導(dǎo)語：中小學(xué)設(shè)備檔案管理思考一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：中小學(xué)設(shè)備檔案管理不僅是中小學(xué)檔案綜合管理工作的重要組成部分，還是中小學(xué)設(shè)備管理工作的重要組成部分之一。設(shè)備檔案管理工作的好壞，直接影響著設(shè)備的使用以及作用發(fā)揮，同時(shí)也關(guān)乎學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量以及發(fā)展前景，因此務(wù)必對中小學(xué)設(shè)備檔案管理加強(qiáng)重視。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)；設(shè)備檔案；管理

中小學(xué)設(shè)備檔案是指學(xué)校設(shè)備在計(jì)劃、購置、驗(yàn)收、調(diào)試運(yùn)行、管理維護(hù)、維修及報(bào)廢處置等過程中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文件、圖表等全部材料。隨著國家對教育重視程度的逐年加強(qiáng)，對學(xué)校的投入也在逐年加大，使中小學(xué)校購置的設(shè)備種類以及數(shù)量也不斷增多，這就對設(shè)備檔案管理工作提出了新的考驗(yàn)。做好中小學(xué)設(shè)備檔案管理工作，不僅能夠有效提升設(shè)備的使用效果，而且能夠使各個(gè)設(shè)備更好地為學(xué)校各項(xiàng)教育教學(xué)工作服務(wù)。所以，進(jìn)行加強(qiáng)中小學(xué)設(shè)備檔案管理的思考具有尤為重要的意義和作用。

一、中小學(xué)設(shè)備檔案管理的特點(diǎn)

一是有效性。由于中小學(xué)設(shè)備的使用效果直接影響到學(xué)校的各項(xiàng)教育教學(xué)工作，所以設(shè)備的安全有效性及質(zhì)量可靠性必須放在檔案管理工作的首位。二是整體性。中小學(xué)設(shè)備檔案管理其服務(wù)對象直接面向教育、教學(xué)、教師、學(xué)生等各個(gè)方面，所以在設(shè)備檔案管理上應(yīng)當(dāng)樹立整體觀念，遵循“統(tǒng)一計(jì)劃、歸口管理、分級負(fù)責(zé)、責(zé)任到人、管理與服務(wù)相結(jié)合”的原則，實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案的整體管理。三是經(jīng)濟(jì)性。中小學(xué)設(shè)備檔案管理應(yīng)當(dāng)對設(shè)備運(yùn)行過程中的所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)予以有效的信息管理和評價(jià)，信息管理和評價(jià)能夠?yàn)橹行W(xué)設(shè)備維護(hù)所需經(jīng)費(fèi)提供相應(yīng)的依據(jù)，確保設(shè)備始終保持正常運(yùn)行狀態(tài)，使中小學(xué)整個(gè)設(shè)備管理工作步入良性循環(huán)，讓中小學(xué)校有限的資金得到最大化利用。

二、中小學(xué)設(shè)備檔案管理存在的問題及原因

（一）存在的問題。許多中小學(xué)校的設(shè)備檔案資料僅僅是一些較為零散的文件材料，并沒有形成完整的、系統(tǒng)的檔案文件材料。比如只有設(shè)備隨機(jī)材料，設(shè)備在計(jì)劃、購置、驗(yàn)收、調(diào)試運(yùn)行、管理維護(hù)、維修及報(bào)廢處置等過程中形成的文件材料往往沒有進(jìn)行歸檔。還有的中小學(xué)校的檔案管理甚至沒有將設(shè)備檔案管理納入工作范疇。（二）原因分析。首先，許多中小學(xué)校片面地認(rèn)為只有生產(chǎn)型企業(yè)才需要開展設(shè)備檔案管理，所以對設(shè)備檔案管理并不重視，就廣東省清遠(yuǎn)市教育系統(tǒng)來說，大部分學(xué)校尤其是普通中小學(xué)還沒有將設(shè)備檔案納入學(xué)校檔案綜合管理。其次，設(shè)備檔案歸檔執(zhí)行力度不夠或規(guī)章范圍相關(guān)規(guī)定不明確。有的中小學(xué)校并沒有制定相應(yīng)的制度來確定設(shè)備檔案的歸檔范圍，隨意性強(qiáng)。有的中小學(xué)校雖然制定了相應(yīng)的制度來明確設(shè)備檔案的歸檔范圍，但是由于執(zhí)行力度或者歸檔范圍不具體等原因，從而歸檔的設(shè)備檔案并不齊全。最后，設(shè)備檔案由于涉及到學(xué)校多個(gè)部門，比如設(shè)備購置計(jì)劃通常由后勤部門負(fù)責(zé)，設(shè)備的管理、使用通常在教學(xué)部門，設(shè)備的維修通常又有專門的人員負(fù)責(zé)，較大的維修還需要生產(chǎn)廠家維修，所以這些環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料通常就留在了各個(gè)部門自己手里，為了使用方便，也就不愿意將這些資料移交檔案部門保管。

三、中小學(xué)設(shè)備檔案管理的對策

（一）重視設(shè)備檔案管理。中小學(xué)校應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到開展設(shè)備檔案管理的重要性和必要性，充分意識(shí)到設(shè)備檔案管理工作直接關(guān)乎到學(xué)校各項(xiàng)教育教學(xué)工作是否能夠得以順利開展，尤其是在新課程改革不斷推進(jìn)的關(guān)鍵時(shí)期，中小學(xué)校更應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到設(shè)備檔案管理工作在“新課改”中能夠發(fā)揮的重大作用，從而對學(xué)校設(shè)備檔案管理工作引起高度重視，并積極采取各項(xiàng)對策或措施來提高學(xué)校全體教職工的設(shè)備檔案管理意識(shí)，要求學(xué)校各個(gè)部門，全體教職工必須積極主動(dòng)配合學(xué)校設(shè)備檔案管理所涉及到的相關(guān)工作，從而在全校范圍內(nèi)形成一股良好的設(shè)備檔案管理氛圍，努力促使學(xué)校設(shè)備檔案管理工作變得更加高效化，從而使設(shè)備檔案管理工作更好地為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù)，為學(xué)校持續(xù)發(fā)展服務(wù)。（二）集中統(tǒng)一管理設(shè)備檔案。統(tǒng)一管理應(yīng)當(dāng)是中小學(xué)校設(shè)備檔案工作必須予以嚴(yán)格遵循的基本原則，要在這一基本原則的指導(dǎo)下制定詳細(xì)的設(shè)備檔案管理規(guī)章制度，明確設(shè)備檔案資料歸檔范圍，要求學(xué)校檔案管理部門要對學(xué)校所有設(shè)備檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，克服部門、科室、個(gè)人分散管理這一現(xiàn)象。比如在設(shè)備檔案管理的實(shí)踐工作中，外購設(shè)備的開箱啟用都應(yīng)當(dāng)有檔案管理部門、設(shè)備使用部門、設(shè)備管理部門三者同時(shí)在場，并共同參與到設(shè)備的鑒定驗(yàn)收工作中去，填寫設(shè)備履歷表，并由學(xué)校檔案部門及時(shí)收集所有的技術(shù)圖紙資料和文字材料，并將所有的材料立卷歸檔，登記入庫，然后按照設(shè)備檔案管理相關(guān)制度進(jìn)行管理。學(xué)校設(shè)備檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)對設(shè)備檔案按型號進(jìn)行組卷，按型號進(jìn)行檔號編寫，如此既可以剔除多余的共性材料，又可以保持檔案資料之間的有機(jī)聯(lián)系以及定期對設(shè)備檔案管理工作的開展情況開展考核，確保設(shè)備檔案管理工作的實(shí)效。（三）強(qiáng)化設(shè)備檔案信息化管理。信息化是目前檔案管理工作的發(fā)展趨勢，中小學(xué)校應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代潮流，充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來進(jìn)一步優(yōu)化設(shè)備檔案管理工作。將所有設(shè)備檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，然后錄入計(jì)算機(jī)，并建立統(tǒng)一規(guī)范的設(shè)備檔案信息數(shù)據(jù)庫，伴隨設(shè)備檔案信息的變化而不斷對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，確保設(shè)備檔案信息數(shù)據(jù)庫中的設(shè)備檔案信息始終和設(shè)備當(dāng)前信息保持一致。針對設(shè)備檔案信息數(shù)據(jù)庫，檔案部門還應(yīng)當(dāng)編制相應(yīng)的檢索工具，并對各類目錄予以詳細(xì)設(shè)定，方便設(shè)備檔案管理人員以及其他使用人員能夠及時(shí)快速查詢到相應(yīng)設(shè)備所涉及到的所有檔案資料，更好地滿足學(xué)校教育教學(xué)工作不同層次的需求。（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。深入貫徹落實(shí)黨的精神，牢記使命，努力推進(jìn)新時(shí)期檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，貫徹落實(shí)中央、省、市領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作提出的新要求新任務(wù)。為了有效提升設(shè)備檔案管理人員綜合素質(zhì)，使其更好地滿足新課程改革形勢下中小學(xué)校設(shè)備檔案管理工作的需要，各個(gè)中小學(xué)校還應(yīng)當(dāng)對設(shè)備檔案管理人員強(qiáng)化教育培訓(xùn)力度。一是對設(shè)備檔案管理人員加強(qiáng)設(shè)備檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)、技能培訓(xùn)。學(xué)校可以通過開展專業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)活動(dòng)或者各類學(xué)習(xí)交流活動(dòng)等形式，不斷提升設(shè)備檔案管理人員的設(shè)備檔案管理能力。二是對設(shè)備檔案管理人員加強(qiáng)信息技術(shù)方面的知識(shí)和技能培訓(xùn)，使其更好地滿足設(shè)備檔案管理信息化實(shí)際需要。三是定期開展素質(zhì)教育培訓(xùn)，不斷提高設(shè)備檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)和政治水平，使其在設(shè)備檔案管理工作中具備責(zé)任性，愛崗敬業(yè)，全身心投入到設(shè)備檔案管理工作中去，不斷提升設(shè)備檔案管理工作水平。設(shè)備檔案管理工作是中小學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分。設(shè)備檔案信息不僅可以反映學(xué)校各個(gè)設(shè)備的現(xiàn)狀，還能夠反映設(shè)備價(jià)值的變化過程，有利于預(yù)防和減少設(shè)備故障的發(fā)生，使設(shè)備更好地服務(wù)于學(xué)校各項(xiàng)教育教學(xué)工作，應(yīng)當(dāng)引起各中小學(xué)校的高度重視。

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作者:何新華 單位:廣東省清遠(yuǎn)市教育教學(xué)研究院