導語：檔案管理制度和理念革新的重要性一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:檔案管理對于企事業單位來講起到至關重要的作用，尤其是對人員信息的掌握方面。在互聯網時代和產業變革較快的年代，企業在檔案管理制度方面以及管理的理念一定要緊跟時代的步伐，必須做到與企業的生產力相匹配。確保檔案管理工作的創新，力求完善檔案管理工作的各個環節，彰顯工作理念革新的重要性和對于企業發展的作用。

關鍵詞:檔案革新；制度改革；檔案完善；信息保存

一、通過檔案管理制度的創新發揮更大的管理效益

檔案管理是企業管理中的一個微小的工作環節，由于起不到具體的經濟效益常常被企業高管忽略，否定其創新的價值。然而在實際的企業管理中，檔案的有效管理是可以提升企業的綜合管理能力，便于企業內部各個部門之間的合作，對于企業的發展而言有著重要的意義。

（一）檔案管理人員的責任感很重要。檔案管理的工作不局限于對于人事部門的檔案管理，還有更多的重要部分在合同方面的管理，企業機密資料的管理，企業證件的管理，法律文書，會議記錄的管理等等。這些管理的基礎工作就是要求管理人員能夠第一時間分清工作的內容，完全掌握處理工作的技能，學會在枯燥的工作環境中實現自己的價值。對于企業而言能夠從事好檔案管理的工作對于企業的發展很有必要，工作人員要深知自己的使命和價值才能對工作負責，對企業的檔案管理負責。

（二）提升檔案管理工作的使命感。要做好檔案管理的工作不是一件簡單的事情，看似沒有技術的工作卻要求從業者擁有較高的個人素質，其中就是慎獨能力。作為企業的一名重要資料的管理者要把檔案文件視為戰士的槍支彈藥，時刻守護著檔案的安全，不能出現遺漏破損、更不能丟失，一旦重要機密的遺失對于企業的打擊非常大。在檔案管理的類型中會有一部分紙質檔案與電子檔案以及物資的管理，如：員工檔案、公司資質、法律判定書、影音光盤、磁帶、財務賬務的記錄、設計草圖、競標書、客戶資料、采購物資的價格表等等，這些都是公司的無形資產，一旦被企業間諜和競爭對手獲取將損失慘重，喪失行業的競爭力和市場份額。

（三）促使從業者能動性的處理工作難題。由于檔案管理制度的專業性和保密性導致工作人員相對較少，其他人及領導并不能夠第一時間發現工作中的問題和處理問題的技巧，這就需要從業人員能夠通過工作日記的形式來記錄每天工作的內容和所遇到的困難及解決方法，定期總結工作內容和工作技能，把解決方案的步驟詳細記錄最終為創新工作做好基礎。把需要幫助向上級領導請求，說明需求的原因和所帶來的幫助，除了物資的需求外還需要對于助手人員、監督人員的需求，需要拷貝設備和銷毀設備同樣要與上級申請，這些輔助工作的物資都能夠提升工作效率和質量。

二、管理理念創新提高企業的競爭力和收益能力

對于管理職能的創新在于企業要放權給檔案管理員，部分的企業發展中很多人員都能夠直接找到檔案管理員索取資料和信息，這種行為存在著潛在的危險，一旦造成機密丟失外漏就無法找到責任人。

（一）精簡管理有利于企業資料的保密度。精簡管理包括對于人員的精簡和管理流程的精簡。首先，其中人員精簡可以控制在3人至4人即可，越多的人能夠碰到檔案資料就預示著資料信息被外泄的概率會越高，從業人員之間需要一定的牽制是最好的崗位編制設計。不論如何分配工作都要有一個原則就是需要有人進行監督工作，不定時的抽查、驗視工作可以降低管理人員的內部操作和竊取機密的可能。其次，管理人員不可以隨意翻閱任何文件。檔案文件會因重要等級來分類，給管理人員一定的權利并不是讓他們可以隨意查閱，而是通過密封的方式來保證資料的保密性與安全性。最后，查閱程序的合理簡化，根據等級來制定查閱檔案的流程。在擁有檔案管理條例的基礎上不得輕易改動條例中的要求規定，必須經過董事會或者高層領導團隊的認可才能更改條例的修改，任何人需要外借檔案都要親自簽字，標注用途和使用時間，預計歸還時間，通過郵件和內部OA來申請使用，多層上級領導通過方可外借。

（二）創新檔案管理能夠有利于提升企業形象。企業檔案管理的能力往往體現出一家企業的內部工作配合程度和細致工作處理的能力，尤其是在外賓來企業開會的時候能夠看到企業的整體工作能力水平和員工的素質。外來人員好的評價對于企業而言就像是播放一條招聘廣告一樣，良好的企業形象會增強外來人員的認可。

（三）檔案管理的創新理念能夠優化工作并提高員工執行力。檔案管理的工作不是一個部門能夠完成的工作，一定需要所有部門的配合，比如：勞動合同的重新簽訂、公司合作協議修訂、財務信息的更新、員工資料的存檔和外發等工作都需要相關部門人員的配合，而檔案人員的工作往往被其他部門忽略，造成收集資料遇到各種困難。通過創新檔案管理的理念去改革不良的工作習慣，學會防微杜漸、未雨綢繆的處理方式將問題提早就解決這些問題，將通過動員大會的形式來將這些資料填寫的重要性跟所有員工說明從而降低工作難度。

三、總結

在工作中處理問題的事例有很多，最終需要的是優秀合理的工作方法，而不是一成不變的工作態度與工作方式，如果合理的工作方法可以取代陳舊的工作方法是可以通過實踐檢驗的，通過更便捷的工作方法、創新的思維來調動全員的配合力，進而加速檔案管理制度和管理理念的革新進程。

作者:迪力努爾·哈帕爾 單位:新疆博州溫泉縣住房和城鄉建設局

參考文獻:

[1]徐彥,戈秀萍,何柳.文書工作與檔案管理[M].東北財經大學出版社,2007.

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