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摘要：當前，我國職業技術學院在開展檔案數字化建設中仍然存在著諸多問題亟待解決。為了促進職業技術學院檔案數字化建設的開展，以完善檔案管理硬軟件設施、建全檔案數字化標準、建設檔案信息安全系統、開展信息技能培訓等路徑，構建檔案數字化建設新思路，推動職業技術學院檔案管理數字化轉型與升級。

關鍵詞：檔案數字化建設；職業技術學院；建設路徑

職業技術學院檔案記錄著全校師生重要信息，更收藏著職業技術學院歷來發展中積累的重要資料與成果，是職業技術學院最具真實、權威、價值的信息載體。互聯網環境下，傳統的紙質檔案管理模式已經不能夠符合社會發展的需要，需要職業技術學院進一步加快檔案數字化建設。當前，職業技術學院檔案數字化建設過程中，存在著網絡系統建設難、檔案管理人員信息素養較低、網絡安全不到位等一系列問題，阻礙著職業技術學院檔案數字化建設。筆者立足于職業技術學院檔案數字化建設困境，探析其相對應的解決策略，從而促進職業技術學院檔案數字化建設。

一、職業技術學院檔案數字化建設的內涵

檔案管理是職業技術學院日常管理工作的重要一環，職業技術學院的檔案管理中心保存著學校大量的信息，如學生檔案、教師檔案、科研資料與信息等等，是全校信息的保存載體。隨著我國信息技術的不斷發展，需要實施檔案數字化建設，即通過信息技術的手段，搭建起網絡化的檔案管理布局，實現對檔案信息資源的準確、方便、快捷利用，同時通過互聯網的手段對不同的檔案進行分類且統一的管理。

二、職業技術學院檔案數字化建設的現實意義

（一）有利于檔案資源高效利用。職業技術學院檔案不僅僅記錄著學生在校信息，更記錄著教師、輔導員、以及其他教育工作者的重要信息。職業技術學院加強檔案數字化管理，一方面能夠突破傳統檔案利用的時間、空間限制，全校師生能夠通過登錄網上檔案系統，自主檢取與借閱所需的檔案資料，大大提高了教師的科研激情，方便了全校師生的檔案借用。另一方面，基于計算機技術搭建起檔案數字化系統，能夠增強檔案信息的采集與服務，直接提高檔案資源利用率，其現實意義不言而喻。

（二）有利于檔案信息統一管理。一方面，加強職業學院檔案數字化建設，教育工作者能夠借鑒檔案記載信息，將其轉化吸收，在原有的教學成果上不斷的創新研究，助推教學水平不斷進步向前。另一方面，隨著信息網絡對傳統紙質檔案管理模式的沖擊，原有的檔案管理方法已經不能夠很好地滿足信息技術發展的需求，無法實現檔案資源的有效管理，一定程度上加大了檔案丟失的幾率。而通過檔案數字化建設，能夠利用信息技術的優勢，實現對檔案資源的有效管理與采集，確保檔案信息的安全。對此，這對于職業技術學院檔案管理的開展而言具有現實的意義。

三、當前職業技術學院檔案數字化建設的困境

（一）檔案管理硬件設備陳舊，檔案管理信息軟件緊缺。網絡環境下，職業技術學院檔案數字化建設的前提是具備完善的數字化、信息化檔案管理設施。然而，就目前階段而言，職業技術學院檔案數字化建設中面臨著硬件設備陳舊的現象，許多職業技術學院的檔案管理硬件設備常年不換新，老舊的硬件設備根本無法支撐檔案數字化建設與信息系統的搭建。一些硬件設備由于常年的不更換和維護，導致計算機設備的存儲與系統老化，存在著檔案信息丟失的潛在隱患。 

（二）缺少統一的信息化標準，檔案管理系統安全缺失。職業技術學院檔案數字化建設的開展建立于統一的信息化建設標準之上。當前，職業技術學院檔案數字化建設仍然缺少一套可行的檔案數字化建設標準與方案，存在著盲目、從眾的現象。甚至一些職業技術學院在建設檔案數字化過程中出現資金短缺的現象。同時，一些已經初步建立起檔案管理系統，大多注重功能與板塊，忽略了信息系統的安全性。由于檔案管理系統的安全保障缺失，致使檔案管理在信息化建設方面漏洞百出，檔案安全得不到保證，建立起來的檔案管理系統很容易遭受外界不良因素的破壞和侵襲，檔案信息一旦遭受破壞，完整性就無法得到保障，將造成不可估量的損失。

（三）檔案人員信息素養較差，檔案數字化認識不足。現階段，檔案管理與信息技術的融合，不僅是職業技術學院檔案管理模式發展的趨勢，更是對職業學校檔案管理提出的新要求。但目前一些職業技術學院的檔案管理人員仍然沒有真正意識到檔案管理信息化的重要性，僅僅將檔案信息化看作工作任務，出現為了完成工作任務而工作的不良現象。不正確的工作觀念，導致職業技術學院檔案數字化建設受阻，檔案管理模式沒有做到實質性的轉變。

四、職業技術學院檔案數字化建設的有效路徑

（一）完善檔案管理設施，豐富檔案管理軟件。網絡環境下，職業技術學院檔案數字化建設要從完善檔案管理設施，豐富檔案管理軟件入手。例如：硬件設備方面，進一步加大對信息化設施建設的資金投入，必要情況下，應設立專項資金完善檔案管理信息化硬件設施。針對現有的老舊計算機設備、檔案管理設備等硬件設施應進行更新與替換，采用市面上先進的檔案管理設備，引進內存足、系統優越的計算機設備、快速掃描儀、電子檔案文件柜、檔案管理專門服務器等設備。軟件方面，應與第三方進行合作，由專業機構為其定制專業化的檔案管理系統。在檔案管理系統上，重新優化與布局檔案管理功能，優化檔案借閱系統模塊，針對同一類的檔案資源進行統一格式的命名與建檔。同時，加快傳統紙質檔案向電子檔案的轉換，對于重要的檔案文件，進行紙質檔案與電子檔案的雙重保管。檔案管理人員要做到對硬件設備與軟件的定期檢查與維護，確保檔案數字化建設的順利進行，為其提供充足的資源保障與客觀條件支持。

（二）統一檔案信息標準，建全檔案安全系統。新形勢下，職業技術學院檔案數字化建設需要統一的檔案信息化建設標準，同時建全檔案管理的安全系統。例如：檔案信息標準統一方面，一方面，要根據職業技術學院檔案數字化建設的實際需求與現狀，重新構建起符合職業技術學院檔案數字化長期建設與管理的目標，從檔案管理模式、信息平臺搭建、檔案數據庫建立等各方面入手，實現對檔案數字化的統一管理與監管。另一方面，職業技術學院要盡快的實現檔案電子文件數字化，比如對檔案文件進行統一格式命名、統一分類管理，從而提高檔案管理實效性，方便檔案信息在網絡系統上的借閱與使用。檔案安全系統的建設方面，需要將優化網絡防護機制放在首要位置。為了有效防范網絡病毒、不良程序對職業技術學院檔案信息與資料的侵襲與威脅，需要在檔案管理平臺上增設系統識別功能，從而為檔案增設網絡保護層，如增設基于檔案數據加密的隱私保護技術、基于訪問控制的隱私保護系統、基于防信息泄漏的自動備案系統等。

（三）開展信息技能培訓，轉變檔案管理模式。基于職業技術學院檔案數字化建設更需要強化檔案管理人員工作意識的轉變，真正實現對學校檔案數字化與信息化的創新管理。例如：基于職業技術學院檔案數字化建設的實際需求，在學校里開展關于檔案管理的信息技術培訓，使得檔案管理人員掌握到信息技術與新的管理手段，同時增強檔案管理人員的信息素養。一方面，學校要為檔案管理人員搭建起信息技術學習平臺，必要情況下與其它職業技術學院進行合作，聯合對學校檔案管理人員的信息技術素養與能力進行培訓。同時，要完善檔案管理培訓機制，號召學校檔案管理人員進行相關內容的學習。定期的舉行檔案管理的信息技術技能與素養大賽，增強檔案管理人員的實際操作水平與專業知識面。另一方面，檔案管理人員個人要及時的轉變檔案管理模式與手段，在增強個人的信息技術水平同時，切實的轉變傳統的檔案管理觀念，消除“重藏輕用”這一不良觀念，檔案管理中要以“用”為重點，突出檔案的應用，強調檔案數字化應用價值。采用基于信息技術的檔案管理模式，打破傳統觀念因素對數字化檔案建設的制約，從根本上解決數字化檔案建設難題。綜上所述，職業技術學院檔案管理工作的開展關系著學校各項教育事務的順利實施。對于職業技術學院檔案數字化建設，不僅是學校檔案管理開展與革新的需求，更是實現職業技術學院高質量發展的必要舉措。結合當前職業技術學院檔案數字化建設中存在的困境，以完善檔案管理設施，豐富檔案管理軟件；統一檔案信息標準，建全檔案安全系統；開展信息技術培訓，轉變檔案管理模式的路徑，促進職業技術學院檔案數字化升級與建設。

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作者：黃偉 單位：哈爾濱科學技術職業學院