三年的平均銷售業(yè)績(jī)排名第一，工作表現(xiàn)積極，和同事的關(guān)系也都挺好，那么企業(yè)就可以把銷售部經(jīng)理作為他下一個(gè)職業(yè)生涯目標(biāo)。

2.6根據(jù)員工檔案中不同的情況，采取有效的激勵(lì)手段

馬斯洛需求層次理論中提到了人有生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)需求，不同的人在不同階段有不同的需求，不同需求的滿足對(duì)員工的刺激程度是不同的。企業(yè)可以通過對(duì)員工檔案資料的分析，了解員工的切實(shí)需要，并采用有針對(duì)性的激勵(lì)手段。比如說，一名員工在國(guó)外呆了很長(zhǎng)時(shí)間，并在國(guó)外擔(dān)任高薪酬的重要職位，現(xiàn)在又回國(guó)工作，那么，他對(duì)物質(zhì)激勵(lì)看重程度要遠(yuǎn)小于其他員工，又通過檔案知道，他的妻子和兒女在國(guó)內(nèi)，他回國(guó)的原因可能就是照顧好妻子兒女，看重平安、穩(wěn)定。企業(yè)就可以適當(dāng)?shù)钠胶馑墓ぷ鲿r(shí)間和家庭生活，除了給他本人便利外，對(duì)他的妻子和兒女也給予關(guān)心和照顧，企業(yè)運(yùn)用這樣的激勵(lì)方法更能激發(fā)該名員工的積極性。

3結(jié)語

人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用越來越多的體現(xiàn)在檔案資料的價(jià)值中，檔案管理人員可以通過對(duì)檔案資料的整理、分析和利用，為企業(yè)人力資源管理活動(dòng)服務(wù)。它在人力資源管理中的作用主要包括：確定企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀，為企業(yè)人力資源規(guī)劃提供幫助；保證企業(yè)外部員工招聘的質(zhì)量，為企業(yè)內(nèi)部招聘員工提供依據(jù)；幫助企業(yè)有針對(duì)性地設(shè)定員工培訓(xùn)項(xiàng)目；了解、分析員工地域文化信息，促進(jìn)企業(yè)的跨地域文化管理；有利于更好的對(duì)員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃；根據(jù)員工檔案中的不同情況，采取有效的激勵(lì)手段。未來人事檔案管理將會(huì)在人力資源管理中結(jié)合信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等現(xiàn)代化的工具，使檔案信息查詢更快速，檔案信息利用科學(xué)化，從而使人事檔案管理更科學(xué)、高效，更好的在人力資源管理中發(fā)揮作用。

作者：李文龍工作單位：河南理工大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院