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1檔案信息化管理模式的優勢

1.1加快檢索速度，提高檢索的準確性

依據傳統的工作方法，檔案的檢索需要檔案人員翻閱卷宗對其進行查找，所以查找的過程中需要消耗大量的時間，也容易在這一過程中出現一些問題和失誤，通過信息化的檔案管理模式，一方面可以很好的提升檔案查找的速度，同時檢索的過程中也不容易出現錯誤，此外借助檔案信息化管理也可以使得檢索的程序更加的簡單方便。

1.2提高檔案利用率

當前我國的科學技術發展水平已經進入到了一個迅速發展的階段，同時人們也更加重視環保，在辦公過程中也逐漸的實現了無紙化，這樣就使得其和紙質檔案管理工作之間存在著較大的矛盾。檔案的信息化管理看文藝使得信息以數字化的形式展現給人們，此外人們還會在這一過程中更加便利的使用自己所需的信息。

1.3方便信息遠程傳輸

依據傳統的工作方式，使用檔案信息的時候主要是通過兩個方式，一個是到檔案管理部門去查找，一個就是通過傳真或者是郵寄的方式獲得，這種檔案管理方式為檔案信息使用者造成了很大的障礙，檔案信息化管理主要是使用互聯網來實現對檔案信息的檢索和查詢，使用者在網上通過自動檢索的方式就能夠實現信息傳輸功能，尤其是二者之間的距離非常遙遠的時候，這種方式所體現出來的便利性就更加的明顯。

2檔案信息化管理可能引發的安全問題

2.1電子檔案的真實性和合法性問題

如果在傳統的檔案管理模式下，紙質檔案通常是需要檔案單位的領導進行簽字蓋章，所以其真實性和合法性就更加容易得到保障，但是在使用了檔案信息化管理之后，因為電子檔案可以隨意的復制，對內容也可以改動，這就使得檔案內容的原始性和可靠性受到了十分不利的影響。

2.2傳輸過程中的安全問題

檔案信息化發展的過程中，檔案信息主要是通過互聯網進行傳輸和，這就使得檔案信息的安全性受到了一定的威脅，檔案信息有可能被竊取或者是修改，尤其是保密要求非常高的一些檔案信息，所以在實際的工作中，這一問題也是應該予以高度重視的。

2.3保管過程中的安全問題

從長遠的角度上去看，電子檔案容易受到很多因素的影響。比如說計算機硬件和軟件壽命的問題或者是計算機硬件或者是軟件平臺和電子檔案信息之間是否具有高度的一致性等等，這些都是在信息化檔案工作中應該充分考慮到的內容。

2.4計算機病毒對檔案信息的威脅

當今的時代是一個信息時代，在這一過程中必須要面對的一個問題就是計算機病毒的問題，電子檔案信息在傳輸的過程中可能會遭受到計算機病毒的威脅，檔案管理系統也有可能會受到病毒的侵害，這都是電子檔案在發展過程中應該注意到的一個問題。

3應對策略

3.1技術防范對策

(1)加密技術。加密技術可以分為兩類，即對稱式和非對稱式。其中，對稱式加密就是指加密和解密的密鑰是一致的，當前這一加密技術使用范圍較廣，較為典型的對稱式加密的實例如美國政府所使用的DES加密標準。所謂非對稱式加密，也被稱作是雙密鑰碼加密，就是網絡中各個加密通信者都同時擁有兩個密鑰，一個密鑰可以公開，另一個則需要嚴格保密。信息發送方在發文中使用對方的公開密鑰，而接收者進行密文的解密只能借助保密密鑰才能實現，這樣，所有人都可以利用接收方的公開密鑰進行文件發送，但是只有知道保密密鑰的一方才能順利對密文進行解密，進而知曉文件內容。(2)簽署技術。電子文件簽署技術有兩種，分別是證書式和手寫式，主要目的是證實文件的出處。并且確定文件內容未經第三方改動。按照證書式數字簽名。文件發送方借助保密密鑰對文件進行加密處理，將所生成的字母數字串、文件以及公開密鑰同時發出；接收方成功接收后，按照一定的計算方法，借助發送方發來的公開密鑰對數字簽名進行解密和檢驗，如果計算結果有效。則可以確定本文件來自于發送方，且未經第三方改動。所謂手寫式數字簽名，就是在文字處理軟件中嵌入特定軟件，作者在計算機屏幕上或者手寫輸入板上簽名，這樣就如同在紙張上一樣將簽名筆跡顯示出來，通過數字轉換器捕獲簽名，并打包處理電子文件的內容和結構。

3.2進一步完善管理制度

電子檔案信息的安全性一直以來備受關注，為了能夠有效確保電子檔案信息的安全不僅需要在技術手段上不斷創新，也需要在管理制度方面不斷加強。管理制度的健全，可以彌補技術方面的漏洞，也可以避免人為原因造成的問題。首先要明確電子檔案管理的職責和分工，電子檔案管理人員要各司其職，盡職盡責，做好自己工作內的事情，不越權進行管理，在被允許范圍內做好自己的工作。其次要對電子檔案的歸檔工作及時處理，電子檔案如果因為管理不到位會導致檔案信息存儲歸檔不及時，容易被改動和丟失。進行歸檔以后一旦簽發就不得對其進行改動或者編輯，如果因工作需要進行編輯也需要經過上報審批后才能對電子檔案進行編輯處理，這樣就可以最大程度的確保電子檔案的安全性，尤其是有效遏制人為因素造成的問題，目前我國電子檔案相關管理制度以及開始逐步健全，但是任然存在不足，亟待加強和完善。

4結論

在我國的檔案建設過程中，信息化檔案管理已經成為了一個主流的發展趨勢，和傳統的檔案管理方式相比，這種管理方式存在著十分明顯的優勢，所以也受到了大眾的歡迎，但是任何事物都有其兩面性，檔案信息化管理也不例外，它在展現自身優勢的同時，也帶來了一些安全方面的問題，如果要推動檔案信息化管理的健康發展，就必須要對這種現象進行有效的控制和處理，保證其不會對正常的工作造成不利影響。

作者:田永麗 單位:黑龍江省第二醫院