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1科研機構科技管理信息化現(xiàn)狀

科技管理信息化是應用信息技術,開發(fā)科技管理信息綜合平臺，科研人員和科技管理人員通過平臺對科技信息進行共享和管理，改變科技信息獲取、交流、管理的方式，實現(xiàn)科學技術研究、科技信息交流、科技信息管理的網絡化，提高科技管理工作的效率和水平，是實現(xiàn)科研機構現(xiàn)代化建設的重要組成部分[2]。隨著信息技術的發(fā)展和普及，各行各業(yè)對利用信息技術的熱情和呼聲越來越高，科研機構也不例外。然而，全國大部門科研機構的信息化建設水平依然落后于科研工作的實際需求。隨著近些年計算機網絡技術的普及，簡單的計算機文字、數(shù)字統(tǒng)計軟件在科研機構得到廣泛的應用，例如微軟的Word和Excel等辦公軟件，但這些軟件只適用于普通的辦公應用，面對海量科技管理信息日益復雜的處理需求，簡單的計算機辦公軟件越來越不能滿足科技管理人員的使用需求。一些科研機構自行開發(fā)或購買了一系列科技管理信息系統(tǒng)，這些系統(tǒng)普遍是針對科技管理的某一領域開發(fā)的，例如項目預算管理系統(tǒng)、項目經費執(zhí)行系統(tǒng)、科技成果轉化系統(tǒng)、研究生管理系統(tǒng)等。這些信息系統(tǒng)雖然實現(xiàn)了科技管理子領域信息化，但一方面只能解決科技管理某個子領域的信息化建設，另外系統(tǒng)本身往往存在很多使用上的不便，更重要是不能通過關聯(lián)信息實現(xiàn)各系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，導致科技管理信息的利用不能最大化、最便利化。因此，根據(jù)不同科研機構的需求，搭建一個集合科技管理各子領域功能需求、實現(xiàn)科技管理信息互聯(lián)互通、適合科研機構實際需求的科技管理信息綜合平臺迫在眉睫。

2科技管理信息化建設的必要性

2.1科技管理信息化的投入產出

任何一種新事物的誕生都需要忍受淘汰舊事物的陣痛、承受創(chuàng)建新事物的投入，科技管理信息化建設也不例外。傳統(tǒng)的科技管理方法已經根深蒂固，盡管科技管理人員知道目前工作方法的種種弊端，但是改變固有的工作方法還會產生一系列的不適應，然而信息化建設是大勢所趨，科技管理工作方式的改變也是時代需求。科技管理信息化建設需要時間、資金、人力的投入。平臺的搭建無論是作為科研項目的成果，還是財政撥款直接建設，科研機構上級行政部門都需要為此投入資金，根據(jù)各科研機構科技管理工作需求的差異以及信息化水平要求的高地，投入資金的規(guī)模也不一而同。除此之外，構建科技管理信息綜合平臺需要前期調研、系統(tǒng)設計、調試運行、使用培訓和后期維護，這些工作需要耗費平臺構建技術人員、科研機構各級領導、專家和科技管理人員大量的時間和人力。時間和人力是一種無形的投入成本。科技管理信息化建設的產出包括很多方面。隨著科技管理信息化建設的推進，科研工作者和科技管理工作者的工作效率全面提高，科研機構的管理和監(jiān)管大幅提升，實現(xiàn)科研項目全過程管理，實施科研經費全程監(jiān)督，便于科技信息匯總統(tǒng)計，利于領導監(jiān)管決策。從而改善科研機構管理水平、促進科研成果轉化力度、提升科研機構創(chuàng)新能力、提高科研機構整體實力。

2.2科技管理信息化的實際效用

科技管理信息化建設的推進，將改善科技管理工作流程，提高科技管理工作效率；科研人員和科技管理人員可隨時隨地跟蹤科研信息的最新進展，科研機構領導可實時查閱本單位科研信息整體情況，實現(xiàn)了信息的動態(tài)管理，便于及時決策；通過科技管理信息平臺，一方面加強了科研人員之間以及科技管理人員之間信息的交互，另外通過信息平臺可以實現(xiàn)科研信息與外界的溝通交流，便于及時掌握行業(yè)最新動向，利于科研成果轉化；科技管理信息平臺不僅便于搜集處理信息，更便于科研人員查詢、發(fā)表信息，提供透明的交互平臺，構建開放的科技管理體系。

3科技管理信息化建設構想

科技管理信息系統(tǒng)的構建首先需要對科技管理業(yè)務進行抽象，然后應用信息技術構建科技管理信息系統(tǒng)將抽象的科技管理業(yè)務重新展現(xiàn)，并且在構建信息系統(tǒng)的過程中優(yōu)化科技管理實際業(yè)務，打造一個集科學性、合理性、實用性為一體的科技管理信息系統(tǒng)。通過梳理業(yè)務，找出科研機構共有的科技管理業(yè)務，結合本科研機構的實際業(yè)務需求，搭建一個集合多個子系統(tǒng)的科技管理信息系統(tǒng)。包含如下4個子系統(tǒng)：

3.1科研項目管理系統(tǒng)

科研項目是每個科研機構的命脈，管理好科研項目，既可以保證科研項目順利實施、多出成果，也可以促進科研機構的長遠發(fā)展。每個科研項目通常都會經歷申請、立項、撥款、研究、驗收、鑒定和申報成果等過程，涉及科研機構各個部門的職能[3]。只有各職能部門與項目組之間信息交流通暢，才能保證上述科研過程的穩(wěn)步進行。該子系統(tǒng)對科研項目的申請、立項、撥款、研究、驗收、鑒定進行全過程的管理，對科研機構每個科研項目進行編號，項目組人員將項目進展情況實時錄入系統(tǒng)，構建一個科研機構科技項目動態(tài)數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)根據(jù)項目前期預期與項目實際進展情況，向項目組人員和科技管理人員發(fā)出通知，便于各部門對項目實施管理，項目組成員與科技管理工作人員可以通過系統(tǒng)實現(xiàn)高效溝通，最終實現(xiàn)科研項目的自動化管理。

3.2科技成果管理系統(tǒng)

科技成果是科研機構科技工作產出的總稱，包含科技獎勵、鑒定結果、、軟件著作權、行業(yè)標準、成果專利等等。面對數(shù)量龐大且各具特點的科研成果，做好科技成果管理工作具有一定難度。此科技成果管理系統(tǒng)涵蓋科研機構所有科研成果的成果類型、獲取時間、獲得人員、對應項目等信息，根據(jù)不同成果類型，獲取不同信息內容。實現(xiàn)對科研成果的自動分類、分析統(tǒng)計等功能，實現(xiàn)科技成果管理信息化。

3.3研究生管理系統(tǒng)

國內很多科研機構還承擔著培養(yǎng)研究生的工作。研究生管理細致且復雜。在研究生培養(yǎng)過程中，涉及研究生信息、研究生導師信息、研究生培養(yǎng)環(huán)節(jié)各項工作以及研究生培養(yǎng)信息管理等。針對研究生管理工作的以上特點，本系統(tǒng)應具備以下功能：研究生信息管理、研究生導師信息管理、研究生培養(yǎng)管理、研究生答辯管理、研究生培養(yǎng)信息管理等功能。其中研究生培養(yǎng)管理又分研究生開題、中期管理。系統(tǒng)包含的范圍廣、內容細，需要梳理研究生培養(yǎng)的工作內容，探尋各項工作的邏輯關系，搭建科學合理的研究生管理信息子系統(tǒng)。

3.4外事管理系統(tǒng)

隨著時代的發(fā)展，大量國內科研機構與國外高等院校、科研機構開展合作研究，“走出去”探索本領域最新科研動態(tài)，“引進來”獲取本領域最新科研成果。對外合作已經成為國內科研機構打破固有格局，尋求重大突破的切入點。外事工作也越來越多得收到重視。外事管理系統(tǒng)主要實現(xiàn)對本科研機構外事信息的構建、管理、分析工作。需要科研機構項目組成員與外事管理人員合作，搭建本機構外事信息數(shù)據(jù)庫，便于外事信息資料的查找、分析和利用。起到對本機構外事工作的輔助作用。、隨著發(fā)展，科研工作也在實時變化，科技管理工作必須及時滿足科研工作變化帶來的新需求，這就需要我們的科技管理信息系統(tǒng)便于修改和更新，以便適應科技管理工作變化的動態(tài)需求。

4科技管理信息化建設的建議

4.1確定科技管理信息化建設的目標

科技管理信息化建設范圍可大可小、程度可深可淺、時間可長可短。不同科研機構可以根據(jù)自身實際情況，確定科技管理信息化建設的內容。做任何事情都需要有個目標，長期也好，短期也罷，信息化建設也是如此。科研機構需要經過充分調研確定通過科技管理信息化建設達到的預期效果，可以根據(jù)實際需求制定階段性目標，各個擊破，最終實現(xiàn)科技管理信息化建設的總體目標。

4.2科技管理信息化數(shù)據(jù)庫的建設

完善系統(tǒng)的科技信息室科技管理信息化建設的根本。數(shù)據(jù)是信息化建設的源頭。不論是否開展科技管理信息化建設，我們都需要加強對科研數(shù)據(jù)建設的重視。科研活動會產生大量的數(shù)據(jù)信息，不是所有數(shù)據(jù)信息都需要保存，根據(jù)科技管理對科技活動信息的需求，有取舍的保存這些數(shù)據(jù)信息，進一步完善科技管理信息數(shù)據(jù)庫，為科技管理信息化建設提供可靠的數(shù)據(jù)來源[4]。

4.3加強科技管理人員培訓

科研機構科技管理人員的知識結構、專業(yè)背景、文化水平各不相同。實現(xiàn)科技管理信息化最終還是需要科技管理人員的實際操作，具體操作人員的總體知識構成也會影響科技管理信息系統(tǒng)的使用。因此，在構建科技管理信息系統(tǒng)的同時，需要對科技管理人員開展培訓，加強信息技術基本知識、科研項目管理和科技管理方法等內容的學習，擴大科技管理人員知識儲備，適應科技管理系統(tǒng)實際操作需求。

4.4適應科技管理信息化的科技管理模式和科技管理規(guī)章制度

科技管理信息化建設必然會對傳統(tǒng)科技管理帶來改變，不論是內容、方法還是流程都會產生變化。針對科技管理系統(tǒng)帶來的變化，對科技管理模式和科技管理規(guī)章制度進行調整，以便于滿足科技管理信息系統(tǒng)的實際需求，提高科技管理信息系統(tǒng)的使用效率，提升科技管理工作的整體水平。

5結語

綜上所述，科研機構科技管理信息化建設是時代的產物，是不可逆轉的潮流，需要全體科技人員在科研實踐中探索前進。信息化建設沒有固定模式，科研機構要實事求是、量體裁衣，選擇適合本機構的信息化建設方案，目標明確，分段實施，建立高效的科技管理信息系統(tǒng)，以提升科研機構的整體管理水平，為建設現(xiàn)代科研機構提供強有力的支撐。

作者：黃敏單位：中國農業(yè)科學院農業(yè)信息研究所