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建設項目檔案是工程建設全過程的真實記錄，是達標投產、申報評優、運行維護、審計巡視、改建擴建等的重要依據。項目檔案驗收不合格，不得通過工程竣工驗收和開展評優申報。加強項目檔案管理，確保項目檔案完整、準確、系統和安全，具有重要意義。但當前電網建設項目檔案仍存在諸多問題，個別問題甚至導致檔案驗收不合格的嚴重后果。本文結合近年來廣西電網公司檔案管理工作實踐，針對存在問題提出解決對策，供讀者參考。

一、存在問題

以廣西電網公司為例，電網建設項目檔案存在問題主要有以下幾個方面。1.歸檔不齊全。參建單位非常重視工程質量、安全、造價及進度管控，忽視對工程產生的項目文件的同步管理。尤其是施工單位，人員流動性大，素質參差不齊。為了趕工程進度，施工單位對施工過程應產生的大量文件和記錄沒有能夠及時收集，部分參建單位的離場及管理人員的調離使得施工文件材料無人收集，文件缺失情況較為普遍。缺失的文件主要集中在項目部人員調整文件、人員資質后續報審材料、初步設計收口材料、通信設備調試報告、設備監造材料等。參建單位檔案意識薄弱，項目文件的齊全完整性不高，不能做到“應歸盡歸”。2.內容不準確。監理單位重視對現場的監督，忽視對資料的監管。專業監理工程師應對竣工圖進行審核，同時還承擔對施工文件和記錄進行檢查，并對不符合項目檔案要求和發生錯、漏或延遲歸入預立卷盒的文件、記錄責成施工項目部及時補充完整的職責。由于項目文件數量大，監理工程師往往采取抽檢的方式，沒有“應檢盡檢”，造成監理單位對檔案工作的管理缺位。施工檔案單獨看似乎沒什么問題，一旦和設計、監理檔案對應起來看就錯漏百出，關聯文件之間內容或數據不準確的現象比比皆是。容易出現問題的關聯文件主要有施工日志與監理日志對同一天見證或旁站內容的記載；竣工圖與設計變更；施工質量驗評劃分報審表與報驗表中單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批的數量等?？⒐D、施工文件和記錄缺少監理單位的全方位審查把關，項目文件的真實性、準確性得不到保障，給運維管理和改擴建工作帶來困難。3.編審不合規。施工、監理單位多采用靈活的用工制度，項目管理人員投入不足，一人兼任多個崗位的情況比較常見，偶爾還要充當“救火隊”角色輾轉于幾個工地。身兼多職的管理人員時間精力有限，各方面工作很難統籌兼顧、做細做實，在進行文件編制、審核工作時簽字蓋章手續不完備、記錄填寫不完整、時間邏輯不正確等屢見不鮮。具體表現為文件代簽字，單位工程報驗漏蓋總監執業印章，監理典型表未填寫編號及腳注，項目部章啟用時間晚于文件上的蓋章日期等。文件編審不符合管理制度規定，項目文件的有效性打折扣，影響檔案憑證效力的發揮。4.整理不規范。項目部招收資料員門檻較低，只需一年工程資料管理經歷。資料員既無項目管理經驗，也無檔案管理經驗，對檔案交底內容理解得不深不透，屬于邊學習邊實踐的狀態。進行檔案整理時，組卷缺乏系統性、編目不夠規范，諸如單位工程文件未按開工報審、施工記錄及相關試驗報告、質量驗收等順序排列；案卷題名和文件題名擬寫不規范；物資類、非物資類招投標材料未做關聯目錄；復印件歸檔時未注明原件流向；備考表未填寫互見號等問題層出不窮。資料員檔案業務能力不足，項目文件的整理不夠系統、規范，不便于檢索、利用。

二、解決對策

針對電網建設項目檔案存在的問題，結合廣西電網公司檔案管理工作實踐，提出一些提升項目檔案歸檔質量的解決對策。1.增強檔案意識，加強文件收集。一要執行三級檔案交底機制。建設單位檔案部門在立項后對相關職能部門及參建單位進行檔案交底，提出項目檔案管理工作目標和工作要求，明確紙質文件和電子文件的收集、整理、編目規則。業主項目部在開工前對參建單位進行檔案交底，根據項目檔案策劃方案，明確項目文件的歸檔范圍、歸檔套數、質量要求、整理要求及責任單位。各參建單位在開展專業工作前對本單位參建人員進行檔案交底，結合本單位檔案管理實施細則，明確各階段應產生的文件材料及收集、整理和移交的時間節點。如項目檔案執行的歸檔標準有變化，則需要重新進行交底，及時將新歸檔要求傳達給參建各方。嚴格執行三級檔案交底機制，做到“明確方法、規定時限、責任到人”，增強各級參建人員的檔案意識，實現全員參與做好項目文件收集工作。二要開展項目文件清單管控。業主項目部統籌編制各參建單位的項目文件清單，結合工程建設二級進度計劃，列明歸檔范圍各細目下應形成的主要項目文件及收集完成時間，設置已形成文件數、已收集文件數、未收集情況說明、完成整改時間、責任人等檢查項。每季度由業主項目部牽頭，組織參建單位資料員對照項目文件清單逐一檢查核對，實時跟蹤掌握各參建單位的文件形成和收集情況，對尚未形成或完成收集的文件要詳細記錄，責成參建單位落實責任人并在規定時限內整改。項目文件清單需實行動態管理，如遇二級進度計劃調整，業主項目部應及時更新相關文件的收集完成時間，以便在檢查中不遺漏對因進度調整而提前形成的文件收集情況的核查。運用項目文件清單實施項目檔案收集過程管控，做到“應歸盡歸、應收盡收”，實現工程檔案管理與工程建設同步。2.壓實監理責任，嚴格文件審查。一要明確監理單位“雙重”檔案職責。建設單位在監理合同中約定，監理單位需履行監理文件材料收集歸檔和對參建單位技術文件進行審查、驗收的“雙重”檔案職責，將監理單位的履約情況納入監理合同結算。建設單位檔案部門和業主項目部開展檔案交底時，明確監理單位在項目檔案三級審核機制中的具體工作任務，著重強調監理單位對施工單位形成的施工文件、記錄和設計單位編制的竣工圖的審查職責。壓實監理單位檔案管理責任，改變監理單位對參建單位歸檔文件質量放任不管的老做法，確保移交的竣工檔案與工程實際相符。二要督促專業監理工程師履職盡責。監理單位把專業監理工程師履職情況與個人績效掛鉤，督促相關部門以工程轉序為節點進行項目文件階段性檢查把關，上道工序的資料未提交禁止進行下道工序運行，對施工單位歸檔文件“應查盡查”，做到“三不放過”，即對項目建設程序、施工工序及應執行標準規范不滿足國家、行業要求的不放過，對文件的形成過程、文件記錄的內容、技術數據的真實準確性等不符合工程實際的不放過，對出現項目文件收集、保管、移交等問題不完成整改的不放過。設計單位完成竣工圖出圖后，監理單位要及時組織專業監理工程師逐張對竣工圖進行審核，按照設計變更臺賬逐條確認竣工圖是否修改到位、竣工圖說明是否已列明修改依據等。文件審查無死角、全覆蓋，避免出現關聯文件內容或數據不對應問題，提升項目文件的真實性、準確性。3.健全考核機制，強化結果運用。一要完善項目檔案考核體系。建設單位構建科學、嚴謹、適用的項目檔案考核機制。一方面，依托工程合同條款對參建單位形成有效約束，明確項目檔案占合同價款的比例，規定參建單位隨意更換項目總工和資料員將被處以一定數額的罰款，將各參建單位資料報審的規范性和及時性作為工程進度款支付的依據等，依靠法律手段和經濟手段形成有效制約。另一方面，把項目檔案納入承包商履約評價體系，制定出“施工單位現場技術負責人、安全員、質檢員，監理單位現場監理人員管理缺位”“承包商未按工程進度收集、整理本單位在工程建設活動中形成的各類文件”“監理單位未對參建單位整理和移交的項目文件質量進行審查”等問題的扣分處罰細則，將扣罰結果與承包商資信評價、投標資格審查和評標評分聯系起來，通過實施履約評價以規范承包商的現場管理。充分發揮考核的“指揮棒”作用，促使參建單位配足與工程建設相適應的項目管理人員并加強對現場項目部的監管，從嚴、從細、從實抓好項目文件編制、審查和歸檔工作，提高項目文件的完整性、準確性和有效性。二要強化監督考核結果運用。建設單位檔案、基建、物資、財務、法律等部門加強橫向溝通與協同，將各參建單位履約情況落實到合同結算，實現與經濟利益掛鉤。特別是基建部門，在運用智慧工地、“四不兩直”抽查、專項檢查等手段開展項目安全、質量監督檢查時，應一并開展項目檔案管理情況檢查，對承包商現場管理情況進行打分排名，通過“紅綠燈”預警、末位約談、市場禁入等方式對存在不同程度管理松散、項目文件管控不力等問題的參建單位實施處罰，并利用公文、信息簡報、內部網站、微信群等多種渠道通報考核結果。強化考核結果運用，營造檔案“做與不做”“做多做少”“做好做壞”不一樣的濃厚問責氛圍，倒逼被考核單位不斷提高項目檔案歸檔質量，同時也對其他參建單位起到提醒和警示作用。4.加快人才培養，提高能力素質。一要加快建設單位人才培養。建設單位成立項目檔案內部專家團隊，成員除檔案專業人員外，還需吸收基建管理、生產運行等技術人員參加，以彌補檔案人員缺乏工程項目管理經驗的短板。內部專家團隊通過定期交流研討、參加業務培訓、到先進單位調研取經等多種方式，提高在檔案交底、中間檢查、歸檔審查中的監督、檢查、指導能力。以開展檔案預驗收為契機，檢驗自己發現和解決項目檔案存在問題的能力水平，不斷總結工作方法，為順利通過正式驗收打牢基礎。培養一支素質高、能力強、業務精的項目檔案內部監管隊伍，充分發揮“傳、幫、帶”作用，打造提升項目檔案管理水平的中堅力量。二要提高項目部資料員能力素質。建設單位組織項目檔案內部專家開展檔案交底培訓，分專業、分模塊細化各類文件形成的質量要求和整理規范，幫助項目部資料員系統掌握文件收集、組卷、編目等業務要點；召開檔案管理經驗交流會，分享示范標段項目文件與工程同步歸檔的工作經驗，“手把手”教會檔案整理的操作步驟和關鍵控制點，提高資料員的檔案整理技能；定期開展檔案保管情況檢查，排查各項目部檔案管理設施設備配置、預立卷文件保管、電子文件接收存儲備份等存在的安全隱患，發現問題及時督促整改，增強資料員的檔案安全意識，減少因人員流動造成的項目文件實體安全和信息安全風險。提高項目部資料員的檔案素養，確保項目檔案整理系統、規范和保管安全，實現項目檔案的便捷利用和長期保存。

三、結語

電網建設項目檔案涉及門類眾多，在加強紙質檔案管理的同時，也不能忽略對照片、聲像、實物等其他載體檔案以及電子檔案的管理。提升項目檔案歸檔質量，確保項目檔案能真實反映工程建設過程和實際情況，以發揮其應有的憑證和參考作用，需要參與項目各方的高度重視、密切配合和共同努力。

參考文獻

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作者：張蕾 單位：廣西電網有限責任公司