導語：授權房產物業公司修繕風險控制點一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

綜合性集團的業務跨度較大，且各個單位的性質、規模、經營范圍和業務特點千差萬別，《企業內部控制基本規范》中關于業務層面的控制內容不可能涵蓋一些行業性較強的企業，故針對這類企業，其內部控制制度的有效性有賴于企業內部熟悉控制環境的人員自己編制探索。本文所介紹的針對授權房產物業公司修繕工程的業務流程是筆者根據其在集團性公司所積累的審計經驗，有針對性的為防范各種弊端所制定的部分業務控制流程，由于篇幅所限，故主要針對部分關鍵控制點的管理進行相關分析。

一、授權房產的修繕管理

授權房產指的是上海市住房保障和房屋管理局授權各區房產集團管理經營的公房資產。此類物業公司管理的居住類房屋有兩類，一類就是日益由于買下產權而減少的授權房產，亦叫公房；另一類就是所謂買下產權的售后公房，亦叫私房。在此類物業公司發生修繕業務，其資金來源分兩塊，一是公房繳納的租金部分，用于公房的維修；另一種就是針對不同的修繕部位，運用三項維修資金，維修資金來源于買下產權時的部分資金，它分為維修資金、電梯水泵資金、街坊養護資金。房屋的承重結構、公共部位、公共設備的修繕、更新，在維修資金中按各業主的房屋面積分攤列支；高層電梯水泵大修理、更新，在電梯水泵資金中列支；公共設施(道路、照明路燈、綠化)的修繕、更新在街坊養護資金中列支。

二、授權房產修繕工程的業務流程(適用于投資額在30萬元以下的工程)

立項→訂立合同→施工監控→驗收階段→委托審計或內部審計→分攤與結算→支付工程款流程→財務控制→歸檔→評價

三、業務流程的控制

1、立項業務流程控制

立項業務的流程如下：首先由業委會、小區經理提出立項建議，然后將立項建議上報集團（附維修資金狀況表，本次工程分攤后維修資金情況說明）。立項建議待集團批復后需取得2/3居民征詢通過，并經過業委會確認，然后物業公司需根據立項建議編制工程預算，并將其上報集團物業部門批復，最后經集團審計監察室復核后正式立項。立項的具體規定：（1）動用房屋維修資金的項目，要做好立項前的征詢工作，維修資金按幢、門牌分攤的，應取得2/3以上涉及業主（指涉及分攤維修資金的對象）簽字認可，并取得業主委員會簽字、蓋章確認，而且還需將相應征詢單存檔備查。小區經理對征詢單的真實性負責，物業公司修繕部對征詢單的真實性回訪復核。（2）動用街坊資金的項目，應取得2/3以上涉及業主簽字認可，相應征詢單存檔備查，并取得業主委員會簽字、蓋章確認，才能按實立項。（3）動用電梯、水泵大修資金的項目，應取得2/3以上涉及業主簽字認可，并取得業主委員會簽字、蓋章確認,相應征詢單存檔備查，才能按實立項。業主大會《管理規約》對于立項有約定的，按照《管理規約》執行。《管理規約》必須合法（經業主2/3通過，并進行公告）。（4）杜絕跨年度立項，如有特殊情況，需上報集團采取結轉審批。當年立項工作已結束，如有新增項目，須上報集團審批，審批后方能施工（搶險工程除外）。搶修工程可先施工并于當月上報集團審批。根據集團的批復在當年的中大修立項中給予追補立項。搶修工程，可以根據滬房地資物（2008）389號文第四條以及《上海市住宅物業管理規定》第37條進行操作。綠化工程在立項前須經集團業務部門現場察看后，才能立項。（5）動用維修資金原始本金（分別按房屋維修資金與街坊維修資金）的項目，除搶修工程外（急難愁項目），原則上控制立項。低于80％的原始本金的原則上不予立項。高于80％-100％之間的原始本金(分別按房屋維修資金與街坊維修資金)采用控制立項，經計算在動用本次工程款后，本金不低于80％的范圍內，并須在2/3業主征詢時如實告知業主，本次維修要動用本金，以及動用的業委會本金已經達到的百分比，2/3業主征詢通過后，準予立項。任何項目單位平方米造價達到20元時，征詢時應及時向居民公布原始本金以及本次使用后的剩余資金情況。（6）業委會的資金賬無法體現最近數據的項目，不予立項。（7）項目征詢的結果，物業公司應及時公示：其中涉及房屋維修資金項目在門洞中公示，涉及街坊資金在小區公示欄中公示。（8）街道補貼出資項目的立項。物業公司配合立項的，應首先驗看維修資金（包括街坊資金）原始本金的狀況，上報集團批復，在取得2/3以上涉及業主簽字認可后，再報集團批準立項。待到立項后，應與街道簽訂協議，并取得街道已經立項的依據。另外，街道的補貼款可以作為施工的首付款。（9）擬立項項目中公房份額占到幢、門牌2/3以上的，產權代表人是集團的，應由集團立項審核部門到現場察看，嚴格控制立項。（10）不符合上述條件而擅自動工的，不予立項，由法人代表承擔相應的經濟責任。如果已經開工，包括未能收到的資金，公房款項都應全部計入企業成本。

2、施工合同的訂立與流程

（1）合同的份數物業公司修繕部應根據業委會以及集團的授權與有相應資質的施工單經過公開招投標后，與中標單位簽訂有關合同，合同一式六份（財務部、檔案各一份，修繕部二份，乙方兩份），其中正本二份，甲方正本交辦公室（由辦公室貼印花稅）歸檔。（2）合同的內容一個項目只能與一個施工單位簽訂一份合同，一個項目不得進行不同單位施工段的劃分。物業公司收取管理費的，應當在補充協議中明確約定。物業公司應在合同中約定好主要材料的品牌以及規格（按照集團規定的主材品牌,如pvc用亞通、襯塑鋼管用沙家浜等），并約定違約責任。（3）合同的使用年底由修繕部門與財務部門按施工單位分別匯總裝訂合同，匯總的合同要與檔案匯總一致，有收取管理費補充協議的，應當與對應的合同，裝訂一起，修繕部門與財務部門的合同上要用數碼章敲好工程編號，用付款結算表做封面，合同應以工程編號作為序列號，與付款結算表的順序一致，與施工單位付款依據一致。修繕部門的兩份合同，一份進件袋裝訂，一份應作為日常請款審核的依據，并隨著項目的進展逐步完善表2的內容。財務部根據合同視情況支付預付款（沒有合同不允許支付），支付的預付款項必須在合同預算金額的20％以內，增加工程量必須補訂合同，決算金額原則上不能超過預算金額（材料漲價因素可以在預算金額中考慮一個漲價系數）。未見合同財務預付款的，要追究委派會計的經濟責任，造成嚴重后果的，不再聘任。財務部門的合同以及匯總表，作為日常付款審核以及年終審計的依據。修繕部門要對已經訂立合同，但當年度沒有進行決算的項目，向總經理室、財務部進行書面說明。財務部要根據合同以及賬面情況在下一年度繼續追問。一般情況下，除了中止履行的合同，原則上，已經支付預付款或已經履行的合同，必須在2個年度內進行決算。主管副總對該事項負全責。（4）合同的歸檔財務部門的合同作為財務憑證構成部分，待到財務資料歸檔時一并歸檔。修繕部門的合同一份進檔案歸檔，一份留在本部門，作為部門管理的依據加以保留。

3、施工監控

施工期間，物業公司修繕部進行進度、質量監控，甲方代表應當及時進行隱蔽工程驗收記錄，及時核實施工單位工程量，并由甲方代表、公派代表、業委會代表同時確認簽字。對于缺少簽字程序的，在以后的審價中，一律對工程量進行打折處理。物業公司主管副總必須要到現場復核主要材料是否與合同的約定一致，并對該項工作負全責。

4、驗收階段

應當由物業公司修繕部、小區經理、業委會、居委四方對工程的質量以及工程量進行驗收，簽字。

5、委托審計或內部審計

驗收以后，由施工單位編制決算，繪制竣工圖，并標注尺寸。決算時按施工單位進行分類，按照施工編號，上報物業公司物業部修繕部，物業公司要在業務副總的領導下對工程量進行現場復核，再由修繕部進行預審，再上報集團物業部審核后，最后由集團審計監察室復核。如果業主大會要求進行外審，應由集團審計監察室選擇審計企業。集團內部審計或外部審計，根據施工單位出具審定單或審價報告。集團審計監察室在日常審計中對大中修項目進行抽查，以杜絕將大金額項目分解成小項目的現象，同時對項目的合規性進行檢查。

6、分攤與結算

修繕工程經集團內審或委托外部審計后，審核以后的決算應報施工單位、業委會認可，之后由物業公司進行公私房分攤。分攤完畢，施工單位必須保留分攤原稿以及復制相關的盤片（二份），交業委會蓋章確認（復印三份），并將正式確認書以及盤片交銀行，一張分攤盤片存檔（若遇銀行遺失再復制報送）、兩份復印件保留。等到分攤成功后，分攤員通知財務開貸記憑證，附上確認書復印件交業委會在貸記憑證上蓋章確認。再交銀行撥款，收到款項時，財務應做好業委會賬目并將代管基金應收賬款銷帳。財務人員收到款項時應及時書面通知分攤員，而且財務與分攤員至少每三個月對一次帳。公房款按照集團公司統一格式，由物業公司上報集團部門審核、總經理室批準，并由集團財務部下撥款項。不屬物業公司承擔的項目，根據以往年度的慣例，不承擔費用。物業公司實施的項目，在征得業主大會同意后，外審額扣除各方面補貼后，將其與工程費用一并按公私房分攤，稅金在收取的管理費中列支，不得分攤。

7、資金流程控制

工程驗收合格后，需經內部審計或者外部審計，并經業委會認可后，按各自的面積進行計算公私款項分攤，公房款項從收取的租金中支出，私房款項向維修資金保管方建設銀行報盤審核，待到公私房款項同時到帳后，由物業公司修繕部按施工單位填寫費用結算請款表，將審價報告（審定單）、分攤表交給財務部，財務部按審核費用結算請款表的數據，扣留5％的質量保證金以后付款，保修期滿無息返還保證金，從而對中大修工程款的支付關鍵環節實施了有效地控制。