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本文作者：李芳芳工作單位：河南新鄉學院

隨著現代社會信息資源高頻率、快節奏的發展而豐富，信息化社會也逐步成熟。在此基礎上，檔案工作的開發和利用面臨新的課題。為適應新形勢變化，迫切需要推動檔案服務創新，建立檔案服務新模式。

一、創新服務觀念與機制

為適應市場經濟發展和信息傳播技術的變革，檔案工作者需要更新服務觀念，增強責任感和緊迫感，積極學習檔案法律新規，從依法治檔出發，樹立當代檔案管理理念［1］，切實推進檔案服務工作與時俱進，引導傳統檔案服務理念向現代檔案服務理念的轉變。新技術特別是信息技術的發展給檔案工作帶來業務流程和工作方式的變化，促進了檔案管理體制和工作機制的革新。為了適應改革與發展的需要，應建立科學有效、形式靈活、依法治檔的管理體制和流程合理、管理科學、上下協調的工作機制。制度創新是實現檔案服務觀念更新的基礎。隨著信息傳輸傳播技術的進步，建立健全檔案管理制度及工作標準，創新檔案工作體制與管理制度，促使檔案管理步入法制化新階段迫在眉睫。理論創新是制度創新的前提，為此要大力加強理論創新，通過理論體系的創新推動檔案管理工作的制度創新、技術創新、文化創新以及其他各方面的創新。

二、建立新型數字檔案儲備

計算機技術、網絡信息傳輸技術和多媒體技術在檔案工作中的應用，為檔案信息及時、方便、快捷服務提供了最佳的技術手段和實現途徑。因此，應建立檔案信息網絡，以豐富的信息儲備為主體，針對不的同信息需求，提供不同的信息服務［2］。互聯網作為新型檔案信息載體，為實現檔案網絡化管理、數字化管理奠定了基礎，網絡化、數字化管理中的檔案表現形式也日趨多樣化。檔案不再以單一的文字的形式展現，更多的是以信息交流過程中直接產生的數字檔案形式呈現，如電子文本、聲音、圖片、影像等新載體形式，其管理工作也主要由計算機控制。收集是檔案管理工作的基礎，是檔案管理工作的起點。電子檔案與傳統紙質檔案不同，它可以施行前端控制，收集、歸檔實時進行［3］。信息安全加密系統的成型，使多數電子文件可以安全通過下載和上傳完成。為此檔案管理部門可以采用現代工作模式，在檔案管理專門站點建立電子檔案自動上傳和下載的動態窗口，在第一時間將信息收集起來，并在檔案管理站點服務器上進行歸檔、分類和篩選［4］［5］。網絡傳輸技術為檔案收集工作開辟了一條新路，利用先進的網絡傳輸技術廣泛采集檔案數據信息極大地豐富了檔案的內容，擴展了檔案的范圍。

三、推動信息資源整合標準化

檔案是一種特殊的信息集合，檔案信息常常分散在不同的檔案部門，這樣造成在對檔案檢索和訪問時就要跨部門、跨地域、跨類別進行。因此，建立專門的檔案信息網絡搜索引擎，整合檔案信息資源成為必然。建立專業的檔案信息搜索引擎，可以把分散在不同網站的檔案數字資源進行集成。搜索引擎是一種網絡信息檢索工具，這種工具一般由自動索引軟件、海量數據庫、委托軟件三部分組成。其中自動索引軟件的功能是在網上自動搜索相關信息，進行揭示與標引，最后將其結果存入數據庫。委托軟件負責幫助用戶在其數據庫中按照用戶需求進行信息檢索，并將檢索結果通過相關界面提供給檔案用戶。電子檔案的形成過程必須嚴格遵循相關標準(包括信息系統標準及檔案管理規范、數據結構、數據值定義等標準)，以保證檔案管理系統的兼容性及其數字資源的網上共享性和標準性。這些標準的制定，直接影響檔案信息資源的數字化和網絡化進程。沒有統一的信息系統及技術標準，信息系統之間的信息傳遞就難以完成。沒有統一的數據結構標準，即使實現信息數字化也難以共享，網絡信息服務會呈現混亂局面。所以，檔案管理的現代化、網絡化的前提是標準化，信息資源集成的前提更是標準化。同時，檔案信息資源在標準化、數字化的基礎上還必須向協作化、集成化方向發展。各檔案管理網站應建立具有聯機檢索功能的檔案網站。集成化依靠各檔案管理部門按行業或地域或時間等因素，通過定期交流目錄的方式完成。為此，與相關檔案管理服務器建立通暢的網絡鏈接，可以實現用戶通過目錄中心直接瀏覽檔案信息的數字內容。

四、變革服務手段

由于檔案載體形式的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務對象的擴大等因素的存在，傳統的檔案信息服務手段已不能滿足新時期檔案事業的發展，變革服務手段成為必然。互聯網的出現為信息資源共享提供了平臺，通過運用計算機技術、光盤存貯技術、現代通信網絡技術及視聽傳播技術，檔案服務對象可以采用不同的方式獲取檔案信息［3］［6］。首先，建立檔案專門網站，開展在線查閱服務。網站要與各企、事業單位聯合建立電子檔案數據中心，集中管理多家單位的電子文件，并在網站上為用戶提供有限制性或非保密電子文件查詢服務。積極開展網上利民服務，突出網站方便、快捷、及時的優勢。其次，開通現行政策性文件的閱覽服務。隨著政務信息公開制度的不斷深入，查閱黨政機關及有關部門制定的文件的用戶逐年增多。廣大群眾為了維護自身合法權益，在有的情況下需要查閱原始資料，希望能夠更加便捷地了解有關政策信息。為適應這一新形勢發展要求，檔案部門需要進一步轉變政府信息工作職能，提高工作效率，為加強黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益起到橋梁的作用。五、變化服務領域拓展服務對象范圍，滿足群眾需求。由于檔案部門既要為黨政機關和企、事業單位服務，又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務，檔案服務部門要由過去主要為企、事業單位內的對象服務轉化為為廣大群眾提供全方位服務。隨著科學技術的快速發展和生產建設、行政管理活動日益拓展，人們對各類信息的需求也日益迫切。未來對檔案信息的需求必然被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求代替［7］。提供特色檔案服務，為社會發展服務。應根據本地區、本部門的特點，開發特色檔案服務，為不同層次的人們提供服務。例如，可以建立名人檔案、部門發展檔案、國家相關歷史檔案、珍貴的原始照片檔案等，達到為社會服務的目的。開展民生檔案查詢服務，為建設文明和諧社會服務。檔案工作人員應轉變觀念［1］［8］，提高社會服務意識，增強為群眾服務的主動性和自覺性。要在合法的條件下盡可能多地為群眾提供服務，以服務黨和群眾聯系作為檔案工作出發點。要拓展工作領域，立足檔案服務，貼近群眾需求，切合社會熱點，以檔案信息為本，以社會需要為前提，簡化繁瑣的查閱手續，改進服務態度，提高服務質量，滿足各方面的需求。在服務手段上采取手工檢索與現代化檢索兩種手段，既能夠運用傳統的手工檢索，又能夠運用現代化的計算機檢索，只有這樣，才能向社會各方面提供合法便利服務，促進經濟社會進步，才能真正贏得社會的認可，促進檔案事業的蓬勃發展。