導語：秘書工作中的信息研討一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

捕獲信息是秘書工作的基本內容

秘書工作主要是對信息進行收集，同時進行信息加工，最終對信息進行充分的利用。秘書信息工作的基本形式是進行“零次情報”的收集。所謂“零次情報”，指的是記憶形態的信息。這些信息產生于人們的交流過程、傳播和被接受的不確定性。在進行“零次情報”收集的時候，沒有時間、空間和場合的限制。同時，信息在傳遞的時候，內容是比較廣泛的，并且傳播速度比較迅速。這樣以來，信息采集是秘書捕獲信息的重要途徑之一。在進行“零次情報”收集的時候，要注重對同行業、相關行業以及其他行業的人進行交流和討論。這些信息不容易在各種文字記載里找到。同時，“零次情報”也體現在各種會議里。參加會議的人員多數都是從工作第一線來的，他們了解和掌握具體實際問題，有著較為感性的認識。這些信息都是比較客觀現實的，能夠對客觀事物的全貌進行真實反映。由于他們的實際工作經驗與客觀事物的本質是比較接近的。所以，秘書人員在對這些“零次情報”進行收集的時候，能夠將收集到關于“事物運動狀態和表征”的信息。同時，“零次情報”也體現在各種人群集中的場合。在這些特定場合中，他們的談話對政治、經濟、管理的真實看法，這些也構成了相應的“零次情報”。由于秘書人員工作性質的特殊性，能夠有效地收集到相應的“零次情報”。秘書信息工作的重要內容還體現在對歷史信息的收集。在沒有產生文字之前，秘書利用圖形將捕獲到的信息“記錄”下來，最終形成了甲骨文書。隨著社會的不斷發展，出現了竹簡、帛、紙張這些載體。我國古代管理著的管理內容和經驗，就逐漸被流傳下來。比如，漢代“蘭臺”、私家和寺院藏書等等，都在當時保留了不少的信息。但是，古代信息資源有著獨特的私有性，信息管理方法也是比較局限的，所以信息只是在一個極小的范圍內傳播。因為印刷技術飛速進步，文獻信息的生產得到了發展。大量信息出現在圖書、報紙、雜志和宣傳品等中，讓歷史信息出現了開放性的形式。當出現這些開放性的文字信的時候，秘書人員要對這些信息進行及時梳理，讓這些無序信息條理化和簡單化。此外，現代信息技術在飛速發展，這些直接記錄聲音和圖像的音像信息以及網絡，對人們的工作產生了較大的影響，同時對人們的工作方式產生了深刻的影響。當這些現代信息技術快速發展的時候，信息就出現了多余狀態。在這些眾多的信息之中，秘書的工作任務也在發生著變化，要將這些信息進行篩選，選擇出有用信息。

秘書工作的核心是利用信息

秘書在服務協調、出謀獻策以及實現工作目標中，最為基礎的就是要對文獻、情報、數據以及消息等方面的信息進行處理。秘書在進行信息活動中，要對那些與本組織的有關信息進行捕獲。在這個過程中，個人和組織能夠得到相應的啟示，創造出相應的信息產品。從這里可以看出，秘書想要對信息進行充分利用，主要是從組織的需要出發，對信息進行捕獲和加工。讓組織能夠使用這些信息，同時讓這些信息能夠有較大的擴展空間。也就是說，要著眼于原始文件，同時又要將信息的實用價值和借鑒價值展露出來。秘書要對信息進行充分過濾，對那些無用的信息篩除，這樣能夠將剩余的信息較好地為本組織提供服務。在進行這項工作的時候，要注意實際存在的信息問題。第一，秘書在進行調查研究、文件匯編以及資料整理這些工作的過程中，要對大量信息進行有意識的篩選。要對大量的文獻信息內容進行清理和鑒別，將那些老化、多余以及虛假的內容進行排除，這樣才能促使信息表面化。第二，秘書要讓信息體現出新的價值。秘書要對原生信息作為基礎，對其進行加工整理，但是這些加工整理好的信息同原來的信息是有所區別的，應當自成體系。秘書對信息進行加工的時候，具體信息篩選的標尺根據組織工作進行。信息組合的核心是以近期工作為目標，具體準則要以控制組織目標的實現情況進行。在這當中，找到信息之間的內在聯系，找到信息中的共同點、交叉點和相似點。讓信息能夠突破原始價值，從而具有新的價值。

挖掘信息中的新內容是秘書工作的動力

秘書在具體工作中，對各個各樣的信息總是進行自覺或者不自覺的接受。同時，根據自己的實際情況，加工、整理這些眾多的信息；而且還要從中找到對組織有用的相關信息，將這些信息進行及時加工并傳遞給用戶。秘書服務工作的主要內容是以信息服務為主，他們“以產品或勞務的形式向用戶提供和傳播信息”。秘書在進行有目的地開展信息服務的時候，要利用事物過去的已知信息，對當前的信息進行參考，最終對事物的未來狀況進行預測。要想有效開展信息服務活動，可以從以下幾個方面著手：第一，要懂得信息資源的合理配置。合理配置主要體現在時間、空間和數量方面。秘書信息配置的合理性主要是指信息從產生、出發、接手到進入利用的時間間隔。第二，信息資源要體現對其他資源的開放性和駕馭作用。只有在科技的作用下，才能對物質資源或者能源資源進行最大限度的開發和利用。第三，組織的重要資源體現在管理活動中所產生的信息中，因此需要對這些信息進行處理和加工，最終形成不同的信息流。秘書工作的主要內容就是表現在秘書信息工作方面。秘書人員在整理信息這個過程中，要對原始信息的價值做出相應的判斷，同時要預測信息的未來價值，最終實現信息價值的最大化。

在秘書開展工作的過程中，要充分認識到信息的地位和重要性。還要運用現代化的信息技術手段，挖掘信息中的新內容，高效快捷地捕獲、分析、整理以及利用相關信息，更好地位領導決策提供信息服務。

本文作者：程驍飛工作單位：華中科技大學