企業采購環節的財務管理論文
時間:2022-09-19 09:37:43
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一、采購預算環節的風險分析與應對策略
1.財務內控制度規定
(1)集團公司采購預算由采購中心管理部門(以下簡稱采購管理部)負責,采購管理部以集團年度產品產量大綱為基礎,結合市場價格走勢編制年度《物資采購預算表》,經主管副總審核后,提交財務中心預算管理小組初審,之后報送預算管理委員會審核,最后上報董事會、股東大會審批并執行。
(2)采購中心在執行采購預算過程中,若預算制定不符合實際情況或外部環境發生重大變化,應申請預算調整,并按照規定的程序進行授權審批。
(3)財務中心預算管理小組負責:制定預算管理的具體措施和辦法,協調并解決預算編制和執行中的具體問題,對預算執行情況進行監督、檢查和考核,督促完成預算目標。
2.實際執行情況分析
(1)預算編制,從流程上看雖然符合規定,但是通過檢查取證發現,“走過場”現象嚴重,預算人員的工作態度不端正,存在簡單的數據邏輯錯誤,編制依據不科學、不切實,在將年度細化為季度預算當中直接將年度預算總額平分至各季,根本沒有結合企業的實際情況,編制環節實質僅是一個形式上的數字匯總、表單簽字審批,使采購預算流于形式。財務中心預算管理小組由于綜合能力有限,無法對預算數字的合理性、科學性等進行把關,預算管理委員會幾乎是名存實亡,沒有發揮應有的作用。這樣上報董事會、股東大會的預算初稿也即成了最終的定稿。
(2)預算執行環節,通過對采購中心某年度預算情況的專項調查發現,預算執行嚴重偏離了制度規定,該調整的未調整,多采購、該采購未及時采購現象屢禁不止,造成了資金盲目占用、生產被迫停止,采購環節的成本不斷上升。
(3)預算執行后期考核環節,僅停留在數字羅列上,對預算產生差異的原因沒有進行分析、責任追究,使預算執行不了了之,造成采購人員麻痹大意、為所欲為的工作態度,直接影響了集團經營目標的實現。
3.應對風險的策略
(1)集團公司董事會要準確定位預算管理委員會職能,督促高管層提高預算管理意識。
(2)財務中心預算管理小組應把好預算事前控制關,深入實際、調查研究,了解預算年度的產品需求情況、生產加工能力等,對采購中心上報預算數據的合理性、科學性、準確性等進行求證、判斷、過濾,發揮好預算事前控制作用,對重復編制預算、預算編制數字出錯、為應付檢查拼湊上報預算數據等現象,要嚴加管制;要注重預算管理小組成員綜合能力的培養,加大對預算管理小組的考核力度,使其成為實質意義上的“預算管理小組”,避免其配合其他中心一起走過場現象。
(3)財務中心預算管理小組應認真履行采購預算的事中、事后監督職能。一是制定《預算管理實施細則》、《預算管理考核辦法》、《預算考核細則》等制度,并嚴格執行,防止預算走形式的現象發生;二是監督采購中心嚴格按照預算要求執行,對不符合要求的情況進行制止或情況上報;三是加強預算執行情況的事后考核,考核時不能僅僅依據采購中心管理部門上報的預算執行情況報告,要深入實際自行調查,使考核做到有理有據有說服力,監督被考核單位自覺遵守采購預算,從而達到預算控制的目的。
二、采購定價與執行環節的風險分析與應對策略
1.財務內控制度規定
(1)采購物資實行標準價格,新物資價格定價時,財務中心價格處人員應在采購中心管理部門配合下與供方議價,之后提交集團公司的CFO(首席財務官)或CEO(首席執行官)審批,審批通過后財務中心進行備案并以此作為采購物資的標準價格;常規物資采購價格,隨著市場環境的不斷變化,價格處應不定期與供應商議價,切實做好標準價格的調整工作。
(2)簽訂采購合同時,財務中心應派出相關人員對采購物資價格進行監督,對不符合標準價格的情況要予以制止,情況嚴重者及時上報相關領導。
2.實際執行情況分析
(1)實物中定價高了供應商保持沉默,定價低了反復討價還價,甚至出現在集團公司生產任務較忙時拒絕供貨的尷尬局面。
(2)財務中心價格處反映物資價位難以制定,尤其是采購一些不具有可比性的物資,再加上財務人員缺乏產品技術、加工工藝等方面的知識,難免出現“拍腦袋”定價格的現象。
(3)其他管理中心屢屢反映價格處亂砍價,或直接將采購中心第一次采購價格作為集團公司標準價的失職行為。
(4)幾年來,因定價不合理,造成采購員從中謀利、供應商提供質次材料、影響集團公司產品質量信譽度的情況時有發生,給企業帶來了巨額損失。
3.應對風險的策略
(1)正視目前大多數企業出現的自相矛盾現象:物資采購完全由財務中心定價,財務人員沒這個能力,由采購中心配合定價的,財務中心管理者又不放心。為了解決這種難題,可采取兩種策略:一是為財務中心價格處補充技術方面的人員,鼓勵價格處人員走出去,到市場上多做調查,不要關起門來搞定價,與供應商多溝通,了解采購材料的加工過程、需要的材質、供應商的加工能力及內部管理情況等,為采購定價做到心中有數;二是加強與采購中心管理部門的橫向溝通,積極主動索取供應商的綜合材料、利用財務歷史數據進行價格分析等方式進行合理定價。
(2)財務中心管理者應督促價格處,對常規物資采購定價的合理性,定期進行評估、更新,對嚴重偏離市場價格的情況及時進行調整。
(3)財務中心應扭轉價格控制即是壓價的錯誤認識,產品都是有成本的,利潤空間更是有限度的,一味虧本做生意的企業是做不下去的,應懂得“雙贏”的道理。
三、付款環節的風險分析與應對策略
1.財務內控制度規定
(1)財務中心在辦理會計付款業務時,應當對采購發票、結算憑證、驗收證明、質檢證明等相關憑證的真實性、合法性、合規性、完整性進行認真審核。
(2)1萬元以下的零星采購支出方可采用現金支付方式。
(3)監督采購中心業務執行是否符合集團內控規定。
2.實際執行情況分析
(1)財務中心管理者誤認為,采購中心供應商的選擇及采購數量的確定、采購管理部是否對供應商管理進行了規范管理等這些事情與財務中心無關,結果集團公司應當享受到的商業折扣或現金折扣未享受到。
(2)對采購方式監督不力。集團公司規定的采購方式有定點采購、招標采購、比價采購、零星采購等,但結果全部執行為定點采購,采購當事人借此機會利用權力之便從中謀利。
(3)財務中心付款環節管理薄弱。一是近1年內超限額規定,現金支付貨款業務累計發生19筆業務;二是對網上支付貨款業務監控不嚴,存在經辦人隨意轉款,擅自購買銀行理財事件的發生;三是對付款印章管理不規范,在辦理付款業務所需的全部印章交由一個人保管,用印時未履行相關的審批手續;四是對辦理貨幣資金支付業務的財務人員,多年未實行輪崗,存在隱患。
3.應對風險的策略
(1)財務中心管理者應樹立企業業務事前、事中、事后全過程監督的意識,這是因為企業的一切經濟活動最終都會在財務數字上面得到體現。
(2)建立健全財務中心付款控制制度,可通過四個環節規避風險:一是采購中心提出支付申請時,經辦人必須填寫請(借)款單,并注明款項的用途、金額、預算情況、支付方式等內容,同時加附:相關交易或事項發生的原始批準件、發票、驗收入庫單、質量管理中心質檢單、采購合同等相關原始單據;二是支付審批環節,財務中心應監督支付業務嚴格按照財務制度規定的“審批權限一覽表”執行,價格處應特別關注采購物資價格的復核,確認結算單價與合同單價、財務中心標準價格三者是否完全一致,對存在不真實、不合理、不合規、不合法等情形,予以拒絕;三是支付款項復核。應付賬款主辦會計應當對批準后的支付申請進行復核,復核支付申請的批準范圍、權限、程序是否正確,手續及相關單證是否齊備、合法合規,金額計算是否準確,支付方式、收款人是否正確等。確認無誤后,交由出納辦理支付手續;四是辦理支付。財務中心應建立備用金管理制度,避免因資金緊張造成的合同違約現象的發生,出納人員對付款憑證進行最終再次復核,查看所有付款手續是否齊備、付款憑證金額與附件金額是否相符、付款單位是否與發票一致等,復核無誤后按規定辦理貨款支付手續。
(3)對網上銀行支付業務實行特殊控制。集團公司應與承辦銀行簽訂網上銀行操作協議,明確雙方在資金安全方面的責任、義務、交易范圍等;應實行網上交易、電子支付操作人員不相容崗位相互分離的原則,同時配備專人加強對支付行為的審核,監督操作人員根據操作授權和密碼進行規范操作,以防舞弊現象的發生。
(4)盡量杜絕現款采購業務的發生,以防舞弊現象的發生,如遇特殊情況必須現金支付供應商的,應有財務人員的跟蹤監督。
(5)堅持實行財務人員輪崗制度,以強化復核的作用,防止錯誤或舞弊發生。
四、采購物資、應付/預付賬款,后期財務管理風險分析與應對策略
1.財務內控制度規定
(1)財務中心定期或不定期與物流中心進行賬務核對、實物盤點。
(2)財務中心應付賬款管理處,至少每月與供應商對賬一次。
2.實際執行情況分析
(1)財務中心缺乏對實物的監督,對超量采購、退貨、已采購并領用但未入庫等違規現象未予以監督。依據一次對物流中心采購物資庫存情況的專項檢查發現,大批預算物資采購生產車間已領用但未經過倉庫入庫的現象,財務賬面上也無任何反應,直接帶來管理的混亂,造成產品成本不實。
(2)財務中心管理者錯誤地認為,采購物資給不給錢買方說了算,不主張與供應商對賬,造成往來賬目不清,預付賬款占資金現象不斷加劇、合同付款到期應付未付貨款違約現象不斷發生。
(3)財務中心與采購中心橫向溝通不暢,對供應商的后期監督管理不嚴,出現供應商已破產、注銷、更名,集團還未知情,預付賬款無法收回,給集團公司直接造成經濟損失。
(4)財務中心與供應商財務相關人員缺少溝通,發票丟失現象時有發生,采購員怕擔責任隱瞞不報,財務后期發現時,增值稅專用發票已經過期,后期責任難以追究。
3.應對風險的策略
(1)對于超預算采購問題,財務中心在付款審核環節應予以監督,凡屬于超預算的情況不付款;對未入庫直接領用的情況,督促集團公司高管層追究采購中心、物流中心、使用單位的責任,并將結果與集團公司年終的經濟責任考核直接掛鉤。
(2)驗收環節的質量控制,是目前很多企業面臨的難題,尤其是大型制造業。采購物資如果完全檢查不現實,抽查的結果又不完全可靠。因此,集團公司應堅持合作共贏的經營理念,加強與供應商的高層交流,與其建立長期戰略伙伴關系,共同應對質量問題,從源頭解決質量問題,因為質量好壞不是抽查的結果而是制造的結果。
(3)財務中心管理者應當扭轉對采購環節往來賬務管理的錯誤認識,分階段對目前存在的問題進行整頓。一是集團公司內部進行付款環節的賬務清理,對應付賬款、預付賬款進行整頓,分出應付未付、超付與預付等情況;二是與供應商進行溝通,核對往來賬務,對存在的對賬差異進行清查,保證雙方掛帳的一致性,并形成長期有效的財務對賬機制,以免造成賬務混亂的局面;三是賬務中心與物流中心應定期或不定期進行溝通,材料會計應至少每月一次與物流中心核算員進行對賬、抽查盤點實物,從賬務、實物兩種途徑對物流中心進行監督,切實做到賬賬相符、賬實一致,確保集團公司資產的安全性。
五、結語
集團公司的財務管理者,如果能從上述四個環節對采購環節進行規范管理,在一定程度上可規避不必要風險的發生,積極應對不可抗力等情況產生的風險,從而降低財務管理中存在的風險。
作者:廉東彥胡旭微單位:杭州前進齒輪箱集團股份有限公司工大學經濟管理學院