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1計算機技術在檔案管理中應用意義

1.1必要性

隨著當前信息化建設的的腳步日益加快，檔案信息由于其憑證極其廣泛的性能等優勢而受到較多的青睞。在當前信息化時代的發展形勢下，檔案信息管理倘若想要真正意義上實現信息化的目的，那么就應當不斷地創新。隨著計算機滲透到檔案管理工作中，和以往的模式相比有著諸多的優勢。例如存儲量大、較強的保密性能等，能夠在最大程度將檔案管理水平加以提升，進而推動檔案事業的不斷發展。

1.2主要作用

1.2.1數字化

改變了傳統手工紙質繁瑣管理程序，縮減了大量人力和物力，實現便于保存、查詢的目的，在降低成本的同時提高了利用率，減少了檔案信息的損壞和遺失。

1.2.2存儲量大

隨著人們生活范圍的不斷擴大，大量的文件資料也隨之產生，檔案資料入庫信息劇增，而一張普通的光盤就可以儲存數十萬甚至千萬的文字信息，極大程度節約了傳統檔案占用的空間以及成本投入。

1.2.3自動化

計算機技術應用于檔案管理工作，可以將信息快速的輸入、儲存，并且可以對信息進行邏輯推理和判斷，真正實現信息管理、檢索等流程的自動化進程。

2計算機技術檔案管理應用存在的問題及對策

2.1信息網絡數據庫建設問題

對當前已經存在的方案數據極其相關數據都需要做好認真的處理，這樣做的目的不但可以提高工作效率，而且還能夠最大程度促使目錄以及檢索能力得到發展，還要對某些使用效率高，容易出現損害的方案信息做好相應的處理，繼而形成方案管理系統可以處于統一的狀態，促使檔案信息能夠和工作內容有機的結合起來，從而成為一個有機的整體。

2.2信息網絡安全問題

隨著網絡化和信息化的全面覆蓋，大部分人都可以隨意使用網絡，這樣就存在一定的安全隱患。計算機技術應用于檔案管理，在帶來方便同時也帶來一定的安全問題，網絡安全問題難以計數，現在的防火墻等安全防護技術對專業技能比較高的黑客根本就起不到多大作用，而檔案又具有憑證性以及真實性等特點，如果原始文件收到損壞或者更改，很難在進行修復，致使檔案的安全性和可靠性受到威脅。

2.3管理技術實用性問題

隨著計算機技術的不斷發展，技術的更新速度驚人，因此在檔案管理技術的選擇應用上，一定要緊跟計算機技術尤其是檔案管理方面技術的更新速度。但是由于檔案管理部門并不是直接創造經濟效益的生產部門，在資金的投入上存在一定的問題，并不具備充足的資金來經常對管理設備進行更新，因此在工作時要秉持“實用、適用才是最好的”信念，努力在檔案信息管理工作中展開計算機技術的應用，不斷提高檔案管理水平。

2.4檔案管理人員專業化問題

對于當前檔案管理工作來說，也應當進一步提升相關人員的文化素養。然而，當前諸多部門具有專業人員的數量不多，有時候還會出現身兼數職的情況，亦或是某些管理人員不能對現代化設備的使用做到熟練掌握，這樣就不能實現檔案信息化的目的。依據此類情況的出現，相關部門應當加大培訓員工的力度，確保管理人員能夠具備較高的解決能力，可以想我計算機語言，并嫻熟的使用計算機。其次，相關人員應當具有較強的文字能力，可以獨自完成相應的任務，可以依據檔案主題的有關原則，對主題標識進行恰當的選擇，并且可以對主題內容進行辨別，對操作中存在的問題能夠靈活的處理，只有這樣才能夠更好的勝任此工作。

3計算機技術檔案管理應用發展策略

3.1增強計算機技術在檔案管理工作中應用意識

首先，檔案管理部門以及管理人員要充分意識到計算機技術在檔案管理應用中的重要性，形成使用計算機技術來進行檔案管理的意識；其次，要重視計算機技術的使用和投入，在人力、物力等方面都要實現網絡化管理，營造檔案管理現代化工作氛圍。

3.2加強創新意識

隨著計算機技術的日益完善下，檔案也需要做好科學的管理工作。這樣不但在確保計算機技術可以實現的同時，而且還能夠建立一個統一、高效的工作機制，從而建立一個健全的管理系統，為檔案管理工作的順利進行提供重要的保障。不僅僅如此，相關人員還應當在擁有扎實的專業知識以外，還富有創新能力，并能夠充分的發揮出計算機的價值。這樣就需要相關人員應當端正學習態度，嫻熟的掌握計算機手段，將自身的能力加以提升。

3.3加強人才培養意識

一方面，相關部門在招聘的時候應當選擇具有操作能力較強的人員，這樣做的目的能夠將計算機的使用率加以提升；另一方面，加大員工的培訓力度，打破以往的管理模式，形成新型的管理方式，提高員工的綜合能力，這樣才能夠進一步提高計算機操作水平，從而為日常工作可以順利完成帶來更多的益處。

綜上所述，隨著現代化設備的大量發展下，其在檔案管理工作中扮演著重要的角色，同時也為檔案內容可以進行一系列的內容提供方便，最大程度促使檔案信息能夠達到信息化的效果，這些都會對檔案事業的發展有著重要的意義。

作者:夏天維 單位:遵義師范學院

參考文獻

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