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摘要：筆者查閱資料發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的關于學籍檔案的文章，多數(shù)是從如何做好學籍檔案的“收集”與“管理”工作著手，較少涉及學籍檔案的“利用”環(huán)節(jié)。本文擬從學籍檔案“利用價值”缺失現(xiàn)狀著手，就如何提高其利用率、發(fā)揮利用價值進行探討。

關鍵詞：高職院校；學籍檔案；檔案利用；育人

檔案利用是指檔案利用者通過利用檔案信息滿足其需求的行為過程，同時也是檔案信息資源的價值得以實現(xiàn)的過程。我國著名的檔案學家吳寶康教授曾說過：“檔案必須利用，通過利用來充分發(fā)揮其作用，實現(xiàn)檔案的自身價值。”可以說，檔案工作的根本目的是發(fā)揮檔案利用價值，為檔案利用者提供憑證材料、決策依據(jù)。

1學籍檔案及其重要作用

學籍檔案是學生檔案的重要組成部分，它是指對正式取得學籍身份的學生進行全程監(jiān)控與督導過程中形成的文字、報表、圖像等有保存價值的原始記錄，包括入學與注冊、考勤與紀律、休學與復學、修業(yè)年限、學籍處理與退學、課程考核與成績記載、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學、畢業(yè)、結(jié)業(yè)與肄業(yè)、學籍預警等信息，是記錄和反映學生在讀期間所有學習表現(xiàn)的最全面的資料。學籍檔案具有憑證價值的重要屬性，它包含了大量文字、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，是直接形成的歷史紀錄，有別于圖書資料與文物。檔案既具有文件的原始性也具有文件的記錄性，是最原始、最真實、最有說服力、最能夠重現(xiàn)歷史面貌的歷史記錄與原始文獻。在實際工作中，筆者發(fā)現(xiàn)用人單位、畢業(yè)生對檔案利用的需求也越來越多。學籍檔案工作也通過各種方式為利用者提供利用服務，如:提供學歷證明，用于職務晉升、公務員錄用政審等；提供成績證明、獎勵材料等，為用人單位錄用畢業(yè)生提供參考材料；通過提供學籍材料，作為學生修業(yè)年限的的證明或作為檔案材料缺失情況下的佐證等。在現(xiàn)階段，學籍檔案不再是放在庫房里面的一件死物，它正以各種形式、各種載體出現(xiàn)在我們的生活中，發(fā)揮著它的價值。

2學籍檔案利用價值缺失現(xiàn)狀與原因分析

經(jīng)過不斷探索與發(fā)展，學籍檔案管理取得了一定的成績，然而由于歷史以及現(xiàn)實的原因，仍存在一些比較嚴重的問題。2.1在認知層面上，檔案意識極其淡薄第一，高校管理者重視學籍管理，輕視學籍檔案工作的重要性，未能意識到學籍檔案中反映出來的有價值的學生信息的重要性，更加看不到學籍管理與學籍檔案管理二者之間的緊密聯(lián)系與相互促進作用。比如：如何通過學籍信息的嚴格建檔、歸檔來規(guī)避學籍管理工作中的風險；如何通過對學籍問題的產(chǎn)生原因進行深入的剖析與梳理，總結(jié)出有價值的經(jīng)驗性的信息，以便更好地服務于學籍管理、學生管理工作；如何通過分析學生查詢畢業(yè)生成績的頻次判斷專業(yè)優(yōu)化程度等問題沒有引起足夠的重視；如何通過檔案的查詢頻次來判定專業(yè)的發(fā)展前景等。第二，各職能部門工作人員對學籍檔案的重要性缺乏普遍的認知。他們認為，學籍檔案管理只是學籍部門的職責，沒有從思想上重視學籍檔案工作：對學生違紀不處理、不上報、不能實時地掌握學生的學籍異動情況、不能很好地執(zhí)行相關學籍檔案管理制度，甚至懈怠學籍檔案管理工作，出現(xiàn)上報信息不嚴謹、不規(guī)范、相關材料的收集不完整等情況。第三，學生對學籍檔案的認知缺失。作為被動的管理對象，學生一般不關注自己的學籍信息，只有在影響到自己畢業(yè)求職或是參加工作后的升職、職稱評定等問題的時候，才發(fā)現(xiàn)自己在學籍方面存在問題。甚至有部分學生畢業(yè)后，不關心自己的學籍檔案，也導致了檔案丟失、損壞等現(xiàn)象的發(fā)生。2.2在管理觀念上，重管理輕服務，重藏輕用，檔案無用武之地高等教育的目的是育人，學籍檔案工作更應該突出“學生”的主體性地位，從學生需求的角度出發(fā)。而在實際的高校管理工作當中，學籍檔案工作重管理輕服務，“重藏輕用”的現(xiàn)象普遍存在。目前，高校學籍檔案日常管理工作僅停留在檔案的定時歸檔與即時補充，主要起到收集、保管、歸檔的作用。其考核標準也僅限定于檔案資料是否全部歸檔、檔案是否妥投等方面，較少地總結(jié)學籍檔案信息中反映出的學生的個性與共性的問題，更無從談及為高校人才培養(yǎng)、教學管理、學生管理等各方面提供佐證、參考材料。2.3在服務層面上，檔案利用率不高，利用方式落后，檔案價值發(fā)揮不明顯筆者結(jié)合工作實際，就目前高校學籍檔案的實際管理情況來看，學籍檔案在收集、整理、歸檔完畢后，便被“束之高閣”，無人問津，除了畢業(yè)后作為人事檔案的前身被寄往學生工作單位外，很難發(fā)揮其利用價值。另外，學籍檔案僅限于記錄學生的常規(guī)表現(xiàn)，檔案內(nèi)容不夠豐富與全面，不能完整地反映學生在讀期間學業(yè)與綜合素質(zhì)的情況，也致使學生檔案很難具有參考利用價值。此外，因網(wǎng)絡建設滯后，信息化程度低，學籍檔案管理多以傳統(tǒng)的人工操作模式為主，無法實現(xiàn)學籍檔案信息的異地查詢，致使檔案利用者在晉升、職稱評定、落戶、政審等過程中需要獲取有價值的佐證材料時，仍需返校補充辦理。2.4在隊伍建設上，檔案從業(yè)人員專業(yè)水平整體偏低檔案從業(yè)人員的業(yè)務水平整體偏低主要體現(xiàn)在檔案從業(yè)人員大多非檔案專業(yè)出身且人員流動頻繁。在實際的工作中，檔案從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)不高，不具備較強的職業(yè)能力，工作缺乏積極主動性，工作上多因循守舊而缺乏創(chuàng)新，僅滿足于做好日常的建檔、歸檔、郵寄等相關事項，缺乏檔案服務意識，缺少發(fā)揮學籍檔案真正作用及其價值的意識，對學籍檔案材料如何歸檔缺乏認知。

3發(fā)揮高校學籍檔案利用價值的途徑與方法

3.1加強制度建設，規(guī)范學籍檔案工作流程。檔案管理工作是一項制度性很強的工作，高校的學籍檔案工作急需一套完整、嚴密、科學的管理機制：如“學籍檔案管理制度”“學籍檔案保密規(guī)定”“學籍檔案歸檔細則”“學籍檔案實時歸檔制度”“學籍檔案二級管理制度”等，確保每名學生的學籍變化情況能夠及時、如實地記錄并歸檔。在學籍檔案管理工作中，為確保各項檔案制度落實到位，首先應將學籍檔案形成的各個環(huán)節(jié)都落實到責任人，細化工作標準并將其納入年度考核，通過完善學籍檔案的工作流程做到嚴格建檔、定時歸檔、實時補充；通過完善歸檔細則，明確學籍材料歸檔的內(nèi)容、類別，對有價值的材料進行收集整理。其次，嚴格執(zhí)行學籍檔案二級管理制度。將整個檔案管理過程“收、管、用”中的前兩項工作分開，高校二級學院檔案室負責檔案資料的“收”，學籍檔案部門負責檔案的“管”，各司其責。因高校二級學院檔案室不僅可以直接掌握具有檔案價值的學生學籍信息，同時還能方便師生查閱檔案資料，更好地發(fā)揮檔案工作的最后一個環(huán)節(jié)“用”的價值。3.2建立學籍檔案數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)分析實時掌握學生的動向。從本質(zhì)上來說，學籍檔案是非常重要的信息資源，可以提供給學校教學管理部門更多的、可靠的學生信息，可以提供給用人單位以及社會更多的選拔錄用畢業(yè)生的參考依據(jù)。筆者分析認為，高校應該轉(zhuǎn)變思想，由之前的重視學籍檔案管理到重視學籍檔案利用價值的開發(fā)，助力高校學籍檔案工作信息化的發(fā)展進程，除加大對檔案室基礎設施的投入外，還應該依托高校現(xiàn)有的人才和技術(shù)優(yōu)勢，開發(fā)適應于學籍檔案管理工作的大數(shù)據(jù)分析工具：將學籍檔案管理與分散獨立的資助部門、心理咨詢部門、教務部門、后勤部門等進行對接，確保信息資源的實時共享，并最終實現(xiàn)將各項數(shù)據(jù)以一種更直觀的形式（如數(shù)據(jù)分析圖、柱狀圖等）展示，為各部門工作的開展提供憑證資料與決策依據(jù)。3.3加強檔案從業(yè)人員隊伍建設，為學籍檔案工作提供人才保障。學籍檔案工作是一項集知識性與事務性為一體的綜合性工作，需要檔案從業(yè)人員不僅具備較好的理論功底和綜合素質(zhì)、認真負責的工作態(tài)度，還應具備科學、專業(yè)的工作方法，還需要掌握一定的數(shù)據(jù)處理知識。高校學籍檔案管理人員隊伍建設可以從以下幾個方面著手：首先，加強對專業(yè)檔案人員的培養(yǎng)。將個人的成長與職業(yè)技能的提高相結(jié)合，并通過完善檔案專業(yè)人員的職稱評定體系，穩(wěn)定人才隊伍。其次，著力提高檔案從業(yè)人員的信息化水平。多參加校內(nèi)外的信息化講座，多進行交流培訓，向兄弟院校取經(jīng)。再次注重檔案兼職人員的業(yè)務培訓。鑒于兼職檔案工作人員的流動性較大，需要定期對檔案人員進行專業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)知識、數(shù)據(jù)處理等方面的培訓。3.4優(yōu)化資源配置，發(fā)揮各部門的合力。學籍檔案工作遠不是一個部門就能夠做好的，還需要借助各部門的協(xié)同合作。各高校內(nèi)部應該建立多渠道的溝通機制，將學籍檔案管理與成績管理、資助中心、系部學生管理緊密地聯(lián)系起來，力求完全掌握和把控學生群體的情況與發(fā)展變化，使學籍檔案的建檔更全面、更具可靠性。在嚴格學籍管理程序的同時，學籍部門需要重視學籍檔案工作的宣傳，如在國際檔案日、新生入校、畢業(yè)生離校季加強檔案工作的宣傳。一來確保在校期間學籍信息的準確錄入，讓學生明確學籍信息與學生檔案的關系、學籍檔案對畢業(yè)生就業(yè)等的影響問題。再者新生入校教育時就學生檔案信息的錄入舉辦專門的培訓與講座，加強宣傳教育，普及檔案知識，以確保準確地錄入學生的基本信息和成長紀錄，提高檔案資料錄入時的規(guī)范性與準確率等；各教學系部應該重視學生的管理，如實地上報學生的學籍變動信息、違紀處分、獎勵材料等；系部和教務在成績錄入的時候應該保持公平公正，如實地錄入。

4結(jié)束語

在經(jīng)濟全球化、高等教育快速發(fā)展的形勢下，高校檔案工作者應抓住機遇，探索學籍檔案的科學管理和開發(fā)利用的途徑。目前，高校在學籍檔案管理的信息化、數(shù)據(jù)化管理上屢屢創(chuàng)新：自主研發(fā)或采購學籍檔案管理系統(tǒng)、開發(fā)大數(shù)據(jù)分析工具、重視檔案數(shù)據(jù)員的培養(yǎng)等。各高校開始越來越重視學籍檔案的“收集”與“整理”，而對于如何充分地挖掘檔案的“利用”價值仍任重而道遠。

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作者:沈玲 單位:湖南城建職業(yè)技術(shù)學院