導(dǎo)語：項(xiàng)目竣工資料歸檔方式論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:本文根據(jù)對(duì)建筑施工企業(yè)竣工資料歸檔情況的調(diào)查，主要針對(duì)子公司以集團(tuán)公司資質(zhì)中標(biāo)的項(xiàng)目，從檔案管理的方式和內(nèi)容方面提出建議，使檔案這一原始資料能夠更好地發(fā)揮憑證作用，推動(dòng)企業(yè)檔案工作的全面發(fā)展。

關(guān)鍵詞:項(xiàng)目;竣工資料;歸檔方式;思考

一、建筑施工企業(yè)改制以后，子公司普遍存在使用集團(tuán)公司資質(zhì)進(jìn)行工程投標(biāo)的現(xiàn)象，為使集團(tuán)公司竣工資料齊全完整，集團(tuán)公司要求各子公司凡以集團(tuán)公司資質(zhì)中標(biāo)的項(xiàng)目，竣工后其竣工資料均移交集團(tuán)公司檔案部門進(jìn)行歸檔。

但是，從幾年來的運(yùn)行情況來看，資料收集情況并沒有達(dá)到預(yù)期效果。以2003年～2008年的工程項(xiàng)目為例，5年內(nèi)共計(jì)327個(gè)項(xiàng)目，僅中標(biāo)通知書、合同和竣工報(bào)告三項(xiàng)內(nèi)容全部齊全的僅有107個(gè)，占全部項(xiàng)目的32.72%，檔案的齊全率和完整率遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。由此可見，由集團(tuán)公司檔案部門歸檔各公司獨(dú)立施工的以集團(tuán)公司資質(zhì)中標(biāo)的綜合部分竣工資料，這種形式本身存在著許多弊病。

1、重復(fù)整理使檔案人員工作量增加。這些項(xiàng)目的竣工資料是由各公司檔案人員整理歸檔后再移交集團(tuán)公司檔案部門，這就需要檔案人員耗費(fèi)大量精力進(jìn)行二次整理。集團(tuán)公司下屬7個(gè)子公司，除一公司、四公司有2名檔案人員，其它公司只有1名；而除二公司、三公司和五公司的檔案人員是專職，其它公司的檔案人員除整理文書、會(huì)計(jì)、科技和聲像檔案的正常業(yè)務(wù)外，還要承擔(dān)辦公室的一些其它事務(wù)性工作，比如文件處理、復(fù)印、用印及領(lǐng)導(dǎo)交待的臨時(shí)性工作。而工程檔案的催收是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，每個(gè)公司每年都有幾十個(gè)在建工程，所以僅科技檔案一項(xiàng)工作就需要專門的人員去進(jìn)行催收，更何況還有那么多其它的工作，一兩個(gè)檔案人員根本就力不從心。

2、移交不能保證原件。各公司以集團(tuán)公司資質(zhì)中標(biāo)的項(xiàng)目從人員到設(shè)備，從管理制度到竣工資料的驗(yàn)收，都是由各公司在項(xiàng)目上獨(dú)立進(jìn)行的。而竣工資料在形成時(shí)經(jīng)常只有一份原件，有的原件直接由建設(shè)單位或者地方政府歸檔，具體參與人員都無法留存原件，更不用說移交給各公司和集團(tuán)公司檔案部門。復(fù)印件使用時(shí)發(fā)揮不了原始憑證的作用，其利用價(jià)值和使用價(jià)值微不足道。從5年多已移交歸檔的這部分竣工資料使用情況看，幾乎沒有集團(tuán)公司本級(jí)人員借閱調(diào)用過，各部門在查閱相關(guān)資料時(shí)，也是和各公司對(duì)口業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，取得所需要的材料。

3、給各公司的投標(biāo)工作帶來不便。各公司的投標(biāo)部門平時(shí)編寫標(biāo)書時(shí)會(huì)經(jīng)常性地使用中標(biāo)通知書、合同以及竣工驗(yàn)收方面的資料原件，而近年來開標(biāo)時(shí)也需要提供原件，這也是集團(tuán)公司檔案部門無法收集到原件的重要原因之一。原件利用率最高的就是投標(biāo)部門，甚至各公司的檔案部門都無法歸檔原件，全部在投標(biāo)部門留存使用，如果強(qiáng)制性地要求移交到集團(tuán)公司歸檔，勢(shì)必給各公司的投標(biāo)工作帶來諸多不便。同市的公司可以在投標(biāo)使用時(shí)到集團(tuán)公司檔案部門借閱或者調(diào)用，那其它外地的公司使用時(shí)又該怎么辦呢？總不能用一次便派人來取一次或者檔案人員郵寄一次吧？更何況各公司的投標(biāo)工作每天都在做，頻繁使用原件，又怎么解決這個(gè)問題呢？如果因?yàn)樵w屬問題影響工程任務(wù)的承攬，那就真是因小失大了。4、集團(tuán)公司無法對(duì)資料收集情況進(jìn)行監(jiān)督。各公司這部分工程是獨(dú)立施工的，投標(biāo)時(shí)因?yàn)橛糜　㈤_設(shè)銀行賬戶等工作需要與集團(tuán)公司相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)系，開工后基本沒有業(yè)務(wù)往來。集團(tuán)公司檔案部門無法掌握各公司這些工程的進(jìn)度情況，不能及時(shí)對(duì)資料收集情況進(jìn)行監(jiān)督。而工程竣工后先由各公司檔案部門進(jìn)行整理歸檔，待全部資料齊全后方可向集團(tuán)公司移交。工程竣工到最后驗(yàn)收往往要經(jīng)過一兩年的時(shí)間，待到移交到集團(tuán)公司，缺項(xiàng)的內(nèi)容已經(jīng)無從查找，想補(bǔ)充完善也很困難。

二、縱觀以上各種情況，認(rèn)為由各子公司歸檔其獨(dú)立施工的所有工程項(xiàng)目的竣工資料較為合理。

1、便于催收。各公司獨(dú)立施工的項(xiàng)目，只有各公司的人員有權(quán)利有義務(wù)去催收檔案資料。機(jī)關(guān)直管項(xiàng)目，這是集團(tuán)的二級(jí)管理模式，由各公司的檔案人員去監(jiān)督本單位竣工資料的收集情況和移交歸檔，是最根本也是最有效的方法。

2、方便投標(biāo)工作的開展。有人說以集團(tuán)公司資質(zhì)中標(biāo)項(xiàng)目的竣工資料，各公司是用不著的。但是，子公司現(xiàn)在是越來越多地在使用集團(tuán)公司資質(zhì)進(jìn)行投標(biāo)，而且使用的資料基本是本公司施工的這些工程，極少使用其它公司的。自己歸檔自己使用，檔案能夠更好地提供利用服務(wù)，有利于各公司進(jìn)行工程承攬，檔案的使用價(jià)值也得到了最大限度地發(fā)揮。

3、推動(dòng)集團(tuán)公司檔案工作全面發(fā)展。近年來，集團(tuán)公司檔案部門每?jī)赡赀M(jìn)行一次檔案檢查，目的主要是掌握各公司檔案工作的現(xiàn)狀，尤其針對(duì)科技檔案收集不力這一難點(diǎn)工作進(jìn)行分析，試圖找出更有效的解決辦法。應(yīng)該說這項(xiàng)工作已經(jīng)是一年比一年做的好，但還沒有達(dá)到最好的狀態(tài)，所以定期檢查應(yīng)該堅(jiān)持下去，不但對(duì)各公司的檔案工作是個(gè)督促，對(duì)集團(tuán)公司檔案工作的整體發(fā)展也有一定的推動(dòng)作用。