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【摘要】工程項目檔案是健康城市發(fā)展與投資建設(shè)工程項目可研立項至竣工投運全過程的真實記錄，貫穿于建設(shè)項目前期、建設(shè)、運維與后評價的各個階段，也是城市建設(shè)發(fā)展的珍貴記憶、生產(chǎn)運維的重要憑證和項目建設(shè)企業(yè)依法治企的重要證明。本文首先就健康城市發(fā)展與投資建設(shè)工程項目的檔案管理原則進(jìn)行探討，并有針對性的提出完善方案，以期能對相關(guān)人士提供參考。

【關(guān)鍵詞】健康城市；發(fā)展；投資；建設(shè)工程項目；檔案管理

引言

健康城市發(fā)展與投資建設(shè)工程項目的檔案管理具體而言就是指項目在立項審批、勘察設(shè)計、招投標(biāo)、施工監(jiān)理、竣工驗收等環(huán)節(jié)中形成的文字、圖表、聲像等各種形式的資料，具有綜合性、成套性、真實性的特點，對于工程驗收、日后使用及管理維護(hù)、建設(shè)項目質(zhì)量評定等提供了詳實的技術(shù)依據(jù)。因此施工企業(yè)必須創(chuàng)新工作思路與措施，認(rèn)真做好檔案管理的規(guī)劃實施、過程管理與質(zhì)量控制，抓好檔案收集整理、歸檔移交、自查驗收、竣工驗收等各環(huán)節(jié)工作，做到項目檔案真實準(zhǔn)確、齊全完整、系統(tǒng)規(guī)范，為健康城市發(fā)展與投資建設(shè)工程項目合規(guī)建設(shè)和安全運行提供了有力支撐和堅強(qiáng)保障。

1健康城市發(fā)展與投資建設(shè)工程項目的檔案管理原則

1.1“四統(tǒng)一”模式筑牢全過程管控基礎(chǔ)建立一套由公司領(lǐng)導(dǎo)分管、辦公室歸口管理、業(yè)務(wù)部門協(xié)助管理的項目檔案管理工作機(jī)制，實行“統(tǒng)一管理模式、統(tǒng)一制度標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)劃實施、統(tǒng)一檢查驗收”的“四統(tǒng)一”工作模式，形成了涵蓋“省（市、縣）公司辦公室、建設(shè)管理單位（業(yè)主項目部）、項目參建及運行單位”的三級管理體系，從管理上保證了人員、責(zé)任和目標(biāo)任務(wù)的“三落實”。

1.2樹立項目檔案工作精品意識

注重建設(shè)精品工程，開工前明確了將工程項目打造為精品工程的目標(biāo)，并將創(chuàng)精品檔案的目標(biāo)納入工程總體目標(biāo)，與工程建設(shè)同步策劃、同步實施；檔案部門注重檔案宣傳，開工初期，積極組織工程參建各方進(jìn)行檔案培訓(xùn)，樹立檔案工作精品意識；工程建管單位制定工程項目檔案管理策劃方案，成立了工程項目檔案工作組，要求參建單位各方配備專人負(fù)責(zé)工程建設(shè)中形成的檔案資料，將“精益求精，無缺陷移交”的理念貫穿在健康城市發(fā)展與投資建設(shè)工程項目的檔案管理全過程中，確保項目檔案實現(xiàn)齊全、完整、真實、準(zhǔn)確，歸檔及時。

1.3精心策劃檔案預(yù)控方案

檔案業(yè)務(wù)歸口管理部門應(yīng)當(dāng)主動介入項目檔案管理工作，組織建管單位開展檔案管理的前期策劃工作；建管單位業(yè)主項目部根據(jù)各工程特點和里程碑計劃，制訂了項目檔案管理策劃方案，明確了項目檔案管理目標(biāo)、同步管理措施和歸檔質(zhì)量要求。根據(jù)建設(shè)項目的總體安排，依據(jù)各參建單位在項目實施各階段產(chǎn)生的項目文件特點，制定了詳細(xì)的歸檔文件分類目錄表，并固化在檔案信息管理平臺離線客戶端內(nèi)，發(fā)放給各參建單位，實現(xiàn)項目檔案文件信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化錄入。

1.4依托檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建全程管控體系

應(yīng)用信息化手段推進(jìn)項目檔案管理，采用檔案信息管理平臺和檔案離線客戶端軟件進(jìn)行全程管控：

①變“事后”收集為“事前”預(yù)控。開工前，項目建管單位將項目檔案的歸檔范圍、分類號、整理規(guī)則、元數(shù)據(jù)等要求，定制在離線客戶端軟件中，下發(fā)給所有參建單位；參建單位按要求將收集的項目文件“對號入座”，離線客戶端可以規(guī)范參建單位的錄入和整理，實現(xiàn)了歸檔工作的預(yù)先控制。

②變寫“回憶錄”為與工程建設(shè)同步。應(yīng)用離線客戶端軟件后，參建單位能在現(xiàn)場收集整理文件并在客戶端軟件中錄入條目信息，并掛接對應(yīng)的電子文件；建管單位接收數(shù)據(jù)光盤后，便捷導(dǎo)入檔案信息管理平臺，確保檔案收集整理與工程同步進(jìn)行。

③建設(shè)過程全程監(jiān)控檔案工作情況。在項目建設(shè)的各個階段，建管單位業(yè)主項目部采用現(xiàn)場檢查、系統(tǒng)比對等方式，對參建單位的離線客戶端錄入情況進(jìn)行抽查，并與檔案管理策劃方案中預(yù)先要求的工作內(nèi)容進(jìn)行對比，實現(xiàn)對項目檔案工作的全過程監(jiān)控。

2健康城市發(fā)展與投資建設(shè)工程項目的檔案管理具體方案

2.1建立培訓(xùn)交底機(jī)制

人才是檔案管理工作開展不可或缺的重要組成部分，優(yōu)秀的專業(yè)人才可以滿足日常檔案的管理，同時也可以在需要檔案資料時在最短時間內(nèi)檢索并尋找出專業(yè)的檔案資料。開工前，建管單位舉辦建設(shè)項目檔案培訓(xùn)班，對項目各參建單位檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)基建部門從工程建設(shè)方面對方案編制要求、記錄表格填寫及質(zhì)量證明文件收集等提出具體要求，并著重對工程創(chuàng)優(yōu)中檔案檢查容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行剖析。檔案部門人員從檔案收集、整理、分類和編目方面進(jìn)行講解，同時進(jìn)行離線錄入軟件操作培訓(xùn)，并把定制好的離線錄入軟件刻錄成光盤，發(fā)放給各參建單位。與此同時，檔案管理工作人員也需要在業(yè)余時間多學(xué)習(xí)一些檔案管理先進(jìn)知識，從而確保自身可以趕上時展的步伐。

2.2形成協(xié)同工作機(jī)制

工程項目開工前，建立以業(yè)主項目部為組長、監(jiān)理單位為副組長的項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)組，充分發(fā)揮監(jiān)理單位的職能，依靠檔案管理網(wǎng)絡(luò)組的協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)助業(yè)主項目部做好檔案工作全程管理。檔案管理網(wǎng)絡(luò)組定期召開工作例會，檢查各參建單位檔案工作的階段性成果，及時協(xié)調(diào)解決各單位在文件材料收集和整理中出現(xiàn)的問題，為業(yè)主項目部提供檔案管理方面的意見和建議。檔案管理網(wǎng)絡(luò)組發(fā)揮整體優(yōu)勢，組織參建單位，積極配合業(yè)主項目部召開檔案移交協(xié)調(diào)會，督促小組各成員單位及時完成檔案移交工作。

2.3夯實監(jiān)督檢查機(jī)制

強(qiáng)化項目檔案管理工作的監(jiān)督檢查，積極聯(lián)系檔案局將相關(guān)建設(shè)項目納入省重點建設(shè)項目檔案督查范圍，借助地方檔案行政部門力量開展檔案工作專項督查，合力破解檔案部門力量不足與項目檔案大幅增長之間的難題。在日常工作中，檔案部門聯(lián)合基建部和建管單位，在工程項目安全、質(zhì)量檢查的過程中，一并進(jìn)行項目檔案的檢查。通過對項目建設(shè)各階段檔案的檢查，建管單位檔案管理人員掌握了該項目文件材料的收集、整理情況，以及工作中的重點和難點，為最終項目檔案的順利歸檔打下堅實基礎(chǔ)。

2.4抓好驗收把關(guān)機(jī)制

實現(xiàn)多級把關(guān)機(jī)制：①建管單位牽頭組織各參建單位在項目檔案移交接收單位前進(jìn)行自檢；②在自檢合格的基礎(chǔ)上，由監(jiān)理單位對設(shè)計、施工、調(diào)試等參建方竣工文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行審核把關(guān)；③監(jiān)理把關(guān)通過后，建管單位對整個項目檔案整體進(jìn)行審核，并組織參建單位向運行單位移交；④運行單位檔案人員與專業(yè)技術(shù)人員組成驗收組，分別從各自專業(yè)角度對移交的項目檔案質(zhì)量進(jìn)行檢查驗收。對檢查發(fā)現(xiàn)的問題，建管單位負(fù)責(zé)督導(dǎo)參建單位進(jìn)行整改，并進(jìn)行復(fù)查驗收，確保移交檔案質(zhì)量符合規(guī)范要求。

2.5規(guī)范電子檔案借閱三級審批制度

檔案管理的最終目的是提供使用。公司在歷經(jīng)檔案數(shù)字化工作后，有效實現(xiàn)了檔案管理的雙軌制要求———紙質(zhì)檔的查詢效率，方便下載利用，同時也滿足了延長檔案使用壽命的目的。但在利用的同時，公司檔案室非常注重保密管理。檔案室制定了電子版檔案利用申請單，明確要求申請人的部門單位、借閱檔案明細(xì)及利用目的，經(jīng)由借閱人所在部門負(fù)責(zé)人，辦公室主要負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)三級審批后方可提供使用；編寫檔案利用保密承諾書，規(guī)范履行保密約定，嚴(yán)格規(guī)范電子檔案借閱的保密管理。

2.6明確合同考核機(jī)制

建管單位在與參建單位簽訂合同時，制定了檔案工作相關(guān)條款，參建單位只有在檔案移交完畢并取得接收單位檔案人員簽字認(rèn)可的情況下，才能從建管單位拿回最后的工程尾款。依靠此經(jīng)濟(jì)措施，建管單位對各參建單位檔案歸檔移交形成有效管控，防止了以往工程出現(xiàn)的工程款結(jié)算完成而檔案未移交完畢的弊病。

3結(jié)束語

檔案管理是健康城市發(fā)展與投資建設(shè)工程項目建設(shè)的重中之重，在社會高速發(fā)展的推動之下，研究新形勢下的檔案管理專業(yè)化操作已經(jīng)是迫在眉睫，該怎樣做好檔案的管理工作并有效的提升，是現(xiàn)如今相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者應(yīng)首要考慮的問題，結(jié)合自身的管理經(jīng)驗，改革管理方法已經(jīng)是現(xiàn)如今檔案管理工作的首要前提。筆者就此提出一些建議，誠摯希望能夠為健康城市發(fā)展與投資建設(shè)工程項目的檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供一些思路。

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作者:王靜 單位:四川省瀘州市建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站