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本文作者：張鵬趙輝李釗馬飛工作單位：63891部隊

一、引言

科技檔案是機關、團體、單位或個人在科技活動中形成的、作為歷史記錄整理留存的信息載體,其記錄的核心內容是科學研究所取得的各類成果。科技檔案在檔案工作與科研工作兩個領域中都具有重要的意義。科技檔案工作,也承擔著雙重任務:一方面是檔案工作,要通過對文件進行收集與積累,為日后的歷史研究提供服務;另一方面又是科技成果管理工作,是科研工作的組成部分,其收集、積累的文件要為現行的工作服務。可見,完整、準確、系統整理的科技檔案,不論在當前,還是以后,都對科學研究工作起著十分重要的作用。

二、當前部隊基層科技檔案工作的開展情況及存在問題

在我國現行的檔案工作體制下,要充分發揮科技檔案的作用,有效的做好科技檔案工作所承擔的雙重任務,關鍵和基礎在于做好基層案標準化建設,完善檔案基礎管理,用一流的管理提供優質的服務。二要樹立市場意識、質量意識、效益意識和管理意識,企業檔案部門要正確認識到企業檔案工作所面臨的形勢和任務,緊緊抓住為企業生產經營建設服務這一條主線,積極開展“優質服務”和文明窗口服務,在企業檔案隊伍中弘揚無私奉獻、敬業愛崗和爭先敬位精神,在企業檔案部門形成“講理想、比貢獻”的良好氛圍,開放用活檔案信息,變被動服務為主動服務,做到企業各項工作開展到哪里,檔案工作就延伸到哪里;三要抓住“瓶頸”環節,調整檔案工作關系。在企業中,檔案工作的瓶頸環節主要在生產、設備、財務管理等關鍵部門,這些單位往往是檔案承上啟下的運轉部門,因此,應側重疏通這些部門與檔案部門的工作關系,嚴格財務把關制度,力求做到事半功倍。總之,企業檔案部門在新世紀之初,應著力從戰略的高度,分析研究企業未來發展趨勢,調整企業檔案管理行為,逐步建立起與知識經濟發展相適應的知識型企業檔案管理創新體系,為實現企業可持續發展戰略保駕護航。科技檔案室的工作。科技檔案工作主要有三個基本任務:(1)做好建檔管理,保證檔案的來源與質量;(2)做好檔案的技術整理和館藏組織,保證檔案的科學儲存與安全,延長其壽命;(3)做好科技檔案的檢索和檔案信息的宣傳工作,為科技人員和相關人員提供利用。其中最基本的一點,便是第一項,因為建檔工作是檔案工作的前提與基礎,沒有它,整個檔案工作也就成了無水之源,無本之末。而科技檔案的收集、整理等建檔工作,就是在基層科技檔案室進行的。上級檔案館保存的永久檔案,絕大部分是由基層科技檔案室移交的。而科技檔案的現行作用,即為科研人員的研究提供技術服務,也大多是由基層科技檔案室完成的。可見,基層科技檔案工作是科技檔案工作的關鍵和基礎,其工作質量的優劣,直接影響著整個科技檔案工作的質量。目前,影響部隊基層科技檔案工作質量的因素主要有:(1)國家法律法規執行是否到位;(2)領導重視程度;(3)規章制度執行是否嚴格;(4)硬件設備。本文就從這四個方面,對當前部隊基層科技檔案工作的開展情況進行分析,并談一些自己的建議:1.國家法律法規執行是否到位國家法律法規是做好檔案工作的基本條件,在當前“依法治國”的大環境下,《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施細則》、《科學技術檔案工作條例》等法律法規的制定與實行,已經為檔案工作建立了一個比較完善的法規制度,基本保證了檔案工作的正常進行,并且從法律上肯定了檔案工作的重要地位———關系到國民經濟與社會發展的重要事項之一。既然上升到法律的高度,那它就不僅僅是檔案人員需要遵守的,也是相關人員都必須遵守的共同法規,應以“有法可依,有法必依”的態度認真遵守好各項法律法規,而不能“上有政策下有對策”。例如,國家《科學技術研究檔案暫行規定》提出“上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步”。依此,科技檔案人員對于科技成果的登記與評審應該擁有發言權乃至制約權。但因法規遵守與執行上的不到位,大部分單位并沒有執行這一點,影響了檔案收集這一最基本層面的檔案工作。而科技檔案室若無法及時獲取科研項目進展的相關信息,也就很難開展項目檔案的建檔工作,從而使不少花費了科研人員大量精力和國家經費的科研項目沒有留下有價值的檔案資料供日后研究和現行利用,給部隊的科研工作帶來了損失。2.領導重視程度部隊基層檔案工作看似簡單,但它實際上也有自己的難度,其中之一,就是“涉及面廣,關系復雜”。可以說,部隊基層科技檔案工作從來就不是孤立的,它自始至終都與科研、管理工作緊密結合,其本身就是科研工作的組成部分。所以沒有領導的充分重視與支持,這項工作的開展難度便會加大。由于科技檔案工作一般都不是各基層單位的主干業務,不會給單位帶來顯著的效益和榮譽,具體操作起來還繁雜瑣碎,所以容易被忽視。具體到工作中的表現就是重科研,輕歸檔。沒有認識到檔案工作是科研工作的組成部分,沒有把檔案工作列入相關的議事日程,從而對科技檔案建檔工作的正常開展產生影響,造成檔案殘缺不全甚至丟失。3.規章制度執行是否嚴格除有健全的國家法規指導檔案工作外,一般而言,各單位都會依據國家法規制定適合自身情況的檔案工作規范及管理規定,建立比較完善的科技檔案規章制度,對科技檔案工作流程也都有著詳細的規定。總體來看是做到了“有章可循”,但實際情況并不都是這樣,主要問題在于執行不嚴。比如,某單位規定:“科技檔案是科技人員勞動和智慧的結晶,是國家和軍隊的寶貴信息資源,是發展科技事業的必要條件”,“必須遵照集中管理的原則由科技檔案部門實行統一管理,任何單位和個人不得據為己有”,而實際情況是:有些科技人員認為科技文件材料歸不歸檔不重要,為圖方便就將文件材料放在自己的身邊,省卻了借還的麻煩;有的科技人員思想保守,擔心歸檔會造成關鍵技術泄露,個人利益會受到侵害;還有的科技人員因為科研任務繁忙,忽視了工作中有價值文件的保存與上交,這些都對部隊基層科技檔案的收集造成了不利影響。4.硬件設備科技檔案作為國家和軍隊的寶貴信息資源,檔案實體保管條件的優劣直接決定著檔案的壽命和檔案信息的質量。因此,對檔案進行安全、完整的保護,首先要求的就是硬件條件的保證,其中符合標準的檔案庫房尤為重要。檔案庫房是存放、保護檔案實體的場所,其重要地位決定了庫房建筑的特殊需求。如《國防科工委科技檔案管理辦法》第51條規定,檔案庫房應做到能防火、防盜、防塵、防蟲、防鼠、防霉、防有害氣體。基層檔案室的檔案庫房與專業的檔案館不同,一般就是普通的辦公建筑,達不到專業檔案庫房的設計標準。有的庫房設置在建筑的底層,不防潮;有的庫房封閉條件不好,不利于控制溫濕度。這就需要輔助設施來彌補庫房建筑本身的不足,安裝防盜門、防盜窗、空調器、去濕器等設備,以保證檔案的保管條件。此外,還有部分基層檔案室的庫房面積不足,檔案庫房一般預計的滿庫年限為10年~20年,隨著時間的積累和科研工作的發展,科技檔案在逐年增多,一些檔案室達不到預計滿庫所需的面積。因此,如何從實際情況出發,盡可能地對庫房進行專業化、標準化的建設,也是部分基層科技檔案室所面臨的問題。此外,由于檔案信息化建設的發展,現代檔案工作越來越重視計算機等信息技術產品的使用。檔案計算機管理,檔案數字化建設,都對信息設備的使用提出了更多的要求。所以部隊基層科技檔案室信息設備的數量和質量也直接影響著科技檔案工作效率和工作質量。

三、做好部隊基層科技檔案工作的幾點建議

部隊基層科技檔案工作,是部隊科技工作不可分割的組成部分,它由檔案人員負責,也要有科技人員參與。面對當前部隊基層科技檔案工作的實際情況,特別是一些不完善的地方,筆者想提如下幾點建議:1.嚴格執行規章制度有完善的制度,還要有良好的執行,這樣制度才能真正地發揮作用。部隊基層科技檔案部門要不折不扣的嚴格執行《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施細則》、《科學技術檔案工作條例》及本單位制定的各項規章制度,在科技檔案工作中做到“三納入”和“四同步”,即建檔工作要“納入科技人員職責范圍”、“納入計劃管理”、“納入制度管理”,在科技管理工作中“下達計劃任務與提出科技文件材料的歸檔要求同步;檢查計劃進度與檢查科研文件材料的形成情況同步;驗收、鑒定科研成果與驗收鑒定科研檔案材料同步;上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。”2.加強檔案意識教育,爭取領導和廣大科技人員對檔案工作的重視和支持檔案人員要加大宣傳檔案工作力度,轉變人們的思想觀念,增強他們的檔案意識,使其認識到檔案工作是一項綜合性、全局性的工作,并不僅僅是檔案部門的事,需要各部門之間的相互支持、配合和協作,爭取領導和廣大科技人員的支持和理解。科技人員既是科技檔案的主要形成者,又是科技檔案的主要利用者。科技檔案是否完整、準確、系統,同科技人員的關系尤為密切。因為科技文件材料的形成、積累,是由科技人員完成的,科技文件材料質量的優劣也取決于科技人員的工作質量。同時科技人員還要利用科技檔案來解決以后科研中會遇到的問題,探索與實踐檔案質量的好壞直接影響到他們以后的利用,進而影響到科研工作的進展。檔案人員可以利用這一點,做好宣傳和解釋工作,充分調動和發揮廣大科技人員的積極性和主動性,將科技檔案工作做的更好。3.檔案人員要轉變觀念,主動工作檔案人員應從以往傳統的檔案管理方式中掙脫出來,積極發揮主觀能動性,改變以往“坐等收集”的工作態度,積極主動與相關業務部門聯系,及時掌握各個在研科研項目的最新情況和動態。嚴格把關,盡自己所能將應歸檔的科技文件材料收集齊全、完整。雖然科技檔案工作自身的特點使它很難像單位主要業務工作那樣作出顯著的成績,但他人的重視和理解總需要自己用優秀的工作業績來爭取,良好的敬業精神是每一位從業人員應該具備的素質,對于自己的工作,一定要做到盡職盡責,問心無愧。4.加強硬件設備的投入和建設隨著檔案數量的增加和檔案信息化建設的發展,有條件的話,要按滿庫年限為10年-20年的標準,設計建設符合“八防”要求的檔案庫房,并添置檔案信息化所必要的電子設備。四、結束語科技檔案工作,不但是檔案工作,也是科技成果管理工作,是科研工作的重要組成部分。要做好部隊基層科技檔案工作,除需要部隊基層科技檔案人員的不斷努力和探索外,更需要各級領導和廣大科技人員的真正理解和支持,只有這樣,才能更好地發揮檔案信息的作用,更好地為本單位的科研工作服務;才能讓科技檔案這一“科技人員勞動和智慧的結晶”、“國家和軍隊的寶貴信息資源”,更好地得到保護和開發利用。