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1賬簿體系虛擬化

賬簿，作為存放經(jīng)濟業(yè)務(wù)分類匯總的會計數(shù)據(jù)的載體，是一個承前啟后、不可缺少的橋梁與紐帶。

手工會計離開賬簿，其會計報表的編制便成了無本之木、無水之魚。簿籍只是賬簿的外表形式，賬簿的內(nèi)容則是賬戶記錄。賬戶就是對會計數(shù)據(jù)進行分類、歸集而設(shè)置的單元。在電算化環(huán)境下，會計核算仍然離不開賬戶這樣最基本的存儲單元，但賬戶的存儲并不一定要借助于賬簿來完成。現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，使賬戶記錄與紙介質(zhì)呈現(xiàn)出分離的趨勢，紙介質(zhì)不再作為賬戶分類和匯總數(shù)據(jù)的唯一載體。實踐已經(jīng)證明，在磁、電、光等介質(zhì)保存會計數(shù)據(jù)的可靠性得以保證的前提下，人們需要的各種會計核算資料盡可通過調(diào)用這些介質(zhì)上的數(shù)據(jù)庫文件并加以顯示，完全不必使用紙張作為賬戶記錄的載體。既然賬戶記錄可以完全與紙張分離，那么手工會計環(huán)境下關(guān)于賬簿的定義也就不存在了。

電算化環(huán)境下的賬簿實際是“虛”的。所謂“虛”，是指磁盤上一般并不存在賬，更不是一個手工賬對應(yīng)一個磁盤文件。賬簿上反映的數(shù)據(jù)不外有兩類，一類是發(fā)生額，另一類是余額。作為記賬對象的發(fā)生額數(shù)據(jù)，來自于記賬憑證，而作為記賬結(jié)果的期末(或期初)余額數(shù)據(jù)，則是在賬簿被登記之后形成的，所以，賬簿記錄只不過是記賬憑證上賬戶記錄的分類、匯總罷了。由于計算機具有強大、快速的數(shù)據(jù)處理功能，它對記賬憑證庫文件的分類、匯總不過是舉手之勞。而對于賬戶余額，只要保證系統(tǒng)初始化時輸人的初始余額數(shù)據(jù)正確無誤，以后各個會計期間的期末余額也就唾手可得了。因此，電算化環(huán)境下的“賬”是憑證庫文件及相關(guān)數(shù)據(jù)(主要是各會計賬戶的期初余額數(shù)據(jù))自動地準確無誤地派生出來的。理論上說，保留了憑證庫文件及相關(guān)數(shù)據(jù)，也就保證了賬簿的存在。可見，在電算化環(huán)境下，“賬簿”僅僅是沿襲了傳統(tǒng)會計的概念而已，其本質(zhì)是虛擬化的。

2記賬過程虛擬化

記賬，是手工會計核算的中心環(huán)節(jié)。自會計產(chǎn)生以來，就一直與記賬、算賬、報賬時刻相伴、密不可分，從填制憑證、登記賬簿到編制報表等會計處理方法和程序，處處映射和打上了“記賬”的烙印。所以，在傳統(tǒng)觀念上，“記賬”似乎成了會計的代名詞。然而，在電算化環(huán)境下，記賬過程卻是一個虛過程，因為并沒有生成實際的賬。這里所謂的“記賬”就是將賬前憑證庫文件中審核通過的記賬憑證做上過賬標識或者另外形成一個賬后憑證庫文件，表明該記賬憑證已入賬，不允許再對其進行無痕跡修改或作廢、刪除操作。如果有錯誤，只能采用類似于手工會計下的紅字沖銷法，通過輸人“更正憑證”予以糾正。所以，在電算化環(huán)境下，記賬環(huán)節(jié)完全可以取消，即平時不登記日記賬、明細賬及總賬，只將記賬憑證保存在一起，在需要時再采用瞬間成賬的做法:根據(jù)科目余額庫文件的期初余額數(shù)據(jù)和記賬憑證庫文件的科目發(fā)生額數(shù)據(jù)，當即形成所需的“賬簿’，并予以輸出。

同時，這種瞬間成賬的方式也使會計報表瞬問形成成為可能。至于很多財務(wù)軟件所提供的記賬模塊功能，主要是為了滿足會計人員的賬務(wù)處理習慣，即只有先記賬才能查詢和打印。

之問的核對了。計算機本身是不會發(fā)生遺漏、重復(fù)及計算錯誤的，只要會計軟件的程序正確且運行正常，賬證、賬賬一定是相符的;只要報表公式定義正確，賬表也一定相符。這樣，就使手工會計環(huán)境下的對賬環(huán)節(jié)不復(fù)存在了。事實上，作為手工會計核算重要特征的平行登記已沒有存在的理由，計算機對來源于會計憑證的原始數(shù)據(jù)并不需要重復(fù)處理，而分類賬也沒有必要明確地區(qū)分為總賬和明細賬。當然，這并不排除會計軟件中設(shè)置類似于總賬和明細賬的數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)，但這樣的總賬和明細賬之間并不存在統(tǒng)馭與被統(tǒng)馭的關(guān)系，其目的只是為了加快信息檢索的速度。

4賬務(wù)處理流程一體化

3對賬環(huán)節(jié)不復(fù)存在

在手工會計中，分類賬分為總分類賬(總賬)和明細分類賬(明細賬)。其登記的原則是“平行登記”，即把來源于記賬憑證的信息一方面記人有關(guān)總賬賬戶，同時還要記人該總賬所屬的有關(guān)明細賬賬戶，并通過定期對賬來檢查和糾正總賬或明細賬中可能出現(xiàn)的記錄錯誤。這種通過低效率的多重反映和相互稽核來換取數(shù)據(jù)處理的正確性與可靠性是手工會計核算的一個重要特征。然而，對賬是設(shè)置賬簿的產(chǎn)物，如果沒有設(shè)置賬簿，也就無所謂賬證、賬賬、賬表手工會計的賬務(wù)處理流程，簡單地說就是:憑證。賬簿一報表，會計人員的工作重點是在填制憑證以后的階段，要形成會計報表，必須經(jīng)過填制憑證、過賬、結(jié)賬、試算平衡、對賬等諸多程序。在電算化環(huán)境下，整個賬務(wù)處理流程分為輸人、處理、輸出三個環(huán)節(jié)，將分散于手工會計各個核算崗位的會計數(shù)據(jù)統(tǒng)一收集后集中輸人計算機，此后的各種數(shù)據(jù)處理工作都由計算機按照會計軟件的要求自動完成，不受人工干預(yù)，從輸人會計憑證到輸出會計報表，一氣呵成，一切中間環(huán)節(jié)都在機內(nèi)自動處理，而需要的任何中間資料都可以通過系統(tǒng)提供的查詢功能得到，真正實現(xiàn)了數(shù)出一門(都從憑證上來)，數(shù)據(jù)共享(同時產(chǎn)生所需賬表)。整個賬務(wù)處理流程具有高度的連續(xù)性、嚴密性，呈現(xiàn)出一體化趨勢，極大地提高了財務(wù)報告的時效性。這樣，在手工會計中非常費時、費力和繁瑣的工作，變成了電算化環(huán)境下一個簡單的指令或動作。過去需要眾多人員從事的填制憑證、記賬、編表等工作，現(xiàn)在只需要少量的錄人人員進行操作就可以了。因此，手工會計條件下不同會計核算形式的劃分已沒有必要，可以采用一種統(tǒng)一的會計核算形式，這就為實現(xiàn)電算化環(huán)境下會計核算形式的通用化提供了前提。