導(dǎo)語：物資企業(yè)檔案管理論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著科技的進步，檔案管理已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化向信息化發(fā)展，物資企業(yè)必須重新認識檔案管理的作用，準(zhǔn)確定位，變被動應(yīng)付型為主動服務(wù)型，提升檔案的硬件水平和軟件素質(zhì)，利用和開發(fā)檔案資源為企業(yè)經(jīng)營管理提供有效服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;物資企業(yè);應(yīng)用;改進

1檔案的價值

檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中直接形成的歷史記錄。檔案在內(nèi)容上是原始記錄，是信息和知識的源頭，一旦形成一般不能隨意修改。檔案不僅內(nèi)容紛繁，而且種類多樣，如文書檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。檔案的價值是檔案在利用過程中產(chǎn)生的實際效益。

1.1歷史文化價值

檔案的價值是“對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”。檔案作為一種特殊的文獻，是人類活動的產(chǎn)物，具有特殊的價值，其憑證價值是任何資料都無法替代的。檔案的珍貴在于原始性、真實性和多樣性。

1.2經(jīng)濟價值

對于人事檔案和業(yè)務(wù)檔案來說，人事檔案記錄著一個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職務(wù)職稱以及個人的基本信息。這些材料已經(jīng)成為很多商家關(guān)注的目標(biāo)，往往擁有的信息越多，商家謀利的概率也就越高。業(yè)務(wù)檔案被視為企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，是企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的組成部分，具有極高的市場價值。

1.3情報價值

傳統(tǒng)的檔案信息主要發(fā)揮參考價值和憑證價值。如今，越來越多的人已經(jīng)意識到檔案材料作為一種知識資源所具有的情報價值。企業(yè)檔案是企業(yè)知識的重要組成部分，其完整的記錄了企業(yè)的宏觀和微觀發(fā)展情況，具有無可比擬的資源優(yōu)勢，也是情報信息的重要來源。

2檔案管理在物資企業(yè)經(jīng)營中的作用

物資企業(yè)的檔案是在各項生產(chǎn)、經(jīng)濟活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理是物資企業(yè)管理的一部分，是保存企業(yè)歷史真實面貌的一項重要工作。

2.1參考作用

檔案是物資企業(yè)發(fā)展的重要憑據(jù)，是企業(yè)發(fā)展的原始記錄。對重大項目的實施方案、計劃、策略、業(yè)務(wù)的評審材料等進行保管，可為后續(xù)物資管理型企業(yè)的發(fā)展提供參考。

2.2憑證作用

由于財務(wù)的原始記錄即原始憑證，是記載各單位經(jīng)濟活動的最初的書面材料。通過一定的單、表、卡片、臺賬等形式反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，是企業(yè)會計核算中最原始、最基本、使用最多、數(shù)量最龐大的憑證材料，是進行經(jīng)濟核算的重要依據(jù)。財務(wù)檔案有很強的憑證依據(jù)性，不僅是經(jīng)濟決策的重要依據(jù)，還對保護國家財產(chǎn)、執(zhí)行國家財經(jīng)紀(jì)律起到監(jiān)督作用。

2.3可追溯作用

當(dāng)物資企業(yè)與其他企業(yè)發(fā)生糾紛、訴訟時，檔案可發(fā)揮證據(jù)作用，提供了與爭議企業(yè)進行談判及可追溯的依據(jù)。

3檔案管理存在問題

3.1重視不夠

長期以來，部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認識存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、一收一放的事務(wù)性工作，不是主要工作，不能創(chuàng)造經(jīng)濟效益。對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，無法適應(yīng)企業(yè)追求精細管理的需要。

3.2標(biāo)準(zhǔn)化程度較低

對檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化重要性認識不足，檔案部門所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)與國家標(biāo)準(zhǔn)有所偏差。一些基層檔案管理人員認為檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化只是推薦實行而不是強制執(zhí)行，其價值和意義不大，所以沒有嚴(yán)格執(zhí)行。在檔案的處理、保存和管理等細節(jié)上，僅是執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理的一部分規(guī)定，管理過程粗放。

3.3隊伍建設(shè)方面

隨著企業(yè)管理信息化水平不斷提高，為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。由于企業(yè)將發(fā)展重點放在經(jīng)營上，對檔案工作重視支持不夠，導(dǎo)致愿意投身檔案管理事業(yè)的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業(yè)培訓(xùn)而致使業(yè)務(wù)能力無法適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需求。

3.4電子歸檔實施效果不佳

信息技術(shù)在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用實現(xiàn)了社會的快速化、智能化建設(shè)。目前許多企業(yè)的歸檔已將紙質(zhì)檔案改為電子檔案，更有利于保存、分類和整理。但是，由于信息技術(shù)在檔案應(yīng)用上不夠普及，檔案人員思想認知不清，操作技術(shù)不熟，導(dǎo)致由紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變承接不夠全面，制約了檔案硬件的更新?lián)Q代。

4改進檔案管理的措施

4.1做好檔案宣傳，強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平

利用多種形式宣傳檔案的歷史文化價值、經(jīng)濟價值、情報價值，提高對檔案工作重要性的認識，取得各方面的高度重視和支持。檔案人員要樹立服務(wù)觀念，增強服務(wù)意識，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)質(zhì)量高低是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

4.2加強檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

要保證檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量，加強對檔案標(biāo)準(zhǔn)化實施的培訓(xùn)和監(jiān)督。培訓(xùn)和監(jiān)督可以由檔案行政管理部門組織，更新檔案標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)知識，及時糾正標(biāo)準(zhǔn)化實施過程中偏離標(biāo)準(zhǔn)的做法，促進標(biāo)準(zhǔn)化活動正常有序的開展。

4.3建立健全檔案工作規(guī)章制度

完善的制度是進行高效管理的手段，任何一項工作的順利開展，都需要相關(guān)的制度做保障。檔案部門應(yīng)建立健全檔案的歸檔制度、保管制度、保密制度、查閱制度及利用制度，并納入崗位責(zé)任中監(jiān)督考核。

4.4加強檔案隊伍建設(shè)

提高檔案管理專業(yè)性，增強檔案人員的的責(zé)任感與使命感，不斷提升專業(yè)能力，培養(yǎng)高度的職業(yè)敏感性，及時做好檔案歸檔工作。企業(yè)應(yīng)重視對檔案管理人員的選拔，定期對其進行專業(yè)培訓(xùn)，保證持證上崗，建設(shè)一支具有較高專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)的檔案管理隊伍。

4.5加快檔案的信息化建設(shè)

企業(yè)應(yīng)廣泛借鑒其他企業(yè)先進的管理經(jīng)驗，加大對檔案信息化管理的資金投入，結(jié)合企業(yè)實際情況與經(jīng)濟實力，適度引入相關(guān)先進設(shè)備，對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案全面以電子文檔形式收編歸檔，并同步設(shè)置電子檢索功能。加強對本企業(yè)電子文件積累、鑒定、歸檔等一系列工作，確保有保存價值的電子文件的真實和完整。

作者:王靜 單位:中國鐵路物資華東集團有限公司