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第一篇:高校畢業生檔案管理

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，高校畢業生檔案是人事檔案的重要組成部分，是人才信息的重要載體，是大學生在校期間學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是其家庭社會關系的主要原始材料，主要包括入學登記表、成績單、畢業生登記表、黨（團）材料、獎懲材料等。目前就業、職稱申報、計算工齡、工作流動、考研、辦理保險等都需要個人檔案，特別是在國有企業、機關事業單位，人事檔案相當重要。

一、高校畢業生檔案管理現狀

目前管理高校畢業生檔案的部門大致有五類機構：一是未就業或到非公企業就業的由各級人力資源和社會保障部門管理；二是由具有人事管理權限的國有企業或國有控股企業，如:銀行、保險、電力等部門管理；三是考取了機關事業單位的高校畢業生，由用人單位上級行政主管部門或各級組織、人力資源社會保障部門管理；四是師范類高校畢業生由各級教育行政部門進行管理；五是由于學校和學生個人等原因，還有相當數量的學生檔案目前還存放在原學校、學生個人手中或非公企業里。

二、高校畢業生檔案管理存在的問題

縱觀畢業生檔案管理的現狀，確實還存在不少問題，主要表現如下：

（一）建檔出自多門，檔案材料混亂、不規范、不完善。當前，由于各大高校管理學生檔案的部門參差不齊，有的高校歸學生處管理，有的高校歸招生、就業處管理，還有的高校將學生檔案管理權下放到二級學院。缺乏統一的管理機構與專職人員，部分學校在畢業前夕讓學生臨時突擊整理，這就難免在檔案材料的整理、收集等工作中出現材料不全、錯裝、漏裝現象，給以后學生及檔案使用部門帶來諸多麻煩。

（二）畢業生檔案意識不強，檔案去向“懵懂”，有的甚至成為“口袋”檔案。有相當一部分畢業生對檔案的重要性認識不足，畢業多年也不知道自己的檔案現在在哪里，有的甚至是將檔案長期存放在自己手里，致使檔案由于缺乏有效的管理與保存，出現毀壞、涂改、丟失現象。殊不知，檔案是其就業及今后各級選拔、任用、考核的重要依據，更是其由學校走向社會的重要人生履歷，是其作為畢業生的一項重要憑證，有著難以替代的作用。

（三）檔案轉遞部門對高校畢業生檔案重要性認識不足，不按國家相關規定轉遞，信息化程度不高。有些高校在學生畢業后將檔案交由學生自己攜帶，還有些學校為片面地追求升學率，畢業前找學校所在地的一些企業突擊簽約，事實上多數畢業生在畢業后的一段時間內還是回生源地就業，就業時人檔分離的現象給畢業生及人力資源管理部門帶來諸多不必要的麻煩；檔案轉遞渠道不規范，沒能按國家通過機要或派專人轉遞檔案的規定轉遞，工作人員不能在學生畢業后及時轉檔，已轉遞的檔案也不能通過高校網站等方式查詢去處。檔案轉遞時間的相對滯后性，高校轉檔信息的不通暢性，給許多畢業生就業帶來了影響。

三、對策

高校畢業生檔案是畢業生個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與今后個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系等緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據，也是畢業生本人一生擁有的無法用金錢衡量的“財富”，檔案管理無小事，這就要求我們從事高校畢業生檔案管理工作的各個階層、各類人群提高重視度，齊抓共管，各盡其責，切實發揮好人事檔案的有效價值。

（一）切實提高對高校畢業生檔案重要性的認識。這就要求負責畢業生檔案管理的各個階段的人群切實履行工作職責，各級高校及人力資源管理部門要加強檔案重要性的宣傳力度，思想上的重視是檔案管理中收集、整理、保存、轉遞等環節的基礎，是新形勢下高質量服務于畢業生的根本保證。這當然也包括在畢業生畢業前夕對他們進行檔案重要性及檔案有關規定的宣傳，提醒他們畢業后及時了解檔案去向，并告知他們畢業后及時到生源地辦理報到及檔案托管、轉移等手續。

（二）規范檔案管理工作機制，提高檔案管理整體工作質量。檔出多門的工作機制，必然給檔案的整理、轉遞、查詢、利用帶來諸多問題。高校要嚴格按照相關規定建立檔案管理工作制度，提高檔案管理專職人員的職業道德與業務素質，加大人、財、物的配備力度，這是解決這一問題的根本途徑。同時高校必須對學生人事檔案的價值重新定位，重視學生人事檔案的建檔質量，加強對畢業生人事檔案的管理力度。

（三）堵住檔案轉遞、保管之“陋習”，嚴格執行國家相關規定。高校畢業生檔案要通過機要或由專人直接送至接收部門，不得郵寄，嚴禁學生個人攜帶檔案。進一步明確流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事部門所屬的公共就業與人才服務機構,其他任何單位和個人不得擅自管理流動人員人事檔案。這些規定從源頭上杜絕了檔案郵寄、個人攜帶、無保管權限的非公企業私自保管學生檔案等違規行為，為高校畢業生人事檔案價值的實現提供了制度保證。

（四）提升檔案管理信息化水平，擴大畢業生信息資源共享覆蓋面。高校是畢業生建檔的初始部門，要充分利用計算機網絡等現代技術提高檔案信息化建設水平，這是發揮學生檔案利用價值、提高工作效率的有效手段。各級高校畢業生檔案接收、管理部門也要加大檔案信息化建設步伐，精細化、現代化的檔案信息為用人單位選人、為學生就業、為檔案管理部門開展工作都能起到資源共享、高質量便捷服務的效果。例如，當前，許多高校網站上都還沒有畢業生信息及檔案轉遞去向等信息，筆者建議高校和各級人力資源管理部門要多在門戶網站上下功夫，實現檔案信息存儲的電子化和檢索的網絡化是高校畢業生檔案管理工作的發展趨勢。

作者:孫柏國 單位:棗莊市人力資源服務中心

第二篇:高校辦公室文書與檔案管理工作關系

高校檔案管理工作和文書工作本是一個有機銜接的整體，文書工作是檔案管理工作的源頭和基礎，形成檔案資源，收集檔案資料；檔案工作是文書工作的拓展和延伸，整理文書資料和成果，為文書工作提供服務和保障，兩者有效的銜接和統一才能促進文書工作的高效運轉和檔案資料的有效利用。

1文書工作和檔案工作的關系探討

公文是文書工作和檔案工作的銜接主體，它不但是文書工作的主要成果，也是檔案資料的主要載體。一方面，公文是檔案的前身，另一方面，檔案又是公文行文的基礎和依據，服務學校的各項事業。所以公文質量和檔案質量是直接相關的，規范的公文提供優質的檔案資源，標準科學的檔案歸類又為文書工作提供了便利和快捷。對于高校而言，檔案既是學校的歷史記載，也是學校的發展縮影，更是領導設計規劃、安排部署的可靠依據，是前人的豐碑也是后人的基石，是傳承學校文明的薪火，更是指引學校發展的燈塔，所以說沒有檔案就沒有歷史可循。高校辦公室是學校的大腦中樞和信息中心，是學校檔案形成的密集區域。辦公室文書工作是在準確、規范、周密、迅速、高效、安全的基本原則下，處理好各類信息的收集、整理、匯報、傳達工作，形成政策、指令、規劃、決策、活動落實實施的文字材料。檔案工作就是對這些材料和文件的整理歸檔和保管利用，所以說文秘工作是檔案工作的源頭活水，在檔案工作中具有非常重要的地位，他們是一個整體的兩個部分。

2在檔案工作和文書工作對接上存在的問題

在多數高校中，辦公室和檔案管理部門是隸屬于同一系統獨立運作的兩個部門，這種模式的運行雖然能夠明確分工、各司其職、各盡其責，有利于檔案的收集和各業務人員對崗位工作的鉆研和提高，避免因為職責混淆，推諉懈怠造成的損失。但是，長期的獨立運作模式，在一定程度上也對文書工作和檔案管理工作的溝通與協作產生了一定的影響，如文書人員歸檔意識淡薄等。

2．1文書人員歸檔意識淡薄

文書工作時效性、靈活性強，高校辦公室作為窗口單位，工作人員往往任務重，干擾多，壓力大。另外辦公室作為檔案的主要發生地，工作產生的資料類型繁多、內容形式復雜、數量眾多，而兼職檔案員多由文書人員兼任，一方面是沒有足夠的精力投入到歸檔工作中；另一方面是欠缺專業的檔案培訓和指導，不具備檔案人員的專業能力，沒有判斷、甄別檔案的洞察力和立卷、分類的判斷力，甚至于有人極端地認為把文件放在自己手邊使用起來更方便，何必交到檔案室再來查閱，缺乏大局意識，往往造成檔案延誤、遺漏或者“玉”“石”不分，統統上交的現象。

2．2辦公自動化普及過程帶來的困擾

傳統的公文處理模式，在廣大文秘從業人員中已經有了根深蒂固的影響，辦公自動化系統在引進和普及過程中必然受到阻力，一是大家習慣于傳統的方式難于改變；二是對新的自動化管理系統在技術上的掌握需要一個過程。改革總是會遇到困難，公文的處理和歸檔處在這樣一個新舊更替的過程中，也就存在紙質和電子公文閱辦、存檔的困難。因此要做好宣傳工作，提高文秘人員的信息化管理意識，轉變觀念、統一認識，盡量避免有些資料只有電子版，有些只有紙質版，有些又紙質版和電子版有共存，有些文件在審閱、修改、簽發的過程中兩種形式交替出現。兩種形式混用造成管理不便，兩套體系存檔都不完整，很容易造成遺漏。利用計算機等現代化手段辦文、存檔，發揮計算機的管理優勢，既減少了手工操作，又提高了工作效率和工作質量，能收到事半功倍的效果。

2．3文書檔案不夠規范

檔案資料不規范主要存在以下幾種情況：

2．3．1公文格式不規范，文種使用不當

公文具有極強的規范性和精確性，2012年4月中辦和國辦聯合的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）嚴格規范了公文格式的基本組成部分及其行文規范、標識規則，明確了各文種的用途和意義。但我們經常遇到有些公文“請示”和“報告”混用，該用“請示”的情況用了“報告”，有的在報告中夾雜著“請示”的內容，不能一文一事，專文專事，有的甚至把兩個文種混合使用為“請示報告”，還有些“請示”中出現一文多事。“決定”和“通報”不分，“通知”和“通告”混用的現象也比較常見，降低了公文的水平和規范，影響了公文作用的發揮，對以后歸檔也造成了麻煩。

2．3．2附件

公文的附件是一個既容易出錯，也容易被忽視的地方，文件制作過程中，有些文件后有附件，但是正文沒有標識；有些文件正文中有標識，卻不按規范來添加附件；有些正文中標識的附件名和附件不一致；還有一些文件，正文中標識的多個附件沒有序號，或者與附件順序不符。這些看似細小的問題，一旦出現同樣會影響公文的嚴肅性，同時對公文的立卷和歸檔也會造成麻煩和困擾。

2．3．3版記不規范

“版記”是文書工作和檔案管理工作的銜接點，是文秘人員和檔案工作者實現無聲溝通，達成“文檔一體化”的一個重要標識。版記包含的信息量是很豐富的，但在文書工作中版記常常不能得到重視，有些文件沒有版記；有些文件附件很長，就直接把附件加在正文之后；有些信息不全不標明印發部門或時間、抄送單位、印制份數等，導致歸檔信息提取困難，帶來不必要的麻煩。

2．3．4歸檔材料不完整

歸檔材料不完整，主要存在以下幾種情況，首先是在紙質公文處理向自動化辦公過渡的時期，有些文件有紙質簽發稿，有些文件只有定稿、沒有原稿和修改稿，這樣發文原始稿件的保存就出現了漏存的現象，按要求原始稿件和修改稿都應該存檔，原稿上往往有領導修改的痕跡，這是定稿的依據，是最有保存價值的東西。第二，因為發文登記不及時，造成公文編號出現漏號、重號等情況，這一方面影響了公文的質量，另一方面給立卷歸檔帶來困擾。第三，由于部分人員歸檔意識淡薄，不能嚴格按照歸檔的范圍要求收集文件資料，僅把手頭常規文件歸檔上交，導致一些零散的文件、材料經久遺失，結果就是該歸檔的文件材料無法實現集中統一。

3實現文書工作和檔案工作一體化的銜接

3．1工作認識到位

要實現文書工作和檔案管理工作的有效銜接，首先工作認識要到位，文書人員和檔案管理員對檔案和歸檔工作要達成共識并高度重視，這是文書檔案一體化的基礎性工作。辦公室是檔案資料的發生地，文書人員是檔案資料的編制者。文秘人員必須具有較強的存檔意識，能充分認識和領悟到檔案是人類社會發展的記錄，是歷史的縮影，是文明傳承的薪火，是再現歷史的第一手資料。對高校來講，要回顧校史、記錄校史，總結歷史成果，主要靠大量的文件資料，所以每一位文書人員都要強化檔案意識，增強歷史責任感，嚴格按照“文檔一體化”的規范來收集、辦理好每一份公文。作為文書工作者，應該充分認識到檔案管理是文書工作的一個重要組成部分，從思想上主動把檔案管理納入秘書工作范疇，積極支持檔案工作。另外，檔案部門收集檔案材料要及時，盡可能積極催收而不是被動等待。與此同時，檔案管理人員也要積極配合文書工作，為編寫校史、年鑒、大事記等工作提供資料和數據。這樣，文書工作和檔案工作就能在思想認識上達成共識，共同為學校文書檔案事業做出貢獻。

3．2工作平臺無縫對接

解決技術層面的問題，完成辦公OA和檔案管理系統的無縫對接，實現文檔一體化管理。辦公室OA系統是單位內部信息流通、共享的現代化辦公平臺，檔案管理系統是進行檔案資料歸檔、查閱、管理的應用軟件。高校文檔一體化的實現在技術層面是依托辦公自動化（OA）平臺和檔案管理系統，將高校相關部門的文件管理與檔案管理統一成一個有機整體。辦公室和檔案館要積極配合OA系統和檔案管理系統的建設和對接，對接完成，辦公室工作中形成的電子文件既可以實現信息交流和共享，又可以實現網上移交和接交，完成實時歸檔，把收集歸檔的環節提前到文件的制作和生成過程，把電子文件直接從網上歸檔到檔案系統，逐步實現檔案文檔數字化。

3．3工作制度融通

把文書工作和檔案管理工作從組織制度到具體管理程序真正交融在一起，實現文檔管理科學化、合理化和高效化。秘書部門和檔案部門在大多數高校都是隸屬于一個部門的兩個獨立運作單位，因為工作上的溝通、交流和理解參與不到位，工作往往出現因為文書工作不到位造成檔案質量參差不齊、數量短缺等，給檔案管理造成困難，或者是檔案管理上的僵直造成秘書查閱檔案的不便等。建立規范有效的管理制度，嚴密的工作程序，嚴格按照程序辦理公文。以《條例》為準則規范文件，嚴格遵循簽發制度，審核、完善簽發手續，確保公文質量。建立嚴密的檔案收集人員網絡，結合學校管理機構實際情況，在各部門培養兼職檔案員，做到檔案收集，層層有人負責，步步有人把關，形成上下配合、左右協調的檔案管理網絡體系。檔案管理員要與兼職檔案員加強聯系溝通，多到基層指導、檢查工作，做到檔案收集及時、完整，既能拓展收集范圍，又能豐富館藏。

作者:黎乃寧 單位:楊凌職業技術學院

第三篇：高校教學檔案管理創新模式分析

建立科學規范的高校檔案管理系統，能規范檔案管理中的各項工作，進一步提升高校的教育教學水平。對我國高校教學檔案管理現狀進行分析、提出針對性策略，是檢驗高校教育成果，促進高校健康發展的重要課題。

一、高校教學檔案管理現狀

教學檔案的管理水平和高校教育發展空間緊密相關，如何實現檔案管理的科學化、民主化是教育界的關注重點。經眾多檔案管理人員的不懈努力，我國高校在檔案管理方面取得了顯著成績，很多高校都設立了專門的教學檔案管理機構負責檔案管理工作，為高校的教學管理活動提供了可靠保障。盡管高校檔案管理水平有所提升，但管理體系沒有實現真正的科學化，不能滿足社會發展對檔案管理的民主化需求，有些高校的檔案管理工作暴露出很多問題，阻礙了高校教育的發展步伐。

(一)檔案管理體系不科學

很多高校針對檔案管理中的諸多問題，已經采取了一些措施來完善管理體系，對實施規范化辦學具有積極意義。可我國高校眾多，高校之間的辦學水平參差不齊，在教學檔案的科學化管理上差距較大。部分高校嚴格執行規范辦學的指導方針，建立了較為科學的檔案管理體系。另一部分高校依然延續傳統的檔案管理模式，檔案管理不科學，檔案管理工作人員態度不積極，沒有認真完成檔案管理中的資料收集、錄入工作，缺乏有效的監督監管機制，這種缺乏規范化的檔案管理模式影響檔案管理作用的有效發揮;有些檔案管理人員對部門領導檢查時提出的問題敷衍了事，沒有切實完成規定的工作內容。此種狀況對實現我國高校教育的規范化、民主化建設步目標還有很長一段距離，不利于我國高校教育的長遠發展。

(二)檔案管理體系不民主

在一些高校的檔案管理體系中，檔案管理的主要地點仍然是辦公室，和其它管理工作一樣體現出很強的行政色彩，忽略了檔案管理為人服務的理念，然而這種不符合社會發展趨勢的檔案管理體系最終會被改變。目前已經有越來越多的管理工作者開始關注檔案管理體系的民主化建設，他們發現檔案管理工作不僅是簡單的信息采集、錄入工作，而是要把師生作為主體服務對象，強化檔案管理的民主化意識。但高校檔案管理工作依然停留在淺顯表面工作上，工作人員只側重于師生材料的采集工作，縮小了信息的提升空間;以行政心態參與到檔案管理工作中，忽略了檔案管理以人為本的服務理念。縱觀全國高校的檔案管理狀況，科學民主的檔案管理體系還不夠健全，有很多需要改進的地方。

(三)檔案管理人員職業素養低

教學檔案管理是高校教育健康發展的必要前提，可仍有很多人對檔案管理的認識不夠透徹，并且很多檔案管理人員的職業素養不高。分析這種現象不難發現，很多檔案管理人員都是學校的行政工作者或為資質較高的教師，他們負責檔案管理工作缺乏專業檔案管理知識和積極的服務態度，使檔案管理工作差強人意。從檔案管理的重要性看，很多工作人員對檔案管理工作的重心不了解，誤認為檔案管理工作就是單純資料采集、歸檔，是對學生在校生活的簡單記錄，所以在管理工作中態度松懈，甚至有些檔案管理人員并非全職工作，而是業余兼職，這使他們對檔案管理工作有所怠慢。

二、如何實現檔案管理模式創新

我國教育事業的發展備受矚目，高等教育面臨著挑戰的同時，也迎來了新機遇。近幾年，很多高校紛紛更新教學理念，利用先進的科學技術提高辦學水平，尤其在學生日常管理工作中自動化技術嶄露頭角，為創新高校教學檔案管理模式提供了寶貴的實踐經驗。在高校開展標準化辦學的進程中，對學生的準確評估工作能在一定程度上檢驗教學成果，是高校教學檔案管理工作的重要內容。也就是說檔案管理工作的核心是和學生相關的一切教學活動，只有公正、科學的學生評估體系才能推動高校教學檔案管理模式的創新，為提高檔案管理質量、規范辦學打下堅實基礎。

(一)加強檔案分類的內在聯系

高校教學檔案是學生在校期間各種生活和學習活動的簡單記錄，是學生個人的第二張名片，決定了用人單位對學生的印象，對學生的未來發展有一定影響，如今檔案管理人員的社會地位也隨著社會各界對檔案的重視程度而提高。傳統的檔案管理模式早已不能滿足高校教育工作的需求，對檔案管理模式創新是時展、教育進步的必經之路。但目前仍有很多高校的檔案分類工作延續傳統的工作模式，根據檔案的主要作用、重點特征等分類后再進行存檔工作。這種檔案管理的分類方式存在兩面性，一面它將不同類型的檔案清楚的分隔開，使檔案的分類管理工作十分便捷，很同意容易突出一些重點檔案，適合具有真針對性的檔案篩查。另一面它精確的分門別類又忽視了各種檔案之間的內在聯系，不能體現所有教學檔案之間的統一性。權衡傳統教學檔案管理模式的特點，在檔案管理模式的創新工作中要引用檔案橫向分類的管理特點，使各種檔案之間的內在聯系更加緊密，保證不同檔案的主要作用正常發揮，進而高效準確的落實檔案管理的基礎工作，以科學、高效的管理模式完善檔案管理的基礎建設工作。

(二)創新檔案管理思路

檔案管理的主要服務對象是師生，如果管理人員在工作中沒有秉承以人為本的管理思路，使檔案管理的模式過于形式、機械化，則會影響檔案管理功能的發揮，阻礙高校教學質量的提高。要創新檔案管理思路，就要求檔案管理人員在工作中堅持服務師生的管理理念，各項工作都緊系高校的各種教學活動，真正做到“取之于民，用之于民”。在檔案管理工作的具體實施中，負責人員要注意結合師生的群眾力量，讓資質較高的教師與學生參與到管理機制的建設中，幫助管理負責人完成教學檔案資料的歸檔工作，讓師生們對檔案管理工作的性質及作用有更深一步的了解。當然檔案管理的專職工作人員還要重視檔案服務于師生的管理理念，切實貫徹檔案的人性化管理思路，為師生提供優質服務，加強廣大師生對檔案管理工作的理解與支持，使教學檔案的管理工作落到實處，為高校教學的健康發展提供基礎保障。

(三)借助科學技術的信息管理創新

科學技術的發展迎來了信息時代的春天，為高校自動化辦公提供了可靠的技術支持。高校教學檔案的建設工作涉及內容廣泛，有很多數據的收集整理工作，信息技術的發展為教學檔案管理模式的創新提供了廣闊的發展空間。高校教學檔案要想適應時代的發展步伐，借助先進的科學信息技術十分必要。在檔案管理系統的構建中，要適應信息快速調動、傳輸等多種需求，建設一個高度信息化的檔案管理平臺，提高檔案管理效率，為高校的健康發展做好基礎工作。如今辦公自動化已經十分普及，很多高校領導也看準這一契機，把檔案管理的信息化建設列為重點工作，很多高校早已提出檔案管理的自動化設想，但實施起來絕非易事。在很多高校的檔案管理中，紙質檔案已經延續多年，盡管網絡信息化的管理方案具有很多優勢切實可行，可現實的檔案管理仍以紙質管理為主，網絡信息只起了輔助作用，最后依舊要以紙質檔案的形式進行轉移，在用人單位進行檔案交接時需要負責人的紙質簽章。很顯然在信息技術迅速發展的今天，紙質檔案為主的管理模式大大降低了檔案管理的自主職能，遠不能滿足高校、用人單位與學生本人之間的信息傳遞需求。針對上所述問題，檔案的信息管理創新在尊重紙質檔案必要性的前提下，借助高校教育現代化的發展平臺，依靠信息技術的便利條件，把網絡作為檔案存儲途徑，信息技術作為檔案存儲載體，建造一個自動化的數據管理平臺，把紙質檔案的數量最大程度降低。檔案的自動化管理要重視檔案的真實性、有效性，高校領導要支持檔案管理的安全保障工作，采用最新的防盜軟件，防止檔案信息被竊取、篡改。同時要建立有效的獎懲制度，防止管理人員在工作中利用職位之便以權謀私，督促管理人員以認真的態度投入到日常工作中，使檔案的職能高效發揮。

(四)豐富檔案管理機構

高校教學檔案的信息采集工作涉及很多內容，需要學校多個部之間的有效配合，如果各部門之間的合作不合理、默契，就會使檔案管理冗長復雜，難以制定統一的管理標準。高校檔案管理工作的各部門要明確本部門的工作職能，有機協調各部門之間的重點工作。在多項檔案管理工作的統籌協調中，高校領導要把握好檔案管理系統的建設方向，把教務部門作為管理核心，改變檔案管理的集權制度，把檔案管理的重點工作分配到高校各機構。這種分散的管理方式起到橋梁、紐帶的作用，將檔案管理部門和其它機構部門之間的工作有效聯接起來，緩解了檔案管理部門的工作壓力，提升檔案管理的建設速度和質量。高校各部門的檔案建設工作要把提升教育質量作為終極目標，并充分發揮教育研究機構人員的職業優勢，把檔案管理的技術性工作順利解決，以完成高校檔案建設的基礎工作，為完善檔案管理細節工作、拓寬檔案管理空間提供基礎保障。除此之外，高校各部門機構要理解檔案管理協調工作的重要性，在工作中多加溝通、重視合作，避免出現重復的教學檔案建設工作，大幅度提高檔案建設效率。

(五)提升檔案工作人員的職業素養

在促進高校辦學質量的各項工作中，檔案管理工作發揮了不可替代的作用，基礎工作為檔案的資料收集、分類、歸檔等工作上，反映了教育教學工作中的各種活動。正因為教學檔案的重要性，很多高校的教育政策開始向檔案管理傾斜，檔案工作人員的社會地位也隨之提高。盡管很多高校成立了專門的檔案管理機構，建立了科學的獎勵晉升制度，來提升檔案管理人員的工作積極性，促進高校檔案管理水平的進步，為實現高效的檔案管理工作提供新動力。但在高校檔案管理的日常工作中，很多專職人員的工作積極性不高，服務意識不強，不但影響了高校檔案管理職能的發揮，而且讓廣大師生對檔案管理人員產生了不滿心理，對教學檔案管理的工作十分不利。為此，高校領導應該重視檔案管理人員的職業素質培養工作，對檔案管理知識薄弱的工作人員組織培訓，學習本國或者國外高校教學檔案管理的先進經驗，再根據本校具體情況“取其精華，去其糟粕”，以此提升檔案管理人員的理論知識和實踐技能。在檔案管理人員的工作態度上，要不定期進行民意調查，對服務態度差、工作狀態散漫的工作人員予以適當批評、進行心理疏導，對工作熱情、態度認真的工作人員書面或適當物質獎勵。當然不論工作年限長短，所有負責檔案管理的工作人員都應以十倍的耐心投入到工作中，對工作中出現的各種問題總結反思，探討出合理的解決方案并上報校領導，再由校領導組織小組會議對方案的可行性進行評估。

三、結束語

我國高校教學檔案的管理模式存在很多不足之處，影響了檔案管理職能的發揮，只有對教學檔案管理工作的各種問題進行分析探討，才能提出具有針對性的解決方案，可見創新高校教學檔案的管理模式十分重要。高校領導要高瞻遠矚，從加強檔案管理各部門工作之間的內在聯系、創新檔案管理思路出發，然后借助先進的網絡信息技術，對檔案的存儲方式進行創新，然后是分散檔案管理工作內容，促進各教學機構之間的協調配合，最后是檔案管理人員的專業技能和職業素養提升，以此體現教學檔案管理以人為本的服務理念。

作者:鄧榮娟 羅曉霞 單位:信陽學院

第四篇：二維碼技術在高校學籍檔案管理中的應用

在條碼技術當中應用了很多高新技術，這一技術在應用的過程中能夠非常明顯的展現出快捷性強、準確性高、成本投入較低的特點，同時其也被廣泛的應用在了醫療、管理和服務等多個領域，二維碼技術應用在檔案數字化建設和管理中是當前我們需要認真思考的一個問題。

1.基于二維碼在高校學籍檔案管理系統需求的分析

就宏觀層面來看，當前我國高校學籍檔案管理工作具有一定的復雜性和特殊性，畢業生對于學籍檔案的利用主要包含以下幾個方面：一是在畢業之后部分學生需要進行戶籍變動，需要高效學籍檔案管理系統為畢業生提供錄取名冊以便畢業生在戶籍轉入時能夠提供準確可靠的戶籍信息促進戶籍變更工作的順利完成。二是在學生畢業后，一旦出現畢業生丟失或其他方面的原因需要證明的，需要高效學籍檔案管理中心為畢業生提供學籍檔案，從而對畢業生的畢業信息進行可靠的證明。三是畢業生需要繼續深造的，應當由高效學籍檔案館提供畢業生在校期間的學科成績以及相關資料等，新學校以此為主要依據來創建新的學生檔案，并為以后學習期間的個人表現以及獎學金評定等提供可靠的依據。由于畢業生對學籍檔案進行利用的目的存在一定差異，此種情況下需要高校學籍檔案管理部門積極為畢業生提供準確詳實的材料，通過對現代科學技術進行有效的應用，在二維碼技術的基礎上，建立一套科學化的學籍檔案管理系統，并結合畢業生的實際情況不斷加以完善，切實維護畢業生的切身利益。此種模式下，在充分保證畢業生實際需求得以滿足的同時，促進高校學籍檔案管理工作效率和工作質量的提升，推進高校學籍檔案管理工作的順利高效開展。

1.1畢業生可以借助網絡來填寫和注冊自己的信息，學籍檔案系統對學生注冊的信息進行核實，對注冊信息屬實的畢業生要專門為其生成一個二維碼，這樣就可以將其應用在身份識別當中，同時還能將其返回給畢業生。

1.2畢業生能夠通過二維碼正確的識別身份，同時還能根據自己的需要獲得自己的學籍檔案信息。

1.3二維碼當中應該存儲完整的畢業生信息，同時還要儲存一部分的網址超鏈接，這些超鏈接一般都會直接鏈接到畢業生學籍檔案當中的入學名冊當中，在學成績單以及畢業證驗證信息中也應該做好鏈接工作。

2.二維碼基礎上的學籍檔案管理系統設計方案

在二維碼技術基礎上的學籍檔案管理系統我設計一般要以B/S構架模式為主，此外在設計的過程中還要充分的考慮到用戶在訪問系統的時候所采用的終端設備也會存在著一定的不同，在這一過程中我們還要采取有效的措施建立與系統相對應的WAP網站，這樣就能夠為智能手機或者是平板電腦等多個終端的訪問提供更多的便利條件。系統在設計的過程中主要涵蓋了以下幾個模塊：

2.1畢業生學籍檔案的數字化和信息錄入模塊

這一模塊主要是針對檔案管理員開發的模塊，檔案管理人員首先要對不同類型的學籍檔案進行掃描處理，然后按照圖片的形式將其保存起來，同時還要將學籍檔案當中一些非常重要的學籍信息錄入到系統當中，這樣也就為學籍檔案的檢索提供了非常便利的條件。涉及到的字段主要有畢業生的姓名、學院、學號、畢業年份等等，從技術的角度上來說，這一模塊的實現并不是很難，主要有建立數據庫，為檔案管理員創建學籍檔案的錄入界面，之后就是將學生的學籍檔案信息錄入到檔案信息數據庫當中，這一模塊在學籍檔案數據庫建設的過程中是非常重要的組成部分。

2.2畢業生身份識別模塊

就畢業生身份識別模塊來看，其設計的主要目的是更好的滿足學生對學籍檔案信息的實際需求，促進學籍檔案管理工作效率的提升。通過畢業生身份識別模塊的科學化設置，畢業生能夠通過在線注冊的方式來實現個人檔案信息的創建，具有良好的應用價值。在此種情況下，高校學籍檔案管理工作中，應當堅持以學號為主對學籍檔案數據庫進行創建，在明確學生學籍檔案相關數據的基礎上，促進科學化的數據庫的形成，從而為畢業生對學習檔案信息的利用提供可靠的基礎。在此基礎上對系統進行全面的核查，對畢業生注冊的姓名、畢業年份以及專業等各項信息的一致性進行全面的檢查，如果信息完全一致就證明該畢業生所提交的各項信息是真實的，系統會自動的生成二維碼，同時還要將這一二維碼發送到學生的手機當中，這一二維碼除了有畢業生的一些基本信息之外，還有學位證的驗證界面等等。

2.3二維碼生成模塊

這一模塊是系統的業務模塊，主要是對系統進行運算和邏輯處理，在系統開發的過程中，二維碼編碼制式選擇的是常用的QRCode編碼，同時還使用了Qrcode來生成二維碼。在生成二維碼之后，系統以短信方式將二維碼發送到學生注冊時使用的手機上。

2.4二維碼解析模塊

這一模塊主要就是為系統的訪問設計的一個模塊，畢業生在利用該系統生成的二維碼掃描之后就可以得到其中的信息，在學成績和學歷證明當中的超鏈接能夠幫助學生找到相關的學籍檔案。二維碼技術在學籍檔案管理中的應用還處于一個相對比較初級的階段，同時其還存在著一定的不足，在這樣的情況下，我在管理方式和服務的模式等方面還需要對其進行適當的改進，科學技術在不斷的發展，同時工作人員也在不斷的努力，所以這一技術會得到更為廣泛的應用。

作者:安琪 單位:哈爾濱工業大學

第五篇：高校人事檔案管理面臨的挑戰及對策

“大數據”時代到來的最早提出者是全球知名咨詢公司麥肯錫公司。麥肯錫認為當今每一個行業和業務職能領域多少都會有數據的滲透，數據已經成為重要的生產因素。目前大數據一詞被越來越頻繁的提及，在信息爆炸時代背景下產生的海量數據需要用大數據來進行描述和定義，一些與之相關的發展和創新也需要用大數據來命名。大數據時代的來臨，正在給各行各業以及整個社會帶來根本性的變革。人事檔案是記載人生軌跡的重要依據，是對一個人的主要經歷、品德作風和政治面貌等個人情況進行記錄的文件材料，人事檔案起著憑證、依據和參考的作用，具有法律的效用。人事檔案是國家人事檔案的一個重要組成部分，具有全面性、真實性、現實性、流動性、動態性和機密性等多種特性。在大數據時代的背景下，做好人事檔案的管理工作對高校人力資源的開發利用非常有幫助。

一、對高校人事檔案進行管理時遇到的一些挑戰

1.高校人事檔案管理人員相對缺乏

隨著我國市場經濟的建立，競爭越來越激烈，越來越多的人放棄了所謂的“鐵飯碗”，離開事業單位，下海經商。市場經濟越發達，人才的流動就越大，尤其是近幾年這種現象日趨嚴重，從而給人事檔案管理帶來了不少的麻煩。從改革開放以來，高校的教育規模不斷擴大，師資隊伍逐漸壯大，教職工的人事檔案數量也在逐年增多，使得人事檔案的日常管理日趨繁重。但是，在部分高校人事檔案室卻很少設有專門的檔案管理人員，即使設置了專門檔案管理人員，他們往往也沒有受過系統的專業技術培訓。還有的高校人事檔案管理人員只是兼職人員，他們沒有足夠的精力和時間對人事檔案進行管理。

2.高校人事檔案管理的相關制度不夠健全

據不完全統計，我國高校人事檔案管理制度并不是十分健全，相關的管理制度落實也并不十分到位。部分高校沒有制定明確的管理人員崗位職責，也嚴重缺乏系統完備的規章制度。而有的高校，由于管理制度的不規范，致使工作無法落到實處。

3.高校人事檔案內容不夠全面或缺乏真實性

一直以來，高校人事檔案管理的內容大都側重教職工個人的思想表現、政治面貌、社會經歷等，反映歷史情況和過去面貌的死板材料較多，反映教職工近期情況和現實活動鮮活材料的卻比較少。并且對教職工品德、成績、業務能力等考核評價的材料大都是千人一面、千篇一律。人事檔案存在的另一個問題是要素的缺失。有的管理人員在填寫教職工的材料時，當事人重要信息被漏填，當事人出生年月、入黨時間、文化程度或參加工作時間記載前后不一致的現象也時常出現。還有部分人事檔案出現造假的情況，在調整工資、分配住房、晉職晉級時，有些教職工為了個人的私利，如謀求仕途發展或提高工資標準等，在所填報的相關材料中造假。

4.高校人事檔案管理信息化程度較低

近年來不少高校人事檔案管理都實現了信息化，但也有很多高校人事檔案管理信息化水平較低，僅局限在打印檔案目錄，不僅沒有辦法查詢與檢索人事信息，更沒有辦法對人事信息進行篩選、排序、分類、匯總等。有些高校的人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，人事檔案管理信息化和現代化的水平不高，很多人事統計工作只能靠手工來完成。

5.高校人事檔案管理資金投入不足

部分高校人事檔案管理資金投入不足，必要的人事檔案管理硬件設施設備配備不足。許多高校人事檔案庫房、辦公室、閱覽室等沒有達到標準。

二、對高校人事檔案加強管理的對策

1.對高校人事檔案管理意識進行不斷強化

高校人事檔案是我國檔案資料中最為寶貴的一筆財富。高校必須通過有效的宣傳和教育手段向廣大教職工們普及人事檔案管理知識，并且要增強全體高校工作人員檔案管理的意識。只有高校領導對人事檔案管理工作愈發的重視起來，才能制定強有力的管理措施進行人事檔案管理的工作。當然，人事檔案管理人員也要認識到自身工作的重要性，要發自內心地去熱愛自己所從事的這一份事業，認真做好人事檔案管理工作。

2.充分加強人事檔案管理制度的建設

人事檔案管理制度主要包括兩個方面，即人事檔案保管制度和人事檔案利用制度。對人事檔案進行有效保管的關鍵就是健全人事檔案保管制度，人事檔案管理制度的健全意味著檢查核對制度、材料歸檔制度、保衛保密制度、轉遞制度、統計制度等幾方面的制度都要健全。同時，在互聯網和大數據時代，建立完善、有效的人事檔案管理安全制度尤其顯得緊迫。

3.做好人事檔案管理工作人員配備和培訓

高校人事檔案管理部門需要配備專職人員。只有配備數量足夠的人事檔案管理人員，才能對高校人事檔案管理工作進行加強。同時，在信息爆炸的大數據時代，人事檔案管理工作是一項技術性很強的工作，對工作人員的專業素質要求也相對較高，所以要通過多種形式的培訓，不斷提高大數據時代檔案管理人員的信息化水平和專業能力。

4.確保人事檔案管理資金設備投入

高校人事檔案管理需要配備與其規模相適應標準的專用庫房和閱檔室、辦公室，計算機、打印機、檔案柜、掃描儀、復印機、裝訂機等辦公設備也要配置齊全。高校必須重視人事檔案管理資金的投入，因為必要的設施設備是高校人事檔案管理系統正常運作的基礎和保障。高校在編制年度財務預算方案時必須單列人事檔案管理專項經費，保證必要的人事檔案管理經費。

5.高校人事檔案材料要保證完整性和真實性

人事檔案記錄的是個人成長和思想發展的歷史，能展其個人的各個方面，例如家庭情況、專業情況、個人自然情況等。檔案材料包括個人履歷、鑒定、自傳、簡歷、獎勵、處分、入黨入團、任免、工資等，就像是教職工個人信息的一個儲存庫。想要做到為用人部門提供優質服務，人事檔案就必須做到內容完整齊全，個體材料客觀真實。我們知道，檔案的生命就是真實性。沒有真實性，檔案等于丟掉誠信的靈魂。但近年來，檔案材料造假時有發生，最典型的事例就是偽造學歷和工作經歷，以求平步青云走上高級領導崗位的原石家莊市委副書記王亞麗。人事檔案管理人員要本著認真負責的態度，經常有計劃的收集補充人事檔案材料。因為人事檔案工作的起點和基礎是收集整理材料，要加強教職工的業績跟蹤，關注各種活動信息，不僅要收集電子信息和數據庫信息，還要收集各種文字和表格等材料。在收集整理的過程中，要做好甄別工作，確保檔案材料的真實性。

6.加強高校人事檔案管理的信息化建設

近幾年，高校人事檔案管理機制在不斷發生改革，人事檔案管理的政治化和神秘化在逐漸弱化。信息技術的快速發展不僅改變了人事檔案的管理模式，也改變了人事檔案管理的服務模式。檔案信息數字化、計算機管理網絡化和電子化是高校檔案管理工作的必然趨勢。我們所說的人事檔案信息化，是用電子化載體、網絡化載體、數字化載體代替傳統的紙質，用動態代替原始靜態人事檔案。只有對人事檔案管理人員的意見充分聽取，并選用適合本校人事檔案管理工作的管理軟件，才能不斷的提高人事檔案管理工作的信息化水平，早日實現人事檔案管理的信息化。綜上所述，想要做好高校人事檔案管理工作，不僅關系到每一位教職員工的切身利益，對高校人事工作也有著重要的影響。在大數據時代，高校必須對人事檔案管理工作信息化建設充分的重視，不斷提高人事檔案管理信息化水平，以使人事檔案管理適應新形勢的需要。

作者:尹艷華 單位:湖南外貿職業學院

第六篇：高校干部人事檔案管理與服務工作

一、高校干部人事檔案管理工作的特點

（一）干部人事檔案的真實性。建立高校干部人事檔案，必須把真實性作為其前提，要放在檔案中的資料需要經過相關組織的審核，得到認可后才可以實施工作。這樣可以鑒別出檔案資料的真假，使其更加真實。此外，通過這種鑒別，也可以使資料更加完整，為現實工作提供更便捷的服務，這正是干部人事檔案和其他檔案的區別。

（二）干部人事檔案的動態性。當事人在未來的人生道路上會有各種各樣的經歷，關于他的新信息也會不斷產生。因此，干部人事檔案需要在原有的基礎上，對其信息進行適當補充。同時，根據相關規定，對那些失去價值的資料要進行及時清理，否則會影響新信息的錄入，這就要求干部人事檔案要做好打孔并且裝訂工作，及時更新信息。

（三）干部人事檔案的保密性。高校干部人事檔案中記錄著各個干部的情況，因此會涉及到他們的隱私情況，他們的過錯失誤或者是做過的功績都會被記錄在上面。高校干部人事檔案的保密功能會對他們的隱私進行保護。也就意味著，他們的大部分信息只有學校可以掌握，不可以隨便公開或者是對外宣傳。所以，作為高校干部人事檔案的管理人員，必須做好檔案的保密工作，不可以放松警惕。

二、高校干部人事檔案管理工作中存在的問題

（一）忽視人事檔案管理工作。就目前而言，大部分的高校管理人員對干部人事檔案的管理并不是十分重視，有些記錄檔案的工作總是往后拖延，態度并不積極，給人懈怠的狀態，由此造成工作效率十分低下，耽誤很多工作的進程。

（二）欠缺專業管理人才。隨著觀察可以發現，高校對于干部人事檔案這一區域內的管理手段十分的落后，這與管理者的專業性有很大的關聯，如果不能正確篩選管理人員，就會導致這項工作停滯不前，其次，管理人員的態度在很大程度上決定了他們的管理水平。

（三）缺乏法律意識。現階段，在干部人事檔案的管理工作中依然存在一些違法的現象，主要是由于在干部人事檔案管理上采取的法律措施不夠嚴格，其次就是管理人員沒有意識到人事檔案的重要性，發生檔案丟失或者是檔案材料不全的事件時，由于沒有法律意識，而無法做出正確的選擇，因此也就有了違法事件的發生。

三、高校干部人事檔案管理工作中問題的應對措施

針對在干部人事檔案中出現的種種問題，我們必須要采取一些有效的措施，具體的應對措施如下所示：

（一）強化人事檔案管理意識。必須要加強人員的管理意識，要徹底改變其思想，讓他們由從前的被動工作狀態轉變為主動工作的狀態，積極地想出發展干部人事檔案的新方法。同時，校領導方面也應該對這項工作重視起來，歸納到學校發展的重要任務中，間接地帶動檔案管理人員的工作熱情，只有這樣，才可以提高檔案管理的效率。

（二）提高對人事檔案管理工作的重視度。高校應該把強化干部管理的方案作為首要任務，不斷探索出新途徑。同時，高校人事改革的制度也在不斷地進行著，單位的領導也越來越重視干部人事檔案，因此每年都會加大支持力度，促進干部人事檔案工作走上更加規范的軌道。作為高校干部人事檔案的管理者，必須清醒地意識到自身的責任，因此，更要努力學好現代化的管理方法，從基礎做起，穩扎穩打，全面掌握各種先進設備，只有這樣，才能夠提升高校干部人事檔案的管理水平。

（三）加大法律力度。必須要加大法律的力度，依靠法制環境保障高校干部人事檔案管理工作的順利實施。這就要求高校領導者要不斷地提高管理人員的綜合素質，加強對他們的思想教育，只有端正了思想，才可能更好地做好檔案的管理工作。此外，還要不斷地強化管理人員的法律意識，建立各種有效的規章制度，促進干部人事檔案的發展。作為管理者也要積極地和學校里的各部門積極接觸，爭取收集到更多的資料，保證做到人事檔案材料的完整性。如果發現檔案材料有缺失的地方，要及時地向上級反映，及時的做出補救措施，避免觸犯法律。

四、結束語

對于高校的人事管理部門來說，其干部人事檔案的管理水平，嚴重影響著對人才的挑選和任用，因此，我們必須不斷地加強檔案管理水平，不斷地學習，敢于創新，打破傳統的觀念，創造出屬于我們這個時代的新模式，只有這樣，才可以推進干部人事檔案管理工作更好發展，走向更高的臺階。

作者:儲華 單位:武夷學院

第七篇：高校檔案管理信息化探討

一、高校檔案管理現狀和存在問題

（一）高校檔案管理的現狀。為了加強高等學校的檔案工作，提高檔案管理水平，充分發揮檔案的作用，根據檔案法和有關規定，2008年9月1日頒布施行了《高等學校檔案管理辦法》，該辦法由教育部和國家檔案局共同制定。文件要求“高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”，對高校檔案信息化建設提出了要求。我國高校檔案管理信息化正是在這一社會背景下提出來。

（二）信息爆炸加大了高校檔案管理的難度。自高校擴招以來，無論是學生的學籍檔案，還是教師、職員的人事檔案等，都呈現井噴現象，增加了信息收集、信息甄別、信息編輯存檔和信息利用的難度。同時對高校檔案信息的需求不斷增加，對高校檔案的利用效率要求也在不斷提高。

（三）檔案的特殊性制約了檔案管理信息化。檔案信息的內向性和原始記錄性，決定了檔案信息開發利用不能像圖書期刊那樣，毫無限制的將全文信息資源采用傳統閱讀和現代遠程信息技術手段有償或無償地提供給他人利用。在校園網的基礎上，一部分檔案資源實現了共享和個人的自由利用，但是各校的網絡化程度不同，檔案信息的可利用程度差別很大。這種差別主要是由于技術上的原因造成的。因為各校所采用的檔案管理軟件及其設置的標準不統一，大部分的高校通過電子身份分類、實名登錄等方式對本校的網絡信息包括檔案資源的利用者設置了不同等級的門禁。這一方面確實有效地加強了檔案的保密性，但同時也可能降低檔案的共享性和利用率。

（四）資金和設備投入不足，管理手段落后。除了檔案的特殊性制約了檔案管理的信息化，高校在檔案的資金和設備上投入不足，也造成了信息化建設的缺陷。傳統的檔案管理方法存在效率較低、準確性不高、資源共享較為困難等問題，其制約著檔案管理工作的開展。但是由于大多數學校建設資金不足，檔案管理工作的信息化建設一直沒有實質的進展。相關的信息化設備十分有限,制約了信息化的發展。隨著現代高校各項事業的不斷發展，網絡信息技術在高校中普遍應用，這對檔案管理工作提出了新的要求。

（五）檔案管理人員素質不高。因為許多高校的檔案管理人員并不是檔案專業人才，有些入職后沒有接受系統化的檔案管理專業理論，普遍存在著學歷層次偏低、專業技能缺乏、年齡結構高等現象。而信息化的檔案管理卻需要一定的文化底蘊和專業的檔案管理知識，并熟練運用計算機和網絡技術，這些都是傳統的“資料保管員”式的檔案管理人員所不具備的。

二、高校檔案管理信息化策略

（一）加強監督管理,保證信息質量和信息安全。檔案信息需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產權保護的關系。高校檔案信息化加強了檔案部門與外部間的聯系，但安全問題成為目前高校檔案管理工作進程中不容忽視的問題。高校檔案部門要提高信息安全意識，加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全，同時要加強對電子文件的管理，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。檔案部門的內部局域網要確保檔案信息網絡傳輸的安全，嚴格遵守相關的安全保密制度，掌握好開放、控制的尺度。

（二）增加資金投入力度，加快檔案管理的信息網絡化。增加資金投入力度，采用現代信息技術，建立電子化檔案信息管理，是加快高校檔案管理信息化建設的物質保證。為了加快高校信息化建設的進程，就要改變現有檔案管理設備落后的局面，增加資金和設備的投入，尤其是要加強檔案信息化硬件的建設。針對不同的檔案形式增設相應的設施、設備。

（三）開展檔案信息在線檢索服務。在檔案信息數據庫中，比較常見的檢索方式有：全文檢索、多媒體檢索、聯機檢索、光盤檢索等。高校檔案館可將宜公開的檔案信息放到校園網檔案館網站后臺數據庫中，設置多途徑檢索通道，以全文信息或目錄信息形式方便用戶開展檢索。其中聯機檢索對檔案信息化的要求最高，聯機檢索是利用專門的檔案網站作為平臺，它擁有數量豐富的后臺檔案信息數據庫支持，并可開展在線網絡信息服務。在美國的原始資料房、檔案信息查找者等都是比較成熟的檔案信息聯機檢索網站。相比而言在我國，這種技術應用還不多。高校檔案館的信息化必須走合作共建之路，共同建立一批功能強大、檢索方便、信息全面的檔案信息聯機檢索數據庫。只有共享共用高校檔案信息，才能使得高校檔案信息運用充分。

（四）加強高素質、專業化檔案管理人才隊伍建設。只有提高檔案管理人員的業務水平，才能適應檔案信息化、網絡化發展的需要。高校要充分利用多種教育培訓途徑，加大對在職檔案人員的培訓力度。要加強對檔案人員的計算機應用基礎、數字化技術、網絡化技術、現代管理技術等各方面知識的培訓，提高檔案人員的理論和業務素質。加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高領導干部信息化知識水平，培養既精通檔案業務又能熟練運用現代化技術的復合型人才。

作者:郭俊霞 單位:鐵道警察學院

第八篇：高校人事檔案管理問題與改革路徑

高校人事檔案作為高校人事服務與管理的核心，是建設高校人事工作基礎工程的有效途徑之一。由于我國政治體制的改革和高校高等人事制度改革的不斷推動，高校的人事檔案管理面臨了新的問題與新的情況，如何對高校人事檔案工作進行改革與創新，并推動高校飛躍式的發展，已成為了現階段衡量一所高校管理現代化程度和綜合實力水平的主要參考依據。根據我國目前高校改革的情況來看，高校人事檔案管理工作的主要內容有：高等院校的人才隊伍建設情況、教學資源建設情況、信息管理與制度建設情況等，具有較強的專業化、復雜化和特殊化。但隨著高校改革的不斷深入及人事制度改革的不斷改善，高校人才的流動頻率逐漸增大，這就為高校人事檔案的管理帶來了一定的難度。

一、高校人事檔案管理面臨的新問題

（一）人才市場競爭激烈

我國實行改革開放以來，市場經濟體制得到不斷更新與發展，現代社會的人才競爭愈發激烈，導致了人員的流動性較大，也使人事檔案管理中出現了最大的一個難題，即人檔分離，大體含義為：在人才快速流動的過程中檔案并沒有與人相統一，要么是檔案離開，人沒有離職；反之是人離職，檔案沒有離開。這種現象的出現說明了現階段高校的人事檔案管理機制還未能完全適應這種趨勢，若不對其進行有效解決和改善，則會嚴重影響到高校人事檔案管理工作的正常開展。

（二）人事檔案資料缺乏

因為高校領導與檔案管理人員缺乏對人事檔案的重視和關注，加之為了提高本校的綜合實力與市場競爭力，廣泛地吸納大批的高學歷人才，而這樣大量的招新工作使得個人材料的完整性愈發缺乏，再因為數十年、數二十年的人員變動等情況，使大多數的人事檔案材料都出現了缺失和漏洞。

（三）管理規劃標準不統一

根據現階段我國高校的人事檔案管理現狀來看，大部分的檔案管理人員在整理人事檔案資料上沒有一個明確的管理規劃標準，所以無法合理地將這些檔案資料進行整理與分類。同時新檔案與原檔案的使用紙張材料和規格具有較大的差異，如果按照新檔案的標準來對原材料進行處理，會造成資源的浪費和材料內容的損壞；反之如果按照原檔案的標準來進行整理與規劃，便會給檔案管理人員的管理工作帶來一定的難度和負擔。

二、高校人事檔案管理的改革路徑

（一）有效整合信息資源

信息資源整合的不足，是現階段影響與阻礙高校人事檔案管理工作的最大因素。所以一定要有效整合信息資源，這樣才能體現出信息資源的價值，也才能使高校人事檔案管理工作正常開展。故要求檔案管理人員必須充分尋找與整合高校內部現有的信息資源，提高檔案管理的工作效率。其次，可有效利用現代化科學技術和信息技術來增強信息資源的整合與維護，全面融合新檔案與原檔案，這樣不但能有效提高信息資源的整合，而且能對信息資源隨時調用。

（二）創新人事檔案管理模式

大多數高校的人事檔案管理模式基本相同，都采取了傳統性的管理觀念和管理方法，導致了高校人事檔案管理工作無法適應現代社會市場的變化與需求。所以要求高校檔案管理人員不斷創新人事檔案管理模式，首先，針對高校自身的發展情況及人事檔案管理的實際情況，對其進行深入的分析與討論，指出其中存在的問題與不足，確保人事檔案管理模式的可行性。其次，加強對學生綜合素質的培養，以便有效提升高校人事檔案管理工作的工作效率。最后，更新管理理念和管理技術，并借鑒其他院校優秀的人事檔案管理模式，結合本校的實際情況進行相應的改進和完善，最終確保創新的人事檔案管理模式能夠促進高校檔案管理工作,并能夠適應高校的發展。

三、結束語

總而言之，在信息技術與科學技術不斷發展的今天，高校的人事檔案管理質量要進行提升，尤其是在信息資源整合與利用方面，必須加強其人性化和服務化。本文就高校人事檔案管理面臨的新問題，即人才市場競爭激烈、人事檔案資料缺乏和管理規劃標準不統一，對其改革路徑提出了具體的方案，即有效整合信息資源和創新人事檔案管理模式。通過這樣的做法，能夠很大程度上提升高校人事檔案管理工作的水平與質量，并為我國人事檔案處理優化奠定堅實的基礎。

作者:劉歲梅 單位:重慶廣播電視大學

第九篇：高校實物檔案管理存在的問題及對策

實物檔案是指以實物為載體的，能夠反映檔案主體真實歷史面貌的特定物品，如榮譽證書、獎杯、印章、字畫等等。高校實物檔案管理是高校檔案管理的重點內容之一，同時也是高等教育事業不可缺少的環節，對于史實性要求較高的檔案需求以及重大歷史事件的傳承具有極大的現實意義。

一、高校實物檔案管理存在的問題

（一）對實物檔案管理工作重視度不足。首先，大多數人認為高校的核心任務是教學科研等人才培養工作，實物檔案管理時輔助性的，甚至是無關緊要的，只有當上級視察或富裕時間時才安排檔案管理工作。其次，檔案工作者投入了大量時間與精力在文字檔案的收集、整理上，忽視了實物檔案的整理與保管。加之實物檔案種類、形態各異，大到牌匾、錦旗，小到獎章、榮譽證書，整理、歸集起來有一定難度，一些管理人員缺乏工作熱情，實物檔案長期處于無人管理的混亂狀態。

（二）高校實物檔案管理方式落后。當前，參與高校實物檔案管理的工作人員大多不是檔案專業出身，普遍存在著業務素質偏低、年齡偏大等問題，加之高學歷、業務能力強的管理者稀缺，導致實物檔案管理工作遲遲得不到發展，管理方式仍很落后。尤其是檔案管理信息化的今天，證書、牌匾、獎狀等實物均需要用電腦系統進行登記，一些檔案管理人員仍采用手工紙質登記的方法，這不僅浪費了大量時間和人力，還容易造成重要信息的丟失。

（三）管理工作循規蹈矩，創新意識不強。高校檔案工作人員對于如何利用高科技管理實物檔案、如何提高檔案信息服務效率缺乏實質性創新，有些檔案管理人員在接手實物檔案后，不愿花心思與精力去解決實物檔案的存放問題，也不愿依據實際情況制定出一套簡便、快速的實物檔案接待查詢方案，致使實物檔案管理常年以陳舊的模式運行，服務效率較為低下。

（四）實物檔案質量不高，無法有效開發利用。以往，實物檔案管理工作過于注重檔案數量，盲目收集實物檔案，這造成實物檔案的質量和利用率不高。一些有價值的實物檔案被埋沒于眾多實物檔案中，一旦使用難以找到。譬如，對于榮譽證書的管理，工作人員大多不做分類直接堆到一個地方，利用時需要耗費大量人力和時間進行翻找。而一些獎牌、獎杯等實物檔案由于怕借用損壞，常年堆積在角落中，利用價值很低。

二、高校實物檔案管理的對策

（一）解放思想，重視實物檔案管理工作。1.高校檔案管理部門的主管領導要提起對實物檔案管理工作的重視度，努力發揮實物檔案在高校發展中的作用。2.發動廣大師生共同參與實物檔案的搜集、保管工作，讓他們真正成為實物檔案信息的受益者。3.調動檔案工作人員的積極性，激發他們的創新意識，讓他們更加熱愛實物檔案管理工作。

（二）建立數字化、信息化實物檔案管理系統。目前，高校實物檔案的登記多以紙質為主，電子形式的存儲少之又少。高校應積極利用互聯網技術，對高校實物檔案管理系統進行數字化、信息化改革，通過數字化的實物檔案信息匯總縮短檔案的查找時間，提高檔案利用效率。同時，將實物檔案制作成書籍、光盤，供課堂教學、新生入學培訓、愛國教育培訓等日常教育教學活動使用。

（三）制作照片實物檔案，按主次收集照片。實物檔案管理要適應當下社會“讀圖”為主的信息傳遞特性，以照片的形式記錄實物檔案信息。高校可將學校獲得的牌匾、榮譽證書、獎杯、名人字畫等拍攝成照片，從而便于收藏、拷貝。在對照片進行采集時，檔案管理部門要掌握好主次：一是要將實物檔案進行主次分類，對使用率高、意義重大的實物檔案照片進行網絡備份、傳播。二是要按重要與否分類存放照片，以提高工作效率，方便師生調取。

（四）建立網絡化牌匾實物室。高校可將部分牌匾集中于一間可供展覽與多媒體直播的房間內，以此向外界更加直觀地展示牌匾等實物本身。這種立體化的檔案展示方式能夠給檔案使用者更全面的印象，是對高校檔案管理信息網絡最有力的支持。

（五）建立實物檔案陳列室，以滿足高校教育教學目的。實物檔案是見證學校榮譽與歷史的重要印記，將這些檔案展示出來，可以使廣大師生更加了解學校，更加以學校為榮，從而激勵自己為學校爭光。有條件的高校可將便于直接同外界接觸的實物檔案歸集到一間陳列室內，定期開放，供廣大師生以及校外人士參觀。同時，學校還可將實物檔案陳列室的參觀作為愛國愛校教育的必要內容，將課堂搬到陳列室中，以更好地發揮實物檔案的價值與意義。

三、結語

總而言之，高校要不斷引導檔案工作人員朝著實物檔案工作所應當努力的方向前進，讓實物檔案管理的工作目標成為檔案工作人員積極工作的內在動力。當今社會經濟高速發展，實物檔案管理方法要跟上時代的步伐，走科學化、信息化的道路，努力改革舊有模式，最大限度發揮實物檔案的內在價值。

作者:劉琴 單位:湖南財經工業職業技術學院

第十篇：高校人事檔案管理信息化探討

高校的人事檔案管理一直是人事管理的一項重要工作，因為人事檔案包含有個人身份、學歷、資歷等方面的證據。在實際人事管理中，人事檔案的作用通常通過個人工資待遇、社會勞動保障組織關系等方面表現出來。人事檔案不僅僅是個人發展軌跡的官方表述，更是國家對于個人動態信息的正式認可，受到法律保護，具有法律效用。2015年6月，隨著機關事業單位基本工資標準的上調、個人養老保險和職業年金的代扣預留，全國機關事業單位養老保險制度改革正式啟動。由于此次改革前的工作時間視同養老保險的繳費年限，因此，人事檔案對工作履歷及工作年限的證據作用更是得到空前凸顯，對人事檔案的發掘和利用也將變成人事管理新的常規工作。隨著人事管理及社會保障部門對職工人事檔案信息的共享需求與日俱增，現代信息技術對社會各行業無孔不入地滲透，利用現代信息技術手段管理高校人事檔案，是信息技術在人事管理領域的延伸，對高校人事檔案價值的發掘和利用有著重大意義。正因如此，人事檔案信息化管理已經成為人事檔案管理工作的必然趨勢。

一、人事檔案信息化管理的內涵和歷史沿革

人事檔案信息化是在組織人事部門的統一規劃和組織下，在人事檔案管理活動中應用現代信息技術，對人事檔案信息資源進行組織、管理和提供利用，做好人才信息基礎保障工作，是運用現代信息技術管理人事檔案的過程。對高校干部人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，以實現高校干部人事檔案紙質與數據格式的并存，根據需要實現紙質與屏幕的人事檔案查閱，進而完全實現高校干部人事檔案管理的科學化、信息化和網絡化。在人事檔案信息化發展過程中，大致經歷了以下幾個階段：第一階段是單機檢索。20世紀80年代，一些企業和事業單位開始利用計算機管理本部門的職工信息，建立起一個個以單機為處理工具的人事檔案信息檢索系統。大多采用dBASE、BASIC、C、FoxPro等語言作為編程工具，在DOS操作系統下運行。這一時期的信息管理系統管理的數據簡單，沒有統一的格式，檢索內容單一，數據處理能力有限，通用性差，但推進人事檔案管理軟件的普及應用積累了寶貴的經驗。第二階段是20世紀末期，單機與局域網相結合的管理系統。系統開發工具主要有VisulFoxpro、PowerBuilder和大型數據庫管理系統Oracle、Sybase等，操作系統平臺為Windows、Unix、Linux等，并建立了統一的數據格式標準和其它技術標準，為后來人事檔案信息數據的交換和管理軟件的共享奠定了堅實的基礎。由于網絡技術的推廣，推動了人事檔案信息管理系統服務范圍和服務水平的提高。第三階段是20世紀末至今。由于檔案信息化的推動，各單位和機構開始開發和應用人事檔案信息管理系統來管理人事檔案。從當前主要應用來看，人事檔案信息管理系統，采用基于B/S模式的全文數據庫居多，這使得人事檔案管理信息系統的開放性、擴展性、集成性、人性化等都有更大的改善。但是，如何利用Internet技術進行CA認證并提供遠程服務以及人事檔案信息管理系統的共享方面還有大量工作要做。縱觀近年來國內應用較多的人事檔案信息管理系統，越來越符合當代人事檔案信息化管理的需求，其功能也越來越完善，這不僅提高了管理效率，而且優化了人力資源配置。

二、人事檔案信息管理中需要協調的幾組關系

改善干部人事檔案管理的方式，主要應從兩個方面入手，一是針對干部人事檔案管理的流程進行重新的界定，以確保干部人事檔案管理的流程化、制度化；另一方面則是針對干部人事檔案管理，應將先進的管理技術引入到其中，以提高干部人事檔案管理的效率。人事檔案信息化為人事檔案管理提供了新的途徑和方法，對提高人事檔案管理效率大有裨益。當然，信息化過程對人事檔案管理也存在著潛在的風險。如何將現代化的信息技術應用于人事檔案管理，必須協調好以下幾對關系：

1.實用性與規范性

實用性是指在人事檔案管理信息化過程中注重切實解決客觀存在的問題，并能在實踐中產生積極效果。一方面要在引入信息管理系統后，人事檔案的管理效率得以大大提高，另一方面要保證人事檔案信息的安全性，考慮到人事檔案的隱私權。人事檔案信息系統設計要在實用性基礎上，引進IT行業的人才和技術，結合本單位財力與技術基礎，采取合作開發或引進方式，避免低水平重復建設。規范性是指人事檔案信息化建設所建立的系統需要符合行業規范。以《全國組織干部人事管理信息系統》、《信息結構體系》為例，它是為實現干部信息的規范化及全國范圍內的信息共享，按照人員管理及機構管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規范化程度，而且具有總攬全局的權威性。在信息化過程中，文本文件、圖像文件、掃描文件、聲音文件等的采集與管理都應遵循《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T,8894-2002）所規定的格式，以減少轉換與重新制定的難度，同時也是人事檔案信息化規范性的客觀要求。

2.安全性與開放性

為了防止將人事檔案信息泄露給無關用戶，必然要對人事檔案中的隱私信息加以嚴密保護。在信息化過程中，加強對人事檔案方面的電子文件的管理與審核，通過技術手段來達到保密的目的。同時，還要確保網絡的安全性，做到人事檔案信息管理系統與互聯網對公共信息網實行物理隔離，涉密及隱私檔案信息不能存儲在與公共信息網相連的信息設備上，更不能儲存在公共信息網的服務器上，能夠建立人事檔案專網則是最理想的選擇。建立人事檔案信息管理系統，很大程度上是為了科學管理和優質服務，這就決定了人事檔案信息開放的必然性。長期以來，人們一直習慣地認為人事檔案屬于保密內容，除了負責收集和保管人事檔案的管理者能接觸到人事檔案外，其他人包括檔案當事人是不能接觸到人事檔案的。在當代條件下，人事勞動關系由行政隸屬關系轉變為平等的契約關系，人事檔案的管理權、處置權也從完全交給用人單位轉變為用人單位和個人共同管理。人事檔案作為當事人“德、能、勤、績、廉”的客觀記錄，部分信息也變得公開透明，信息開放已成為時代的必然趨勢，尤其是對高校專業技術人員而言，他們在專業上的學術水平、學術成就、個人簡介等基本信息都已完全公開，對用人單位和各級部門做到“知人善任”起到了至關重要的作用。當然，這種檔案信息的開放并不是對所有人都無限制的開放，是在保證當事人隱私不被泄露的條件下的有限開放。

三、人事檔案信息管理系統的需求分析與設計

1.需求分析

人事檔案信息管理系統功能需求是指人事檔案管理系統在面向實際應用時所應具備的各種功能。開發一套人事檔案管理系統并非一朝一夕之事，如果功能設計存在缺陷，將浪費大量人力、物力和財力。因此，和其它軟件產品一樣，人事檔案管理系統的功能需求分析是第一位的，是人事管理信息系統的核心，也是解決用戶客觀問題的關鍵。人事管理系統的功能一般分為基本功能和拓展功能，基本功能是人事檔案管理系統中必備的功能，拓展功能則是人事檔案管理信息系統設計過程中，根據實際需要添加的功能，以輔助人事檔案信息的管理。

2.功能設計

一般而言，定制開發一套人事檔案管理系統的初衷是基于互聯網平臺，將學校的日常管理、人員管理、人員考核、信息統計等工作集于一體，將教職工人事檔案中的基本信息、工作履歷、職稱評審、職務晉升、年度考核、獎懲管理等信息進行電子化，并上傳到網絡管理系統，避免每次查詢紙質人事檔案這種低級重復的體力勞動，這將極大地提高管理部門服務師生的效率。設計的系統一般應有兩種不同權限的用戶，分別為管理員和普通用戶。管理員（人事部門工作人員）具有全局信息審核和修改的權限，普通用戶（教職工）只具有修改個人信息的權限。系統所有用戶都從統一界面登錄，普通用戶可以用個人身份證號碼作為用戶名，初始密碼由系統統一設置為身份證號碼最后六位，首次登錄后要求自行修改初始密碼。登錄系統后，應該將系統的主要功能清晰地呈現在教職工面前。根據用戶需求設計出來的系統，一般來說，主要功能應包含機構管理、崗位設置、人員管理、人員變動、職稱評審、培訓進修、年度考核、合同管理、請假管理、檔案管理、文件管理、信息統計、報表管理等模塊，如圖2所示：點擊進入系統首頁后，通過事務提醒、通知公告等功能區，除了向教職工展示相關信息及通知外，還具有溫馨提示等功能，只要教職工用戶登錄即可收到系統彈出的信息及提示。機構管理主要是用于校內機構的增加、撤并、更名等工作。崗位設置模塊則可以將學校的崗位設置情況，如各崗位等級的總數、結構比例、競聘條件等信息集成到系統中，在新一輪的崗位聘任工作開展時，讓教職工登錄系統進行相關電子表格的填寫和提交。人員管理模塊則將全校職工根據人員狀態分為在職人員、離休人員、退休人員、離職人員、死亡人員等類型分別管理。人員變動模塊則用于處理平時校內人員的增加、減少、調動等業務，對于相關工作的檔案材料電子化，重要檔案信息則進行紙質打印歸檔，使管理部門在相當長一段時期內的工作得到延續和完善。職稱評審和培訓進修模塊主要用于教師的專業技術職務評審以及教學科研水平的提升培訓。年度考核是人事管理部門重要工作之一，每年讓教職工填寫大同小異的紙質表格不僅費時，而且各年度的個人基本信息可能被誤填，引起教職工反感，通過此模塊功能，教職工只需改動少量信息即可自動生成年度考核表，打印成功后只需簽名確認即可，人性化的功能設計，省時省力。合同管理模塊主要用于對每位教職工，尤其是學校的教學科研骨干人才的合同管理，比如待遇信息、服務年限等，新引進的人才可以快速查閱參照，即將離職的人員可以快速計算出合同履約金額，所有這些工作的完成幾乎是自動化的，在無異議的情況下，一般不需費時費力地翻閱紙質文本合同。檔案管理模塊極其重要，教職工個人檔案除了紙質版外，該系統內的職工個人檔案電子版具有同樣準確的信息。除了平時調閱檔案之用外，還可在該系統中新增電子檔案，再紙質化并存檔，同時對職工檔案進行動態管理，如哪些員工的檔案在校，哪些被調閱或調出等，只需在系統查詢欄輸入姓名，即可快速知曉職工的檔案保存狀態及具體內容。請假管理、文件管理、信息統計、報表管理是方便教職工查詢學校相關政策文件，對學校的基本數據有常規性的了解，對日常用到的報表進行自動生成，既有利于讓教職工動態掌握學校相關政策的變化，又有利于更好地服務廣大師生。總體來說，高校人事檔案管理工作任務繁重，而且對教職工影響極其深遠。借助現代信息技術手段對高校人事檔案管理工作進行信息化管理，提供科學、規范、人性化的管理與服務，對學校及至整個教育事業的發展都是極具重要意義的。

作者:劉勇 單位:西華師范大學人事處