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一、文檔管理的重要性分析

文件主要記錄工程項目的進展，是工程項目的血液。一個團體之間的溝通，必須要通過文件進行展示，由于每個人對工程的理解、立場以及文化程度和在工程中的地位各不相同，在思想上也存在著嚴重的差異，再加上涉外工程存在語言差異性的問題，導致最終落實方案存在一定的差異性。因此，這就需要建立書面文檔，對工程的進度、質(zhì)量要求、合同等方面進行規(guī)定，從而減少不必要的溝通障礙。此外，建立明確的文檔，還能為參與者提供廣闊的思考空間。為了達到良好的溝通效果，各式各樣的文檔建立是非常有必要的，文檔建立的過程中，它能夠?qū)椖窟M行記錄管理，通過對文檔進行儲存，還能為其他項目的實施和標準制定提供合理的借鑒。項目文檔管理并不會隨著人員的改變、時間的推移而發(fā)生變化。如果只使用工作人員的記憶和思路進行工程項目的記錄，這很容易由于記憶的偏差而導致項目管理出現(xiàn)漏洞，甚至會對工程項目信息造成嚴重的影響。此外，若未能對工程項目做好文檔管理，在實施工程建設(shè)中，若要增加工作量則比較困難，人們在互相交流的過程中，主要習慣于使用口頭交流，這樣不可避免造成信息上的遺漏，對于工程項目的溝通更是如此，舉個例子，一項工程在施工之前，其材料質(zhì)量等方面都需要不同的工作人員進行審核，審核的標準和方法就需要通過建立文檔來完成，倘若沒有建立行之有效的文檔管理體系，則嚴重影響到工程質(zhì)量管理，從而導致工程質(zhì)量下降。此外，文檔的建立和管理要講求一致性，過多的文檔管理會讓管理者和相關(guān)工作人員無從下手，影響工程項目的進度。

二、文檔管理需要注意的相關(guān)事項

關(guān)于文檔管理需要注意情況較多，下面進行詳細分析。1.控制好文檔的分數(shù)。在涉外工程項目的實施過程中，文件的數(shù)量和相關(guān)資料的數(shù)量管理是一個重要的問題。在工作過程中，會不可避免地出現(xiàn)大量文件資料以及工程資料，對于這一累積過程，文檔管理人員要根據(jù)合同簽訂的內(nèi)容，文件份數(shù)等，并考慮存檔、實際運行等方面的實際要求，從而將文件的份數(shù)控制在合理的范圍之內(nèi)。此外，由于項目工程涉及的對象較多，其中包括：客戶、監(jiān)理、各級承包商、政府管理部門等，再加上政府相關(guān)管理部門等。因此，工程管理人員需要從多方面入手進行配合管理，根據(jù)不同的要求發(fā)放文件。舉個例子，在工程施工的過程中，若出現(xiàn)舊有的建筑物、管線等，則必須要進行及時的處理，若將同一件事情分成多次文檔輸送的話，便會嚴重影響工程的進度，嚴重的還會導致進度缺失，企業(yè)蒙受損失等，這時候便必須采取同時發(fā)文的措施，將工程有關(guān)的對象均進行一同發(fā)送，從而加快處理速度。2.文檔管理過程中要注意言辭。言辭的表達非常重要，無論是合同還是相關(guān)協(xié)議，如果文字表述不清楚的話，則容易產(chǎn)生誤解，對工程產(chǎn)生巨大的影響。在工程召開例會的過程中，通常要進行一系列的匯報等。匯報的標題非常重要。單位需要解決的問題，這一個題目本身就存在嚴重的歧義，到底是單位要負責解決的問題，還是說遇到某方面的問題需要及時處理？如果不能及時進行調(diào)查的話，則很容易讓人產(chǎn)生誤解。在匯報的過程中必須要注意這方面的問題。特別是有語言差異的涉外項目，人們在語意的理解上存在著一定的差異性，這要求翻譯人員具備相應的項目知識，從而更好地理解英文含義，避免在翻譯的過程中出現(xiàn)失誤而導致意思上的誤解。3.建立負責制，配備專門的部門或工作人員進行文檔管理工作。固定工作人員進行文檔管理工作，專門負責接受或發(fā)送文件，并對文件進行及時的統(tǒng)計是非常必要的。在文件接收發(fā)的過程中，會出現(xiàn)多頭發(fā)文的現(xiàn)象，若再加上每個人的理解不盡相同，則很容易對文檔產(chǎn)生誤解，文檔的數(shù)量統(tǒng)計也比較困難。因此，建立相關(guān)的責任制度，有專門的工作人員對文檔進行有效管理，才能對文檔進行歸納統(tǒng)一，便于查詢工作，促進項目管理的進行。4.注意保存好原件。原件非常重要，尤其是對于涉外工程項目來講，如果出現(xiàn)了糾紛的話，則必須要按照國際相關(guān)法令進行解決，這就需要使用到原文件。根據(jù)國際商事務仲裁的相關(guān)規(guī)則表示，提交的證據(jù)，必須要是第一文件證據(jù)，即各種記錄的紙張、錄音、影像等。由此可見，對文件原件進行完整的保留，不僅有利于對糾紛進行處理，更有利于保障自身的利益。5.制定合理的文檔編碼體系，從而提高管理效率。對文檔編碼進行合理的制定和統(tǒng)一，能最大限度對文檔的內(nèi)容進行描述、分類甚至是命名。若編碼的不一致的話，則很容易導致文件混亂現(xiàn)象。本文建議采用EXCEL軟件進行文檔的管理，該方法主要可以利用獨特的排序功能，將文檔的編碼輸入表中，并通過該功能對文檔進行升降排序和總匯。其次，EXCEL表格中的超鏈接也非常實用，通過超鏈接，對庫存網(wǎng)絡(luò)中的文檔進行查找，從而提高查找的準確性。

三、結(jié)束語

隨著經(jīng)濟全球化的不斷發(fā)展，涉外項目的比例逐步提升，加強對文檔進行有效管理是非常重要的。在管理的實際過程中，難免會出現(xiàn)各種問題，這就需要工作人員使用靈活的管理手段，在工程開展之前做好準備工作，從而提高管理質(zhì)量，實現(xiàn)高效管理，提高工程項目的質(zhì)量。只有這樣，才能在激烈的商務競爭中發(fā)展。

本文作者:劉坤工作單位:大慶井下作業(yè)分公司