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摘要：檔案收集在檔案管理工作中占有重要地位。在很多基層單位中，檔案收集在執行和操作中遇到的問題頗多。筆者以所在單位實例操作為依據，提出檔案收集工作精準化管控的概念和意義，探討目前基層檔案收集工作中存在的問題，進一步對檔案收集工作精準化管控進行分析，以期為基層單位檔案收集工作提供參考和借鑒。

關鍵詞：基層單位;檔案收集;精準化

檔案收集在檔案管理工作中占有重要地位，雖然《中華人民共和國檔案法》對檔案收集工作有明確要求，但在很多基層單位中，最難執行和操作的仍然是這項工作。基于檔案收集工作中面臨的困境，筆者以所在單位實例操作為依據，提出檔案收集工作精準化管控措施，以解決檔案收集工作中面臨的實際困境。

一、檔案收集精準化管控的概念及意義

檔案收集精準化管控，就是對檔案收集涉及的各個環節進行梳理，在檔案收集的事前、事中、事后細化工作細節，形成精準歸檔機制，以達到檔案收集齊全、完整、準確的工作要求。以文書檔案為例，檔案收集分為平時收集和年度收集。建立檔案收集精準化管控體系，收集環節可以分為事前預估、事中追蹤、事后監督三個部分。事前預估包括收集檔案收集線索、制作檔案索引目錄、召開歸檔協調會。事中追蹤包括檔案員督促按時歸檔、檔案員提供檔案收集專業指導、根據實際情況調整歸檔范圍和索引目錄。事后監督包括檔案員對歸檔文件的檢查、歸檔目標匹配度的考量以及歸檔部門績效考核。檔案收集精準化管控通過進一步規范基層檔案工作，從頂層設計的角度來確保基層檔案收集工作不走過場、不打折扣，為基層檔案收集工作提供實際操作標準和遵循辦法，為檔案收集總體要求的落實情況提供監督和指導的依據。

二、基層單位檔案收集工作困境

筆者所在的基層檔案單位不向檔案館移交檔案，檔案由單位自行保管和管理，上級單位對檔案工作指導有限，具體工作如何操作需要檔案員根據單位實際情況探索和總結。通過學習《中華人民共和國檔案法實施辦法》和參加相關檔案培訓，筆者發現上級部門對基層單位在檔案收集具體操作方面的指導比較模糊，不能精確化解決基層單位檔案收集工作中面臨的問題。經過調研，類似的基層單位在檔案收集方面存在的問題主要涉及以下幾個方面。（一）檔案收集范圍不明確、不精準。筆者單位初期制定的歸檔范圍非常概括和籠統，各部門兼職檔案員又缺乏系統的檔案專業知識，對歸檔范圍部分概括性的表述與實際工作中產生的文件歸類存在一定的理解困難。歸檔范圍操作性不強，導致檔案收集目標不明確，實施效果差。（三）檔案收集內容不完整、不準確。雖然歸檔制度已經建立，但是很多檔案存在卷宗不完整的問題。有的是機關成立之初的檔案文件缺件，有的是對內的非紅頭文件，如調查統計、內部規章等文件材料明顯不全，有的是文件的請示與批復分家，有的是工作活動中形成的錄音、照片歸檔不全。（三）檔案收集意識不統一。基層檔案單位兼職檔案人員較多，經常存在調換崗位的現象。新上任的檔案員沒有檔案專業知識和實際工作經驗，如果不重視檔案收集培訓，不積極召開檔案收集工作會以統一思想認識，在不了解文書部門和業務部門的工作關系的情況下，做好精準化歸檔工作，必然困難重重。歸檔意識不統一表現在歸檔不及時和歸檔制度執行不到位上。在規定的歸檔時間無法移交檔案是普遍存在的問題，筆者單位在實行檔案精準化管控前，每年能夠按時歸檔的部門不超過一半。業務單位經常以工作繁忙為理由進行拖延，檔案部門沒有懲罰機制，或者礙于情面無法做到督辦落實。文書資料歸檔制度不健全或者執行不嚴格，各部門歸檔多是成包或者成堆移交零散未整理的文件，不是按歸檔范圍移交，而是有什么就交什么。（四）檔案歸檔監督管控執行不到位。基層單位檔案室一般被定位為單位服務部門，輔助其他能夠直接產生效益的部門。在一些基層單位領導對檔案工作重視不足，如果沒有單位績效機制的支撐和行之有效的管控手段，歸檔工作更加無法順利進行。

三、檔案收集精準化管控策略分析

面對基層單位檔案收集中普遍存在的諸多問題，依靠檔案收集精準化管控在檔案收集事前、事中、事后的規范指導，可以避免或減少檔案收集風險，維護檔案的全面性與完整性，為檔案收集工作提供更加可靠的保障。（一）更新和修訂檔案保管期限表，促進檔案收集范圍精準化。檔案保管期限表不應該是一成不變的，除了遵循國家機關檔案管理規定，檔案部門還應根據單位實際情況，在每年歸檔前根據各歸檔部門撤銷、建立和職能變化予以調整。調整歸檔范圍需要檔案部門深入歸檔部門進行調研，確保檔案保管期限表與實際情況相符，從而更加精準地指導歸檔工作。（二）收集和整理檔案收集線索，建立檔案收集索引，保證檔案收集內容精準化。檔案收集線索是指可以提示檔案出處的各類文字記錄，包括歸檔年度內的大事記、年鑒、信息、總結、年報、公文目錄、印章登記簿、宣傳網站、公眾號、官方微博、OA平臺等，各單位能形成檔案線索的文件可能有所不同，但這類文件都有共同之處，可以作為查找檔案的線索，這些文件可以在每年正式開展檔案收集工作前提前收集。例如：（1）大事記“1月4日召開某單位第七屆第十次經費審查委員會會議”。這條大事記記錄的會議應該產生的檔案包括通知、會議簽到表、會議報告等。大事記、信息、年鑒都是按照事件整理形成，提示方式有類似之處，可以互為補充形成完整的檔案線索。（2）總結。總結分為科室總結和整個單位的年度總結。年度總結里提到的都是本單位該年度內的大事要事，是最重要的檔案收集線索，應當獲得重視。例如：“2018年完成上級單位重點任務分解26項、調研課題2項；完成重點任務51項、調研課題29項。”從這句總結中可以找到要收集的科研檔案有哪些，重點任務項目檔案有哪些，只要依據線索對癥下藥就能找到具體的歸檔資料。借助從年度總結中找到的檔案線索可以進一步查找科室總結以明確歸檔部門，還可以在科室總結里繼續查找有保存價值的檔案線索。（3）發文目錄和印章登記簿。單位對外對內的紅頭文件會形成發文目錄，除了發文本身應該歸檔以外，還可以根據文件內容分析其他可能形成的檔案。例如“某單位關于開展非洲野生動物基金會圖片展的請示”這份文件可以補充請示對應的批復、合同以及圖片展活動相關文件、照片等方面的檔案。這樣就形成了一個精準的檔案收集閉環。同樣，印章登記簿也可以起到提示歸檔線索的作用。（4）宣傳網站和公眾號、官方微博。網站和公眾號、官方微博是單位對內對外宣傳和事項的窗口，也是不可遺漏的檔案收集線索。歸檔年度內的通知、公告、圖片都可以成為檔案收集線索，甚至可以被直接下載歸檔。這些重要的線索材料為檔案收集內容的精準化奠定了基礎。檔案保管期限表按照文件類別的方式指出檔案收集的范圍，而檔案收集索引目錄是把檔案保管期限表中的類別具體到事件，精確指導各部門確定歸檔范圍，從而達到細化、規范檔案收集標準的目的。檔案收集索引目錄（見表1）是按部門、時間、事件加以整理的，它可以作為檔案保管期限表的補充。各部門檔案員以此為基礎再將目錄上的條目落實到人，可以精確查找檔案歸屬，也可以實現歸檔完整性、齊全性。（三）多部門協同合作，提高檔案收集意識。檔案收集工作不應該是檔案部門的一言堂，應該建立檔案部門與歸檔部門的溝通和協調共贏機制。在檔案收集啟動之前召開檔案收集工作會是非常有必要的，會議請各部門對檔案部門預判不當的歸檔范圍加以調整、完善。一旦明確歸檔時間、歸檔范圍就要保證各部門執行到位，保證歸檔精準化落實到位。（四）建立差異性收集機制，推進檔案收集精準化。在面對不同類別的文件歸檔時，需要結合實際以及檔案形成的特性，制定差異性歸檔工作機制。例如，一般文書檔案可以將一年歸檔一次改為年度歸檔+平時歸檔模式，每月提交預歸檔電子目錄，年終移交所有檔案實體。科研檔案、基建檔案按科研項目、基建工程完結時間組織歸檔，照片和實物可以隨時歸檔。對于其他一些可以固化的收集渠道，可以將歸檔責任到人。比如，合同類資料可以由合同章管理員負責收集歸檔，機關發文可以由發文員負責收集紅頭文件，會議文件可以由主辦部門指定專人收集。（五）利用信息化手段助力檔案收集精準化。建立檔案信息化收集渠道，是提升檔案收集精準化管控水平的重要手段。實行預歸檔機制，各部門每月將上月產生的需歸檔的電子文件條目和圖像錄入檔案系統，為年度統一歸檔做好準備。檔案部門也可以隨時通過檔案系統監督各部門的歸檔情況，從而精確掌握所有檔案的流向，避免檔案流失。此外，檔案管理部門還需要負責對各業務部門的立卷工作進行業務指導和檢查，并把該項內容列入部門工作的考核指標中，以有效保障立卷工作的順利進行；可以成立檔案監督指導委員會，由單位主管領導組成，由單位最高級別領導擔任小組組長，每年對檔案室的管理工作進行指導，定期開展檢查，對檔案部門績效情況打分。檔案收集精準化管控要求把檔案收集工作做細做精，需要檔案部門在檔案收集中進行更多的思考和周密的管控，雖然操作環節稍顯復雜，但是檔案收集效果卻能夠事半功倍。這樣做對于檔案管理基礎薄弱的基層單位檔案收集工作具有一定的借鑒意義。

參考文獻：

[1]崔學柳.淺議基層檔案室的檔案收集工作[J].檔案天地，2017（6）：49-51.

作者:王羽佳 單位:北京動物園