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摘要：職業院校的學生學籍檔案管理是保證為社會培養社會需要人才的有力保障，是檔案管理工作人員重要的組成部分，檔案管理是學生非常珍貴的材料，是學生畢業以及學位評審的重要的參考依據。因此，為了提升職業院校學生學籍檔案管理的重視程度，本文對如何優化職業院校學生學籍檔案管理工作進行了簡要論述。

關鍵詞：學生；學籍檔案；管理；水平；規范操作

職業院校的學籍檔案非常重要，其真實記載和反映了學生從入校到畢業期間，德、智、體等各項發展情況。學籍檔案是教學檔案的重要構成內容，其經過科學整理歸檔，以文字、表冊等形式存在，具有重要的參考利用價值。在具體管理實踐中，科學、規范地管理學籍檔案,將能保證學籍檔案完整與安全,更好地滿足使用者的需求，同時，也能有效杜絕學歷造假。職業院校是我國國民教育體系的重要構成部分，隨著職業院校的發展進步,其傳統的學籍檔案管理逐漸不能適應當前教育改革實際，必須要進行創新和改革。職業院校要以前瞻的眼光，從服務學生與社會的高度出發，對學籍檔案管理工作積極進行創新，以進一步提升學籍檔案管理的效率與質量。

一、職業院校加強學籍檔案管理的重要意義

學籍檔案包括的內容比較多，例如，學生入學時填寫的登記表、學生學籍卡片、在校學生名冊、學生成績單、學籍變更、獎勵、處分等各種資料。學籍檔案也分為靜態和動態兩類，入學登記表、學生學籍卡片、在校學生名冊等屬于靜態學籍檔案，學籍變更、獎勵、處分等材料屬于動態學籍檔案。從內容上來看，學籍檔案對學生在校學習期間的活動進行了記錄，這些活動都是第一手資料,因而其內容具有原始屬性，使得學籍檔案的價值性、可靠性、可用性更強。學籍檔案反映了學生的綜合素質，可作為考察憑證，為學校各項工作提供參考依據。同時，從學籍檔案中，還可看出職業院校及教職工的工作情況，能為教學、教務及研究工作等改革發展，提供有效支持。鑒于學籍檔案的重要價值意義，其利用價值得到了社會的廣泛應用，應用范圍也不斷地擴大。職業院校要對學生學籍檔案的重要價值有充分的認知，堅持立足實際，以人為本地開展學籍檔案創新管理，應用多種信息技術手段，提高學籍檔案的管理實效。

二、增強法律意識，促進檔案管理水平不斷提高

由于學生的學籍檔案具有重要的價值，在學校管理中占有重要的地位，因此，職業院校必須要高度重視學籍檔案管理。從學籍檔案管理實踐來看，在新的時代背景下，學籍檔案管理發生了很大的變革，對于學籍檔案管理人員的要求也更高。學籍管理人員必須要積極學習先進的學籍檔案管理知識與理論，并在具體工作中不斷總結經驗，以具備更加專業的技術能力，推進檔案管理工作效果與質量不斷提升。因學生的學籍檔案內容比較多，管理要求也比較高，因而，學籍檔案管理人員不僅要掌握基本的學籍檔案管理知識，還要熟悉與學籍檔案相關的各項法律政策，這樣才能在思想意識上強化對學籍檔案管理的重視意識，主動提高檔案管理技術與水平。學籍檔案內容具有一定的動態性，管理人員必須要靈活地、全面地及時收集信息，并對所搜集的信息資料進行整理與保管，這樣才能推動學籍檔案管理工作發展進步，促進學籍檔案管理目標順利實現。為了保證學籍檔案管理水平得到切實的提升，職業院校還要結合實際情況，科學制定統一標準，使學籍檔案管理有據可依。另外，職業院校還要從全局出發，對學籍檔案管理相關的部門加強管理，促進工作協調、統一，通過標準的規范行動，實現學籍檔案的規范管理。在學籍檔案管理中，管理人員是非常重要的因素，職業院校要對學籍檔案管理人員加強教育培訓，采用“走出去，請進來”的方式，不斷提升其業務水平與專業素質，從而為做好學籍檔案管理夯實人才基礎。

三、嚴格做到依規操作，及時完善學籍檔案資料收集與歸檔工作

職業院校學籍檔案管理實效的提高，不是一蹴而就的，因其具有復雜性，管理過程中也會存在不少問題，如果要提高學籍檔案管理的有效性，就必須要在具體管理實踐中，嚴格做到依照規范進行操作，將各項要求落實到實踐中，這樣才能保障檔案資料的準確性與真實性。同時，學籍檔案管理人員還要對學籍檔案的相關資料及時進行收集，然后，根據其類別進行分門別類地歸檔，以保證學籍檔案完整、有效。首先，學籍檔案管理部門要加強宣傳與引導，讓相關部門與廣大師生都能認識到學籍檔案及其管理工作的重要意義，強化其責任感，增強各部門的寫作，這樣才能使學籍檔案的真實性、準確性得到良好的保障。職業院校要將學籍檔案管理人員的責任落實到位，明確其職責，強化其管理，從而提高學籍檔案管理質量。其次，要立足實際建立健全學籍檔案管理相關制度，完善管理人員的激勵機制，做到獎懲分明，以充分激發起學籍檔案管理人員的工作熱情與主觀能動性。最后，要對學籍檔案的各項工作進行完善和規范。依據不同檔案分類，有針對性地設計統一的表格，這樣就能使登記的各項信息完整、準確，管理人員可以快捷地實現匯總和歸檔。因為學籍檔案內容與教學活動緊密相關，學籍檔案建立要結合教學活動進行。第一，完整性。管理人員要根據國家檔案管理的相關規定，高效、高質地開展學籍檔案管理，要對學籍檔案涉及的相關信息資料進行嚴格落實與篩選，完整地做好學籍檔案內容整理，并根據規章制度的要求進行保存，這樣才能使學籍檔案內容完整，實現事事有記載，件件查有據。第二，及時性。學生在校期間的學習狀況是不斷發展變化的，因此，學生的學籍檔案也要進行動態的更新。管理人員為確保學籍檔案完整，必須要根據學籍檔案的內容，及時收集學生的學習情況，將符合建檔要求的信息及時進行立卷歸檔。在學籍檔案日常管理中，也要根據要求進行規范化操作，對學籍檔案及時進行檢查與整理，發現錯誤的及時進行更正。任課教師上交的原始成績，管理人員要堅持做到及時錄入，并做到準確和完整。第三，真實性。對于檔案管理來說，真實性是非常重要的標準。同樣，真實性也是學籍檔案管理的核心。管理人員在學籍檔案管理中，必須要堅持實事求是的原則，對所搜集的學籍檔案信息治療進行客觀記載，嚴厲杜絕弄虛作假或篡改學籍檔案，一經發現，將予以嚴厲懲治。如果認為學籍檔案資料不夠清晰、明確，應重新進行調查核實。第四，準確性。準確性也是學籍檔案的重要特征，學籍檔案記載了學生在校學習期間的真實情況，管理人員必須要對其進行客觀、公正地記載，并做到條理清楚、規范標準，這樣才能準確地反映學生的情況，保障學籍檔案真實性。另外，在職業院校學籍檔案管理中，為促進檔案管理質量不斷提高，相關職能部門還要對學籍檔案管理進行嚴格的監督檢查，定期或不定期地審查學籍檔案管理工作，以便及時發現其中存在的問題，及時采取有效對策進行解決。這樣才能確保學籍檔案資料完整、準確，保證學籍檔案管理工作高效、高質。

四、結語

一言以蔽之，學籍檔案管理非常重視，職業院校必須要對其予以高度重視，在具體實踐中，有針對性地采取有效措施，以進一步提升學籍檔案管理工作效果,這對維護職業院校教育工作的正常開展和促進職業院校管理水平的不斷提升有著重要的意義。

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作者:杜春黎 單位:渭南職業技術學院