導(dǎo)語：工程項(xiàng)目管理電子文件探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：在工程項(xiàng)目管理中，電子文件的管理至關(guān)重要，電子文件的科學(xué)管理，能夠詳細(xì)的記錄工程項(xiàng)目的諸多細(xì)節(jié)，這是工程項(xiàng)目合同簽訂與控制的關(guān)鍵。電子文檔是一項(xiàng)超精細(xì)且難度較大的工作，文章主要針對工程項(xiàng)目建設(shè)中電子文件管理進(jìn)行深入探討，從而推測如何通過科學(xué)的電子文件管理來提升整體項(xiàng)目管理的水平。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目管理；電子文件；管理；探討

工程項(xiàng)目是一項(xiàng)系統(tǒng)且精密性較強(qiáng)的工作，在工程項(xiàng)目管理中，科學(xué)的電子文件管理，能夠有效提升工程項(xiàng)目管理的質(zhì)量，優(yōu)化工程項(xiàng)目管理的水平，同時(shí)還能夠保障工程合同等要素的完整。相比紙質(zhì)文件，電子文件在管理實(shí)踐中，因網(wǎng)絡(luò)安全及存儲(chǔ)安全等因素，往往會(huì)出現(xiàn)電子文件失竊、篡改等風(fēng)險(xiǎn)。因此，在工程項(xiàng)目管理中，必須著重優(yōu)化電子文件的管理水平，全面提升電子文件的整體管理質(zhì)量，確保工程項(xiàng)目管理的效益。

1工程項(xiàng)目管理中電子文件管理的目標(biāo)及要求分析

工程項(xiàng)目管理中電子文件的管理具有其特殊性，為優(yōu)化管理水平，提升管理效益，必須全面落實(shí)科學(xué)的電子文件管理制度，以規(guī)范科學(xué)的制度來約束管理人員，提升管理意識(shí)，樹立安全意識(shí)，以此來全面提升電子文件的整體管理水平。1.1工程項(xiàng)目電子文件管理的目標(biāo)。工程項(xiàng)目管理中電子文件的管理是至關(guān)重要的，為提升電子文件的整體管理質(zhì)量，優(yōu)化電子文件的整體管理水平，在管理實(shí)踐中，要努力探索適合公司制度和特點(diǎn)的工程項(xiàng)目管理制度，制定科學(xué)的電子文件管理方式，以便全面科學(xué)地提升電子文件管理的整體效益。同時(shí)，在電子文件的管理中，科學(xué)的管理目標(biāo)除制定需要完成的任務(wù)及把握管理的方向外，更要充分結(jié)合當(dāng)前工程項(xiàng)目管理中電子文件管理存在的突出問題，充分利用自身的優(yōu)勢資源，制定出未來的管理建設(shè)目標(biāo)，從而為公司打造一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的電子文件管理體系。實(shí)踐證明，科學(xué)的電子文件管理體系，能夠規(guī)范工程項(xiàng)目電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)，為電子文件的管理樹立標(biāo)桿，以便實(shí)現(xiàn)規(guī)模化、標(biāo)準(zhǔn)化的電子文件管理。1.2工程項(xiàng)目電子文件管理的要求。工程項(xiàng)目管理中電子文件管理是相對嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎瑸槿鎯?yōu)化電子文件管理效益，充分提升電子文件管理質(zhì)量，應(yīng)該明確電子文件管理的要求，全面提升電子文件管理的水平。首先，在運(yùn)用科學(xué)的電子文件管理辦法，在電子文件的建設(shè)方面，應(yīng)該遵循計(jì)劃、審核、、歸檔等程序進(jìn)行嚴(yán)格管理，利用電子文件的管理辦法可以為公司的管理標(biāo)準(zhǔn)起到一定的借鑒作用。其次，總結(jié)歸納出電子文件的管理經(jīng)驗(yàn)。工程項(xiàng)目管理電子文件的管理仍處于空白，在實(shí)踐的管理過程中，需要充分結(jié)合企業(yè)的發(fā)展形勢及自身的特點(diǎn)，也應(yīng)該積極借鑒國外先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，有效提升管理的成效，更要形成制度化的管理辦法。最后，在工程項(xiàng)目管理電子文件的管理中，還應(yīng)該積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，掌握紙質(zhì)文件管理和電子文件管理的異同，針對性地開展電子文件的管理。

2工程項(xiàng)目管理中電子文件管理的優(yōu)缺點(diǎn)分析

在工程項(xiàng)目管理中，電子文件管理取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的管理，這不僅能夠提升文件管理的效率，同時(shí)也能夠提升電子文件的整體利用率。但與此同時(shí)，電子文件在管理實(shí)踐中也存在著自身的缺陷，若缺乏對電子文件的安全保護(hù)與管理，那么極容易造成電子文件的丟失、失竊以及被篡改。2.1電子文件管理的優(yōu)勢分析。在電子文件的管理實(shí)踐中，它并不是紙質(zhì)文件管理的一次升級(jí)，而是文件管理中的一次實(shí)質(zhì)性的飛躍和發(fā)展。在工程項(xiàng)目管理實(shí)踐中，電子文件的管理具有獨(dú)特的優(yōu)勢。2.1.1占用空間小，存儲(chǔ)能力大。工程項(xiàng)目在建設(shè)與管理中，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)資料，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理，需要占用專門的空間，還需要專門人才的管理與維護(hù)，以避免紙質(zhì)文件的丟失、發(fā)潮、發(fā)霉等，這不僅會(huì)造成空間資源的浪費(fèi)，也會(huì)造成人力資源的浪費(fèi)。較之于紙質(zhì)文件，電子文件的管理具有獨(dú)特的優(yōu)勢。電子文件是以磁帶、光盤、數(shù)據(jù)等為載體的，它所占用的存儲(chǔ)空間非常有限，特別是在電子存儲(chǔ)不斷擴(kuò)容的今天，電子文件的存儲(chǔ)更加便捷。2.1.2快速化檢索，利用效率高。在工程項(xiàng)目的建設(shè)與管理中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件以紙質(zhì)的形式存在，在人們利用文件的過程中，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間來進(jìn)行文件的搜索，同時(shí)還需要現(xiàn)場搜索和利用。但電子文件出現(xiàn)后，人們在利用電子文件的過程中，可以通過系統(tǒng)內(nèi)部的平臺(tái)來快速檢索所需要的文件，同時(shí)人們也無需親臨現(xiàn)場，借助于PC端和移動(dòng)客戶端，都可以實(shí)現(xiàn)文件的檢索和利用，這本身能夠提升文件的整體利用率。與此同時(shí)，在電子文件的歸檔管理中，借助于系統(tǒng)平臺(tái)的分類功能，可以快速化對電子文件進(jìn)行分類管理，這同樣便于后期人們的檢索利用。2.1.3展示方式多，傳播效果強(qiáng)。在工程項(xiàng)目管理中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理，其展示和傳播都大打折扣。特別是一些影像類的資料，人們在使用時(shí)，還需要借助于專門化的影像設(shè)備，才能予以播放和呈現(xiàn)。但電子文件的管理則無需如此復(fù)雜，相比紙質(zhì)文件，電子文件的展現(xiàn)方式是豐富多彩的，既可以展示文字類的信息，也可以展示音頻、視頻、動(dòng)畫、數(shù)據(jù)等綜合性的信息。這種豐富的展現(xiàn)方式，極大程度地提升了電子文件的傳播效果。2.2電子文件管理的缺陷分析。工程項(xiàng)目是系統(tǒng)且復(fù)雜的，這決定了它的文件類型、文件數(shù)量、文件內(nèi)容等也是繁雜的。電子文件管理雖然占用存儲(chǔ)空間小，但也具備一定的缺陷。一方面，電子文件的來源較為復(fù)雜。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件可以落實(shí)到工程項(xiàng)目的某個(gè)部門，以部門為紙質(zhì)文件的呈送單元。但電子文件卻更加細(xì)化，工程項(xiàng)目各個(gè)部門、各個(gè)人員都會(huì)產(chǎn)生大量的電子信息，這使得電子文件的來源特別繁雜。另一方面，電子文件的信息容易損毀，且容易被篡改。在電子文件的管理中，因管理人員的信息意識(shí)淡薄、網(wǎng)絡(luò)安全漏洞等問題，經(jīng)常容易造成電子文件的損毀或失竊。

3工程項(xiàng)目管理中電子文件管理的策略

工程項(xiàng)目管理中電子文件的管理需要遵循科學(xué)的要求，需要樹立科學(xué)的目標(biāo)，同時(shí)也需要分析電子文件管理的優(yōu)缺點(diǎn)，以此來優(yōu)化管理方式，全面提升管理效益。為全面提升電子文件的管理水平，應(yīng)該運(yùn)用科學(xué)的策略，從鑒定、歸檔、管理等多方面入手。3.1電子文件的鑒定。在工程項(xiàng)目管理中電子文件的類型及內(nèi)容是多樣化的，為從基礎(chǔ)上提升電子文件管理的水平，應(yīng)該做好電子文件的鑒定。一方面，電子文件的管理人員需要對電子文件做好嚴(yán)格的審核與檢查，以確保文件管理前的完整性和精準(zhǔn)性，避免后期電子文件管理中的諸多問題。同時(shí)，對于電子文件的審核與檢查，并不是隨便委托行政人員就可以，一定要具備工程技術(shù)資質(zhì)的專業(yè)人員。通過他們的專業(yè)檢查，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子文件中存在的問題，能夠在電子文件歸檔與存儲(chǔ)前，就解決其中存在的格式問題、內(nèi)容完整與否等問題。另一方面，在電子文件的管理過程中，信息技術(shù)人員的作用也不容忽視。信息技術(shù)人員是電子文件的技術(shù)“把關(guān)人”，他們能夠精準(zhǔn)判斷電子文件的格式是否與系統(tǒng)內(nèi)要求的格式保持一致，這直接關(guān)系著后期電子文件的歸檔、分類及檢索。在實(shí)踐過程中，因電子文件格式錯(cuò)誤，造成電子文件無法被讀取，無法被檢索，直接影響著電子文件的利用效益。因此，信息技術(shù)人員應(yīng)該確保工程項(xiàng)目電子文件的可存取性、可處理性和可操作性。3.2電子文件的歸檔。在工程項(xiàng)目電子文件的管理過程中，電子文件的利用基礎(chǔ)在于它是否得到了有效的歸檔和分類。因此，在審查結(jié)束后，工程項(xiàng)目電子文件將進(jìn)入存儲(chǔ)階段。管理人員需要對存儲(chǔ)的電子文件進(jìn)行歸檔處理，以提升它的檢索能力，便于利用者快捷檢索和利用。一方面，在工程項(xiàng)目管理部門應(yīng)該建立局域網(wǎng)，這便于電子文件在項(xiàng)目各個(gè)部門之間的傳輸。同時(shí)，規(guī)定各個(gè)部門的使用權(quán)限，這樣能夠針對性地提升電子文件的利用面。另一方面，工程項(xiàng)目各個(gè)部門在利用電子文件或者傳送電子文件時(shí)，必須樹立科學(xué)的歸檔與保存意識(shí)，遵循各自的使用權(quán)限，在使用過程中，要做好修改備注，要做好保存。此外，為提升電子文件管理的安全性，工程項(xiàng)目人員在使用電子文件時(shí)，要采用局域網(wǎng)，禁止外網(wǎng)訪問行為。3.3電子文件的管理。工程項(xiàng)目電子文件的管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)精密的工作，雖然電子文件具有獨(dú)特的優(yōu)勢，但仍然不能舍棄紙質(zhì)文件管理。電子文件的歸檔及檢索使用應(yīng)該區(qū)別于項(xiàng)目部門經(jīng)常使用的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，而應(yīng)該單獨(dú)運(yùn)用新的局部系統(tǒng)，避免外網(wǎng)訪問行為。電子文件歸檔系統(tǒng)，指利用再生系統(tǒng)與并行系統(tǒng)相結(jié)合的方法對電子文件進(jìn)行歸類整理。此外，在電子文件的管理中，還應(yīng)該做好時(shí)間備注，優(yōu)化電子文件的檢索系統(tǒng)，為每一份電子文件錄入關(guān)鍵詞。同時(shí)，關(guān)鍵詞要能夠精準(zhǔn)反饋電子文件的類型及內(nèi)容，這樣能夠提升電子文件的利用效率，便于電子文件的檢索。

4結(jié)語

工程項(xiàng)目管理中電子文件管理是非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎陔娮游募墓芾韺?shí)踐中，應(yīng)該結(jié)合電子文件管理的要求及目標(biāo)，理清電子文件管理的優(yōu)勢及劣勢，同時(shí)采用科學(xué)的管理方式，有效提升電子文件的管理效益，全面優(yōu)化電子文件的管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]潘磊，董萌然，工程項(xiàng)目管理中電子文件管理的探討[J]，消費(fèi)導(dǎo)刊，2017（11）.

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作者:索毓 單位:中國寰球工程有限公司北京分公司