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【摘要】近年來，隨著信息技術的不斷發展，檔案數字化管理已經成為了一種必然趨勢，因此，在新形勢背景下，事業單位要根據自身的實際情況入手，采取行之有效地措施，切實事業單位檔案數字化管理力度，推動檔案工作的數字化、現代化以及效率化，更好地為事業單位檔服務。為此，筆者重點論述新形勢下事業單位檔案數字化管理的重要性，同時并提出加強事業單位檔案數字化管理有效途徑，以期最大化地提升事業單位檔案管理工作效率。

【關鍵詞】新形勢；事業單位；檔案數字化管理理

一、事業單位檔案數字化管理重要性分析

（一）有利于提高檔案利用率。眾所周知，傳統檔案存放和保存在檔案室的基本上紙質的檔案載體，這樣一來，在利用上面存在著諸多的不便。事業單位數字化檔案管理可讓檔案利用者快速且準確的查找到所需求檔案，同時還能實現檔案管理的數字化，有效地消除檔案在時間和空間上面的束縛，從整體上提升檔案利用效率[1]。（二）有利于提高經濟效益。隨著社會的經濟的飛速發展，讓海量的信息量同滯后的辦公方式之間形成較為尖銳的矛盾，事業單位一直以來都是采用粗放型的檔案管理模式，這樣極大地增加了事業單位管理成本。數字化檔案管理，可將傳統紙質檔案載體有效地變成機讀檔案，在節省了占地空間的同時，還節約了檔案保管費用，實現了檔案查閱工作便捷性和準確性，規避因為各種檔案信息資料反復印制所造成了資源浪費，有利于提升事業單位經濟效益。（三）有利于提高辦公效益。檔案數字化管理，可進一步實現事業單位檔案資料及時歸檔，有效被得到利用。由于事業單位檔案管理對象非常繁多，而且對象具有較強的流動性，比如工作人員的退休，調動等，想要及時且準確的統計這些變動，就必須要全面了解這些情況的動態。對此，可借助以信息技術為管理媒介的數字化檔案，精確反映當時的實際情況，快捷簡單查詢檔案數字化資料。因為檔案信息的超時空流動，這樣一來，就讓事業單位檔案庫由過去保管文件實體的基地切實有有效地變成提供信息的控制中心，自然辦公效率就會得到有效提升。

二、新形勢下事業單位檔案數字化管理有效途徑

（一）樹立檔案數字化管理意識。為更好地做好數字化檔案管理工作，事業單位檔案管理人員必須要積極樹立起檔案數字化管理意識，切實有效地轉變傳統檔案管理觀念，加強新知識、新技能的學習，不斷更新檔案管理知識體系機構，創新檔案管理手段。另一方面，事業單位還要從自身的實際情況入手，制定科學合理且有效地檔案數字化管理體系，以便最大化的實現檔案工作機制，檔案使用機制，檔案保密機制以及檔案安全機制的之間的相互聯系。（二）文書處理歸檔數字化管理。在新時代背景下，檔案工作人員把每天收到的文章都用計算機做好相應登記，之后在嚴格根據批辦的次序在單位局域網內傳閱，同時并設定代辦時間和催辦時間，如果單位內部傳閱穩健沒有及時返回，這個時候催辦程序就會發出文件催辦信息。另外，還可以有效地將處理完畢的文件進行時預立卷整理，進一步減少事業單位檔案管理人員過去在年終時整理繁雜檔案工作的需求。除此之外，發文處理過程也可以通過計算機來進行。這種方式，主要是檔案擬稿人將稿件切實有效地輸入到計算機當中—辦公室審核—相關負責人簽發—辦公室修改印、蓋章、分，最后信息中心歸檔，通過數字化可以讓過去需要一個星期甚至更久時間完成的工作，現幾十分鐘，或是幾個小時就處理好了，有效地減少文書處理工作量。（三）建設檔案管理電子化系統工程。事業單位日常工作繁雜，每天都要產生諸多的文字檔案，檔案管理人員需要將相關資料進行錄入和保管，所以，檔案電子化系統采用了高速掃描儀集中掃描、磁盤陳列存儲、光盤和磁帶雙備份以及雙服務器等解決方案，另外還設置了適當的檔案查詢系統，檔案管理人員和查閱人員，可以通過文檔網絡傳輸或是觸摸屏查詢達到資源共享的目的。再有，系統還將電子檔案管理類別細為五大類，如單位分類管理、系統環境管理、卷內目錄管理、操作系統管理以及檔案密級管理等，進而有有利于從整體上提升事業信息共享能力，提升檔案資料的利用率。（四）管理系統和辦公自動化系統銜接。現階段，我們正處在新形勢下，因此，事業單位必須要將數字化檔案管理系統同辦公自動化系統有效的鏈接起來，推進事業單位數字化檔案管理工作必須要電子文檔安全管理制度作為基礎，這主要是因為檔案的特殊性所決定的。貫徹落實數字化檔案管理制度可進一步保障事業單位檔案信息資源的安全性，促使檔案信息價值得到最大化地發揮，此外，還必須要采取有效措施，不斷完善檔案管理以及自動化辦公同數字化的有效銜接，事業單位還要設置專門的工作人員對硬件和軟件系統進行管理和安全控制，進而從整體上增加系統的保密性，切實規避系統被非法篡改或者是被人破壞。

隨著信息技術的不斷發展，打破了檔案傳統的手工管理.方式，讓事業單位檔案管理朝著數字化方向發展，數字化檔案管理方有利于事業單位檔案管理質量和效率的提升。因此，在新形勢背景下，必須要不斷創新和優化數字化檔案管理系統，促使事業單位檔案安全性和利用效率的提升，更好地讓數字化檔案管理服務于社會。

參考文獻：

[1]田慧.試論事業單位信息化檔案管理存在的問題與對策[J].科技經濟導刊,2016(22).

作者:史紅波 單位:吉林省洮南市市場監督管理局消費投訴受理中心