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摘要：隨著社會的發展，由于存在著使用不便、保存不易的問題，傳統的紙質材料已經被逐步摒棄。特別是對于石油企業來說，由于規模巨大，導致檔案資料數量極其龐雜，這就使得應用新一代的檔案管理系統成為可行。本文從多方面對中石油集團施行檔案數字化管理系統的必要性、應用優勢以及發展趨勢進行了分析，希望為同仁提供些許參考。

關鍵詞：檔案資料；龐雜；數字化管理系統

對一個企業來說，作為企業相關科研技術與生產日常活動最真實的記錄，企業檔案在企業中發揮著極其重要的作用，是企業的基礎性工作，也是企業的無形資產。企業檔案管理的情況，將會對企業產生不可言喻的作用。在我國發展的早期，大部分企業的檔案都是采用紙質資料保存的形式，然而時至今日，隨著社會的發展，紙質材料保存的模式由于存在著使用不便的問題已經被逐步摒棄。特別是對于石油企業來說，由于企業規模巨大，導致檔案資料數量極其龐雜，這就使得新一代的檔案管理系統應運而生。

一、中石油檔案管理系統實施的必要性

（一）檔案數字化管理系統可以有效地保護檔案原件。上文中我們已經說到，作為企業最珍貴的無形資產，企業檔案是企業在生產活動當中的依據。它記錄著企業在發展的數年之中，科研管理，日常生產的所有過程。然而隨著時年日久，檔案的保管，由于受到材料、保管條件等多方面因素的影響，檔案室當中的很多歷史性資料已經出現了破損、字跡模糊等現象，這就令檔案在今后的有效保存產生了疑問。因此采用數字化的管理系統是保護檔案原件的有效保障。（二）檔案數字化管理系統也是現階段建設項目檔案驗收的迫切需求。隨著近年來科技的發展，中石油集團公司對于建設項目的驗收規定，也在與時俱進當中。在建設項目檔案驗收規定中明確提出一條就是項目檔案如果沒有電子版，那么驗收不予通過。由于中石油集團名下的子公司過多，而很多子公司往往缺乏檔案管理系統，又或者是檔案管理系統名存實亡，這就使得前期很長一段時間很多基礎項目驗收的時候存在著無電子檔案這一問題。因此實施檔案體系數字化建設是后期項目驗收的必備條件。

二、中石油集團應用檔案數字化管理系統優勢分析

由于中石油集團名下子公司眾多，涉及的項目也是種類繁多，因此實施檔案數字化管理系統，可以有效地解決歷史殘留問題，實現文檔采集、文檔管理等功能的集合。就現階段來說，在中石油集團應用檔案數字化管理系統有如下幾個方面的優勢。（一）有效節約人力成本開支。早期的時候，中石油的檔案管理部門只要出現一點變動或者差錯，其后期的維護整理工作將會特別煩瑣，往往需要涉及大量的人力物力。例如在中石油的企業部門之間往往經常會出現頻繁的人員變動，只要一出現這種調動工作，就需要檔案管理部門的工作人員手動尋找檔案信息并進行修改，最后再重新歸檔。雖然檔案工作當中會進行編號，但是人工尋找的時候，仍然非常煩瑣，涉及大量的工作。同時早期的檔案管理工作會涉及大量的紙張資料，不但容易破損廢棄，而且也是可見的資源浪費。借助于現代化的數字管理系統，就會使得這些工作人員從原來的煩瑣工作當中徹底解脫出來，大大節約了人力物力與經濟成本。（二）有助于提高工作效率。中石油企業內部各種信息種類繁雜，不論是入庫還是出庫，其檔案管理的效率都非常的低下。例如檔案入庫時，必須要人工進行封卷拆卷，耗費極大的時間精力，需要很長的時間。借助于檔案數字化管理系統，就可以使得再進行信息查找、歸檔或是入庫等工作時，只需要將各部門信息及時錄入或者調出，通過互聯網將相關信息發送給部門領導或管理者，就可以及時查閱到所需要的員工信息，或是收支情況等內容，非常便捷快速，它的應用將會極大提高檔案工作效率。（三）有利于提高資料的安全性。現在的數字化管理體系往往更加注重保密性，它不再像以前的傳統檔案文件一樣，個人所有信息全部裝封在一個檔案盒當中，一旦有人調去那么個人所有的信息檔案資料將會暴露無遺。同時如果涉及企業部門的收入支出等問題，一旦調取，同樣也會一覽無遺。數字化的管理體系將會針對使用者的個人權限進行設定，在調用文件的時候，只能夠調取到個人所需要的一部分資料，其余都不可見。通過這種方式可以對中石油內部檔案資料的安全性最大程度地進行保護。

三、大數據背景下檔案數字化管理系統發展趨勢

現在世界經濟已經進入了大數據時代，檔案管理工作也概莫能外。隨著技術的發展，中石油未來的檔案管理工作，應當進一步轉變傳統的方向，朝著信息決策與跟蹤方向發展。如果能夠將檔案工作利用好，將會為未來的工作提供更為便捷有效的生產經營信息。在未來的發展中，筆者認為，可以通過聯合技術型公司，有效整合歷史的數據資料，繼而分析未來的生產工藝技術改進方向，提出故障解決與維護措施，進一步幫助管理者走出決策的誤區，使得未來中石油的發展決策，能夠更加向著科學性的方向發展。通過建立統一的歷史數據庫，進行實時更新，保障數據的跟蹤與推送服務，進一步規避風險信息。

四、結語

綜上所述，科技的進步帶來了檔案工作的更新。中石油集團作為一個龐大的機構組織，必須要與時俱進，在發展中謀求新的檔案管理工作的出路。檔案數字化管理系統的應用，在中石油這種大型公司當中，具有不可逆轉、大勢所趨的優勢，在未來大數據時代背景下可以有效幫助中石油企業走出一個現代化、產業化的新型道路。

參考文獻

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［2］朱喬芙.檔案管理系統的設計與實現研究［J］.信息記錄材料,2018（4）.

作者:陳曉晨 單位:中國石油天然氣股份有限公司黑龍江物資銷售分公司