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石化企業每年的物資采購額從幾億元到上百億元，物資管理的結果直接影響到企業經濟效益水平，在企業管理中一直處于舉足輕重的作用，是企業領導關注的重點，員工關心的熱點，也是管理的難點。長期以來前郭石化通過對物資管理內部控制審計進行了積極的探索與實踐，盡管只是處于摸索階段，審計的深度和廣度與內部控制審計的要求還存在很大的差距，仍然取得了顯著的經濟效果。

一、審計目標的確定

審計目標的確定是通過對公司物資管理內部控制現狀的審計，評價物資管理內部控制的充分性和有效性程度，發現、分析物資管理內部控制方面存在的問題和控制弱點，提出解決問題的辦法和建議，提供給公司領導和有關部門，以進一步規范公司的物資管理工作，提高物資管理的效率和效果。

審查的范圍包括電子商務部、財務處、各二級單位的原材料、材料、備件，低值易耗品等物資。

測試的對象包括物資采購、驗收、儲存和領用各環節。

為了滿足專業要求，確保審計效果，將公司設備處、電子商務部和財務處有關人員作為審計組成員，參與全過程審計。

二、確定審計重點

通過詢問管理人員，收集、檢查有關制度書面文件及觀察和發放物資管理內部控制測試問卷等方式來了解內部控制情況，對公司的現有物資管理內部控制系統進行描述。將電子商務部和各二級單位庫存物資管理情況作為審計重點。

1、物資管理制度的建立和執行情況；

2、物資采購業務的內部控制情況；

3、物資驗收業務的內部控制情況；

4、物資儲存業務的內部控制情況；

5、物資發出業務的內部控制情況；

6、廢舊物資的處理情況；

7、儲備資金定額執行情況；

8、物資平庫、利庫工作開展情況；

9、庫房的設置、保管員的配備、臺帳建立情況；

10、財務處賬面與電子商務部和各二級單位物資臺賬是否相符、賬物是否相符，有無賬外物資。

三、測試物資管理內部控制的充分性和有效性

1、確定審計標準。以目前國家有關內部控制的法規制度、上級主管部門的有關規定以及企業有關規定，標準和程序作為審計的標準。

2、采取適當的內部控制測試方法。在控制執行測試時向適當的管理人員、員工詢問，檢查文書，記錄，觀察與物資管理有關的活動，并檢查內部控制管理報告、交易和業務的憑證等方法。

3、確定物資管理的關鍵控制點，明確評審重點，檢查控制弱點。主要關注三個方面：一是檢查控制環節是否存在；二是檢查控制活動是否實施；三是檢查特定控制環節失效時，是否有適當的替代程序或高層控制來彌補缺陷。具體測試時采用事先編制物資管理內部控制測試表的形式，重點進行以下測試：

對電子商務部

(1)對物資管理規章制度的審查。審查是否建立了完善的物資管理規章制度，從物資的驗收、入庫、發出到期末盤點、日常保管等環節的工作是否做到有章可循。

(2)對物資采購環節測試。審查物資采購是否依據有關部門批準的計劃，采購業務程序、審批手續是否符合公司規定，招標采購是否符合公司規定，未進行招標采購的理由是否充分，采購合同履行情況。

(3)對物資驗收入庫環節的審查。審查物資驗收入庫手續是否齊全，特別是對有特殊要求的物資如化工料等物資是否有質量檢驗，出具檢驗資料的部門是否具有相應的資質；審查有無未經過驗收環節直接將物資送達現場的現象。

(3)對物資發出環節的審查。審查物資出庫手續是否齊全，有無物資已發出、而未辦理出庫手續的現象。

(4)對物資保管環節的審查。審查是否建立物資收發臺帳、是否及時進行登記；臺賬的期末庫存數量，金額是否與財務處賬面數一致，庫存實物是否與臺賬一致；審查庫存物資的保管情況，如擺放是否整齊，有無防蛀、防銹措施等。特別要對較長時間未發出的物資(三個月以上)及其他非正常庫存物資的形成原因進行審查。審查有無賬外物資。

(5)對期末物資盤點情況的審查。審查有無期末物資盤點記錄，有無認真進行期末盤點；抽查部分庫存物資，審查其是否與盤點記錄相符。

(6)對物資收發保管部門與物資采購部門之間的庫存物資信息的傳遞情況的審查了解。了解其信息傳遞的過程，審查有無因信息傳遞不暢而導致物資積壓的現象。

(7)審查與了解電子商務部對各二級單位小庫物資的管理情況。了解其工作程序，及其對這部分物資的平庫、利庫使用情況。

對各二級單位

(1)審查是否建立了物資領用申報計劃的申報、審批，上報、領用以及小庫物資保管、退庫等方面的管理制度，已建立的規章制度是否得到了認真貫徹執行。

(2)審查小庫物資資金占用是否超過公司核定的儲備定額，如超出定額要審查其原因。

(3)審查是否建立物資收、撥、存臺帳，是否及時進行登記，期末余額與財務賬面是否相符，出庫單手續是否齊全，對賬、卡，物是否相符進行抽查，審查有無賬外物資。

(4)審查平庫、利庫情況。在審報物資需求計劃時，是否首先考慮到利庫與平庫，是如何操作的：有無已超出庫存定額、又申報需求計劃的現象。

(5)審查有無連續三個月無動態的庫存物資(經公司主管部門認定需要長期儲備的除外)。對長期不能使用和不需用的物資是否按公司有關規定進行上報處理。

(6)審查月末月初物資的“假退假領”情況，數據是否真實，有無利用“假退假領”調節成本現象。

(7)審查是否按公司要求配備專兼職庫房保管人員，庫存物資是否按公司要求存放，做到貨位清、標牌明，擺放整齊、定期保養和維護。

四、分析內部控制存在的薄弱環節及其影響

對符合性測試中發現的問題加以綜合分析，確定主要缺點、薄弱環節和不利影響，據以決定實質性測試中必須重點審查的內容和項目，要采用審計抽樣方法、分析性復核的方法以及其他定量分析的方法，以提高審計的效率和效果。

以前郭石化為例，在物資管理方面存在以下問題。

1、各二級單位小庫物資臺帳仍未按規定建立起來。經檢查，各單位庫存物資缺少完善的收、撥、存臺帳管理，只反映了庫存物資的存量，無法了解物資的動態變化，有關部門也只能提供一段時間內總體價值量的消耗，很難提供更詳細的物流、價值流的信息。

2、各單位對廢舊物資的管理重視不夠，二級單位已申報處理的物資不能及時得到處理。經檢查，各二級單位廢舊物資數量都很大，露天存放，銹損比較嚴重，物資的安全性也沒有保證，有關人員反映，這部分物資丟失嚴重；廢舊物資的回收管理缺乏可行的制度，沒有嚴格、完善的控制措施。

3、部分單位將同類物資人為地分為分賬內賬外。在管理上不科學，不規范。經檢查，納入賬內管理的

物資，各單位比較重視，管理也比較到位；但對帳外物資，在管理手段、程序上仍須進一步加強。

4、沒有一個明確的物資管理協調部門。造成信息不暢通，在物資管理過程中出現問題時，給二級單位的工作帶來極大不便，容易造成物資積壓，二級單位普遍反映對物資管理缺乏必要的知情權，出現問題時無人管。

5、經檢查，同一物資的入庫單與出庫單的時間比較，發現大部分物資出庫單填寫日期都比入庫驗收日期提前。分析原因一是各二級單位在申報物資需求計劃的同時就填好領料單，等到物資到達時，用這個領料單直接提貨，造成出入庫的時間順序顛倒；二是物資直接送達現場，當場由物資需求單位的人員驗收檢驗，出具領料單，之后再辦理入庫手續。

6、物資管理網絡經常無法使用，程序本身的問題也比較多，無法滿足物資管理的需要，影響大家使用該網絡的積極性。如現行的平庫利庫的程序軟件有問題，老賬，新賬對應以前月份的某一時點的庫存數在變化，致使從軟件平臺上難以反映真實的數據。

7、部分單位的物資需求計劃報送不規范，報送口徑不統一。如，將屬于“三劑”的物資在三類化工的計劃中申報，將屬于備件的物資在材料需求計劃中申報。由于三劑和備件都由專業主管部門審批，而三類化工和材料雜品不需專業主管部門審批，造成部分物資未經有關部門審批后購入。物資需求計劃中部分物資的名稱不規范，物資的規格型號不是國家標準，而是一個企業標準，難以實行招標采購，造成獨家供貨的局面。

8、計劃的變更不規范，計劃的準確性有待提高。按規定，如發生計劃變更，需由計劃的審批部門出具書面材料。我們在檢查中發現，有的計劃已變更，但未附計劃審批部門的變更說明。由于計劃內容不夠準確，未能真實反映生產實際需要，造成庫存物資積壓，庫存量增大。

五、評價內部控制，充分利用內部控制審計結果

通過對具體問題的分析評價，重點是對物資管理中的浪費、損失，非授權行為和濫用職權等敏感性問題進行評價，還要針對物資管理中的薄弱環節，找出潛在的問題，挖掘原因。提出相應審計建議和改進的措施，將審計結果報告公司領導，以推動審計結果的全面落實。以下是對如何完善公司物資管理提出的建議。

1、盡快完善廢舊物資的管理制度，對大的備臺、備件要實行以舊換新，并進行備查簿管理，納入物資臺帳管理的范圍；在廢舊物資的處理方面，應加強各主管部門間的協調與溝通，保證物資處理的及時性。以后施工過程中產生的剩余物資應嚴格按財務制度的規定及時予以處理，并沖減工程成本，避免形成賬外物資。

2、進一步明確電子商務部在物資管理中的協調職能，完善有關物資采購信息反饋方面的規定，保證物資管理流程暢通，提高工作效率。

3、物資領料單的傳遞程序、手續仍比較繁瑣，應予以簡化、順暢。重視對各類領料單據的管理，應分類編號，妥善保管，嚴格控制，未經授權不得接觸。(在審計中發現，由于單據傳遞過程中出現丟失，領用單位只好補開領料單，有關人員又無法鑒別，增大了物資領用過程中的風險)。

4、加強對二級單位材料、備件領用管理及考核，對寬打窄用，造成物資積壓、毀損和浪費超過一定額度的，要實行責任追究。

5、物資庫存過大，不僅占用大量的資金，而且也會滋生物資流失浪費等問題。有關部門應加強對公司原材料物資(材料、備件，原料)的計劃和管理，引入先進的物資管理方法，以便使物資的定貨成本、持有成本和缺貨成本達到最理想水平。

六、及時開展后續審計，確保市計結果的全面落實

內部控制審計結果的落實至關重要，只有審計建議被采納，查出的問題得到被審計單位整改，審計結果才會轉化為管理成果，轉化為生產力，才可以說達到了審計的目的。為了有效推動公司物資管理的改革進程，2007年到2008年前郭石化先后進行了兩次物資管理審計，三次物資采購管理審計，雖然每次審計的重點各有側重，但每次我們都對上次審計意見、建議是否得到恰當、有效、及時執行進行后續審計，確保了審計結果的全面落實，公司物資管理水平得到了全面提高。