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1高校檔案管理工作現(xiàn)狀和不足

受社會(huì)環(huán)境和自身?xiàng)l件等各方面因素的影響，目前我國(guó)高等院校的檔案管理工作，無(wú)論是管理理念、組織機(jī)構(gòu)、服務(wù)方式、隊(duì)伍建設(shè)等各個(gè)方面，都存在一定的問(wèn)題和缺陷，突出表現(xiàn)在以下幾個(gè)主要的方面:

1．1管理理念相對(duì)滯后，管理工作被邊緣化

由于人們對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏充分的認(rèn)識(shí)，過(guò)去的檔案管理“重收藏輕使用”，致使高校檔案管理工作逐漸被“邊緣化”:長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案管理工作側(cè)重于經(jīng)驗(yàn)性的傳統(tǒng)管理，側(cè)重于對(duì)檔案的收集、整理、編號(hào)和入庫(kù)等傳統(tǒng)的“收藏”和“保管”工作，僅僅注重?cái)?shù)量管理而忽視了質(zhì)量管理。在檔案的借閱和利用方面，管理人員處于相對(duì)被動(dòng)的‘守株待兔”狀態(tài)，缺乏主動(dòng)的、走出去的服務(wù)意識(shí)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。與此同時(shí)，在檔案信息數(shù)字化建設(shè)方面，高校檔案管理工作者持順其自然的態(tài)度，缺少開拓、創(chuàng)新的精神，致使檔案管理創(chuàng)新工作進(jìn)展緩慢。

1．2檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置老化，發(fā)展空間狹窄

目前，我國(guó)高等院校檔案管理機(jī)構(gòu)形式各異，組織機(jī)構(gòu)相對(duì)比較渙散。許多高校檔案管理部門或隸屬學(xué)校辦公室，或掛靠于學(xué)校圖書館，或附屬于校內(nèi)某個(gè)部門，檔案管理工作的主體地位存在缺失，在一定程度上影響了檔案工作的生存和發(fā)展空間，進(jìn)而影響了檔案管理工作的創(chuàng)新和開展，影響了高校檔案管理工作的法制化、程序化建設(shè)，檔案館的數(shù)字化建設(shè)整體水平偏低。

1．3高校檔案服務(wù)方式、內(nèi)容、對(duì)象單一

受多方面因素影響，我國(guó)高校檔案管理工作者缺乏主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，在檔案服務(wù)工作實(shí)踐中，大多習(xí)慣于傳統(tǒng)‘等客上門”的老模式，檔案服務(wù)內(nèi)容大多局限于紙質(zhì)案卷的查閱、復(fù)印、打印等傳統(tǒng)服務(wù)，較少提供可查閱的電子案卷，甚至不能提供電子文件搜索服務(wù);操作方式習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，電子化、自動(dòng)化水平較低，工作效率必然會(huì)受到影響;在服務(wù)對(duì)象方面，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)對(duì)象，主要是校內(nèi)師生，較少對(duì)校外提供服務(wù)，檔案開發(fā)利用怠于創(chuàng)新。此外，高校檔案管理還存在人才緊缺、管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)滯后，以及檔案管理信息化程度不高等諸多問(wèn)題。也正是高等院校檔案管理中存在的諸多問(wèn)題，造成了高校檔案管理工作的被動(dòng)局面。在當(dāng)前以信息化、數(shù)字化為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高校檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，關(guān)鍵要在轉(zhuǎn)變管理理念、優(yōu)化機(jī)構(gòu)設(shè)置的基礎(chǔ)上，優(yōu)化高校檔案服務(wù)工作，以更好地服務(wù)于客戶，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要。

2高校檔案管理體系的重構(gòu)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)帶來(lái)了經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的巨大變革，也對(duì)高等院校檔案管理工作提出了新的要求。針對(duì)我國(guó)高等院校檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題和不足，重構(gòu)高校檔案管理體系，關(guān)鍵要做好以下幾方面的工作:

2．1構(gòu)建科學(xué)發(fā)展、持續(xù)創(chuàng)新的管理理念

行為創(chuàng)新、理念先行。重構(gòu)高校檔案管理體系，首先要求重構(gòu)高校檔案管理理念。首先要轉(zhuǎn)變內(nèi)部思想，在檔案管理實(shí)踐中，徹底摒棄“重收藏輕使用”的理念，要跳出“大而全”、“小而全”的片面觀念，從時(shí)間、空間、環(huán)境等多個(gè)維度，全方位思考問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化、服務(wù)化的有機(jī)結(jié)合;在外部環(huán)境營(yíng)造過(guò)程中，高校檔案工作者要摒棄傳統(tǒng)、保守的理念，要立足于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的實(shí)踐，以開放創(chuàng)新的姿態(tài)，廣泛通過(guò)學(xué)術(shù)交流、專項(xiàng)合作、聯(lián)合開發(fā)、調(diào)研學(xué)習(xí)等多種形式，加強(qiáng)與外部的交流與合作，積極拓展檔案管理工作的內(nèi)涵和外延，拓展高校檔案管理工作的生存和空間，提高學(xué)校檔案的利用效率。另一方面，在宏觀管理理念定位方面，高校檔案管理工作應(yīng)始終堅(jiān)持“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”的理念，通過(guò)持續(xù)創(chuàng)新，推動(dòng)高校檔案管理工作的不斷改進(jìn)。高校檔案管理工作的創(chuàng)新，要始終立足于檔案管理的實(shí)際需要，提高工作的積極性、主動(dòng)性和前瞻性，要進(jìn)一步明確高校檔案“藏為所用，以用促藏”的觀念，要明確“收集是手段，利用是目的”的理念，使高校檔案管理的創(chuàng)新得到持續(xù)、穩(wěn)步推進(jìn)。

2．2健全組織機(jī)構(gòu)、科學(xué)規(guī)范管理制度

重構(gòu)高校檔案管理體系，必須按知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代特色和要求，健全高校檔案管理的組織機(jī)構(gòu)。近年來(lái)，隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化校園建設(shè)工作深入推進(jìn)，高等院校檔案資源的開放性需求越來(lái)越強(qiáng)烈，高校檔案管理的重要性日漸突出，建設(shè)現(xiàn)代化檔案館的呼聲也越來(lái)越高。因此，高等院校應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，將學(xué)校檔案館升級(jí)為獨(dú)立的二級(jí)單位，通過(guò)明確檔案工作的主體地位，為檔案館各項(xiàng)工作的順利開展提供制度保障。其次，在組織機(jī)構(gòu)建設(shè)方面，應(yīng)結(jié)合知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作的實(shí)際需要，結(jié)合高校檔案管理“人員少、任務(wù)重”的情況下，構(gòu)建科層扁平化的管理模式，并建立分權(quán)式的決策參與制度，使高校檔案管理工作具有一定的挑戰(zhàn)性。要通過(guò)建立一種緊湊、干練的扁平化組織結(jié)構(gòu)，節(jié)約管理費(fèi)用，并充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的輔助作用，提高檔案管理工作的信息化水平;再次，要在扁平化管理的基礎(chǔ)上，持續(xù)提高管理的專業(yè)化水平，學(xué)校檔案館要細(xì)化科室的崗位職責(zé)，建立了主副崗工作制度，既有明確分工，又有團(tuán)結(jié)協(xié)作，共同完成建設(shè)現(xiàn)代檔案館的目標(biāo)。

2．3創(chuàng)新服務(wù)模式、構(gòu)建多元服務(wù)平臺(tái)

創(chuàng)新高校檔案管理工作服務(wù)模式，關(guān)鍵是要在創(chuàng)新服務(wù)理念的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校檔案管理工作實(shí)踐，構(gòu)建多元化的檔案服務(wù)管理工作平臺(tái)。具體來(lái)講，首先要提升檔案服務(wù)管理工作的整體質(zhì)量和水平。特別是在服務(wù)方式的拓展方面，要充分利用網(wǎng)絡(luò)、電話、微信、微博等現(xiàn)代化的傳播媒介，為客戶提供多樣化的遠(yuǎn)程服務(wù)，以更好地滿足客戶的實(shí)際需要。與此同時(shí)，還要建立網(wǎng)上檔案館，面向校內(nèi)外不同主體開展網(wǎng)上搜索、網(wǎng)上借閱、資料下載、在線瀏覽等多樣化服務(wù)。特別是要借鑒校園平臺(tái)、校園平臺(tái)，強(qiáng)化高校檔案知識(shí)的普及，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案資源的深度開發(fā)和利用。要在積極挖掘新客戶的同時(shí)，使檔案服務(wù)由傳統(tǒng)的管理控制型向現(xiàn)代的服務(wù)引導(dǎo)型轉(zhuǎn)變，以此提高學(xué)校檔案資源的利用效率。

2．4加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)

重構(gòu)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理體系，要求我們加強(qiáng)高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)。具體來(lái)講，一是要尊崇人的全面發(fā)展觀，按照“以人為本”的理念，在尊重檔案管理工作者個(gè)性差異的基礎(chǔ)上，鼓勵(lì)全面發(fā)展，構(gòu)建“以知設(shè)崗、以崗定津、拉開檔次、按崗分配”的激勵(lì)機(jī)制和考核機(jī)制，從而充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作者的積極性和主動(dòng)性;同時(shí)，要鼓勵(lì)職工通過(guò)外出調(diào)研、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)學(xué)習(xí)等形式，加強(qiáng)學(xué)習(xí)提高，從而為職工搭建施展才華的有利平臺(tái)，為他們創(chuàng)造自由發(fā)展的空間，提升職工的業(yè)務(wù)素質(zhì)和理論水平。此外，還要通過(guò)“引進(jìn)來(lái)”的方式，吸引高層次的復(fù)合型檔案人才加入到檔案管理隊(duì)伍中來(lái)，以此優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提升學(xué)校檔案管理工作的整體水平。另一方面，在加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)的同時(shí)，還要強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)建設(shè):學(xué)校檔案館從實(shí)際出發(fā)，以“重知識(shí)、重能力、鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新”為指導(dǎo)思想，對(duì)束縛人才發(fā)展的機(jī)制和制度進(jìn)行改革，發(fā)揮“傳、幫、帶”的作用，通過(guò)有力的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，使高校檔案管理工作者在思想上、感情上、心理上對(duì)單位產(chǎn)生認(rèn)同感和歸屬感，為重校高校檔案管理體系奠定良好的人才基礎(chǔ)、隊(duì)伍基礎(chǔ)。

2．5創(chuàng)新管理方式、加強(qiáng)信息化建設(shè)

重構(gòu)高校檔案管理體系，要求我們注重技術(shù)傳承創(chuàng)新，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)。具體來(lái)講，首先要構(gòu)建文檔一體化管理模式，要在以手工傳承為主、以計(jì)算機(jī)管理為輔的基礎(chǔ)上，加大了對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)投入力度，特別要構(gòu)建紙質(zhì)與電子文檔同步歸檔機(jī)制;要遵照“主次分明，突出重點(diǎn)”的原則，逐步實(shí)現(xiàn)館藏案卷的數(shù)字化，建立了網(wǎng)絡(luò)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，建立了網(wǎng)上檔案館，實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子文件、電子數(shù)據(jù)的一體化管理;其次，在檔案的信息化建設(shè)方面，要注重檔案管理信息系統(tǒng)的升級(jí)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校數(shù)字化共享平臺(tái)的對(duì)接，持續(xù)提高學(xué)校檔案管理工作效率;再次，要注重創(chuàng)建檔案信息服務(wù)網(wǎng)站，及時(shí)更新檔案工作動(dòng)態(tài)，為檔案用戶提供了快捷便利的服務(wù)，持續(xù)提高學(xué)校檔案管理的信息化水平。

作者:魏紅 單位:湖南廣播電視大學(xué)

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