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摘要：人事檔案管理作為教學管理的重要組成部分，是學校開展其他各項工作的基礎。大數據時代下，學校人事檔案管理呈現出數字化和信息化的特征，這就要求學校人事檔案管理部門要改變傳統的檔案管理模式，深入推進人事檔案管理的信息化建設，將大數據技術與人事檔案管理相融合，切實發揮人事檔案的價值和作用。

關鍵詞：大數據時代；學校；人事檔案；信息化管理

學校人事檔案中記載著教職工的履歷、個人信息、榮譽獲得情況以及思想政治面貌等，這些人事檔案信息和資料是學校進行人事管理、人事調動和評優晉升的主要依據和憑證[1]。大數據時代下，要更加高效、全面和準確地實現對人事信息和資料的收集和整理，提高人事檔案的利用效率，就必須要將信息技術融入人事檔案管理的各個環節之中，搭建人事檔案管理的大數據平臺，實現高效集成的信息資料處理，從而簡化檔案管理的流程，逐步實現由紙質檔案向電子檔案的轉化和過渡，提升學校人事檔案管理的質量和效率，為學校更好地開展人事工作提供有力的信息支持。本文就主要針對大數據時代下學校人事檔案信息化管理工作開展的重要性及優化創新路徑進行分析和研究。

一、大數據時代學校人事檔案信息化管理的重要性

（一）提升人事檔案管理效率

在傳統的人事檔案管理工作中，大多是采取紙質檔案管理的形式，有著較為復雜的檔案管理流程，對人事檔案的調取和查閱造成諸多的不便，使得人事檔案管理的靈活性較差。而通過人事檔案管理的信息化建設，借助于計算機等設備搭建人事檔案管理信息化平臺，不斷實現紙質檔案向電子檔案的轉化，將各類人事信息和資料以數字化的形式存儲于計算機中，能夠更為方便、及時和高效地進行人事檔案信息的更新和補充，同時通過關鍵詞或目錄檢索還能更加精準地進行檔案信息資料的調取和查閱，從而極大地提升學校人事檔案管理的效率和水平。

（二）降低學校人事檔案管理成本

學校在以往的人事檔案管理工作中一般都會建立專門的檔案室對紙質檔案進行保管和存放，為了避免紙質檔案被損壞，還要配備一系列的防塵和除濕設備，并安排專門的管理人員進行檔案室管理，即便是采取了嚴格的保管措施，一些紙質檔案仍會隨著時間的流逝出現發霉和損毀等問題，進而影響人事檔案管理的質量和效率。通過推進人事檔案管理的信息化建設，能夠實現人事檔案信息和資料的無紙化操作，只需將信息資料錄入到計算機設備中做好安全備份，就能夠實現永久的保存，從而極大地節省了人力、物力和財力，降低了管理成本，也緩解了學校教育經費緊張的問題。

（三）保障人事檔案信息資料安全

人事檔案中記載著學校教職人員的真實履歷和工作經歷，這是學校進行人事調動、崗位調整、評優選優和晉升職稱的重要依據。但在傳統的人事檔案管理工作中，人為參與人事檔案信息調整的可能性較大，并且人事檔案還有可能丟失和損壞，進而影響人事檔案的真實性和完整性。而通過人事檔案的信息化管理，可以在統一的人事檔案管理信息平臺中運用大數據加密技術保證人事檔案信息資料的安全，防止人為篡改的可能，并且還能直接實現云存儲，保證人事檔案信息資料永不丟失，從而極大地提升了人事檔案管理的安全性和可靠性。

二、大數據時代學校人事檔案信息化管理工作的創新思路

（一）健全和完善人事檔案信息化管理制度體系

大數據時代學校要做好人事檔案信息化管理工作，就要健全和完善相應的制度體系，以制度為保障深入推進人事檔案信息化管理各項工作的有序開展。首先，要結合當前人事檔案管理部門的人員構成情況建立和完善人事檔案信息化管理的崗位責任制。學校要將人事檔案信息管理與傳統的辦公室業務、教務管理分離開來，設置專門的人事檔案信息化管理崗位，細化職責分工，明確信息化管理的內容和分工，以嚴格的崗位責任制提升人事檔案信息化管理的專業性、有效性。其次是要根據《中華人民共和國檔案法》的相關規定制定人事檔案信息化管理的規章細則，從信息資料的采集、分類、歸檔、查閱、內容補充以及人事檔案交接等方面入手，實行嚴格的流程管理，進一步規范人事檔案管理人員的工作行為，提升人事檔案信息化管理的科學性[2]。最后是要制定相應的人事檔案信息化管理考核與評價機制，將人事檔案信息化建設質量和水平納入到考核評價標準當中，切實提升人事檔案信息化管理的效能。

（二）搭建人事檔案信息化管理系統

大數據時代下，學校要借助于先進的信息技術為人事檔案管理提供必要的平臺和技術支撐，實現人事檔案管理方式方法的創新。第一，學校要投入專項資金，完善人事檔案信息化管理的各類基礎設施建設，配置必要的軟硬件設備，包括統一的人事檔案信息化管理平臺、人事檔案信息管理中心以及各類計算機、掃描儀等。借助于人事檔案信息化管理平臺深化學校各部門、各年級組之間的溝通和聯系，直接實現對人事檔案信息資料的上傳，人事檔案管理人員需要對這些資料進行篩選和驗證，就可以更加及時有效地對人事檔案信息進行更新和補充。同時通過建立人事檔案信息管理中心，搭建相應的人事檔案信息數據庫，為教職工提供跨單位、跨地區的檔案管理服務，為學校的人事調動和人才資源共享奠定重要基礎。而計算機以及掃描儀等設備的配置能夠實現紙質檔案逐步向電子檔案的轉化，從根本上改變傳統的人工資料收集和整理的方式方法，實現人事檔案管理質量和效率的同步提升。第二，學校在利用人事檔案信息化管理平臺進行電子檔案管理的過程中要格外重視電子檔案的安全性，面對復雜的網絡環境，在信息化檔案管理系統中，要引進相應的數字水印技術和數字加密技術，設置安全訪問權限，對非法操作進行攔截，切實提高學校人事檔案信息化管理的專業化和規范化水平。

（三）提升人事檔案管理人員的專業能力和服務意識

大數據時代下學校要做好人事檔案信息化管理工作，還必須要提升人事檔案管理人員的專業能力和服務意識。首先，學校要加強對人事檔案管理人員的培訓，使其既具備檔案管理的專業知識，又具備計算機應用能力、信息處理能力和溝通協調能力，更好地適應信息化建設的需求。其次，應要求人事檔案管理工作人員要具備主動服務的意識，借助于人事檔案信息化管理平臺來編制人事檔案檢索和查詢目錄，為教職人員提供更為便利的檔案查詢服務。同時檔案管理人員還可以就人事檔案信息采集和整理工作中存在的問題進行匯總整理，比如教職工在進行個人履歷或榮譽獲得情況填寫的過程中存在的不標準、不規范的問題，人事檔案管理人員就可以主動提供填寫模板，方便人事檔案信息的補充和整理。再比如，學校要根據人事檔案中的履歷信息進行評優，檔案管理人員也可以借助大數據篩選和提取技術，將履歷信息進行羅列和對應，制作和生成履歷快捷檔案，方便信息的集中獲取。通過上述的操作，能夠有效提升人事檔案信息化管理的服務質量，提升人事檔案的利用價值。大數據時代下學校要做好人事檔案信息化管理工作，就要從制度建設、系統完善和人才服務等多個角度入手，不斷提升人事檔案信息化管理的專業水平，實現技術和管理工作的融合，煥發學校人事檔案管理的生機與活力。

參考文獻：

[1]趙崢.大數據時代學校干部人事檔案管理的信息化思考[J].文化創新比較研究,2019(01):62+65.

[2]楊貴硅.大數據時代學校干部人事檔案管理的信息化思考[J].江蘇科技信息,2015(25):25-27.

作者：于建 單位：朝陽市體育運動學校