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摘要:本文以A公司的生產信息管理系統項目為例，結合具體項目實踐，分析了信息系統項目建設過程中風險的識別和管理過程，特別是對重點風險包括技術風險、組織風險、管理風險等的識別、評估以及應對措施展開了詳細的討論。介紹了使用概率、影響評估和三點估算法進行風險定性和定量分析，如何制定相應的風險應對措施，以及利用風險再評估和偏差趨勢分析技術進行風險控制的方法。

關鍵詞:項目管理；風險管理；風險應對

一、項目背景分析

隨著信息化技術應用的普及和提高，越來越多企業采用新型的信息管理系統來進行生產管理，以提高管理效率，提升企業競爭力。A公司是一家以出口模具為主營業務的機械加工企業。目前公司總部及各分廠的各個職能部門都有自己的電腦辦公條件，但缺乏一個統一的管理平臺，整體溝通和管理還更多的是依靠人工協調，特別是各個部門的生產資料、控制文件以及信息數據不能及時共享，產品的生產進度難以實時監控。為了適應生產管理的需要，公司領導層決定開發一套新的信息管理系統，以覆蓋公司的所有部門，打通部門之間的信息孤島，全面深度集成CAD、CAM、ERP，實現模具設計、工藝和制造業務和數據的一體化。該系統包括銷售業務、工程設計、物流采購、機械加工、模具裝配以及模具測試等幾個功能模塊。系統架構上采用J2EE架構技術，純BS結構，客戶端只需IE等通用瀏覽器支持，無需安裝軟件或組件。使用Java語言開發，Oracle數據庫，多層次結構設計。系統以模具產品為核心，實現了對模具相關數據、過程和資源的一體化集成管理，通過對業務和數據的整合來提高企業產品設計知識、歷史數據、成功經驗的利用率，提升模具開發能力和開發效率。

二、項目風險管理過程分析

風險是指可能對項目目標產生負面或者正面影響的不確定性，風險管理是一種過程，包括項目團隊不斷的評估會對項目產生消極或積極的影響的事件，并確定這些事件發生的概率以及所造成的影響程度的過程，也包括分析決定風險應對策略以及控制風險的過程。通過實踐項目的建設經驗可以發現，項目風險管理是項目成功的關鍵所在，而如何預防風險則是風險管理的重中之重，作為項目經理應該把主要精力放到風險管理上，風險管理要求充分發動項目團隊的主觀能動性，在項目經理的帶領下以積極的態度面對項目建設中的各種風險。風險管理不但要求做好前期的風險的計劃充分識別各種風險因子，也要求做好對風險發生的可能性的定性和定量分析，同時更要求制定好對風險的預警和應對措施并實行嚴格風險管控。風險具有隨機性、相對性和可變性的特點。隨機性是指風險的發生和影響都是偶然的，都不具有特定的規律。項目建設過程中某種風險是否真的會發生，什么時候發生，發生的程度怎么樣，以及該風險發生后會對項目產生什么樣的影響都是很難確定的。相對性是指風險的發生和項目主體活動有關，即針對不同的項目主體，風險的發生概率是不同的，對項目主體帶來的影響也是不同的。同時，在項目風險中，人們對于風險的承受能力也不一樣，這種風險承受能力是因項目收益、投入以及資源數量的大小不同而不同。風險的可變性是指在項目建設過程中，風險并不是一成不變的。當項目的進程改變時，項目的成本、進度、質量等指標都不斷發生改變，從而引起風險的不斷變化。這種辯護可能是積極的，也可能是消極的，甚至已知風險也會消失，也可能產生新的風險。項目風險管理是風險規劃、風險識別、分析、應對和控制風險的全過程。風險管理過程是一個動態的過程，需要不斷依照項目進程和各項項目指標的變化進行更新。項目風險管理的主要任務是要引導風險發展的方向，提高積極風險的發生的概率，降低消極風險出現的概率和影響。具體包括以下幾個過程。(一)規劃風險管理。基于風險的隨機、相對、可變的特性，做好項目的風險管理規劃就顯得尤其重要。風險管理規劃對項目建設的成功起著至關重要的作用。通過規劃分析項目的風險程度和項目目標的實現要素，為項目的順利推進提供足夠的資源和時間保障，在項目內部形成一致性的風險基礎。在規劃階段，需要詳細挖掘項目管理計劃、項目章程里面的項目目標要求，結合各種工具和技術編制出項目風險管理計劃。在風險管理計劃中，需要明確的內容很多，團隊角色與職責就是其中一項，其中需要對風險管理團隊成員的角色進行清晰的定義，明確各自的工作權限和工作職責，制定匯報級制和匯報渠道以及匯報頻率。在風險管理計劃中，也需要明確風險的類別。風險類別的制定為系統一致的進行風險識別和管理提供了一個標準。通常可以使用風險分解結構來確定風險類別。風險分解結構對項目的各種可能發生的風險因子分成各種大類和小類，從中可以找出各種各樣的風險因素，通過對風險因素的審查評估，來不斷調整或擴展風險類別結構。在風險管理計劃中，還需要定義風險的概率和影響。通過界定不同層次的風險概率和影響來確保風險分析過程的質量和可行度。對于不同的項目風險概率和影響水平具有不同的表現。常規的概率定義可以為相對比例，例如將某項風險的發生概率比例設置成從“十分不可能”到“幾乎確定”，或者以百分率的形式表達記錄為：10%、30%、50%、70%、90%等。還可以使用程度詞“很低”“低”“中等”“高”“很高”來表達。(二)風險識別。風險識別是要識別出那些對項目目標產生影響的風險因子，并撿起記錄在案的過程。除了全體項目團隊成員都應該積極參與到風險識別中來，還有公司領導、相關專家和客戶等干系人都應該積極參與風險識別。風險的識別不是一次性的工作，而是一種不斷反復不斷更新的過程。在項目建設過程中，已有的風險可能會變化甚至消失，但新的風險可能又會出現，所以項目風險管理團隊應該對項目風險保持敏銳，以高度認真負責的態度不斷評估項目的已知風險，同時發現新的風險。識別風險的方法很多，頭腦風暴法、德爾菲技術以及訪談時常用的信息收集技術。SWOT分析、假設分析和因果圖、流程圖、影響圖等圖解技術也是風險識別的常用工具。風險識別的成果是要形成風險登記冊。風險登記冊用來記錄已識別的風險清單，清單上需要詳細描述風險發生的根本原因、各種項目的假設條件。同時需要記錄可供采用的應對措施清單，風險類別的更新等。(三)定性風險分析。定性風險分析是對已經識別的風險的發生概率和對項目帶來的影響做出評估，通過評估列出風險排序表。進行概率評估時，要調查每項風險發生的可能性，綜合分析分析風險對項目進度、成本、質量和范圍的潛在影響，找出其中的積極因素和機會，辨別其中的消極影響和威脅。在評估風險概率和影響程度的過程中，要充分利用公司內部資源，借鑒團隊成員以及專家團隊的項目經驗，可采用會議或訪談的方式進行評估。每種風險的發生都可能具有特定的條件，這些條件作為風險的影響因素對風險的概率起著決定性的作用，因此，風險發生的條件要連同概率和影響級別一起記錄在案。對于等級的分類，舉例來說，可以使用定性語言將風險的發生概率及其影響后果定義為極高、高、中、低、極低五個等級。對于風險等級相對極低的風險可以列入觀察清單，作為進一步觀察的對象。(四)定量風險分析。定量風險分析是在定性分析之后對重要性高的風險進行的量化分析，以數值精確表達該類風險對項目目標的影響程度。定量分析需要采取多種分析工具和技術，其中一種建模技術是蒙特卡洛模擬，蒙特卡洛模擬也叫隨機模擬法，其分析過程是先建立概率模型，并使模型參數和所需求解的問題的解答方案一致，通過對模型進行模擬觀察，計算出模型參數的統計特征，從而找出所求問題的近似值。另一種常用的工具是決策樹分析，也叫預期貨幣價值分析(EMV)。決策樹分析是在不確定狀態下對風險的發生或不發生的對項目目標帶來的積極或消極的影響進行平均計算。積極的影響通常是項目的機會，一般用正數來表示機會的貨幣期望價值，消極的影響則是一種威脅，一般用負數來表示威脅的期望貨幣價值。匯總每種情況發生的概率和其影響結果的乘積，就得到總的期望貨幣價值。定量風險分析得到數值化的風險信息表達，用以支持項目決策的制定，降低項目的不確定性。風險定量分析有時可能需要重復進行，以便確定項目總體風險是否降低到可接受的程度，重復分析過程可揭示的風險趨勢也可以作為風險應對的依據。(五)規劃風險應對。風險應對的主要目的是提高積極影響也就是機會的發生概率和影響程度，降低消極影響也就是威脅發生的概率和影響程度。規劃風險應對過程根據風險的優先級水平，依據預算、進度計劃、項目管理計劃中的資源需求和活動目標要求，制定應對措施。對于積極風險的應對方法常用的有三種：第一種是開拓，此種方法是消除積極風險發生的不確定性，確保其一定能在項目計劃的過程中出現，給項目帶來正面的影響；第二種是分享，把積極風險的一部分或全部分享給最適合利用該機會的項目利益相關者；第三種是提高，此種策略是采取措施提高積極風險的發生概率，增加其對項目的積極影響。對于消極風險的應對常用的方法有：回避，通過修改項目計劃方案來排除消極風險及其發生的條件，可以加強對項目目標的保護，也可以放松項目目標要求從而使其不受該消極風險的影響；轉移，通過采用一定的方案使風險的影響以及責任轉移到第三方，常見有購買保險、第三方擔保等方式；減輕，采取措施是風險后果降低到一個可以接受的范圍之類，冗余設計是一種常見的方法；接受，對消極風險在一定程度上接受其存在，不做任何調整和應對。風險應對措施可以有多個方案，經過評估后選擇最佳的應對措施。(六)控制風險。控制風險過程包括對已識別的風險進行追蹤觀察，監測風險的發展過程和風險參與，評估風險應對措施的有效性，也包括對新的風險的識別、分析或規劃。監控風險的過程所使用的技術包括偏差和確實分析，要求使用項目實施過程中生成的績效數據。監控風險是項目生命周期內不斷實施的過程，可能涉及選擇替代對策、實施應急或備用計劃、采取糾正措施，或修改項目管理計劃。風險應對負責人應當定期向項目經理匯報計劃的有效性、未曾預料到的后果，以及為適當應對風險所需采取的中途糾正措施。監控風險也包括對組織過程資產的更新，包括為未來項目的利益更新項目經驗教訓數據庫和風險管理模板。

三、風險管理的項目實踐應用

在整個項目實踐過程中，項目團隊充分應用了風險管理的理論知識，從規劃風險管理、風險識別、定性定量風險識別、制定風險應對到風險控制階段的每一個環節都做了充分的分析。對于風險規劃，項目組成員召開多次會議，依據項目管理計劃，干系人的登記冊，項目章程等文件，依照公司現有的《風險管理流程》《風險清單》等模板確定了成員的風險職責分配。規定每周進行一次風險管理進度匯報，每個里程碑節點進行一次項目風險總結，對風險的跟蹤記錄要求跟蹤到位直至風險事件的進程消失或者影響消除為止。結合會議記錄，形成了風險管理計劃的初稿，同時需要客戶干系人及公司領導、專家對初稿進行評審，其中客戶從使用者的角度指出了測試用例管理中的風險沒有定義，項目團隊對此帶來的影響重新作出了分析，綜合評審的其他意見制定了正式的風險管理計劃，并取得了客戶干系人的簽名確認。對于風險識別，通過召集項目成員對系統設計、編碼、測試、驗收的環節在人員配置、設備安排、保障制度等方面展開，實施頭腦風暴，鼓勵成員暢所欲言，找出項目建設過程中可能會出現的影響項目目標的風險事件，分析其來源，探討事件如果發生會對項目成本、進度、質量、范圍等方面帶來什么樣的沖擊和影響。列出風險結構，形成風險登記冊。每個項目在建設過程中都會出現各種各樣的風險，而對于重點風險則需要給予更多的資源和關注。在該項目實踐中，通過分析，登記在冊的需要重點管理的風險有：(一)技術風險，技術風險的種類很多，其主要類型是技術不足風險、技術開發風險、技術保護風險、技術使用風險、技術取得和轉讓風險。主要來源于系統接口設計和集成，因為該系統需要和客戶集團下面多個子公司的加工生產設備進行數據直連。(二)組織風險，來源于人力資源方面的測試專家是否按時到位。(三)管理風險，來源于項目干系人的需求溝通及變更控制方面，因為該項目的業務功能涉及的干系人多，需滿足不同分廠不同部門的需求。對于定性風險分析，項目團隊成員依照風險管理計劃、范圍基準等資料的要求，對識別的風險進行可能性評估，估計風險發生的概率，同時分析風險發生時對項目帶來的影響，確定風險分值，依據風險分值的結果對風險事件進行了優先級排序，以確保高優先級的風險能充分得到組織的重視。對于定量風險分析，對登記的風險項目，項目團隊邀請專家對項目進行樂觀、中性、悲觀性預測，利用三點估算法確定了風險影響的具體數值，并更新了《風險分析監控表》。對于風險應對策略，本項目采取的主要應對措施有：(一)技術風險，由于系統需要和不同分廠的CAD/CAM/ERP等進行數據直連，對接口的設計管理是一項挑戰。對此特別安排了一名技術工程師，專門負責接口設計管理工作，做好和客戶各部門的業務負責人的溝通，了解他們的數據文件的傳輸需求，掌握數據格式及傳輸形式，定期溝通匯報，統一協調解決問題。(二)組織資源風險，由于測試專家還有另一個項目的任務在手，他能否按時接受本項目的測試工作有賴于該項目是否順利驗收。對此同領導商議之后，決定安排另外一名測試工程師作為備用成員，該工程師雖然經驗上未必有測試專家豐富，但可以在測試專家不能按計劃到達時開展一部分前期工作，而測試專家也可以提供技術指導。(三)項目管理風險，由于系統涉及的使用部門多，各部門的用戶都對系統有各自的需求側重點，很容易由于不合適的溝通造成需求擴散并使變更控制管理工作難度增大。因此對溝通管理計劃做了重點評審，確保客戶各階段的聯絡窗口及負責范圍都有清晰的記錄。同時制定了詳細的變更管理計劃，對于需求基線、客戶聯絡窗口和變更控制要求都和客戶做了溝通并確認。對于風險控制，要求項目組成員密切關注風險的發展狀況和趨勢，不斷對已知風險進行再評估，監控風險殘余，觀察是否有新的風險出現。按照計劃每周做一次風險進度匯報，分析風險發展過程中的偏差和趨勢，積極調整對應措施。對每個里程碑節點都做出項目風險報告，掌握風險動態，同時做好與領導和客戶干系人的溝通和匯報。

四、總結與體會

通過項目建設實踐，對風險管理過程主要有以下心得體會：(一)風險識別務必要全面詳盡，項目的風險來自很多方面，作為項目經理在風險規劃階段要以細致認真的態度集思廣益，結合團隊成員的估計，多聽取同行專家的意見，對風險綜合分析識別，讓大家有一定的心理準備。(二)風險重在預防，對所識別的風險要提前制定有效的對策，這樣可以保證風險發生時能夠迅速作出反應，避免忙中出亂造成進一步的損失。(三)保持心態，沉著應對，項目經理要培對各種風險管理措施做到心中有數，風險發生時能夠從容應對，樹立項目信心，遇到未知的因素也要保持鎮靜，不能自亂陣腳。培養良好的心理承受能力，為團隊成員做好榜樣，帶領大家共同面對風險。

參考文獻：

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作者:魏湘輝 單位:廣東工貿職業技術學院