導語：企業檔案信息化管理分析一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1概述

企業檔案是企業在各種形式的活動中形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像等資料。隨著信息化、網絡化技術的快速發展，可以利用現代信息技術對企業檔案信息資源進行采集、管理、利用提供服務，提升企業檔案信息化管理水平，為企業生產、經營決策提供參考和服務。1.1企業檔案信息化管理的內涵。企業檔案信息化管理是指在國家檔案行政管理部門的統一指導實施下，在企業檔案管理過程中全面應用現代信息技術，對企業生產、經營、管理過程中形成的檔案信息資源進行處置、管理和服務。因此，企業檔案信息化管理的內涵主要包括：1）企業檔案信息內容的數字化、網絡化；2）企業檔案信息傳遞、利用的一體化；3）企業檔案信息資源的共享；4）建立在企業檔案信息化管理基礎上的模式變革。1.2企業檔案信息化建設的內容。企業檔案信息化管理的內容包括五個方面，詳細來說，主要包括：1）標準規范建設。針對企業電子文件的形成、收集、立卷、歸檔，以及企業電子文件的信息存儲、查詢、描述、傳輸等制定的標準、規范。2）軟硬件設施建設。企業檔案信息化管理所需的計算機信息網絡、檔案管理軟件應用，以及數據庫、信息網絡設備等。3）應用系統建設。企業檔案信息化管理所需的計算輔助信息收集、管理、存儲、利用等系統建設。4）檔案信息資源建設。將紙質、聲像等企業檔案信息資源數字化采集、整理和利用。5）人才隊伍建設。著力培養企業檔案信息化所需的專業人才，使其既掌握檔案專業知識，又熟練應用計算機信息技術。1.3企業檔案信息化管理的意義。企業檔案信息化管理：1）適應時展的現實需要。通過現代信息技術的應用，有效提升檔案信息資源利用效率；2）企業檔案管理模式變革的需要。利用信息技術手段，改變傳統檔案管理模式，實現企業檔案“無紙化、網絡化”的管理。3）提升企業競爭力的現實需要。隨著企業合同管理、ERP業務流程及文檔一體化，企業檔案信息化管理為企業的生產、經營、管理決策提供信息服務，對規范企業管理、提升企業的市場競爭力具有積極的現實意義。

2企業檔案信息化管理的特點

2.1檔案信息管理數字化。傳統的企業檔案管理多以紙質檔案管理為主，通過計算機信息技術的應用，對其實現信息化管理，利用電子掃描技術將傳統的紙質檔案信息轉變成為數字信息，便于檔案信息軟件的識別和管理。2.2檔案信息傳輸網絡化。傳統的企業檔案查詢、利用多為面對面的借閱，即檔案服務對象需要到檔案室或檔案館現場檢索、查詢，以及辦理相應的借閱手續，檔案信息查詢、利用的效率低，耗費大量的時間和人力、物力。在企業檔案信息化管理時，檔案信息查詢、利用從傳統的手工操作為主向信息化操作為主轉變，無論是檔案信息傳輸的質量和效率都有了質的變化。2.3檔案信息檢索自動化。傳統的企業檔案檢索、查詢主要依靠紙質檢索工具（如檢索卡片等），依靠人工檢索為主，檢索的效率以及準確率均較低。企業檔案信息化管理實現后，在網絡客戶端從事先建立起的數據庫中通過輸入關鍵詞等方式，實現檢索的自動化，檢索的效率和質量均有大幅提升。2.4檔案信息存儲海量化。傳統的紙質檔案存儲的信息量極低，通常一張A4幅面的紙張所存儲的檔案信息量僅約為2～5KB。而將企業檔案信息化管理，將紙質檔案掃描成數字化存儲介質，其存儲的容量達到600MB，一張CD-ROM所存儲的文本信息量約有15萬張16開紙張所承載的信息量；而一張光盤所能承載的檔案信息量則相當于1列6組6層密集檔案柜所承載的檔案信息容量。

3企業檔案信息化管理問題分析

3.1滯后于企業信息化建設。與企業信息化管理相比，企業的檔案信息化建設相對滯后，這是由企業重生產、輕檔案管理的理念所致，以及企業發展初期大多將有限的人、財、物向企業的生產、經營一線傾斜。使得企業檔案信息化管理與整體的信息化建設步調不一致，也導致檔案信息化管理與企業的信息化管理不匹配、不協調等，容易造成企業檔案管理出現“信息孤島”問題。這既不利于企業檔案信息化建設，也影響了檔案信息化在服務企業生產、經營、管理中的價值作用的發揮。3.2信息化建設標準及規范。目前，隨著企業檔案信息化管理的逐步推進，也建立了具體的管理制度和標準，但與信息化建設所需的標準化及嚴謹的規范體系還有一定差距。信息化建設所需的標準、體系和規范不健全、可操作性不強等現狀，也極大地影響了企業檔案信息化管理的推行效率和步伐。3.3信息化管理的安全問題。企業檔案信息化管理面臨著傳統檔案管理不曾遇到的新的安全問題，諸如計算機病毒侵入、黑客攻擊、木馬惡意篡改數據信息以及電子存儲介質失效，等等，都構成了企業檔案信息化管理所面臨的新的危險因素。

4新時期企業檔案信息化管理對策

4.1加強企業檔案信息化管理頂層設計。將企業檔案信息化管理納入到企業整個信息化建設和管理的總體規劃，統籌做好企業檔案信息化建設規劃、方案設計、實施、管理，把企業檔案信息化管理融入到企業整個信息化管理的大系統之中，實現與企業的生產、經營和管理的無縫銜接。4.2提高企業檔案信息化管理技術水平企業檔案信息化管理離不開過硬的軟硬件技術的支持，否則，企業的檔案信息化管理將成為一句空話。為此，首先應加強硬件投入，積極添置企業檔案信息化管理所需的計算機、掃描儀、網絡終端設備等，改善企業檔案信息化管理所需的辦公場所條件。此外，要加大軟件的投入，例如，購買或者與軟件開發機構聯合，開發適合企業自身檔案管理實際需要的檔案管理應用軟件，積極整合企業辦公自動化與檔案信息化管理軟件的應用。此外，要注重企業檔案信息化安全管理，做好人防、物防和技防等，做好檔案信息的數據備份，定期更新檔案管理軟件系統，實時地進行計算機殺毒，積極采用數據身份認證系統，切實保障企業重要檔案信息的安全。4.3完善企業檔案信息化管理制度體系。針對企業檔案信息化管理的現實需要，在國家檔案局出臺的檔案管理制度的基礎上，結合企業自身實際加快建立企業檔案信息化所需的制度、標準和規范。例如，出臺《企業電子文件管理暫行辦法》《企業文件材料歸檔辦法》《OA系統電子文件管理細則》《信息系統運行安全管理辦法》《信息系統運行維護管理辦法》，以及《企業電子公文管理辦法》等等，通過嚴密的制度體系和行業標準的建設，統一企業檔案著錄項目、著錄格式、檢索語言以及數據標準等等，使企業檔案信息化管理更加規范，對提升企業檔案信息化管理的質量和效率具有積極的現實意義。4.4提升企業檔案信息化管理隊伍素質。企業檔案信息化建設是一個持續不斷的優化過程，在這一過程中離不開一支高素質的檔案管理隊伍作為保障。首先，企業管理人員要高度重視檔案管理人員配備，根據企業檔案工作的需要，加大專業檔案管理人員的引進力度。此外，要高度重視檔案管理人員的業務素質培養，通過邀請業務專家授課等形式，做好現有從業人員的業務素質再培育，尤其是加強計算機、信息網絡，以及電子文件知識的業務培訓，完善企業檔案管理隊伍的知識結構和年齡結構，為企業檔案信息化管理提供可靠的人才支持和保障。

總之，企業檔案信息化是企業現代化建設的重要組成部分，也是加快企業信息資源整合、提升企業檔案資源的利用效率，為企業的生產、經營和管理提供決策服務的重要依據。企業檔案信息化建設是一項復雜的系統性工程，既要加大資金投入，又要加大信息技術的引入，不斷完善企業的信息化管理體制機制，注重企業檔案過硬隊伍的培養，綜合施策，為做好企業檔案信息化管理提供必要的物質保障、制度保障和人才支持，為企業的科學發展提供優質高效的服務。

參考文獻：

［1］楊慶軍.企業檔案信息化管理［J］.中外企業家，2014（3）：170—171.

［2］段莉莉.建筑企業檔案信息化管理創新研究［J］.城建檔案，2018（10）：21—22.

［3］何玉紅.企業檔案信息化管理的重要性［J］.陜西檔案，2016（3）：42—43.

［4］郭健.企業檔案信息化管理存在的問題及對策措施［J］.科技與創新，2015（10）60.

［5］楚冬梅.論企業檔案信息化管理［J］.機電兵船檔案，2014（2）：12—14

［6］韓香珍.企業檔案信息化管理措施探析［J］陜西檔案，2014（6）：38—39.

作者:張繼雄 單位:中國電建集團西北勘測設計研究院有限公司