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摘要：資產檔案管理是各學校管理工作的重要組成部分，能夠反映出學校管理工作的質量與水平，對學校發展具有深遠意義。本文分析了學校資產檔案的積極作用，并點明現階段在學校資產檔案管理中存在的問題，繼而有針對性地提出相應的改進措施，以期為學校資產檔案管理工作提供借鑒，提高學校辦學質量，促進教育事業的發展。

關鍵詞：學校；資產檔案；管理；問題；措施

學校資產檔案管理以文字、圖標、聲像等材料作為載體，反映學校資產的來源、使用情況等，是學校檔案管理中不可或缺的內容，對學校資產管理具有重要影響。隨著我國對教育事業關注程度的不斷加大，用于學校建設、教研儀器設備采購、等資金正逐漸增加，資產成了教育事業發展的必要物質保障。隨著學校資產的增加，相應的對資產管理提出了更高的要求。學校資產具有品種多、數量大、使用分散等特點，學校資產檔案管理作為學校資產管理的重要內容，有利于規范學校資產的新增、轉移、報廢、清查等各環節，從而對學校資產實現全面的管理與監督。目前，在學校資產檔案管理中仍存在諸多問題，因此各校應積極探索資產檔案管理工作的新路徑，發揮資產檔案管理的最大效用。

一、學校資產檔案的作用

1.資產檔案是重要的資產監管依據學校資產檔案的特殊性在于其具有政策性及決策性，能夠影響學校日常資產管理工作。政策性主要體現在國家和各部門制訂的法規、政策，對學校資產管理而言是強有力的法律保障，學校能夠從這些政策文件中獲得資產管理的指導，并同時形成制約。決策性體現在可以從學校資產檔案中獲得有較高利用價值的信息點，為學校及相關部門的決策提供有效參考，從而提高決策的專業性及合理性。2.資產檔案是學校發展的憑證學校在資產管理的過程中形成了大量的資產檔案，這些資產檔案包含大量的信息，通過文字、數據、圖表等形式綜合反映出學校資產管理工作的過程及成果。這些資產檔案對于學校的長久發展具有深遠意義，不僅具有極高的利用價值，同時還具備現實的經濟價值。學校在進行相關改革、發展工作時，資產檔案都是學校重要的憑證，能夠在界定學校資產方面發揮關鍵性的作用。3.資產檔案是學校資產管理的參考學校資產管理能力的高低對學校的資產安全具有直接影響，資產檔案作為學校資產的真實反映，是學校資產管理工作必要的參考因素。通過參考資產檔案，有利于對資產進行分析與總結，并從中進行預測，從而在資產管理中能夠提高其有效利用率。同時對學校資產檔案進行分析，還有利于制訂出符合學校實際情況的發展規劃及現階段的工作要點，使學校工作有序開展。資產檔案作為學校管理的重要參考內容，能夠為學校提供具有極高利用價值的經驗與成果，從而提高學校資產管理水平。4.資產檔案是維護學校財產安全的手段學校資產檔案是學校財產的重要組成部分，同時也是學校維護財產安全所必要的手段。只有管理并利用好學校資產檔案，才能夠真正發揮其重要作用。學校資產管理及檔案部門應積極承擔資產檔案管理的責任，利用資產檔案有效提高學校財產安全。同時，有關部門應確保學校資產檔案的安全性與完整性，使得資產檔案在學校建設發展中發揮其獨特的優勢作用。

二、學校資產檔案管理存在的問題

1.資產檔案管理意識薄弱現階段，學校的資產主要來源于國家財政資金、撥款、按政策規定收入等形成的資產，以及企業或單位捐贈的資產等。大多數學校的管理部門將工作重點放在了對學校資產的管理上，而忽視了資產檔案管理的重要性。資產檔案管理對管理者的能力要求較高，但目前資產檔案管理意識的欠缺導致對資產檔案有所忽略，管理者的責任意識不明確，使資產檔案利用率降低，甚至出現使用不規范的問題。資產檔案管理人員的職業素養不足也是導致資產檔案管理意識薄弱的主要原因之一。目前，各校的管理規模和組織層級比較大，資產檔案相關工作較多，但是學校具有專業能力的資產檔案管理人員有所不足，一方面資產檔案管理人員的專業性有待加強，另一方面還存在一人身兼數職的現象，再加之學校各部門之間聯系不夠密切，尚未形成協同效應，導致資產檔案管理的效率低下，大大降低了學校資產檔案管理的水平。管理人員的主體責任不明確，分工不合理，專業知識不足，造成資產檔案管理不規范。2.資產檔案管理制度不健全學校資產檔案管理意識的不足導致相關的管理制度不健全，尚未建立科學有效的資產檔案管理制度。首先，資產檔案管理與資產管理處于分離的狀態，在學校資產進行計劃、采購、使用的過程中沒有與資產檔案進行關聯，導致了學校資產利用不合理及學校資產檔案缺失的局面。其次，由于缺乏相關管理制度的缺失，導致資產歸檔的工作落實情況不理想。學校在開展某些具體項目時，資產檔案管理人員沒有及時歸檔或僅僅是走個過場。有些管理人員為方便自己工作遲遲不進行歸檔，有些管理人員應付了事，沒有嚴格遵守流程，使資產檔案管理流于形式，相關檔案資料不全。還有些資產檔案的利用價值較低，管理人員將沒有必要歸檔的資料也作為資產檔案，為查找和使用檔案增加了不便，需要花費大量的時間與精力尋找有用的檔案，大大降低了工作效率。此外，資產檔案管理制度不健全導致資產檔案日常管理工作不規范。作為學校資產管理中的重要環節，資產檔案管理必須嚴格遵循規章制度，但目前相關工作仍有諸多不合理與不規范的地方。主要體現在采購招標檔案資料歸檔組卷不規范，資產儀器設備技術資料歸檔不完整，以及資產入庫信息登記不規范幾方面。資產檔案管理不規范使得學校資產在購置、管理與維護過程中形成的相關資料不健全，不能及時組卷與歸檔。在登記相關資產時，應進行全面詳細的記錄，雖然大部分情況下的登記信息是真實準確的，但無法做到規范與完整，如學校對資產的名稱、數量、價值有所記錄，但相關型號、規格、地點等不甚清晰，給資產管理工作增加了難度。3.基本建設項目檔案材料收集滯后學校在發展的過程中難免要進行基礎項目的建設，現階段，基本建設項目檔案材料收集存在滯后的問題。基本建設項目檔案主要指的是項目建設的全過程中，即從規劃到使用中的每個環節中產生的具有利用價值的圖表、文檔及各類報告等。這些資料都應作為基本建設項目檔案進行保管，依據相關規定，在項目建設的過程中應對這些材料進行及時的匯總與整理，但目前學校在此方面的工作顯然不到位，大多數是項目完成后進行資料的收攏，這導致資料繁多，難以歸類，增加了工作難度且易出現紕漏。在施工項目完成后，應由各單位對工程質量及設備安裝質量進行全面檢驗，同時相關的材料應及時編目建檔。但現實情況是過于重視施工反而忽視了資料的歸納整理，學校在檔案監管上的力度不足，使得一些資料在施工完成后才進行編寫，影響了檔案的真實性。4.資產檔案管理信息化水平較低隨著信息技術的發展與普及，人們在日常生活與工作中多有應用，為生產生活提供了便利。目前，學校資產檔案管理的信息化水平較低，尚未充分利用信息技術開展相關工作。由于學校資產檔案會隨著學校建設發展不斷增加，學校的資產檔案管理工作量也越來越大，傳統的資產檔案管理方式不具備信息技術中數據處理的優勢，工作效率較低，不能對資料進行快速的整理與歸檔，在使用過程中查找到所需要的資料也需要耗費較多的時間。目前，雖然各校在資產檔案管理中都結合了信息化的手段，但尚未形成高效合理的資產檔案管理模式，信息化還處于較低的水平。信息化的資產檔案管理對于電子系統的依賴性較強，通過一些儲存媒介，如磁帶、光盤、硬盤等將紙質的資產檔案電子化雖然很大程度上提高了資產檔案的可操作性，但這些載體必須通過電子系統進行輸出，且電子資產檔案的文件類型各不相同，對特定的系統具有極高的依賴性。同時用以儲存資產檔案的媒介對于存放環境也有一定的要求，不僅需要符合防火、防塵、防潮等傳統要求，還要注意防消磁、防病毒入侵等，電子資產檔案對于安全防護的要求更高。

三、學校資產檔案管理改進措施

資產檔案管理作為學校資產管理的重要組成部分，需要進行嚴謹與細致的工作。針對目前學校資產檔案管理中存在的諸多問題，學校及各部門應積極探索與改進相關管理措施，使資產檔案更好地為學校發展服務。1.增強學校資產檔案管理意識首先，為提高學校資產檔案管理的質量與水平，應當從意識層面予以加強，使學校資產管理的相關人員認識到資產檔案管理的重要性，從而端正工作態度，在進行資產檔案管理的過程中做到認真負責。學校可以定期組織開展相關人員的培訓，一方面加強管理意識，另一方面為工作人員補充專業知識。在制訂培訓內容的過程中應加入資產檔案管理的政策、規范、細則等，使資產檔案管理人員能夠熟記這些規定與要求，提高工作的規范性。其次，可以向資產檔案管理人員宣傳資產檔案的重要作用，根據國家方針政策及學校發展需求不斷為其補充新的知識，深化管理人員對資產檔案的認識，使相關人員能夠積極承擔資產檔案管理工作的責任，不斷提高自身的資產檔案管理能力，從而實現學校資產檔案高質量的管理目標。2.建立健全資產檔案管理制度首先，學校資產檔案管理需要一套科學合理的制度作為保證，學校應根據相關法律法規及學校特點建立健全資產檔案管理制度，使資產檔案管理的日常工作有具體的制度可以遵循，從而有效提高其規范性。學校資產檔案管理制度應根據《檔案法》等相關法律法規嚴格落實，應涉及資產配置、使用、處置、出租出借等各個環節，將管理工作落到實處，確保工作可以順利開展。其次，應由專人負責資產檔案的管理工作，避免一人身兼數職的現象，增強資產檔案管理工作的專業性。同時，負責資產檔案管理的人員不應頻繁變動，應保證工作的熟練度及經驗性。此外，建立健全資產管理制度以加強日常工作的管理與監督，防止不必要的工作紕漏。在相關制度中，應對資產檔案資料的組卷、歸檔、整理等進行詳細說明。對于建設項目而言，應及時將涉及的材料依照不同類別進行分類匯總與整理并歸檔；對于儀器設備等資產而言應按照相關規定進行詳細的登記，如申請報表、訂貨卡、認購報價單、裝箱單、翻譯稿、操作規程和維修記錄等進行整理并歸檔，以便于日后的查閱與整理。另外，應對學校資產檔案進行查漏補缺，盡量補全學校在建設過程中涉及的資產檔案，進行入庫與登記工作。除資產檔案的登記外，日后的維護也是管理工作中的重要內容，學校應妥善安置資產檔案，為其提供一個安全的存儲環境。在進行查閱時也應嚴格按照規章制度進行申請、登記，并及時歸還。學校還應定期對資產檔案進行歸納與整理，對相關管理人員的工作進行監督，使學校資產檔案管理符合規章制度。3.確保基建項目檔案資料完整針對目前學校基本建設項目檔案材料收集滯后的問題，學校應加強項目建設過程中的監督與管理工作，確保基建項目檔案資料的完整性與準確性。為順應市場經濟條件的要求，學校可以建立資產檔案管理機構，對學校資產進行專業化的管理與監督。學校資產檔案管理機構應承擔起學校資產調撥、分發、轉讓等一系列的工作，實行責任人負責制，不同的工作崗位由不同的人員負責，實現資產管理工作的細化劃分。由學校資產檔案管理機構的工作人員對項目資料進行管理與指導，并與項目承包單位的相關負責人組成專門的工程技術檔案資料管理機構，依據學校資產檔案管理制度對項目中的資料進行統一有效的管理。在進行基建項目的過程中，應對相關施工記錄，如溫度記錄、檢驗記錄、驗收記錄等進行整理與歸納，對其中具有保留價值的資料也應及時進行匯總，確保建設工程項目材料的完整性與真實性。為保障建設工程項目資料的質量，學校應加強相關的監督工作，制訂具體的材料歸檔時間、歸檔范圍、歸檔內容等，并監督有關人員認真執行。4.提高資產檔案信息化水平信息技術的飛速發展，為數據處理提供了更多的便利條件及可能性。學校資產檔案管理在方式與手段上也應順應時展，積極創新管理技術，提高資產檔案管理工作的效率。電子檔案的出現為學校資產檔案管理提供了新的可行性發展路徑，有利于大幅度提高學校資產檔案管理水平，確保資產檔案處理的準確性。學校應提高資產檔案的信息化水平，將信息化的手段應用到資產檔案管理的各個關節，使傳統的工作流程化繁為簡。需要注意的是電子檔案的安全問題，學校應確保電子檔案在生成、傳送和存儲過程中的安全與完整，應加強資產電子檔案的防護工作，建立電子防火墻，利用公鑰加密、權限設置等措施提高資產檔案的安全性。對于具有具體載體的電子資產檔案，應創設安全、穩定的存放環境進行妥善保管，以確保資產電子檔案的安全、真實、可靠。

四、總結

學校資產檔案管理在學校管理工作中具有舉足輕重的地位，資產檔案是學校重要的資產監管依據與發展的憑證，也是學校資產管理的參考與維護學校財產安全的手段。目前，學校資產檔案管理還存在一系列的問題，需要學校及有關部門共同努力，加強管理，使學校資產檔案更好為學校發展服務。

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作者：孫毅