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1引言項目經理圈子

隨著全球經濟一體化建設以及專業化分工的深入發展,現代工程項目越來越趨向大型化、復雜化,項目的參與方也由原來的少數幾家上升到成百上千家。由于涉及到的項目利益相關者數目眾多,致使項目的管理工作非常繁雜,傳統的項目管理方法和理念已逐漸不能滿足工程項目管理的需要,迫切需求一種新的方法和思想來實現工程項目的高效運轉,因此,工程項目協調管理應運而生,而工程項目協調管理的實現依賴于協調管理機制的建立。

目前,有關協調管理機制的研究主要集中在多(Multi-Agent)協調機制和調模型設計等方面[1,2]。張青山和游明忠[3]在基于信息平臺的協調管理構架的基礎上提出了目標機制、信任機制、群體協商機制構成了虛擬企業的協調機制內容體系;盧少華[4]從協商層、協作層和信息層3個層次討論虛擬企業的協調機制,同時對信息協調與策略、盟員選擇與激勵機制及供應鏈協調和效益優化進行詳細研究;李剛,程國平[5]從界面設計、信息技術、知識管理、跨文化管理的角度提出虛擬企業界面協調機制。但這些研究都是以供應鏈和虛擬企業為對象開展的,而對工程項目協調管理機制的研究卻鮮有涉及。本文擬從分析工程項目協調管理機制的內涵著手,提出工程項目協調管理的幾大機制,并給出協調管理機制的運行模式,以期對工程項目實踐活動提供指導。

2工程項目協調管理機制的內涵轉自項目管理者聯盟

由于工程項目不同于一般的科層結構,具有眾多獨特性,項目的一次性、參與方的多樣性、信息的不對稱、利益的不一致性、溝通的障礙以及機會主義的存在等因素使得工程項目在建設過程中很容易產生各種沖突和摩擦。因此,為了保證各參與方能夠有效完成各自的工作以實現共同的項目目標,協調管理是一項非常重要的活動,而協調管理活動的順暢開展則是通過一系列科學的協調管理機制予以實現。在管理學中,管理機制是指系統內各子系統、各要素之間相互作用、相互聯系、相互制約的形式及其運動原則和內在的、本質的工作方式(張青山、游明忠,2003)。從這個意義上說,工程項目協調管理機制是指為了組織與控制項目各參與方達成協調一致,確保項目目標的全面實現而設計或安排的且必須遵循的一定的程序與規則,用以解決項目建設過程中各利益相關方之間相互作用、相互聯系、相互制約關系的所有手段、方式和方法。

3工程項目的協調管理機制

工程項目協調管理機制應該包括兩部分:一是項目建設全過程中的協調管理機制,它是事先的主動型的制度設計與安排。另一部分是工程項目實施過程中各種協調管理機制的具體運行,可以用于指導工程項目協調管理活動,也可以為解決工程項目運行過程中各參與方之間矛盾與沖突而做出規則的安排,并使之程序化與規則化以不斷地補充和完善工程項目協調管理機制。完善的協調管理機制,不僅可以確保工程項目建設的協調管理活動更加規范化、制度化,而且還能提高工程項目組織的工作效率和敏捷度,降低了由于協調管理困難而導致的諸多風險。工程項目協調管理機制主要包括決策機制、合作與信任機制、激勵與約束機制和溝通機制等。項目經理圈子

3.1決策機制

決策是人們對可行方案進行分析判斷的過程,工程項目各參與方都擁有決策權,只是決策的空間不同。合作各方通過分工與協作共同完成項目目標,項目合作中的分工與協作表現為項目參與方決策的分工與協作過程,這一過程必然伴隨著決策權在成員之間的分配。在工程項目協調管理中,決策與決策權可達到有效的統一。一方面,項目參與各方在項目建設合作過程中將自己的核心資源提供出來實現優勢互補。另一方面,各參與方擁有相對充分的知識與信息,尤其是與自身所承擔任務相關的知識與信息,這就使得決策環境和決策條件各不相同。因此,工程項目協調管理中的決策權是分散的,但又是在合作中行使的。這種合作基礎上的分散決策是一種決策的均衡,也是提升工程項目組織運行效率的基礎。

而從工程項目本身的角度看,盡管工程項目的合作各方來自不同的組織,但由于各合作方的相對獨立性,導致了在利益和行動上都不會自動地趨向一致,當涉及到需要協調管理的事務時,合作者需要聯合決策。工程項目協調管理機制中的分散決策機制是不同于一般企業的決策機制,是對傳統決策模式的超越,是專業化分工所導致知識的分裂以及相應的分散決策重新在工程項目體系內整合到一起,是分散與集中(確切地說是獨立與協作)的辯證統一。在信息時代,隨著社會、經濟、技術的迅速發展,工程項目所面臨的環境錯綜復雜、瞬息萬變,決策個體受有限理性的限制,正確決策必須依靠參與者群體的智慧,基于知識分裂的分工業務的分散獨立決策以及借助發達的信息網絡技術能保證工程項目協調管理機制中決策機制的科學性。

3.2合作機制

工程項目是由眾多不屬于同一個企業的參與方共同完成,當這些參與方為了某個工程項目走到一起時,即展開了合作對策過程,各個參與方之間通過合作機制,達到多贏的目標。由于工程項目的復雜性,不是某一個企業能夠完成的,必須通過合作來實現項目目標。但是在合作過程中,由于合作各方的能力不均衡可能導致合作各方間產生沖突和矛盾,這種能力的不均衡主要是因為各合作方所擁有的資源不均衡。合作機制是一種調整參與方間行為和資源配置的一種結構性裝置,這種機制不僅對參與方的行為產生約束,同時也對能力不均衡提供一種補償。因此,參與方間的合作機制對于工程項目協調管理活動具有非常重要的意義。

在建立合作機制的過程中,應該以工程項目的整體目標為目的,通過協調矛盾,資源共享,最終實現項目目標和各參與方利益的多贏局面。工程項目協調管理機制中的合作機制主要包括信任機制、信息共享機制、風險共擔和利益分配機制三部分內容。項目的各個參與方首先都是在相互信任的基礎上進行合作的,而進行合作的最終目的是為了獲取一定的利益,但同時也需要承擔一定的風險。只有合作各方目標一致,信息共享,不因信息的不對稱而產生機會主義行為,才能實現完善的合作。

3.3溝通機制

溝通是一個過程,在溝通過程中,參與溝通的諸多要素之間在建設項目的環境下相互作用,相互影響,最后產生出溝通的結果。溝通結果如何直接受到溝通過程中各個環節和各個要素之間的作用影響。有效的溝通是使不協調關系得以協調的關鍵

溝通機制的構成要素包括:溝通理念、溝通內容、溝通渠道和溝通反饋等。這些構成要素受到工程項目內外環境中的諸多因素影響。該機制運作是否有效取決于溝通過程中的技術層面要素,它包括各參與者的參與程度,整個工程項目體系內溝通氛圍的營造,溝通制度的制定,各溝通主客體溝通策略與技能的應用及工程項目協調管理信息溝通平臺的建設。溝通機制的運作是動態的,其運作過程和方式需要不斷的完善與改進,溝通機制各要素的內涵也需要不斷提升和深化。首先,溝通機制必須與工程項目組織相匹配,通過溝通協調管理工程項目內部的運作,從而達成為項目目標服務的目的。第二,溝通機制內部各個部分需要協調一致,使其運作順暢有效。第三,外部環境的多變性和不可預測性,必須根據工程項目外部環境變化進行動態調整。轉自項目管理者聯盟

3.4激勵與約束機制項目經理圈子

激勵與約束是工程項目實施協調管理活動的手段,而手段發揮作用的載體是機制。在信息不對稱的情況下,為了降低項目各參與方道德風險發生的概率,就需要有效的激勵約束機制來保證項目各參與方利益的最大化與項目目標一致。由于項目各參與方承擔的任務不一樣,因而各專業參與方在自己所承攬的任務內所獲得的信息與知識比他方要多,而利用這些富余的信息與知識量就有可能獲得更多額外利益,從而就會增加項目的建設成本或導致項目失敗。如何在工程項目協調管理活動中,合理利用各種激勵與約束措施去減少信息不對稱帶來的非效率損失,最小化協調管理費用,需要積極發揮激勵約束機制的功能。因此,在工程項目協調管理活動中,只有建立、形成了一套有效的激勵約束機制,激勵與約束手段才具有了賴以運用的載體,才可能將其作用持續地、良好地發揮出來。根據工程項目協調管理機制的內涵,激勵約束機制就是為了實現工程項目目標,以項目參與方的需求和動機為基礎,通過對資源的合理配置以及協調管理方式方法的優化組合,制定必要的監控手段及可實施、執行的制度,在項目實施過程中形成相對固定化、規范化的能促使各參與方行為趨向一致、目標一致的激勵與約束手段、方式、方法、程序、規章和標準。

4工程項目協調管理機制運行模式

根據上面論述的五種工程項目協調管理機制,本文認為可以從三個層次上探討它們的運行模式,即決策層、執行層、信息層,外加一個無處不在的技術支持平臺,以實現各協調管理機制的功能,如圖1所示。項目經理圈子

(1)決策層。決策層只要包括決策機制,著重于制定項目目標和任務分解,處理工程項目內外部之間的有關事務。由工程項目的協調管理機構來負責工程項目的整體協調管理,如有關規則的制定、參與方的選擇與淘汰、重大沖突與矛盾的消解等活動,其形式是定期或特定的協調管理會議,一般以合同、規章制度、參與方的責權利等方式明確下來,對所有成員具有強制性。項目管理者聯盟

圖1工程項目協調管理機制運行模式轉自項目管理者聯盟

(2)執行層。執行層主要包括合作機制、溝通機制、激勵與約束機制,是工程項目協調管理最為關鍵的部分,也是最為復雜的部分,由項目協調管理委員會通過這些機制去執行具體的協調管理活動,如各參與方的實施進度協調、材料設備供應協調、合同的具體實施協調等。采用的形式可以多種多樣,即可進行現場協調也可采用會議協調;即可由事務雙方協調也可通過第三方進行協調。

(3)信息層。信息層是前面兩個層次予以實現的基礎,為協調管理活動提供各種數據和信息支持,完成相關信息和資源的集成與優化調度,以更利于各種協調管理機制的貫徹實施,同時也可將協調管理機制產生的效用進行反饋,便于協調管理者判斷機制是否適宜以及有無改進完善的之處。

(4)技術支持層。技術支持層在協調管理的任何層次和任何協調管理機制中都發揮重大作用。因為工程項目協調管理決策是基于并行工程環境的分布式群體決策模式,由各參與方按某種方式組成決策群體,通過計算機協同工作環境、信息技術和網絡技術提供支協調管理功能。由于這些技術支持的保障,工程項目可以實現各參與方之間、人員之間的一對一、一對多、多對一、多對多等多形態的協調管理方式。電話、傳真、遠程文件傳輸、網頁瀏覽公告版、電子郵件、網絡會議可分別實現這幾種不同的功能,而且網絡安全技術也為各參與方之間的協調管理提供了安全保障。

5結論

工程項目協調管理機制是工程項目協調管理活動得以有效開展的根本保障,而協調管理活動的有效開展是實現協調管理職能的基礎。本文從工程項目協調管理機制內涵出發,探討了工程項目協調管理的五大主要機制:決策機制、合作機制、溝通機制和激勵約束機制,并由此構建了整合這五種協調管理機制的運行模式。這無疑將有助于工程項目各參與方之間以及項目與外部環境之間的協調合作,優化資源配置,提高項目建設效率,成功地實現項目整體目標。

參考文獻:項目管理論壇

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[4]盧少華.虛擬企業的協調機制與效益優化問題研究[D].南京:東南大學,2004.

[5]李剛,程國平.基于界面管理的虛擬企業協調機制研究[J].科技進步與對策,2007,(6):141-143.

[6]趙艷萍,虛擬企業的協調機制研究[D].南京:南京理工大學,2007,4.