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【摘要】新形勢下社會朝信息化的方向飛速向前發展，事業單位檔案的管理離不開通信技術，事業單位機構的的發展離不開計算機的輔助，需要順應時展的潮流結合自身的管理特點充分利用互聯網的優勢加強數字化建設。本文通過闡釋新時期事業單位檔案數字化管理的意義以及數字化建設過程中存在的問題提出相應的措施旨在提高檔案管理的工作效率，促進事業單位的長遠發展。

【關鍵詞】新時期;　事業單位檔案　;數字化;　管理

一、新時期加強事業單位檔案加強數字化建設的意義

事業單位的檔案管理包含文書、人事、基建檔案三部分，檔案管理是事業單位做出科學決策的重要前提。信息技術的發展推動了檔案數字化管理的發展進程，這種管理手段可以節約檔案檢索的時間，提高所查詢信息的準確性，提高檔案的利用率。數字化的檔案管理有助于事業單位經濟效益的提高。傳統的檔案管理需要耗費很多的辦公費用，增加了事業單位的支出，檔案的數字化管理可以節約檔案存儲空間和儲存成本，同時在查詢方面很便捷，在一定程度上可以提高事業單位的經濟效益。檔案的數字化管理可以提高行政效率,因為這種管理手段可以讓檔案及時、迅速地歸檔，管理人員可以擁有更充分的時間研究檔案，開發檔案潛在的價值，讓工作的開展更加井然有序。

二、新時期事業單位檔案的數字化建設中存在的問題

很多單位主要采用傳統的檔案管理方式，檔案管理的重心放在人工管理紙質檔的檔案，查閱的過程中耗費很多的時間和金錢。同時很多檔案只起到了存儲的作用，這種寶貴的資源并沒有獲得開發，檔案被查閱的限制很大，開發的價值沒有體現出來。檔案的查詢與利用的便捷在數字化建設中存在一定的弊端，比如檔案容易被別有用心的人復制和散播，安全系數不高，加上檔案管理人員的專業素質較低，對檔案安全存儲的意識不足，容易將數據丟失或者損壞。事業單位在檔案數字化的建設過程中對硬件和軟件的投入不足，缺乏抵抗黑客盜取重要信息的系統，[1]容易泄露信息而導致國家或者單位的財產損失。我國事業單位的檔案管理軟件質量參差不齊，有些軟件缺乏管理功能，有些軟件在信息流通上是不完善的，針對本單位的特點自主開發的軟件很少，在市場上購買的通用軟件存在各種各樣的缺陷。檔案的數字化管理需要一個統一的管理標準，但是我國的事業單位收集、管理信息的質量較低，檔案的目錄和細則之間不兼容。軟件之間不兼容導致檔案的技術和程序缺乏全面、統一的管理標準，這對檔案數字化的發展形成了一股強大的阻力。我國的事業單位的檔案管理工作人員的專業素質較低，對計算機的操作僅僅局限于日常的基本操作，再加上檔案管理的工作性質十分單調和枯燥，檔案管理工作領域缺乏復合型的人才。

三、加快新時期事業單位檔案的數字化管理步伐的措施

為了讓事業單位檔案的數字化建設更加全面，在檔案管理中，管理者應將檔案信息及時利用計算機將檔案存儲在安全的地方，嚴格規定檔案審閱的流程和時間。利用信息技術及時提醒工作人員按時處理工作，保證檔案管理的工作安全、可靠。這種數字化的管理方式可以縮短信息傳遞與反饋的時間，減輕工作人員的負擔，提高辦公效率。同時事業單位應從長遠的角度看待數字化管理，構建數字化的管理系統，加大硬件設施和軟件的投入，及時升級系統，確保檔案的安全性。同時檔案管理工作應該用明確的規章制度進行細分，落實監督和問責制度，在檔案數字管理系統中的操作、維護等過程中做到科學管理，不斷提高事業單位的檔案管理效率。在新時期的大背景下，自動化辦公系統的應用已經比較廣泛，在這種背景下對辦公自動化系統中添加檔案查詢功能和設置開放查詢的權限，[3]將系統的功能與實際情況有效結合，才能提高管理的綜合效率。檔案數字化的管理系統必須具備良好的升級能力，只有這樣才能跟上時代的變化，發揮出相應的管理功能。事業單位的檔案數字化建設必須重視檔案管理的可靠性，否則容易造成數據丟失和缺損等問題。國家應對事業單位的各方面的軟件投入提供資金支持，鼓勵單位自主研發符合自身特點的管理軟件，從而提高檔案管理的效率和可靠性。同時單位應該鼓勵工作人員不斷學習補充計算機知識，提高計算機操作的能力。單位應提供員工的交流平臺，提供更多的培訓學習機會，提高管理人員各方面的素質。事業單位應針對檔案數字化管理的特點制定符合本單位實際情況的檔案管理機制。單位可采用檔案使用安全機制、使用機制、工作制度相結合的方式實現檔案數字化。數字化建設需要防范機密檔案被竊取或者丟失，甚至惡意修改，做到保證信息安全，避免給將單位和國家帶來損失。

四、結語

我國的檔案管理工作如今仍存在著一些問題，但是加強檔案管理數字化建設要以社會和科技的發展水平為前提，科學的改革遵循循序漸進的規律，運用比較先進的管理體制和手段進行改革。同時競爭日益激烈的情況下，國家更需要培養實用型的，具有創新性的人才。檔案管理工作人員的綜合素質需要不斷提高，提倡學習型的工作模式，構建和諧社會需要不斷提高管理質量和工作效率。提高檔案管理數字化水平對管理制度的規范和完善具有重大意義，這也是時展的必然要求。

作者:吳麗麗 單位:白城市洮北區民政局

參考文獻：

[1]張巍.談事業單位檔案數字化管理[J].黑龍江檔案,2014(02):134.

[2]張倩.事業單位檔案的數字化管理研究[J].才智,2014(20):328.