導(dǎo)語：科研院所底圖管理模式轉(zhuǎn)型探究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：底圖是企業(yè)在產(chǎn)品研發(fā)設(shè)計時形成的原始圖形記錄，是科技檔案的核心組成部分。從底圖管理工作的特點與發(fā)展方向入手，分析了底圖管理傳統(tǒng)模式中存在的問題，提出了底圖管理模式向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)型的基本路徑。

關(guān)鍵詞：底圖管理；管理模式；信息化；轉(zhuǎn)型

底圖作為企業(yè)在產(chǎn)品研發(fā)設(shè)計時形成的原始圖形記錄，是科技檔案的核心組成部分，具有重要的憑證和參考價值。底圖一般有如下特點：一是唯一性，在同一個設(shè)計階段，往往只歸檔保存一套原始底圖；二是高利用率，無論是新產(chǎn)品的研發(fā)還是定型產(chǎn)品的投產(chǎn)，都離不開對存檔底圖的頻繁利用；三是載體不穩(wěn)定，底圖一般類屬硫酸紙載體，本身耐久性與機械強度較差。對于科研院所而言，底圖管理工作在科研生產(chǎn)過程中發(fā)揮著基礎(chǔ)保障作用，必須引起高度重視。當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。在這樣的背景下探討底圖管理模式的轉(zhuǎn)型，對于解決傳統(tǒng)底圖管理中存在的問題、進(jìn)一步完善底圖管理，具有重要意義。所謂底圖管理模式轉(zhuǎn)型，即底圖管理工作向無紙化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化的現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)型，提升底圖管理質(zhì)量，使底圖更好地為企業(yè)科研生產(chǎn)服務(wù)。本文以某科研院所的底圖管理實踐為例，提出底圖管理模式的轉(zhuǎn)型思路，供同行參考。

1傳統(tǒng)的底圖管理模式存在的問題

一是底圖存放與保管問題。主要有以下幾點：傳統(tǒng)的紙質(zhì)底圖幅面大小不一，主要以平放或卷放的方式存放，占用面積較大，如不采取措施將造成脹庫的問題；由于外部市場競爭愈加激烈，企業(yè)科研生產(chǎn)任務(wù)愈加繁重，底圖規(guī)模逐年擴大，但囿于庫房面積與檔案裝具有限，許多新形成的底圖無法及時存放；底圖的特點客觀上帶來了保管不便的問題，即紙質(zhì)底圖在保管過程中由于本身載體的自然損耗和人為的頻繁利用，極易發(fā)生破損現(xiàn)象，加上底圖具有“孤本”屬性，在日常保管時存在著巨大的安全風(fēng)險。二是底圖工作業(yè)務(wù)模式問題。主要指底圖信息化管理發(fā)展滯后。底圖歸檔、復(fù)制、發(fā)放與登記等工作采用的都是紙質(zhì)審批和人工作業(yè)模式，底圖流轉(zhuǎn)效率低下，工作中還消耗了大量人力物力，而且不能追溯任務(wù)進(jìn)程、沒有形成辦理記錄。此外藍(lán)圖的標(biāo)識也比較低效，藍(lán)圖是以底圖為母版曬制而成的，因材料多為藍(lán)色，故稱為“藍(lán)圖”，底圖用于存檔，藍(lán)圖則發(fā)往生產(chǎn)一線使用。在藍(lán)圖下廠之前，通常由檔案人員標(biāo)記圖紙的生產(chǎn)批次、使用部門、用途等相關(guān)信息，傳統(tǒng)的做法是在圖紙上人工加蓋刻有標(biāo)識的印章，但是這種做法效率極為低下，尤其在生產(chǎn)的高峰時期，工廠對藍(lán)圖的需求量劇增，傳統(tǒng)的藍(lán)圖標(biāo)識方法很難滿足生產(chǎn)現(xiàn)場的需求。三是檔案人員隊伍建設(shè)問題。長期以來科研院所檔案部門缺乏業(yè)務(wù)能力強、學(xué)歷高的檔案人員，特別是缺乏既懂檔案業(yè)務(wù)工作又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。要實現(xiàn)底圖管理模式的轉(zhuǎn)型，科研院所現(xiàn)有的檔案人員應(yīng)當(dāng)利用多種途徑提升業(yè)務(wù)能力、改善自身知識結(jié)構(gòu)；科研院所還應(yīng)當(dāng)重視檔案人員隊伍建設(shè)，積極引入高素質(zhì)的復(fù)合型人才。

2底圖管理模式轉(zhuǎn)型的思路

信息時代，需要思考如何應(yīng)用新的理念與新的技術(shù)，創(chuàng)新底圖管理模式。總的來說，新的底圖管理模式應(yīng)當(dāng)包括如下要點：應(yīng)用成熟的信息技術(shù)，推動傳統(tǒng)的底圖管理工作向著無紙化方向發(fā)展；開發(fā)底圖歸檔、復(fù)制、標(biāo)識、發(fā)放、登記的全過程、網(wǎng)絡(luò)化管理流程，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)在線上實現(xiàn)高效流轉(zhuǎn)和全流程監(jiān)控；采用相關(guān)技術(shù)手段，實現(xiàn)藍(lán)圖標(biāo)識的自動化。具體分析如下。2.1推動底圖無紙化進(jìn)程。實現(xiàn)底圖無紙化管理，能夠有效規(guī)避紙質(zhì)底圖丟失或破損帶來的風(fēng)險，也可以節(jié)省檔案庫房的存放空間。底圖無紙化一般要從存量和增量兩個層面同時抓起，隨著各類科研院所PDM（產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理）系統(tǒng)的日臻完善，要充分利用系統(tǒng)對底圖完成各級簽審，生成含電子簽名的電子底圖，并將電子底圖入庫歸檔，在源頭上控制新增紙質(zhì)底圖的生成；還要積極開展庫存紙質(zhì)底圖的數(shù)字化掃描，病在確保掃描版底圖的完整性、準(zhǔn)確性、安全性后，擇機對已完成數(shù)字化的紙質(zhì)底圖辦理銷毀手續(xù)，釋放庫房空間。為充分保證底圖數(shù)字化的質(zhì)量，建議成立QC（質(zhì)量控制）小組對數(shù)字化成果進(jìn)行校對，將經(jīng)過校對、確認(rèn)信息無誤的底圖數(shù)字化成果批量導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，最終實現(xiàn)從產(chǎn)品代號、圖樣目錄到零部件圖紙的有序管理，逐步建成清晰、有序、完整的電子底圖資源庫。2.2完善業(yè)務(wù)流程。在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，企業(yè)工作流技術(shù)日趨成熟，這為優(yōu)化完善傳統(tǒng)的底圖業(yè)務(wù)工作流程提供了技術(shù)支撐。基于多家科研院所的工作實踐，筆者認(rèn)為可建立計算機應(yīng)用環(huán)境下的圖紙收發(fā)業(yè)務(wù)協(xié)同工作模式，完善業(yè)務(wù)流程。當(dāng)業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生圖紙發(fā)放需求時，申請者在網(wǎng)頁端發(fā)起流程，申請部門、檔案部門對圖紙發(fā)放信息進(jìn)行在線審核并通過，圖文部門即展開藍(lán)圖打印和發(fā)放工作。如果申請復(fù)制發(fā)放的是存量紙質(zhì)底圖，需要先調(diào)取紙質(zhì)底圖到圖文部門進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成PDF底圖文件再發(fā)放；如果申請復(fù)制發(fā)放的是從PDM系統(tǒng)自動歸檔的電子底圖，發(fā)起申請并通過審核后，直接從數(shù)據(jù)庫調(diào)取電子底圖，與圖紙發(fā)放信息一并提交。以上兩種情況下最終都會進(jìn)入在線標(biāo)識、打印輸出與藍(lán)圖發(fā)放環(huán)節(jié)，圖紙發(fā)放和領(lǐng)取操作將自動生成電子記錄。可見，完善業(yè)務(wù)流程、實現(xiàn)圖紙從復(fù)制發(fā)放申請到業(yè)務(wù)辦理的全程網(wǎng)上運行，極大地簡化了中間的人工作業(yè)環(huán)節(jié)，顯著提高了圖紙發(fā)放效率；并且，由于各工作環(huán)節(jié)實現(xiàn)了線上辦理，各任務(wù)環(huán)節(jié)的參與者都可利用計算機對任務(wù)進(jìn)程進(jìn)行實時跟蹤，工作流程清晰透明。2.3實現(xiàn)藍(lán)圖自動化標(biāo)識。要解決傳統(tǒng)人工蓋章造成的低效問題，必須應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，在圖紙輸出時自動加載標(biāo)識。目前大致有以下兩種方式。一是對電子底圖或底圖的數(shù)字化副本進(jìn)行脫機處理，主要是利用PDF編輯軟件進(jìn)行藍(lán)圖水印的有效制作。在底圖PDF文件中，可直接利用PDF自帶的水印添加程序進(jìn)行藍(lán)圖的標(biāo)識制作，實現(xiàn)對水印字體、顯示、分布及位置的靈活調(diào)整，通過極少的人工設(shè)置，完成批量藍(lán)圖的自動化標(biāo)識。某科研單位法利用自動化標(biāo)識取代人工蓋章后，大大提高了藍(lán)圖制作效率。以該單位2019年上半年數(shù)據(jù)為例，上半年藍(lán)圖發(fā)放共4824冊，約12.3萬張，每冊圖使用電子標(biāo)識1次，約0.48萬次；而原來人工蓋章每冊一般需要蓋2次，約24.6萬次。通過比較可以發(fā)現(xiàn)，工作效率提升了51倍多。二是利用檔案系統(tǒng)解決藍(lán)圖標(biāo)識難題。目前市面上有的檔案軟件聚焦科研院所產(chǎn)品圖紙管理需求，開發(fā)了專門的產(chǎn)品圖紙輸出管理模塊，涵蓋底圖歸檔、打印輸出、標(biāo)識、發(fā)放、回收的圖紙全生命周期管理流程，功能較為完備、應(yīng)用相對成熟，如開發(fā)了圖紙打印輸出模塊，系統(tǒng)可自動生成相關(guān)標(biāo)識和條碼信息，與打印輸出設(shè)備集成，實現(xiàn)水印藍(lán)圖的自動輸出。2.4加強檔案人員隊伍建設(shè)。科研院所的檔案人員應(yīng)充分發(fā)揮主觀能動性，主動學(xué)習(xí)相關(guān)的信息技術(shù)知識，不斷提升與信息技術(shù)時代相匹配的業(yè)務(wù)能力；主動參加科研院所舉辦的信息化知識專業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)信息化思維，進(jìn)一步提升底圖信息化管理工作技能；科研院所要創(chuàng)新人才引進(jìn)機制，在人才招聘中不僅要選聘高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才，更要注重引進(jìn)掌握信息技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)知識的復(fù)合型人才；科研院所檔案部門應(yīng)加強與信息技術(shù)部門的合作，如在底圖信息化建設(shè)工作中成立包括檔案人員、信息化人員在內(nèi)的項目小組，檔案部門從業(yè)務(wù)角度提出底圖管理各項業(yè)務(wù)需求，有信息系統(tǒng)應(yīng)用問題時及時與信息化部門溝通，信息化部門給出滿足需求的具體工作舉措，并解決檔案部門在信息系統(tǒng)應(yīng)用當(dāng)中遇到的問題，兩個部門合作推動底圖管理模式的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。

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作者:王克祥 單位:中船重工第七一七研究所—武漢光電國家研究中心