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計算機軟件在企業辦公自動化管理上應用的意義

企業辦公自動化原本就是一個逐漸成長進步的概念，其充分借助了現代化的科學技術，尤其是互聯網技術，將計算機軟件運用在企業辦公自動化管理方面，愈來愈受廣大企業的歡迎。計算機軟件在企業辦公自動化管理方面的運用，讓企業辦公業務逐漸物化在現代化先進設施中，促成了由辦公室管理者與設備一起組成的人機信息處理體系，從而實現了企業期望的管理目標，給企業帶來最佳的經濟效益。計算機軟件在企業辦公自動化管理方面的運用規范了以往舊的企業管理隨意混亂狀態，其給企業帶來的是管理的規范、標準及流程化，促使企業信息管理資源達到最大程度開放及準確，此外，企業信息的傳導形式呈現的多樣化，促成了企業辦公自動化的扁平化管理。企業辦公自動化不但是信息革命的結果，而且也是社會信息化技術的根本保障。計算機軟件的運用，協助企業辦公自動化促成了人、計算機及互聯網信息于一體的管理體系，提升了企業管理水準，給企業的長足發展奠定了基礎。[2]

計算機軟件在企業辦公自動化管理

上的應用所帶來的積極影響企業辦公自動化體系的實行，給企業辦公管理帶來很多的積極作用，主要體現在如下幾個方面。改善了企業辦公流程計算機軟件的運用，可以借助計算機網絡互相協調，一同合作，真正達到人機辦公體系的自動化。此外，各個企業之間借助運用計算機軟件也建構了互通橋梁，促成了跨地跨行業之間的相互交流及合作。可以預見，目前及未來一定會有愈來愈多的企業辦公室在實行自動化管理中運用計算機軟件。從改善企業流程方面分析，主要表現在如下兩個因素。如企業工程部門與企業財務部門可以同步實行會審，企業工程部門注重在合同的工程方面的內容，而財務部門則注重合同的資金方面地內容。如遭遇比較著急的合同會審時，部分環節不確定一定要參與的環節可越過。[3]計算機軟件于企業辦公自動化管理中的運用，可以讓企業辦公所需要的材料逐漸大幅度降低，同時，計算機軟件的運用，提升了企業辦公管理的效率，減低了辦工事務中無需去做的環節，壓縮了成本投資；而且也減低了企業辦公職員的成本。計算機軟件的運用給企業辦公成本營造了節儉形式，為企業創造了顯著的經濟效益。辦公自動化的實行對企業辦公成本的影響主要表現在如下兩個方面。實行辦公自動化，真正實現無紙化辦公，能夠大幅度的節約辦公費用。例如：平日往來函件、貨單傳真發送等，不但提升了傳遞速度，而且節約了復印方面所需紙張等。企業部門與企業、企業部門以及企業部門內部因為地域的局限，相互溝通不便利，一般因為一項業務的達成，需車輛往來耗時耗油耗費等成本很大。實行辦公自動化以后，部分業務可以利用互聯網授權實施，大大減低交通成本。[4]運用計算機軟件在企業辦公自動化管理的宗旨就是促成企業實現規范、標準以及流程化等管理，把人從繁忙緊張的環境里解脫出來，最大程度的發揮人的創造力。促使企業辦公的效率的大幅度提升。企業實施辦公自動化運用計算機軟件需要辦公職員具備掌握一定能力的計算機軟件技術能力，因此，企業每位員工一定要充分利用自己的創造力去實現自動化管理。隨著辦公自動化理論深入研究以及信息技術進一步發展，辦公自動化體統將會在社會的各個領域得到更加廣泛的運用。面對日益激烈的市場競爭趨勢，企業若尋求發展，獲得先機，處于不敗之地，就一定要實施辦公自動化管理，機動靈活運用計算機軟件，充分發揮計算機技術的先進性，不斷提升企業的辦公的效率，為企業創造更加可觀的經濟效益。

本文作者：康谷工作單位：江蘇自動化研究所