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社區檔案工作是社區建設的基礎性工作，也是城區檔案事業的重要組成部分。為實現城區檔案工作全覆蓋，提升社區檔案規范化管理水平，大連市西崗區率先謀劃，積極探索，勇于實踐，打造了遼寧省第一家省一級城市社區檔案規范化管理社區，并榮獲“全市社區檔案規范化管理先進單位”稱號。

西崗區檔案局通過調研發現，在規范化建設正式啟動之前，由于各種客觀原因，各街道的社區檔案工作處于分散、凌亂、參差不齊的狀態：重視程度不夠，體制機制不健全；工作隊伍不整，業務素質偏低；檔案管理不規范，工作基礎薄弱；經費投入不足，設施設備陳舊。此外，社區檔案多以文書檔案為主，而反映社區工作全貌且有保存利用價值的社區聲像檔案、實物檔案相對較少，結構不盡合理。

規范化管理的積極嘗試

1.提高認識，增強社區檔案規范化管理工作使命

西崗區區委、區政府提出了抓社區檔案規范化管理工作就是抓基層組織建設、就是抓社會和諧穩定的理念，并將此項工作作為貫徹中辦、國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》及遼寧省《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》的抓手，納入全區總體工作布局，在全區形成了黨委政府統一領導、檔案部門歸口負責、街道社區主動作為、居民群眾踴躍參與的社區檔案規范化管理工作格局。區檔案局確立了“三步走”戰略，從2012年起連續3年將社區檔案規范化管理工作列入年度工作要點，作為全區檔案系統一號工程，高起點開局，高標準推進，確保達標工作不迷失方向、不偏離軌道。

2.樹立典型，打造社區檔案規范化管理工作樣板

開展社區檔案定升級工作沒有現成的規律和經驗可循，需要在實踐中不斷探索、總結、完善。區檔案局確立了“選樹典型、積累經驗”和“以點帶面、全面鋪開”的指導方針。2011年7月，經過深入摸底，確立了檔案基礎工作比較好的北京街道北京街社區作為試點單位，集中市、區、街道檔案部門的人力、財力和精力重點突破，在較短時間內實現了人員有專兼、經費有保障、存放有裝具、管理有制度、查詢數字化的目標，成為全區社區檔案規范管理的標桿。2011年12月，西崗區承辦了大連市城市社區居委會檔案規范化管理工作現場會。2012年10月，北京街社區順利通過了遼寧省一級檔案定升級驗收，其經驗在全市推廣。全區其他社區結合各自實際，在借鑒中創新，在創新中發展，先后完成達標任務。

3.齊抓共管，形成社區檔案規范化管理工作合力

社區檔案工作牽涉面廣，任務量大，特別是一些街道、社區欠賬較多，單靠某一個部門難以完成。區委制發了《關于加強社區檔案工作的實施意見》，提出了規范化管理的目標任務和思路舉措。分管副書記多次聽取社區檔案工作專題匯報，并在全區檔案工作大會上提出明確要求。區檔案局協調財政部門將社區檔案升級工作經費列入預算，協調民政部門在社區硬件達標中事先預留檔案用房，協調經信部門給予檔案信息化建設的支持，并深入街道召開推進會，協調解決各類實際困難。街道黨工委、辦事處制定了《社區檔案定升級實施方案》，舉全街之力做好檔案達標工作。日新等街道本著缺什么補什么、一步到位的原則，一次性投入近百萬元，改造隔離出獨立的檔案庫房，使社區檔案室煥然一新。絕大多數社區添置了打印機、空調、滅火器等設備，使社區檔案室基本達到“八防”要求。

4.規范管理，夯實社區檔案規范化管理工作基礎

區檔案局參照《遼寧省機關檔案工作評定辦法》，加強檔案基礎業務建設。依據《大連市社區檔案管理規定》，制定了既符合社區檔案工作規律又具有西崗特色的《社區文件材料歸檔范圍和保管期限表》等，明確了“五統一”：一是硬件建設統一，按照省一級、二級標準，規劃建設面積達標、設備完備、保密安全的社區檔案室。二是歸檔范圍統一，從黨群工作、行政綜合、社會保障、治安調解、文化教育、環境衛生等7個方面收集歸檔材料。三是保管期限統一，將社區檔案分為永久、30年和10年3個保管期限。四是分類原則統一，將社區檔案分為文書、會計、聲像、實物、戶籍檔案5大類：文書檔案按“年度—機構（問題）—保管期限”分類；會計檔案按“年度—形成”分類，分為憑證、賬簿、工資明細表、報表4個門類；聲像檔案按保管期限分類；實物檔案按年度、級別、獎勵形式分類；戶籍檔案按“家庭住址—家庭成員”分類。五是整理要求統一，所有社區文書檔案以“件”為單位整理，案卷排列按小流水的方法，文件編號用阿拉伯數字，以便于保管和查詢利用。

5.開發利用，發揮社區檔案規范化管理工作功效

區檔案局指導建立了文書檔案歸檔文件目錄，實物、照片、會計檔案案卷目錄，全宗卷等檢索工具；加強編研工作，指導編寫了《社區大事記》《社區組織沿革史》及《基礎數字匯編》等編研材料。社區檔案工作不斷完善，不僅使退管、計生、綜治等工作成果有據可查，而且有助于為居民提供教育、就業、社保等政策法規咨詢服務，在處理經濟糾紛、化解鄰里矛盾、進行司法調解等方面發揮了作用。如每年收取采暖費、單親家庭居民申報雙失業獨子獎勵費時，社區工作者依據檔案記載開具證明，確保將黨和政府的溫暖送到最需要的居民家中。

6.打造特色，豐富社區檔案規范化管理工作內涵

在做好基礎性工作的前提下，西崗區檔案局積極動員那些檔案意識強、有一定積累并且熱衷于公益事業的社區居民將家庭成員的成長足跡、書信票證、古書字畫、族譜家譜等史料規范整理成家庭檔案分類存放，征集社區民間藝人的剪紙、小人書等非物質文化遺產建成特色檔案集中展示，挖掘轄區收藏愛好者手中的文物資源開展婚俗禮儀、日軍侵華鐵證等專題展覽，拓展檔案文化價值。針對“兩新組織”檔案建設的需求，指導轄區非公有制企業、社區社會組織建檔。開發“365社區家園檔案”，豐富社區檔案資源，完善社區檔案結構。通過努力，2014年年底，西崗區45個社區檔案工作已全部達標，其中，達到省一級標準的有32家，占社區總數的70%以上，3個街道的所有社區檔案室均達到省一級標準。2015年6月8日，大連市城市社區檔案工作總結會在西崗區召開。

幾點啟示

1.信息化是方向

采用信息技術和網絡技術改造傳統檔案業務，提升檔案管理水平和服務效率，是信息時代的發展要求，也是“智慧西崗”建設的題中之意。除了安裝刻錄機、購買移動硬盤做好光盤檔案備份和存儲再備份外，如果將文書檔案數字化加工后并進行數據掛接，不僅可以提高查詢效率，而且可以最大限度地保護原件。而配備“雙套制”接收系統，建設社區數字檔案室，實現網上查詢則是遠景目標。

2.標準化是重點

只有基礎性工作細致、扎實，才能確保整體性標準、規范。比如，在公文行文環節，要求按照《國家行政機關公文處理辦法》，對公文的格式、內容等嚴格把關，提高卷內文件質量；在歸檔環節，無論是裝訂案卷、擬寫題名、填寫封面與盒脊，還是編號、編目、裝盒等都力求準確、清晰；在上柜環節，統一卷盒、備考表等裝具；在保管環節，會計檔案由會計人員和檔案員雙人保管，檔案員調離工作崗位時嚴格辦理移交手續。

3.專業化是關鍵

做好社區檔案工作僅憑工作熱情還不夠，必須有懂業務的工作者隊伍。實際工作中，各社區配備了大專以上學歷、中共黨員、年齡較輕、具有一定社區工作經驗的檔案員。區檔案局業務指導科的3名同志直接將辦公室搬到社區，集中辦班，以訓代會，現場講解，做到講明白、聽明白、看明白、干明白，基本做到了業務知識“零盲點”、優質服務“零距離”、查檔結果“零投訴”。督導驗收人員由市局館室處專家領銜，采取聽取匯報、現場查看、封閉評議等辦法，嚴把質量關。

4.制度化是保證

要確保檔案工作有章可循，首先必須依據《中華人民共和國檔案法》等法律法規完善規范化管理的規章制度。包括檔案搜集制度、管理制度、利用制度、借閱制度、保密制度、獎勵制度以及檔案員崗位責任制等。建立檔案借閱登記和利用效果登記，嚴格執行檔案查、借閱手續，做好檔案統計工作。西崗區檔案局組織編寫的《社區檔案工作匯編手冊》，對于社區檔案的形成、收集、整理起到了很大的作用。

5.一體化是根本

社區檔案管理的綜合性、復雜性特點，決定了社區檔案工作的推進需要方方面面的參與配合。日前，國家檔案局、民政部聯合印發的《城市社區檔案管理辦法》，使城市社區檔案工作得到了主管部門的協作配合，這有助于建立起社區檔案工作的長效機制。民政部門作為社區建設的主管單位，應對包括檔案工作在內的社區工作進行宏觀規劃、整體設計；檔案部門要對社區檔案工作進行業務監督和指導；街道作為責任部門負責具體落實；宣傳部門要加大宣傳力度，形成有利于社區檔案工作的良好氛圍。

作者:宮傳超 單位:大連市西崗區檔案局