導(dǎo)語：計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案信息管理分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】在社會(huì)的快速發(fā)展下，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛應(yīng)用，這為檔案信息管理提供了強(qiáng)而有力的保障，使檔案信息管理進(jìn)入了現(xiàn)代化行列。檔案信息在社會(huì)信息系統(tǒng)中占有重要的地位、具有特殊的作用，是一種尤為重要的信息資源，計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用讓檔案信息管理更加適應(yīng)社會(huì)信息化的發(fā)展，為完善檔案信息管理工作提供了重要保障。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；檔案資源；資源共享

檔案記錄了人類的社會(huì)生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)，是人類社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，也是人類文明必要的構(gòu)成部分。計(jì)算機(jī)技術(shù)作為信息傳輸?shù)幕A(chǔ)，以其強(qiáng)大的功能和便捷的使用方式，在各行各業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用。針對(duì)當(dāng)前檔案工作中存在的部分弱點(diǎn)，可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行合理的改善，使檔案信息管理工作更加規(guī)范。

1計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的重要作用

信息化時(shí)代的到來，使計(jì)算機(jī)技術(shù)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展密切地聯(lián)系在一起。檔案管理作為單位內(nèi)科學(xué)管理的重要組成部分，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中有力的印記，是現(xiàn)代信息化的基礎(chǔ)。因此，為了能夠使檔案管理工作更加適應(yīng)當(dāng)展，要積極對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行探索，為檔案管理工作提供強(qiáng)有力的技術(shù)保證，使其擁有新的發(fā)展契機(jī)。1.1計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠更好地將計(jì)算機(jī)信息處理與檔案信息管理相結(jié)合。檔案管理的作用除了記載歷史面貌外，更注重其管理、提供檔案信息服務(wù)，檔案工作的開展是在信息管理服務(wù)中進(jìn)行的，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，檔案管理發(fā)生了顯著變化，但信息管理卻無法擁有相應(yīng)的對(duì)策來應(yīng)對(duì)這些變化，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展在一定程度上解決了此問題。計(jì)算機(jī)技術(shù)作為檔案信息化建設(shè)的重要技術(shù)支持和物質(zhì)基礎(chǔ)，在信息的管理和數(shù)據(jù)處理中占有重要的功能領(lǐng)導(dǎo)地位[1]。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，采用高端的科技手段和科學(xué)的專用工具，促進(jìn)了檔案信息管理與計(jì)算機(jī)信息處理科學(xué)合理的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案工作中科學(xué)信息管理的高效率，為建立全方位高科技的信息管理服務(wù)提供了有利條件。1.2提高工作效率，順應(yīng)社會(huì)信息化的發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展、人們信息觀念的不斷加強(qiáng)、信息化建設(shè)的不斷加快，檔案管理工作者也將面對(duì)更大的挑戰(zhàn)，當(dāng)前最重要的任務(wù)之一就是要在信息全球化發(fā)展背景下，利用優(yōu)勢(shì)更好地為信息檔案管理服務(wù)。信息強(qiáng)化的經(jīng)濟(jì)市場日新月異，各種新事物、新知識(shí)不斷涌現(xiàn)，而部分管理人員還存在著技能單一、經(jīng)驗(yàn)過于傳統(tǒng)的局面，僅僅靠老舊的知識(shí)結(jié)構(gòu)已經(jīng)很難適應(yīng)高科技的發(fā)展要求，對(duì)此，檔案管理人員一定要積極參與到新知識(shí)、新技能的學(xué)習(xí)當(dāng)中，努力提高自身素養(yǎng)，不斷促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。在社會(huì)的快速發(fā)展中，重要的決定因素是人類的進(jìn)步，因此要強(qiáng)化檔案管理者的現(xiàn)代化發(fā)展意識(shí)、提高其計(jì)算機(jī)專業(yè)技能，更好地順應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展。1.3有利于增強(qiáng)管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)、計(jì)算機(jī)意識(shí)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，電子檔案出現(xiàn)在人類生活中，個(gè)人企業(yè)、相關(guān)單位、部分機(jī)構(gòu)在其辦公管理模式的變化中，也開始了電子管理這種新型辦公方式的發(fā)展，這就造成了信息由原來的固體模式轉(zhuǎn)變?yōu)闊o法觸碰到的虛擬模式。因此，作為檔案信息的管理人員，一定要培養(yǎng)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)意識(shí)，更好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行問題的分析，讓計(jì)算機(jī)技術(shù)成為檔案管理者重要的工具。同時(shí)，管理者要提升自己的知識(shí)儲(chǔ)備和技術(shù)創(chuàng)新能力，加強(qiáng)科技化信息管理模式的思想，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理水平的提升。

2計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)勢(shì)

社會(huì)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)以其方便快捷的強(qiáng)大功能，在各個(gè)行業(yè)得到了迅猛發(fā)展。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的及時(shí)性、快速性、開放性，提高了檔案信息現(xiàn)代化的管理水平，順應(yīng)了當(dāng)前信息處理技術(shù)的發(fā)展，為檔案信息管理提供了可靠保障。2.1讓檔案管理更具開放性。在傳統(tǒng)的檔案管理中，一份完整的檔案資料只能被一人使用，這就造成了其局限性，降低了檔案資料的利用率。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使檔案管理部門之間的信息交流與業(yè)務(wù)往來更加快捷，豐富了各個(gè)部門的檔案資源，使檔案管理部門更具開放性，讓資料需要者在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間都能搜索到相應(yīng)的資料與信息，也可以使各部門之間及部門之外的資料需要者進(jìn)行更為便捷的信息交流。此外，計(jì)算機(jī)技術(shù)使檔案管理在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和資料的提取中更加快捷，部門之間檔案的調(diào)取也更加快捷與便利，節(jié)省了更多的時(shí)間及人力、物力，提高了管理人員的專業(yè)水平和工作效率。2.2加快了檔案管理中資料歸檔和更新的及時(shí)性。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理者需要對(duì)分散的資料進(jìn)行長時(shí)間的收集，經(jīng)過整理才能交到檔案室，這就造成了最新時(shí)期的資料存在于收集者手中，使檔案室所提供的信息具有一定的滯后性，影響人們對(duì)當(dāng)局情況的思考與判斷。計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使檔案管理中所需要的信息能及時(shí)地被收集和整理，檔案管理人員也可以通過計(jì)算機(jī)中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集、修改、核對(duì)、保存檔案信息，并及時(shí)將整理好的資料發(fā)送到檔案室，直接錄入資料庫中，確保了資料歸檔的及時(shí)性。事物的更新與變化通過計(jì)算機(jī)中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳播，檔案工作者在網(wǎng)絡(luò)中可以及時(shí)獲取最新的資料，保證了檔案室中檔案資料的時(shí)效性。

3計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的使用

檔案管理作為單位科學(xué)管理中的重要組成部分，它記錄了社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展下的各個(gè)階段，是社會(huì)歷史發(fā)展、形成過程中的重要依據(jù)。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的電子化，并且已經(jīng)被人們廣泛接受并迅猛發(fā)展。管理者要提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，以更好地將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中。3.1普及計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷地創(chuàng)新發(fā)展，使其他相應(yīng)的技術(shù)手段多以此為發(fā)展基礎(chǔ)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在信息管理中進(jìn)一步占據(jù)了核心主導(dǎo)地位。計(jì)算機(jī)技術(shù)以其快速的輸入法、快捷的輸出與存儲(chǔ)方式，能夠更好地幫助人們進(jìn)行邏輯判斷和推理[2]。同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)優(yōu)化了檔案信息的自動(dòng)化管理工作，在大部分的管理業(yè)務(wù)到檔案的編輯、核對(duì)、出版中具有一定的邏輯推理、判斷性，這些優(yōu)勢(shì)使檔案信息管理工作更加高效。因此，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的知識(shí)普及，讓管理人員更熟練地進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的檔案管理。3.2對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)合理利用，加快檔案信息的數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案資料多為紙質(zhì)，而紙質(zhì)的檔案資料不易保存與查看，也使管理人員的工作難度加大，造成了人力與物力的浪費(fèi)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使檔案信息從紙質(zhì)的傳統(tǒng)檔案逐漸發(fā)展為高科技的數(shù)字化檔案，創(chuàng)造了新興的信息產(chǎn)品和電子產(chǎn)品，使檔案信息更容易被傳遞與保存，降低了檔案資料的損壞與丟失風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，檔案信息通過計(jì)算機(jī)中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使新興的電子信息產(chǎn)品能夠更好地被利用，提高管理人員的工作效率與水平。與傳統(tǒng)的檔案資料相比，數(shù)字檔案在存儲(chǔ)、查找收集、修改整理等方面更加便捷，能夠更好地服務(wù)于社會(huì)各界的需求者。3.3運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息的網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程也不斷加快，檔案信息的管理也由此從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)傳遞、網(wǎng)絡(luò)檢索的高科技智能模式。信息全球化的發(fā)展讓社會(huì)各界信息的需求量增大，對(duì)信息的明確度和準(zhǔn)確性的要求越來越高[3]。因此，檔案管理者要從自身實(shí)際出發(fā)，緊跟時(shí)代步伐，加快計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化檢索，讓檔案管理者能夠更好地對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、分類、整理、修改、加工，減少檔案管理中不必要的勞動(dòng)量，提高工作效率，提升經(jīng)濟(jì)效益。

4計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理中所需要注意的問題

在檔案信息管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用加大了檔案管理的快捷方便性，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供了無比優(yōu)勢(shì)，改變了傳統(tǒng)檔案信息系統(tǒng)中經(jīng)常遇到的資源量少、傳播性小、效益率低的局面，實(shí)現(xiàn)了多種資源共享，讓社會(huì)各界所需的信息更加豐富。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用中，管理者要積極地面對(duì)問題，努力做好本職工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理效益的最大化。4.1注重人才的培養(yǎng)，提高檔案管理者工作素質(zhì)。檔案管理者通過計(jì)算機(jī)技術(shù)中高強(qiáng)度的運(yùn)行能力和處理能力創(chuàng)造了科學(xué)的探索方法和先進(jìn)的工作手段，這就要求管理者一定要具備超強(qiáng)的判斷力及對(duì)專業(yè)知識(shí)的充分掌握，這需要高技能、高素養(yǎng)的管理人員才能達(dá)到。因此，檔案管理工作一定注重對(duì)人才的培養(yǎng)。首先，檔案管理者要培養(yǎng)管理人員的工作熱情和熟悉程度，其次要加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高其檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，只有這樣，才能造就一批專業(yè)性強(qiáng)、知識(shí)淵博、遵守職業(yè)道德的高科技人才團(tuán)隊(duì)，促進(jìn)檔案管理從傳統(tǒng)模式向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，使檔案管理工作邁上新的征程[4]。4.2確保檔案資源的安全性。在檔案管理信息的計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用中，一定要注重檔案資源的安全性，將部分重要的檔案資源做好保密工作。檔案作為活動(dòng)的記錄者，對(duì)于一些私密事項(xiàng)，要采取對(duì)策，確保檔案資源的安全性。其中，可以對(duì)涉密計(jì)算機(jī)進(jìn)行密保設(shè)計(jì)、申請(qǐng)使用權(quán)限、進(jìn)行身份驗(yàn)證。此外，要解決計(jì)算機(jī)技術(shù)中的電磁泄漏問題，安裝防火墻、加載查殺病毒軟件、添加漏洞補(bǔ)丁等。要將普通計(jì)算機(jī)與涉密計(jì)算機(jī)進(jìn)行分離操作，把內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行隔離，使其之間不能互相訪問。管理者要加強(qiáng)員工的防范意識(shí)，對(duì)管理人員進(jìn)行安全保密工作的管理培訓(xùn)，讓員工對(duì)保密工作的實(shí)施更加積極，建立完善的檔案資源安全系統(tǒng)，從而使檔案工作的開展更加有序平穩(wěn)。

參考文獻(xiàn)

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作者:彭玉馬 單位:安徽文達(dá)信息工程學(xué)院