導(dǎo)語(yǔ)：企業(yè)建設(shè)工程資料預(yù)歸檔要點(diǎn)一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、引言

按照國(guó)家建設(shè)工程檔案管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)要求，企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目主管單位、部門(mén)應(yīng)遵循文件資料“誰(shuí)形成，誰(shuí)歸檔”原則，及時(shí)指定專人負(fù)責(zé)工程建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程文件資料的收集、整理、立卷和歸檔工作。建設(shè)工程資料收集、整理等業(yè)務(wù)工作是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，檔案形成期間資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和有效性等四性情況不明朗，只能確定全宗號(hào)和類目，而無(wú)法準(zhǔn)確確定檔案的分類號(hào)、卷號(hào)和件號(hào)?，F(xiàn)在企業(yè)建設(shè)工程資料管理要求既要保證日常收集、整理工作正常開(kāi)展，又要保障資料隨時(shí)查閱利用，這階段就需要使用合理的工作方法對(duì)資料進(jìn)行預(yù)歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案資料收集、整理、查閱利用的無(wú)縫連接，為最終歸檔案資料正式歸檔奠定基礎(chǔ)[1]。

二、建設(shè)工程資料預(yù)歸檔的工作方法

不同企業(yè)檔案資料的收集范圍、歸檔以及分類號(hào)的編制要求不盡相同，但其遵循的國(guó)家檔案管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)是相同的。在開(kāi)展建設(shè)工程資料預(yù)歸檔工作中，應(yīng)注意規(guī)范預(yù)歸檔工作程序，避免認(rèn)為是預(yù)歸檔程序而輕視此項(xiàng)重要工作。因?yàn)?，建設(shè)工程資料預(yù)歸檔工作是進(jìn)行正式歸檔時(shí)最重要的基礎(chǔ)工作，檔案形成的信息數(shù)據(jù)都是源于此。主要工作程序如下。1.前期收文工作程序。建設(shè)工程未竣工前，建設(shè)工程資料的收集是連續(xù)不斷的過(guò)程，在未形成最終的工程檔案之前，其完整性和系統(tǒng)性是不明確的，暫時(shí)無(wú)法分配常規(guī)檔案分類號(hào)、卷號(hào)和件號(hào)對(duì)資料進(jìn)行標(biāo)識(shí)，此時(shí)前期的收文管理工作就顯得尤為重要。建議指定專人負(fù)責(zé)或者兼職處理收文環(huán)節(jié)。按照要求，詳細(xì)登記文件資料名稱、來(lái)文單位名稱、收文時(shí)間、密級(jí)、份數(shù)以及移交接收人簽字，為資料分類做好準(zhǔn)備，并明確文件移交接收責(zé)任以備遺失時(shí)查閱。2.文件資料預(yù)分類程序。收文后對(duì)建設(shè)工程文件資料進(jìn)行預(yù)分類，文件資料一般會(huì)包含可行性調(diào)研、設(shè)計(jì)、批復(fù)、項(xiàng)目管理、施工以及監(jiān)理等內(nèi)容。在實(shí)踐工作中，我們要求資料移交單位必須明確標(biāo)明文件資料的類別及涉及的建設(shè)工程項(xiàng)目名稱。一般采用兩種標(biāo)注方式，各有優(yōu)缺點(diǎn)，可選擇使用。第一種方式：移交清單表格化方式。就是在移交清單中增加類別欄目，清楚標(biāo)識(shí)出每份資料的目標(biāo)名稱或包含的各具體的項(xiàng)目名稱（特別是同一份資料內(nèi)容涉及多個(gè)項(xiàng)目）。其優(yōu)點(diǎn)是紙面美觀簡(jiǎn)潔，條理清晰。缺點(diǎn)是效率低，需要檔案管理人員再次按照表格中的項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，核對(duì)每份資料的類別信息，然后開(kāi)展預(yù)分類工作。其中難免有遺漏的信息，檔案管理人員還必須跟蹤到移交部門(mén)咨詢資料類別情況，降低了工作效率。第二種方式：直接標(biāo)注方式。就是在每份文件資料右上角用鉛筆標(biāo)注。優(yōu)點(diǎn)是直觀明了，便于文件資料直接預(yù)分類操作，能有效提高工作效率。缺點(diǎn)是鉛筆字跡屬于檔案資料表征性不規(guī)范事項(xiàng)，需要事后認(rèn)真擦除，經(jīng)過(guò)驗(yàn)證建議使用2B鉛筆標(biāo)注效果較好。3.編制預(yù)歸檔分類號(hào)。按照建設(shè)工程文件資料歸檔范圍及要求，如立項(xiàng)文件、招投標(biāo)、合同協(xié)議文件、項(xiàng)目管理文件、施工文件以及監(jiān)理等文件資料，依次可使用流水號(hào)順序編號(hào)；編制分類號(hào)的原則應(yīng)執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或本公司的檔案分類規(guī)則和檔號(hào)編制規(guī)則，將同類目資料編制在一起，分配分類號(hào)。預(yù)分類號(hào)的編制只是形式上的，可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)簡(jiǎn)化。工作程序要點(diǎn)如下。（1）鑒別文件資料的項(xiàng)目屬性。就是要辨識(shí)每份文件資料是新項(xiàng)目資料還是以前已預(yù)歸檔的項(xiàng)目資料，由此判斷是否創(chuàng)建新項(xiàng)目檔案。（2）分配預(yù)編號(hào)和分類號(hào)。在無(wú)法準(zhǔn)確分配分類號(hào)、卷號(hào)和件號(hào)的情況下，可以根據(jù)文件資料類別和建設(shè)工程項(xiàng)目階段類別，分配預(yù)編號(hào)和預(yù)分類號(hào)。根據(jù)文件資料的屬性，屬于新項(xiàng)目分配新編號(hào)和分類號(hào)，舊項(xiàng)目繼續(xù)沿用原分類號(hào)。分配完畢后，將編號(hào)和分類號(hào)用鉛筆標(biāo)注在文件資料右上角的紅色檔案方章內(nèi)。例如，依據(jù)文件：123-A基礎(chǔ)設(shè)施-01（立項(xiàng)、批復(fù)等文件名稱）-N（流水件號(hào)）；招投標(biāo)及合同文件：123-A基礎(chǔ)設(shè)施-02（招投標(biāo)合同文件名稱）-N（流水件號(hào)）；項(xiàng)目管理文件：123-A基礎(chǔ)設(shè)施-03（項(xiàng)目管理文件名稱）-N（流水件號(hào)）等。如圖1。（3）建立案卷目錄或錄入目錄。文件資料按項(xiàng)目類別預(yù)分類后，應(yīng)及時(shí)建立目錄和錄入資料信息。屬于新項(xiàng)目的文件資料錄入新建的目錄檔案；已預(yù)歸檔的項(xiàng)目繼續(xù)錄入原有建好的目錄檔案中（見(jiàn)表1）。根據(jù)實(shí)踐反饋經(jīng)驗(yàn)分析，目錄題名的輸入標(biāo)準(zhǔn)是需要特別提請(qǐng)注意的事項(xiàng)。目錄題名必須清晰明了，能概括出資料的整體信息，不能簡(jiǎn)化處理，特別是一份文件資料內(nèi)容涉及多個(gè)工程項(xiàng)目時(shí)，就必須更為謹(jǐn)慎，做好互見(jiàn)備注工作。因?yàn)檫@個(gè)目錄將是后期正式收集、整理、歸檔組卷的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。4.規(guī)范建設(shè)工程資料預(yù)歸檔管理要素。預(yù)歸檔工作和正式歸檔執(zhí)行的管理標(biāo)準(zhǔn)原則性上必須保持一致，預(yù)歸檔的質(zhì)量直接對(duì)正式歸檔質(zhì)量產(chǎn)生重大影響。因此需要控制資料預(yù)歸檔質(zhì)量，突出重點(diǎn)要素，如，件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等。（1）文件題名。必須清晰明了，言簡(jiǎn)意賅地反映出本份文件的內(nèi)容。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，根據(jù)實(shí)際內(nèi)容自擬標(biāo)題，可外加“〔〕”號(hào)。（2）日期書(shū)寫(xiě)。以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20180131，無(wú)法精確到日期數(shù)據(jù)，以本月中旬15日為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。（3）頁(yè)數(shù)要求。注意應(yīng)按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)填報(bào)每件歸檔文件資料的頁(yè)數(shù)。文件資料中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)（有些單位填寫(xiě)的是頁(yè)碼，將會(huì)影響檔案資料對(duì)于頁(yè)數(shù)的統(tǒng)計(jì)要求）。（4）備注。合理使用注釋。對(duì)于文件需說(shuō)明的情況進(jìn)行簡(jiǎn)要描述。實(shí)踐工作中，經(jīng)常會(huì)遇見(jiàn)一份文件資料同時(shí)涉及多個(gè)項(xiàng)目，這時(shí)就需要在每份資料目錄的備注中進(jìn)行互見(jiàn)，標(biāo)注清楚原件最終存放在具體的建設(shè)工程檔案案卷中。這個(gè)步驟相當(dāng)重要，不能忽略。因?yàn)樵霈F(xiàn)過(guò)沒(méi)有清楚標(biāo)注互見(jiàn)而使無(wú)法檢索文件資料的現(xiàn)象[2][3]。

三、嚴(yán)格執(zhí)行保管期限的規(guī)定

2018年，我國(guó)同時(shí)出臺(tái)了五項(xiàng)國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)檔案行業(yè)規(guī)范化管理的新形勢(shì)。2006年以前，檔案資料保管期限是永久、長(zhǎng)期和短期三種。此后明確了保管期限是永久和定期，其中定期分為30年（重要文件資料）和10年（一般文件資料）的明確年限。在劃分時(shí)，如果存有不同的意見(jiàn)，可采取就高不就低原則，即選擇保管期限長(zhǎng)的年限確定保管期限。因此，要正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)狀況，又便于保管和利用[4]。完成上述工作程序后，基本上可以達(dá)到建設(shè)工程資料的持續(xù)歸檔，同時(shí)可以檢索利用的管理目標(biāo)。

四、預(yù)歸檔管理實(shí)踐總結(jié)

企業(yè)要做好建設(shè)工程資料的預(yù)歸檔工作，就必須將檔案管理工作前置。主要需要做好以下幾個(gè)方面的工作。1.重視檔案管理制度建設(shè)。建議企業(yè)用管理制度固化檔案預(yù)歸檔程序。檔案管理人員不了解資料的形成情況，這時(shí)就需要建設(shè)工程資料移交單位協(xié)助進(jìn)行分類，為了能得到有效的配合，可以將資料移交程序以及配合協(xié)作方式固化在企業(yè)的檔案管理制度中，為公司檔案工作順利開(kāi)展提供程序上的保障。2.規(guī)范檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作。規(guī)范文件資料收集、整理、預(yù)歸檔等工作程序，確定專人負(fù)責(zé)收發(fā)文，按照工作流程編制預(yù)編號(hào)、分類號(hào)和目錄，形成案卷歸檔。保證檔案借閱利用，同時(shí)滿足經(jīng)營(yíng)管理、各種檢查等工作的技術(shù)支持服務(wù)作用。3.強(qiáng)化工作程序執(zhí)行力度。注重運(yùn)用檔案層級(jí)管理模式，結(jié)合實(shí)際工作將檔案管理責(zé)任層層分解到具體人員。明確檔案前期管理的具體要求；控制檔案中期管理的質(zhì)量；總結(jié)檔案后期管理事項(xiàng)。建議采用業(yè)務(wù)程序標(biāo)準(zhǔn)化模板方式開(kāi)展工作，即編制工作程序的標(biāo)準(zhǔn)模板，要求按照標(biāo)準(zhǔn)模板操作，根據(jù)反饋意見(jiàn)，不斷修訂模板使其更具實(shí)用性。4.推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。在保持發(fā)揚(yáng)優(yōu)良的傳統(tǒng)的檔案管理方式基礎(chǔ)上，加快加大檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，利用檔案信息系統(tǒng)實(shí)時(shí)處理文件，形成綜合性檔案管理模式，提升企業(yè)檔案管理水平。例如，根據(jù)工程項(xiàng)目檔案信息的借閱需求量，選擇其中借閱需求量大的項(xiàng)目進(jìn)行數(shù)字化，以點(diǎn)帶面推動(dòng)檔案信息化工作。并在日常資料預(yù)歸檔過(guò)程中，注意題名、日期、保管期限和頁(yè)數(shù)等字段的規(guī)范化填寫(xiě)，為檔案數(shù)字化做準(zhǔn)備[5]。5.建立暢通信息交流渠道。在實(shí)踐工作中，關(guān)注國(guó)家部委或者行業(yè)信息。例如，國(guó)防科工委關(guān)于固定資產(chǎn)投資檔案目錄信息報(bào)送的具體要求或者檔案數(shù)字化加工過(guò)程中的數(shù)據(jù)要求等，調(diào)整企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容，有利于更好地開(kāi)展建設(shè)工程資料預(yù)歸檔編制工作。企業(yè)檔案管理工作事實(shí)上是綜合性很強(qiáng)的工作，需要協(xié)調(diào)多部門(mén)共同協(xié)作才能完成。因此，要建立有效的溝通交流渠道，在檔案資料的收集、整理和預(yù)歸檔過(guò)程中，要根據(jù)實(shí)際情況做好事前溝通，將工作要求明確傳達(dá)給資料產(chǎn)生單位。做到工作有計(jì)劃、有步驟、有節(jié)點(diǎn)，才能最大限度地推動(dòng)檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范（DA/T28-2018）.北京：國(guó)家檔案局，2018.

[2]科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2008）.北京：國(guó)家檔案局，2009.

[3]重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法（檔發(fā)〔2006〕2號(hào)）.北京：國(guó)家檔案局，2006.

[4]國(guó)家檔案局令第10號(hào).企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定.

[5]《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T18894-2016）.北京：國(guó)家檔案局，2016.

作者:蔣明 單位:中核四川環(huán)保工程有限責(zé)任公司