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［摘要］隨著互聯網的普及，帶來了人們生活、學習節奏的加快，數據信息化管理成為工作常態，這無疑對圖書館管理的大量檔案管理工作提出了新的挑戰和更高的要求。如何在互聯網時代更好地發揮圖書館的作用，提高圖書館的管理效率，更為長久地保管資料成為必須要思考的問題。本次研究在探究了圖書館進行信息化管理的必要性和目前檔案管理信息化中存在問題探究的基礎上，針對性地提出了一系列圖書館檔案信息化管理的新方法。

［關鍵詞］檔案信息化;檔案管理;圖書館檔案

隨著互聯網的普及，世界日益連成一個整體，加快了生活中各個環節的溝通交流和實現了異地空間的資源共享。圖書館匯集了人類歷史精神文明，是歷史文明傳承的場所，它的時代轉變日益受到人們的關注。快節奏的互聯網時代，為了提高工作效率，快速的查閱資料保存資料等，對圖書館信息化提出了更高的要求。互聯網時代要求圖書館管理者更加細心、耐心完成工作，這對管理者提出了更為嚴格的要求。傳統的檔案管理方式因為難以長時間的保存資料、將檔案歸檔、查閱時間長等限制了圖書館長久的發展，致使了很多珍貴資源在傳承中流散，圖書館的檔案也在歷史變遷中出現斷檔的問題。為了避免傳統檔案管理方式下出現的資料損毀、丟失、需要長時間查找等問題的出現，圖書館檔案管理信息化運行勢在必行。本文著重從目前圖書館檔案信息化管理問題出發，以如何更好地實行信息化管理為目的，提出了一系列圖書館檔案信息化管理改的改進措施。

一、檔案信息化必要性探析

互聯網的普及，改變了我們的生活方式，我們從整體的閱讀時間轉變為了碎片化、零散的閱讀。作為匯集了人類智慧的圖書館，很多仍然沿用傳統的管理方式，將檔案采用紙質的形式保存，這讓傳統的圖書館逐漸與世界脫節。圖書館檔案是圖書館的基礎工作之一，包含文書檔案、館內人事檔案、業務檔案、設備檔案等檔案管理，內容繁多而又復雜。生活節奏的加快，人們生活、學習方式的轉變，催促著圖書館檔案也必須加入互聯網隊伍，采用信息化的方式管理檔案。(一)信息化是提高工作效率的需要。圖書館的檔案管理內容主要包括圖書館日常運行工作中的文書檔案，參與圖書館管理的人事檔案，平時工作的業務檔案、圖書館內各項設備的引進、維修檔案以及圖書館用戶資料檔案。圖書館的各項檔案是圖書館工作的記錄的匯總，同時也是圖書館管理者做出決定的參考和依據。一些建館時間較長高校的圖書館，各種檔案資料較多，想要查找時間較久遠的資料所耗費的時間就較長，為了提高工作效率，對圖書館檔案進行信息化管理是互聯網時代工作的要求。檔案信息化管理，不僅方便新進員工較快的了解圖書館的歷史、運營狀況，較快地進入工作角色，而且有利于檔案研究者快速找到所需的資料，節省工作時間，提升工作效率。(二)信息化是提高資料存儲效率的需要。圖書館檔案管理涉及多個方面，內容繁多且復雜，如果不能夠及時將檔案歸檔，就有可能出現檔案混亂甚至丟失的情況。其次，由于每種檔案的保存年限不一，需要保存的級別不一，采用傳統的紙質檔案管理的方式，可能出現資料錯亂銷毀、資料丟失的問題。此外，紙質檔案保存的要求較高，過潮、過干燥的環境都將影響資料的保存。隨著科學技術的發展，將圖書館紙質檔案轉化為電子檔案，快速地將檔案歸檔，避免出現資料損壞或者丟失的狀況，也能在較大范圍內減少人為的損耗，從而提高圖書館的資料存儲效率。(三)信息化是提高資料利用率的需要。傳統的紙質檔案受到閱覽時間和空間的限制，使得圖書館的檔案多數躺在了檔案室內，沒有較大限度地發揮其作用。圖書館檔案信息化則將檔案進行電子化管理，具有了簡潔、高效等提點，最大程度上突破了閱覽的時間和空間限制，方便閱覽者查找所需資料，讓圖書館的資源物盡其用，最大程度上發揮其作用。此外，將圖書館進行系統的信息化管理，以互聯網為媒介實現圖書館之間的資源共享。有些藏書不多、檔案資源不夠的圖書館，通過互聯網與藏書豐富的圖書館鏈接，實現資源的共享，提高圖書館的資料利用效率，促進圖書館的長遠發展。

二、圖書館檔案信息化管理現狀淺析

圖書館檔案進行信息化管理的想法雖然已經提出來很長一段時間了，但是由于圖書館現行管理制度的限制、缺乏專業的技術管理人員、工程量大而技術支撐不夠等原因使得圖書館檔案管理信息化之路異常曲折。(一)圖書館檔案管理制度不健全。圖書館的檔案管理雖然是圖書館的基礎工作之一，但是一直缺乏統一具體、健全的檔案管理制度來規范各級圖書館各種檔案的收集、整理、分類、保存。不用的職能的圖書館，不同的工作人員，就會有不同的收集標準、整理和分類的方法、檔案的標記方法、檔案歸檔的要求，這樣沒有統一標準的檔案管理方式多呈現工作的隨意性，不僅經常性地出現斷檔的現象而且難以在不同圖書館之間實現資源共享。此外，許多圖書館管理既沒有專業的檔案管理人員，也沒有統一的檔案管理制度，這使得檔案管理人員依據自己的主觀意愿進行檔案收集、管理工作，隨意的選擇存檔時間，對檔案沒有進行甄別、分類和處理，這在很大程度上促使圖書館難以長久、健康的發展。(二)缺乏專業信息化技術人員。信息化的檔案管理需要專門的檔案管理技術人員來從檔案的收集、整理、歸檔等工作，這些工作依托互聯網得到快速完成。管理人員需要對歸檔后的檔案進行立卷和整合，同時在需要時快速找到并運用，對不同級別的讀者授予不同的閱讀權限，對圖書館采用的操作系統進行維護和用戶管理。這些操作都需要強大的信息化技術作為支撐，這就要求需要專業的檔案管理人員。很多的圖書館，尤其高職院校的圖書館檔案管理員都沒有具備檔案信息化需要的技術能力。目前的多數圖書館檔案管理員由圖書館普通的辦公室人員來兼任，這些檔案管理員沒有經過專門的專業歸檔、分類、檔案管理等知識的理論學習和技術實操，多數檔案管理員只能進行簡單的資料收集、整理、分類和歸檔，這在很大程度上阻礙了圖書館檔案信息化的建設。(三)檔案信息化建設工程量大，建設落后。很多高校圖書館建館時間長，各種檔案資料繁多。雖然檔案管理信息化已經被倡導多年，但是一些建館時間長或者地方比較偏遠的圖書館仍然沿用紙質檔案存儲的檔案管理方法，其中一個重要原因在于將紙質檔案轉化為電子檔案有巨大的工程量。從紙質檔案的信息錄入、分類歸檔、細化整理到明確存檔時間等需要耗費眾多的人力、物力和時間，這不得不又延緩了圖書館信息化的進程。同時，即使有些圖書館將檔案進行了信息化的管理，但是仍然不夠全面和細致，沒有進行全面的資料收集、沒有精細的進行檔案整理、沒有明確的將各種檔案的存檔時間，致使圖書館的信息化建設不全面，信息化建設落后。

三、圖書館信息化創新管理研究

圖書館信息化管理是互聯網時代的要求，更是提升管理水平的重要步驟、提高工作效率的重要方法。隨著互聯網的普及，越來越多的圖書館的檔案采用了快捷、高速的信息化管理。但互聯網時代的海量的檔案信息同時也衍生出了諸多的問題，檔案的歸檔、快速調取、管理等工作顯得尤為重要。不斷完善和發展圖書館檔案信息化的管理，需要不斷創新探索圖書館信息化管理方法。(一)建立健全圖書館檔案信息化管理制度。不同的圖書館職能不一樣，面向公眾的圖書館主要只能是傳遞科學情報，開展社會教育;中小學校的圖書館職能主要在于提供閱讀書目，開發智力;高職院校的圖書館更多的是傳遞文獻信息，保存人類文化遺產。不管是哪種職能的圖書館，多數沒有重視對檔案的管理，無論是管理手段還是管理的機制，都存在沒有統一規范和標準的現象。完善圖書館檔案信息化管理的首先就是各大圖書館聯合制定檔案信息化管理的規范化標準，然后在全國范圍內推行。圖書館信息化管理規范需要統一收集的檔案內容、標準、編碼的方式，明確檔案歸檔的方式，統一標記的方式、各種檔案存儲年限、檔案保存級別等。統一的管理規范能促使每個檔案管理員能快速完成檔案的收集和整理，讓新加入的檔案管理員明確工作細則，快速的適應不同職能圖書館的檔案管理要求。此外，建立檔案管理規范數據庫，逐漸改變目前檔案管理存在的隨意現象，采用互聯網將各種圖書館聯系到一起，采用統一檔案管理規范來實施館內工作。(二)培訓專職檔案管理員，提高管理能力。互聯網時代的檔案信息化管理人員不僅需要有扎實的檔案管理職業技能、勇于開拓進取的精神還需要有嫻熟的計算機操作水平。管理人員必須熟悉各種信息化處理的軟件設備、快速搜索、打印各種檔案信息，同時能夠熟練操作圖書館所采用的管理系統和操作平臺，為有不同需求的服務對象完成服務。互聯網時代的檔案管理員要能在操作平臺快速地將檔案輸入，對已有的檔案的修改、移動、刪除，及時更新管理的檔案數據庫，維護圖書館的檔案數據庫信息安全，如果不是由專職的檔案信息管理員，將在某種程度上阻礙圖書館檔案的信息化管理。目前的圖書館檔案管理多數由辦公室人員兼任，很少有專職的檔案管理人員。互聯網時代海量信息，檔案的收集內容增多、歸檔工作復雜，各項工作量增大，兼職的管理人員很難再勝任檔案信息化管理的要求。圖書館，尤其是高職院校的圖書館應該設立專職的檔案管理人員以期處理互聯網時代海量信息的甄別、收集、處理。其次，對檔案管理人員進行職業培訓，幫助他們熟悉檔案管理的統一規范理論知識，進行檔案管理的操作平臺以及管理技術培訓，提升檔案管理員的工作能力。(三)引入VR技術，創建信息化平臺。圖書館的按照不同功能，分為入口、信息服務區、閱覽區、藏書區、館員工作和辦公區、公共活動區、技術設備區，各功能區間互相聯系又互不干擾。互聯網時代的閱覽室一般有傳統閱覽室和電子閱覽室兩種，為不同需要的讀者提供服務。在電子閱覽室中創建信息服務平臺，引入VR技術，讓讀者利用互聯網快速瀏覽到因為保存條件限制等無法觀看到的檔案信息。在很多的圖書館都存在因為資料的珍貴、保存條件限制等原因而無法外借的現象，這讓很多需要這份資料卻不能夠觀看到資料的讀者大失所望。在圖書館的電子閱覽室中開發和創建信息服務平臺，將館內的無法外借的資源錄入信息服務平臺，通過用戶權限管理、賬號分類以及VR技術，讓擁有閱覽權限的讀者通過互聯網技術身臨其境閱覽到各種珍貴的檔案資源。(四)建立數據庫，實現資源共享。互聯網將世界日益練成一個整體，圖書館也不能獨立于互聯網之外互聯網，恰恰為圖書館間的資源共享提供了便利。按照圖書館的現有資源來搭建檔案數據庫和全文數據庫，對館內的檔案進行編碼、對電子檔案的管理、查詢、調取、借閱條件、歸還時間以及借閱統計等因素都錄入檔案資源數據庫;將館內的藏書、文獻資源等數據錄入，搭建全文數據庫。數據庫建成之后，對各種資源信息進行精細化的分類管理:檔案資源設置不同級別的用戶權限，需要進行授權后查閱;全文數據庫的資源需要在規定的時間內進行閱讀與歸還，授權后才可下載。此外，利用互聯網將各圖書館之間進行資源共享，為讀者提供更多的資源信息。一般而言，面向社會大眾的圖書館藏書資源不豐富但社科類的資源相對豐富，而高校的圖書館則珍藏著許多學術性的資料。實現不同職能的圖書館間的資源互補與共享，滿足不同讀者的不同需要，實現有效的為讀者節省查找的時間，提高工作效率。(五)定期系統維護，加強檔案信息安全。當我們將資源錄入互聯網給我們帶來了便利的同時也潛藏著危險。網絡和信息系統軟硬件故障，黑客利用網絡漏洞惡意代碼、病毒的攻擊破壞、篡改，合法用戶的誤操作等都將威脅著檔案信息的安全。因為有許多的檔案有特殊性，需要保密，諸多原因警醒檔案管理者要加強信息安全的防護。互聯網時代的檔案管理人員應該定期對圖書館系統進行維護，及時修補漏洞，定期殺毒、阻止非法訪問等，將檔案進行等級劃分，采用不同權限進行儲存、管理，保障檔案的信息安全。

四、結語

互聯網時代給圖書館檔案管理帶來便利的同時也帶來了諸多挑戰，圖書館檔案管理在新時代唯有不斷提升自我的管理理念和管理水平，才能更好地發揮其傳播人類精神文化遺產的職能。加強圖書館檔案信息化建設，對社會的節能減排、提高工作效率有著不可替代的作用。高校圖書館更要充分認識檔案信息化管理的重要性，實現資源共享，為師生科學研究提供檔案、文獻支持。

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作者:戴 彥 單位:江蘇食品藥品職業技術學院